BAB IV

FUNGSI PERENCANAAN
(PLANNING)
Widya Jati Lestari,SE.,MM.
Apakah
Perencanaan
itu?
 Perenc anaan
Pengorganisasian

Karakteristik
Perencanaan Pengarahan
Tujuan

Pengendalian
 Perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan :

 Apa? merumuskan apa yang menjadi tujuan/target yang ingin

Definisi dicapai oleh organisasi/perusahaan.

Perencanaan  Siapa? merumuskan personil yang bertanggung jawab atas

pencapaian target dan sasaran organisasi.
 Kapan? merumuskan jangka waktu atau kapan kegiatan /
Perencanaan yang program harus dilaksanakan.
baik adalah bisa  Bagaimana? merumuskan strategi atau cara dan prosedur
direalisasikan dan bagaimana kegiatan itu dilaksanakan dengan cara yang efektif
dan efesien.
mencapai tujuan
 Mengapa? merumuskan alasan-alasan yang melatrabelakangi
yang diharapkan
mengapa kegiatan atau program itu dilaksanakan atau untuk
apa kegiatan itu dilaksanakan.
 Sumber daya pendukung? merumuskan sumber daya apa saja
yang diperlukan agar kegiatan-kegiatan pencapain tujuan dapat
berjalan dengan sebagaimana mestinya.
 Rencana Strategis
Bentuk
Perencanaan
 untuk menentukan visi, misi
organisasi, menetapkan
sasaran, program kerja
untuk mencapai tujuan
organisasi.
Rencana Operasional
 merinci detail pelaksanaan
rencana strategis, baik berupa
rencana sekali pakai (single
use plan) dan rencana baku
(standing plan) yang dapat
dipakai berulang-ulang.
 Dari sisi fungsi
manajemen,perencan  Dari sisi proses , fungsi
aan adalah fungsi perencanaan adalah proses
dimana pimpinan dasar yang digunakan untuk
memilih tujuan dan
menggunakan
menentukan bagaimana  Dari sisi pengambilan
pengaruh atas tujuan tersebut akan dicapai. keputusan, perencanaan
wewenangnya untuk merupakan pengambilan
menentukan atau keputusan untuk jangka
waktu yang panjang atau
mengubah tujuan dan
yang akan datang
Fungsi
kegiatan organisasi. mengenai apa yang akan
dilakukan, bagaimana

Perencanaan
melakukannya, bialamana
dan siapa yang
melakukannya, dimana
keputusan yang diambil
belum tentu sesuai, hingga
implementasi perencanaan
tersebut dibuktikan di
kemudian hari.
 TUJUAN YANG DICAPAI
PERENCANAAN
SEBAGAI 1. = Organizing
FUNGSI PRIMER 2. = Actuating
1 2 3
MANAJEMEN 3. = Controlling

PERENCANAAN
  Tujuan Perencanaan:

 Menetapkan arah
Mengapa  Mengurangi ketidakpastian
 Meminimalisasi kemungkinan tindakan yang sia-sia
Seorang (pemborosan) dan kegiatan rangkap

Manajer  Menetapkan standar yang digunakan dalam pengendalian.

Berencana?
Syarat Perencanaan
 Faktual dan Realistis
 Logis dan Rasional
 Fleksibel
 Komitmen
 Komprehensif atau menyeluruh
 Output:
Rencana
Langkah- Proses Organisasi
Langkah Perencanaan

Perencanaan Input: Sumber daya

(SDM, uang, material,
mesin, informasi)
 • Menyatakan Tujuan Organisasi
1

• Menyusun Alternatif Cara Mencapai Tujuan

2

• Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif

3
Proses
Perencanaan 4
• Memilih Alternatif Yang Terbaik

• Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih

5

• Mengubah Rencana Menjadi Tindakan

6
onal goals)
Tujuan (termasuk sasaran)
Tujuan yang diinginkan untuk
individu, kelompok atau
keseluruhan organisasi.
Menjadi arah bagi semua
keputusan manajemen dan
membentuk kriteria yang
digunakan untuk mengukur
hasil pencapaian kerja.
Bagaimana
Manajer
Berencana ?
Rencana
Dokumen yang merangkum
cara mencapai sasaran.
Menggambarkan alokasi
sumberdaya dan penyusunan
jadwal kegiatan.
 Berdasarkan Kejelasan
tujuan Spesifik (Specific Plans)
Rencana Direktif (Directive Plans)
 Berdasarkan Frekuensi Penggunaan
Rencana Sekali Pakai (single-use
plans), dan Rencana yang
dipergunakan secara terus-menerus
(standing plans)
 Tujuan
Organisasi

Hubungan Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Rencana Strategis

antara
Rencana dan Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Rencana Taktis

Tujuan
Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Operasional
 Perencanaan
Stratejik TOP

Perencanaan
Level Taktis MIDDLE
Perencanaan
Perencanaan
Operasional
LOWER
 Pendekatan Tradisional Pendekatan Manajemen
(Traditional Goal Setting) Berdasarkan Sasaran/Tujuan
(Management by Objectives)

Pendekatan
dalam
Penetapan
Tujuan
 Kekuatan dan
Kelemahan MBO
Kekuatan
 MBO melakukan integrasi fungsi
perencanaan dan pengawasan ke dalam
suatu sistem yang rasional dalam
manajemen
 MBO mendorong organisasi untuk
menentukan tujuan dari tingkatan atas
hingga tingkatan bawah dari manajemen
 MBO memfokuskan pada hasil akhir
daripada niat yang baik maupun faktor
personal.
 MBO mendorong adanya manajemen diri
dan komitmen dari setiap orang melalui
partisipasi pada setiap tingkatan
manajemen dalam penentuan tujuan
Kelemahan
 MBO dianggap terlalu
menyederhanakan kegiatan dengan
berusaha untuk menyelesaikan segala
sesuatu.
 MBO secara cepat akan ditolak oleh
manajer yang memiliki gaya otoriter
dan oleh mereka yang menerapkan
birokrasi yang tidak fleksibel dan
ketat.
 MBO memerlukan banyak waktu dan
usaha dalam implementasinya
 MBO dapat menjadi tantangan bagi
manajer yang kurang memiliki
kualifikasi yang baik.
Beberapa Alat
Bantu
Perencanaan
Syarat Melakukan Perencanaan
Para manajer harus mampu memiliki 4 (empat) kualifikasi primer
dalam melakukan proses perencanaan, yaitu:

• Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam organisasi.

• Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap
organisasi.
• Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat) pada
trend sosial-politik, dan ekonomi yang dapat mempengaruhi
masa depan organisasi.
• Harus mampu bekerja sama dengan orang lain.
 INVESTIGASI PENENTUAN
SITUASI ALTERNATIF
· Identifikasi · Identifikasi
Masalah berbagai altenatif 2
1 ·Diagnosa Penyebab
· Identifikasi
keputusan
·Evaluasi belum dilakukan
Tujuan dari pada tahap ini
Proses Pengambilan Keputusan yang
akan diambil

Keputusan

PENILAIAN
IMPLEMENTASI DAN
ALTERNATIF DAN
PENGAWASAN
·
PENENTUAN
Rencana
Implementasi KEPUTUSAN

4 ·Impelementasi dari
Rencana yang telah dibuat
· Evaluasi dan
Penilaian 3
·Pengawasan terhadap alternatif yang
langkah implementasi ada
·Penentuan Alternatif
yang terbaik
Keterbatasan dalam
Pengambilan
Keputusan Keterbatasan Dalam Pengambilan
Keputusan yang rasional

Keterbatasan Dalam Keterbatasan Dalam Keterbatasan Dalam

Pengambilan Keputusan Pengambilan Keputusan Pengambilan Keputusan

Keterbatasan Kelebihan Keterbatasan Masalah Keahlian

Sumber Daya Informasi Ingatan
 Sejauh mana tingkat keberhasilan
Penggunaan Aturan terhadap terhadap tujuan?
Alternatif Keputusan
Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum
Memperbaiki / Berapa banyak persoalan penting
yang telah dipecahkan dan apakah
timbul persoalan baru?
Evaluasi Pengujian Terhadap Berbagai
Alternatif Keputusan

Keputusan Pengambilan Keputusan secara

Berapa besarnya pengorbanan,
misalnya biaya, yang diperlukan
untuk mencapai hasil-hasil tadi?
berkelompok
Teknik Curah Ide.
Apakah ada hasil sampingan yang
bermanfaat bagi organisasi?
Tugas
terlampir