C

Tr a n s f o r m a n d o l a g e s t i n p b l ic a e n s e r v ic io s a l c iu d a d a n o

Subsecretaria de la Funcin Pblica

Direccin General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno

Taller de Proyectos de Procesos TPP IV

Administracin de Proyectos
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 1

Contenido
I.

Presentacin.

Objetivo Objetivos especficos

II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos

Qu es un Proyecto? Caractersticas de un Proyecto Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el Proyecto
Mdulo IV Administracin de Proyectos 2

III.

Administracin de Proyectos

Taller de Proyectos de Procesos

Contenido
IV. Etapas de la Administracin de Proyectos
1. 2. 3. 4. 5. Inicio del Proyecto Planeacin del Proyecto Ejecucin del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto

V. VI.

Conclusiones Lecturas sugeridas

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

I. Presentacin
Objetivo

Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios empleados en la Administracin de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas utilizadas en la Administracin de Proyectos.

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

I. Presentacin
Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas en Administracin de Proyectos. Aplicar la metodologa y Administracin de Proyectos. Desarrollar un caso de estudio. herramientas para la

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

II. Conceptos Bsicos

Qu es un Proyecto?
Situacin actual Requerimientos Objetivos
INICIO

Es la suma de esfuerzos que Tiempo en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o
PROYECTO

UNICO.
Resultados
FIN
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 6

II. Conceptos Bsicos

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nico Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

II. Conceptos Bsicos

Qu es la Administracin de Proyectos?
La aplicacin racional de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a travs de una serie de actividades interrelacionadas.
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 8

II. Conceptos Bsicos

Componentes de la Administracin de proyectos
1.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin
Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos

2.

Conocimientos

Tcnicos Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas
Mdulo IV Administracin de Proyectos 9

Taller de Proyectos de Procesos

II. Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS INTERESADOS

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 10

II. Conceptos Bsicos

Ciclo de vida del Proyecto
3. Ejecucin*
NIVEL DE ACTIVIDAD
*Etapas del proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 4. Control* INICIO TIEMPO

Mdulo IV Administracin de Proyectos

5. Cierre*

TERMINO
11

Taller de Proyectos de Procesos

II. Conceptos Bsicos

100% $, HH
Grado de influencia en resultados
Instalacin completa

Operacin completa
Entrega

Avance

Decisin de arranque Decisiones trascendentes

Fase 1 Inicio

Fase 2 Planeacin Diseo

Mdulo IV

Fase 3 Ejecucin

Fase 4 Pruebas y Arranque

Taller de Proyectos de Procesos

Administracin de Proyectos

12

III. Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos
origen equipo del Proyecto

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

carta

plan

avance aceptacin
Mdulo IV Administracin de Proyectos

entrega

alcance
Taller de Proyectos de Procesos

PRODUCTO
13

III. Administracin de Proyectos

reas de conocimiento
Integracin
Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos
Taller de Proyectos de Procesos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de equipos del proyecto.

Mdulo IV Administracin de Proyectos 14

III. Administracin de Proyectos

Definicin de cronogramas, actividades interrelacionadas y

Tiempo

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad
Definicin de la distribucin de proyecto. informacin del

Comunicaciones

Planes y administracin.

Riesgos
Planeacin de adquisiciones, de proveedores
Mdulo IV

Suministros
Taller de Proyectos de Procesos

contrataciones, manejo

Administracin de Proyectos

15

III. Administracin de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto Cliente/usuario

Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador Influyentes
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 16

III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS
El personal reporta directamente al Mando Superior Control total sobre el presupuesto, recursos materiales

MATRICIAL
Reporta al Lder del proyecto y al Mando funcional Lder de proyecto de tiempo completo Autoridad y toma de decisiones compartida

FUNCIONAL
Varios responsables Superior identificado Actan por especialidad Enfoque fragmentado

El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

Puede disponerse de un pool de recursos
Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

17

III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas Alto

Bajo
Niveles operativos Mandos medios

Competencias humanas
Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 18

IV. Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

19

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin de proyecto Definicin del proyecto

INICIO

Carta del proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Alcance del proyecto

Mdulo IV Administracin de Proyectos 20

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA

AVANCES TECNOLGICOS

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS LEGALES

NECESIDADES DE LA INSTITUCIN
Mdulo IV Administracin de Proyectos

Taller de Proyectos de Procesos

21

IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona informacin general

Qu? Quin? Cmo?

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV

Por qu? Para qu? Cundo?

Administracin de Proyectos 22

IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS: APROBACIN:

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

23

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin del Trabajo

PLANEACIN

Tabla de precedencias Ruta critica Matriz de roles

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Plan del proyecto

Mdulo IV Administracin de Proyectos 24

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin Estructura

de Descomposicin del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

Mdulo IV Administracin de Proyectos 25

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

26

IV. Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua

la ejecucin y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa tales como:

Contempla elementos de las reas de conocimiento,

Definicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios
Mdulo IV Administracin de Proyectos 27

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas ! Suficientemente pequeas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Cmo se come un elefante?

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 28

IV. Etapas de la AP
Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos Distribucin de roles y funciones Planes tcnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y anlisis de problemas
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 29

IV. Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar

los

productos

entregables

el

trabajo

relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los

componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es

necesario y suficiente
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 30

IV. Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto

1.1 1.1.1 1.1.2

1.2 1.2.1 1.2.2

1.3

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

31

IV. Etapas de la AP
Grfica de Gantt

1. Programar las actividades

2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando tiempo y responsables.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV

de acuerdo planeado.
Administracin de Proyectos

con

lo
32

IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad
Actividad Duracin

Actividades precedentes
Responsable
Mdulo IV Administracin de Proyectos 33

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
PROYECTO: Plan 2003 - 2005
Clave de la actividad

Elabor: Eduardo Dvila Turcios Fecha: Octubre 2002 Duracin

Actividades precedentes

Actividad

Responsable

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Inicio Diagnstico y pronstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edicin realizada Pblico consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicacin y difusin efectuadas Fin

---4 meses 2.5 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 2.5 meses 1.5 meses 0.5 meses 0.5 meses ----

---1,2 3 4 4 4 5,6,7 8 9 ?

-----Director de Planificacin Director Jurdico Subsecretario Director de Planificacin Director de Planificacin Director Administrativo Director de Control Director de Planificacin Subsecretario Director Administrativo ------

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

34

IV. Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final
Administracin de Proyectos 35

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

IV. Etapas de la AP
1
1 3 6 2 4 5
1 1 3

2
2 2

4
4

5
1

Diagrama de Gantt

Red / Ruta crtica

2 3 6 4 5 7
Administracin de Proyectos 36

Hitos (milestones)

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

IV. Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas

Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto Permite evaluar balance entre recursos y tiempo Permite evaluar avances o desempeo

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

37

IV. Etapas de la AP
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura. Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

38

IV. Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas: Es
(Ls - Es) (Lf - Ef)

Inicio mas tardo Inicio mas temprano o bien, Final mas tardo Final mas temprano

Ef

Actividad

Ls

Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 39

IV. Etapas de la AP
0-0 0-7 7 - 13

INICIO
0

A
7

D
6 8 - 14

14 - 21

F
7 21 - 24 24 - 24

0-8

E
6 8 - 16 8

I
3

FIN
0

H
8

0-6

6 - 10

C
6
Taller de Proyectos de Procesos

G
4
Mdulo IV Administracin de Proyectos 40

IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas Empleo eficiente de recursos Optimizacin de calendarios Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
Mdulo IV Administracin de Proyectos 41

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
(P+4M+O) 6 (P-O) 6

Tiempo esperado entre eventos

Desviacin estndar
Varianza de una tarea Duracin esperada del proyecto Desviacin esperada del proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV

(P-O) 2 6

Suma de duracin de las tareas Suma de varianza de las tareas

Administracin de Proyectos 42

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin Reportes de avance

EJECUCIN
Resultados del trabajo
Cambios requeridos Mejora de calidad
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Mejoras en la ejecucin

Informes de proyecto
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 43

IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios
Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 44

IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en tiempo y forma.

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV

Planificar las comunicaciones Generar informacin Distribuir la informacin Informar los avances Satisfacer a los interesados
Administracin de Proyectos 45

IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duracin es cero

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

46

IV. Etapas de la AP
Caractersticas:

Tangibles
Medibles

Entregables
Se deben establecer claramente

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

47

IV. Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona

flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se

pueden generar indicadores que proporcionen informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
Mdulo IV Administracin de Proyectos 48

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

49

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado Distribucin de informacin Sistemas de control de cambio Control de riesgos

CONTROL

Mdulo IV

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptacin del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a lnea base
Administracin de Proyectos 50

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

51

IV. Etapas de la AP
Procesos de control

Control de costos Control de calidad Seguimiento de desempeo del equipo Informes de resultados Comunicacin con interesados
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 52

IV. Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos Documentar la situacin actual del Proyecto

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

53

IV. Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes Aplique su sensibilidad, visin Realice el anlisis en grupo y en forma gil Analice los riesgos ms importante Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 54

IV. Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeo del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo.

Valor planeado
Valor ganado

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

55

IV. Etapas de la AP
Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio Control de calidad - herramientas estadsticas

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

56

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura

CIERRE

Informes y reportes de ejecucin

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Reporte final
Mdulo IV Administracin de Proyectos 57

Taller de Proyectos de Procesos

IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
Reporte final

Presupuesto Programa Evidencias

Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios

Archivos Plan de transicin

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

58

IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos Bitcoras Comunicados

Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos

Mdulo IV

Administracin de Proyectos

59

VI. Lecturas sugeridas

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge

Chamoun, Yamal Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso Kerzner, Harold PhD Project Management GIDO, Clements Administracin exitosa de proyectos DAVIDSON, Jeff La gestin de proyectos WEISS, Joseph Administracin de proyectos en cinco pasos
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