Los hombres se lamentan del mal uso que han hecho del tiempo ya vivido, sin emplear mejor el que les resta.
La Bruyere.
Conceptos bsicos.
Conceptos de
1. Magnitud fsica que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. 2. Oportunidad, ocasin o coyuntura de hacer algo. 3. Cada uno de los actos sucesivos en que se divide la ejecucin de algo.
Diccionario RAE,2001
tiempo:
Qu es Valor? El grado de utilidad o aptitud de las cosas para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite.
El valor del tiempo depende la utilidad que le damos como un recurso para satisfacer nuestras necesidades o lograr nuestras metas.
Proceso mediante el cual se planifica, organiza, dirige y controla el uso del tiempo para lograr nuestros objetivos.
Distribuir efectivamente el tiempo significa utilizar conscientemente cada minuto de tu tiempo para el logro de tus objetivos, metas y propsitos.
Organizar el tiempo, no significa volverse adicto al trabajo, en realidad, nos referimos a organizar todos nuestros roles dentro de esas 24 horas, organizar al profesionista que al mismo tiempo, es padre, hijo, amigo y que tambin requiere tiempo para si mismo, para su propia soledad. De nada sirve dedicar todo el tiempo al trabajo, si no disponemos de un poco para nuestra familia o amigos. Distribuir nuestro tiempo, es distribuir nuestra vida. Todas y cada una de las reas merece un lugar y tiempo en la vida de los seres humanos. El equilibrio proporciona tranquilidad.
Paso 1. Diagnstico.
1. Analiza el uso actual de tu tiempo. Haz una lista de las actividades que realizas diariamente durante una semana comn y cuanto tiempo les dedicas. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada da.(precisando horas y minutos que dedicas a cada actividad. Al finalizar la semana, analizar cunto tiempo en horas a la semana, le dedicas cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar personal, pareja, social, aprendizaje, domstico, espiritual, cultural. Identificar los desequilibrios. Hay esferas a las que les dedicas mucho ms tiempo que a otras? Hay esferas que tienes abandonadas? tienes problemas ocasionados por estos desequilibrios? Te sientes satisfecho con el uso de mi tiempo?
2.
3.
4. 5.
Metas:
Realizar actividades recreativas familiares una vez a la semana. Hacer en familia por lo menos una comida al da.
LABORAL
ESPIRITUAL
BIENESTAR PERSONAL
Mantener un estado fsico saludable, evitando riesgos para la salud. Comer en un horario fijo, alimentos equilibrados y sanos todos los das. Caminar durante media hora tres veces a la semana.
Metas:
Resolver, turnar, y/o archivar la correspondencia el mismo da. Establecer sistema de organizacin de documentos en un mes. Organizar sistema de supervisin en dos meses( guias de supervisin, bitacoras, programas) Supervisar por lo menos 1 caso por semana ( mtodo de rastreo) Realizar una reunin de informacin y acuerdos por quincena. Establecer un sistema de organizacin documental en un mes. Dedicar cada da media hora para la revisin, organizacin y archivo de documentos. Leer y analizar un norma, o documento por semana, con todo el equipo.
2.
Mantener una comunicacin efectiva y clara con el equipo de trabajo. Mantener organizados, asequibles y actualizados los documentos del servicio.
1.
Documentacin.
1.
2.
3.
Paso 3. Identifica ladrones del tiempo, obstculos o vicios que estn interfiriendo en lograr tus metas y establece acciones para eliminarlos:
Eres vctima de estos ladrones del tiempo? No planear Que puedes hacer para eliminarlos?
Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planala con anticipacin por escrito. Antes de hacer algo siempre define: QU, PARA QU, CMO, QUINES, CON QU, CUNDO.
No Jerarquizar.
Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual es ms importante, numralos y dale prioridad y tiempos a cada uno. S asertivo. Piensa que no tienes obligacin de cumplir los deseos de los dems, confa en que puedes hablar con claridad con las personas y ellos entendern tus razones.
Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las personas para compartir el trabajo.
Algunos consejos.
1. 2. 3. 4. Organiza tu espacio fsico. Organiza tu equipo de trabajo. Capacita a sus colaboradores. Disea estrategias para evitar interrupciones. 5. Planea y dirige adecuadamente sus juntas de trabajo o reuniones.(o pida que lo hagan)
Comer, por lo menos tres veces al da, respetando horarios y un men equilibrado, completo y en un ambiente relajado y tranquilo. (asignar horarios en tu plan diario de actividades para comer, y si es necesario preparar y comprar comida) Caminar durante 30 minutos, cuatro veces por semana.
Que debo de hacer a la semana? Qu debo de hacer al mes? Qu debo de hacer al ao?
Realizar alguna actividad relajante por lo menos una vez al mes. ( programar actividad en agenda) Visitar a mi dentista cada 6 meses, hacerme chequeo mdico anual. ( anotar en agenda, das en que hay que hace la cita)
Paso 4. Elabora una lista de las actividades que debe hacer para cumplir con cada uno de tus objetivos y metas y asgnales tiempos:
Apyate en Libretas de seguimiento, programadores anuales, mensuales, semanales, agendas, etc. Ejemplo:
Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia.
Asignar 15 minutos diarios, para revisin de correspondencia. Decidir en ese momento qu hacer con ella, registrar la correspondencia. Asignar un da 30 minutos para archivar la correspondencia resuelta.
Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando los temas, comunicar cronograma. Asignar 1 hora en la agenda para la realizacin de la agenda, y 1 hora para el seguimiento de los asuntos tratados.
Definir exactamente el proyecto que debes realizar con lujo de detalles. Hacer un mapa mental o proyecto escrito que defina:
Qu necesitas hacer. Para qu lo vas a hacer. Cmo los vs a hacer. Quin lo a hacer. Qu necesitas.
2.
Desglsalo en tareas pequeas que puedan ser realizadas independientemente y que puedas delegar.
3. Ordnalas jerrquicamente y calcula tiempos necesarios para cada una de ellas. 4. Anota en tu agenda la primera tarea de tu lista y si para ella tienes calculados 3 das de trabajo, (dedica margen suficiente) por ejemplo, en el cuarto da nota la segunda tarea y as sucesivamente. 5. Dedica realmente el tiempo que asignaste. 6. Delega. 7. Lleva tu agenda siempre y apunta todas tus ideas. 8. Revisa tu proyecto o mapa mental para verificar que ests cumpliendo.
LUNES
7:30-7:45 Revisin de corresponde ncia. 7:30-8.00 Hacer lista de prioridades semanal y del da. 8- 8:30 Junta de enlace.
MARTE S
9-11 Junta de CG. 12-13 Junta de equipo de trabajo.
MIERC.
DOM.
LUNES
7:00 DESAYU NAR 11: REGRIG ERIO. 3:00 COMIDA D. 6-6:30 caminar 8:30 CENA.
MARTE S
MIERC.
DOM.
Agosto de 2008
Lunes
Julio 28
Martes
29
Mircoles
30
Jueves
31
Viernes
Agosto 1
Sbado
2
Domingo
3
10
11
12
13
14
15
16
17
Reunin de Comit
22
23
24
Elaborar informe
Entregar informe.
Agosto de 2008
Lunes
Julio 28
Martes
Mircoles
30
Jueves
31
Viernes
Agosto 1
Sbado
2
Domingo
3
10
Cumpleaos de Juan.
16
17
Salida familiar
24
25
26
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29
30
31
Siendo el tiempo tan precioso y la vida tan corta, es necesario no perder un solo momento.
Chesterfield
1. Realizar el diagnstico del uso actual de tu tiempo de trabajo de una semana. Llevar registro de una semana e identificar desequilibrios y ladrones del tiempo. 2. Formular tus objetivos gerenciales con sus metas. (mnimo 3 objetivos) 3. Organizar un programa semanal de actividades en donde se especifique las acciones diarias a realizar para cumplir con los objetivos y metas planteados. 4. Anotar las actividades del prximo mes para lograr tus objetivos y metas.
Diagnstico.
1.
2. 3.
Martes
28
Mircoles
29
Jueves
30
Viernes
31
Sbado
Noviembre 1
Domingo
2
10
11
12
13
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Curso Taller
Lectura preliminar.
Leer en silencio individualmente, Sub tema 3. pagina 44 a la 55. Tomar notas
La metodologa de las 9 S est enfocada a tener sitios de trabajo excepcionales, donde se respire un ambiente eficiente, seguro y confortable
Introduccin
Las 5 S es un acrnimo de 5 palabras japonesas que son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Las 5 S es el inicio de una saludable, confortable y productiva vida en el trabajo y fundamental para mejorar la productividad.
Primera Parte
Conociendo la filosofa y las fuerzas de las 5 S
Seiketsu Seiso
Qu es SEIRI ?
DESPEJAR SEIRI significa separar los objetos innecesarios del lugar de trabajo y desecharlos.
Seiri
Qu es SEITON ?
ORGANIZAR SEITON es ordenar adecuadamente los objetos de tal manera que puedan ser fcilmente localizados para usarlos.
Seiri
Seiton
Qu es SEISO ?
LIMPIEZA SEISO es limpiar completamente el rea de trabajo, y que no haya polvo en pisos, mquinas y equipos.
Seiri
Seiton
Seiso
Qu es SEIKETSU ?
BIENESTAR PERSONAL SEIKETSU es mantener el rea confortable y productiva, repitiendo Seiri Seiton - Seiso.
Seiketsu Seiri Seiton Seiso
Qu es SHITSUKE ?
DISCIPLINA SHITSUKE es entrenar a las personas para adquirir buenos hbitos de vida en el trabajo y observar reglas estrictas en el rea laboral.
Shitsuke Seiri Seiton Seiketsu Seiso
Shitsuke
Seiri Seiton
Seiketsu
Seiso
Segunda Parte
EN LA ACTUALIDAD SE HAN INCORPORADO 4 ACTIVIDADES MS PARA COMPLETAR UN TOTAL DE 9 S
ORGANIZACIN
SEITON
LIMPIEZA
SEISO
BIENESTAR PERSONAL
SEIKETSU
DISCIPLINA
SHITSUKE
ENTORNO EN EL TRABAJO
CLASIFICACIN
SEIRI
PERSONA
CONSTANCIA
SHIKARI
COMPROMISO
SHITSUKOKU
EQUIPO
COORDINACIN
SEISHOO
ESTANDARIZACIN
SEIDO
Qu es SHIKARI ?
CONSTANCIA
Qu es SHITSUKOKU ?
COMPROMISO SHITSUKOKU adhesin firme a los propsitos que se han hecho, para el logro de los fines.
Shitsukoku
Qu es SEIDO ?
ESTANDARIZACIN
SEIDO es sincronizar los esfuerzos del equipo a travs de especificaciones de los procedimientos, para normar y reglamentar las actividades de trabajo que permitan mantener un ambiente adecuado. Que propicie que el cambio de mejora sea realizado por todos y a un mismo tiempo.
Shitsuke
Seiri Seido Seiton
Seiketsu
Seiso Shikari
Shitsukoku
Qu es SEISHOO ?
COORDINACIN SEISHOO reunir los esfuerzos de cada uno de los elementos involucrados en la misma tarea, para el logro de un objetivo determinado.
Shitsuke
Seiri Seishoo Seido Seiton Shitsukoku
Seiketsu
Seiso Shikari
Seiton
Seiso
Shitsuke
Seido
Shikari
Seishoo
"Siempre que intentemos poner en prctica algo nuevo, encontraremos la mayor resistencia dentro de la propia persona y dentro de nosotros mismos; si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habr progreso". Kaoru Ishikawa
1. Elegir un espacio gerencial o personal para ordenar. ( escritorio, oficina, documentos de la PC, armario, cocina, etc.) 2. Tomar fotos del estado inicial. 3. Aplicar las tres primeras 2. Despeje, organizacin y limpieza. 4. Tomar fotos del espacio despejado, organizado y limpio. 5. Entregar fotos del antes y despus.
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
____________________ Separar u ordenar por clases, ____________________ tipos, tamaos,de categoras o frecuencia ____________________uso. (datos, objetos, materiales, etc) es separar las ____________________cosas necesarias de lo innecesario, lo suficiente de ____________________ lo excesivo.
25%
Hay papelera dispersa y desordenada?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto de clasificar.
Clasificar
Debilidades
25%
Existen artculos inservibles u obsoletos en los pasillos?
25%
Tienes objetos sin uso de ms de un mes encima de las mesas de trabajo?
Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Ordenar un conjunto de ____________________ o elementos acorde objetos con ____________________algn principio racional, tener una disposicin, de tal ____________________ que estn listos, manera para que cualquiera ____________________pueda utilizar en ellos ____________________momento en que lo necesite.
Organizar
Debilidades
25%
Tomo ms de 30 minutos para encontrar lo que necesito para realizar mi trabajo?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto de organizar. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
25%
Se mezclan instrumentos de trabajo que sirven con los que no sirven?
25%
Hay por todos lados cosas viejas y objetos innecesarios?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Limpieza.
No acto ____________________ensuciar:sucio. de quitar lo Eliminar desperdicios de ____________________ pasillos, escritorios, sillas y ____________________ elementos del sitio dems de ____________________trabajo, para mantener permanentemente condiciones adecuadas de ____________________ aseo e higiene.
Debilidades
25%
Al terminar la jormada mi rea de trabajo se queda llena de cosas?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto de limpiar. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
25%
Hay cosas sobre las mesas y sillas que impidan limpiar?
25%
Dejo limpios mis herramientas y equipo de trabajo?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Bienestar personal.
____________________ una actitud positiva Tener ____________________ante el trabajo y una armnica interaccin con ____________________ los compaeros. ____________________ mantener una salud Es ____________________ fsica y un estado
emocional equilibrado.
Debilidades
25%
El trabajo que realizo actualemente me satisface?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto de bienestar personal. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
25%
El ambiente laboral me permite crecer?
25%
La relacin con mis compaeros de trabajo es armnica?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Disciplina
____________________ acatar un conjunto Es el de ____________________leyes o reglamentos que rigen en una ____________________ comunidad, ____________________organizacin o en nuestra propia vida, es ____________________ orden o control
personal. 25%
La indisciplina en el grupo impide terminar la tarea?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto disciplina. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
Debilidades
25%
Generalmente sigo los procedimientos indicados?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Constancia.
Es ____________________ mantenerse en la tarea hasta el trmino ____________________ de la misma. ____________________ Capacidad de ____________________ permanecer de manera firme ____________________ e inquebrantable
en algo (resoluciones o propsitos)
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto de constancia. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
Debilidades
25%
Cundo inicio un trabajo lo termino? 25%
Al realizar una tarea nueva me entusiasma, pero luego me aburre y la dejo?
25%
Si encuentro dificultades para realizar mi trabajo lo resulevo y continuo?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Compromiso.
____________________ Adhesin firme a ____________________ los propsitos que ____________________ han hecho para se ____________________el logro de los ____________________ fines.
25%
Permanezco firme en los compromisos contraidos?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto compromiso. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
Debilidades
25%
Generalmente cumplo las obligaciones que adquiero?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
____________________ Reunir ____________________ los esfuerzos de cada uno de los ____________________ elementos involucrados en ____________________la misma tarea para el logro de un objetivo ____________________ determinado.
25%
Hay orden y mtodo en el logro de las tareas?
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto coordinacin. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
Coordinacin.
Debilidades
25%
En el equipo de trabajo no existe un acuerdo para cumplir la tarea?
Anlisis Individual
Qu tengo:
Fortalezas
Sincronizar los esfuerzos del equipo a travs de especificaciones de los procedimientos, para normar y reglamentar las actividades de trabajo que permitan mantenr un ambiente adecuado, que propicie que el cambio de mejora sea realizadopor todos y a un mismo tiempo.
Nota 1: El diagnstico de el qu tengo y qu me falta se har de acuerdo a la definicin del concepto estandarizar. Nota 2: Cite sus fortalezas y debilidades por su nombre. Nota3: El asignar porcentaje permite dar tamao a lo que me falta.
EstandarizaCIN.
Debilidades
25%
Se conocen los procedimientos o normas para la realizacin del trabajo?