REINGENIERA DE PROCESOS DE NEGOCIO

QU ES Y PARA QUE SIRVE?

Como definicin se podra decir que es el ejercicio de realizar un anlisis continuo que posibilite el rediseo radical de los procesos de negocio, buscando como logro fundamental mejoras que redunden en reduccin de costos, incremento en la calidad de productos y servicios, buscando eficacia, eficiencia y efectividad en cada proceso de la compaa.

QU ES UN PROCESO DE NEGOCIO?
Es un conjunto de actividades o tareas que se realizan en una organizacin y a las que se le destinan recursos para crear un producto o servicio que tiene valor para un cliente interno o

externo

CMO ASEGURAR EL XITO?

Reconociendo la necesidad del proyecto

Con compromiso gerencial impulsor del proyecto.

Incluyendo en los equipos de trabajo a las personas ms capacitadas.

Identificando los procesos clave de negocio

Identificando los estratgicos de valor agregado. Integrando al anlisis, reas de intereses contrapuestos para lograr los proceso ms conveniente a los intereses de la compaa. Contando con los recursos necesarios.

METODOLOGA PARA LA REINGENIERA

Podemos dividir el proyecto en cinco etapas fundamentales:

Preparacin
Identificacin Visin

Solucin
Diseo Tcnico Diseo Social

Transformacin

ETAPA DE PREPARACIN
Dentro de esta primer etapa debemos resaltar cuatro puntos fundamentales.

1. Reconocer la necesidad del cambio

2. Desarrollar el consenso a nivel ejecutivo

3. Capacitar al Equipo Gerencial 4. Planificar el cambio a desarrollar

ETAPA DE IDENTIFICACIN
Los puntos fundamentales para esta etapa pueden definirse como:

1.

Identificar clientes, necesidades y recursos disponibles

2.
3. 4. 5.

Determinar indicadores balanceados de desempeo(BSC)

Identificar reas relacionadas (Procesograma) Identificar y definir procesos relacionados (Mapa de Procesos) Identificar actividades que agreguen valor (Cadena de Valor)

6.
7. 8. 9.

Extender el Modelo de Procesos a Clientes y Proveedores

Correlacionar Organizacin (Matriz de relacin de actividades) Correlacin de recursos Fijar prioridades de procesos (Matriz de impacto)

10. Desarrollar una Matriz de anlisis (FODA)

ETAPA DE VISIN
Podemos identificar los siguientes puntos para esta etapa.
1. Entender la estructura de los procesos (Organigrama) 2. Entender el flujo del proceso (Mapa de Proceso) 3. Identificar actividades que no agregan valor 4. Identificar fuentes de variacin (atrasos y errores) (Six Sigma) 5. Calcular oportunidad de mejora (dificultad, riesgo, costo)

6. Determinar el rendimiento ideal

7. Integrar visiones internas y externas

ETAPA DE SOLUCIN
Esta etapa deberemos dividirla en dos sub etapas, diseo Tcnico y diseo Social.
La sub etapa de Diseo Tcnico la podemos dividir en:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Determinar relaciones tcnicas entre reas y procesos. Re-examinar conexiones de los procesos. Instrumentar e informar a los involucrados. Consolidar interfaces e informacin. Redefinir controles. Modularizar procesos independientes. Aplicar tecnologa. Planificar Implementacin.

ETAPA DE SOLUCIN
La sub etapa de Diseo Social la podemos dividir en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Impulsar un cambio cultural. Capacitar al personal. Identificar responsabilidades por procesos. Definir cargos y equipos de trabajo. Especificar la estructura gerencial. Redisear y replantear fronteras organizacionales. Disear plan de comunicacin. Inculcar la necesidad de mejora continua

ETAPA DE TRANSFORMACIN
En esta ltima etapa podemos identificar:
1. Completar el diseo del sistema.
2. Ejecutar diseo tcnico. 3. Desarrollar plan de prueba.

4. Desarrollar plan de evaluacin.

5. Desarrollar plan de capacitacin 6. Realizar prueba piloto de procesos

7. Determinar plan de mejora continua.

PREGUNTAS CLAVES
Para alcanzar el xito en el proceso de transformacin que significa encarar una reingeniera de procesos, debemos realizarnos los siguientes planteos relacionados con cada una de las etapas del proyecto.

PREGUNTAS CLAVES PARA LA ETAPA DE PREPARACIN

Cules son las expectativas y los objetivos de la alta gerencia? Cul es su nivel de compromiso con el proyecto?

Cules deben ser las metas del proyecto?

Quines deben formar parte del equipo? Qu destrezas y capacidades deben tener sus integrantes? Qu destreza especifica en reingeniera de procesos debe aprender cada miembro del equipo? Cmo debemos comunicar el proyecto para recibir el apoyo y la confianza necesaria por parte del los empleados? Cmo los integramos plenamente al proyecto?

PREGUNTAS CLAVES PARA LA ETAPA DE IDENTIFICACIN

Cules son nuestros procesos principales? Cules son nuestros procesos estratgicos de valor agregado? Qu procesos consideramos que no cumplen con los objetivos ?

Cules debemos redisear y con que prioridad se debern analizar?

Dnde se relacionan las interfaces de nuestros procesos con los de los clientes y proveedores ?

PREGUNTAS CLAVES PARA LA ETAPA DE VISIN

Cules son los subprocesos primarios, las actividades y los pasos que constituyen cada proceso seleccionado?

En que orden se llevan a cabo?

Cmo fluyen los recursos, la informacin y el trabajo por cada uno de los procesos de la compaa? Por qu hacemos las cosas como las hacemos en la actualidad? Cmo haramos si tuvisemos que desarrollarlos nuevamente con nuestra experiencia? Cmo podemos redefinir los procesos para mejorar su rendimiento? Cules son los puntos fuertes y las debilidades de cada procesos analizado? Podemos comparar el rendimiento de nuestros procesos con los de otras compaas? Cul es nuestra visin estratgica para implementar el cambio? Cmo podemos comunicar nuestra visin a los empleados?

PREGUNTAS CLAVES PARA LA SUB-ETAPA DE DISEO TCNICO

Qu recursos tcnicos y tecnolgicos necesitamos para este proyecto de reingeniera? Con que recursos tcnicos y tecnolgicos contamos? Cul es la mejor manera de adquirirlos o formarlos? Cmo debern interactuar los elementos tcnicos y sociales?

PREGUNTAS CLAVES PARA LA SUB-ETAPA DE DISEO SOCIAL

Qu recursos humanos necesitamos para este proyecto?

Qu prioridades y dependencias existen?

Qu podemos realizar a corto, mediano y largo plazo? Qu metas y medidas debemos establecer?

Cmo se asignarn las responsabilidades?

Cmo y con que programas capacitaremos a nuestro personal? Quienes se opondrn probablemente a los cambios necesarios?

Cmo se los puede motivar para que los acepten?

Qu obstculos existen? Cmo ser el nuevo Mapa de procesos de la organizacin?

PREGUNTAS CLAVES PARA LA ETAPA DE TRANSFORMACIN

Cundo debemos comenzar a controlar mejoras? Cmo sabremos si vamos por buen camino? Qu debemos hacer ante problemas imprevistos? Cmo asegurarnos de lograr un buen perodo de transicin? Cmo creamos conciencia de necesidad de mejora continua? Qu tcnicas debemos utilizar para reajustar los procesos de la organizacin?