ARSIP

TATA NASKAH DINAS,

PENGELOLAAN ARSIP
DAN KEPROTOKOLAN
Bandung, mei 2014
TATA NASKAH /PERSURATAN
• Tata naskah adalah kegiatan merancang dan
mengatur bentuk dan susunan surat,ukuran dan
kualitas kertas yang digunakan. Dengan
adanya kegiatan ini diharapkan komunikasi
kedinasan yang dilakukan akan lebih efektif.
• Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala
bentuk dan corak yang di gunakan sebagai
sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
 SURAT INTERN DAN SURAT
EKSTERN
• Berdasarkan ruang lingkupnya surat dapat di
bedakan menjadi dua yakni surat intern dan surat
ekstern.
• Surat intern adalah surat yang di tunjukan
sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan
organisasi. Surat intern ini dapat berupa nota
dinas, memo, pemberitahuan dan pengumuman.
• Sedangkan surat ekstern adalah surat-surat dinas
yang di tunjukan pada pihak di luar organisasi.
 DARI BOBOT DAN PENGAMANAN
INFORMASI
Bobot informasi : berdasarkan bobot informasi
yang di miliki maka surat dapat dibedakan
menjadi Surat penting; dan Surat biasa
Bila dilihat dari segi pengamanan informasinya,
maka surat dapat dibedakan menjadi :
Sangat rahasia , Rahasia dan Biasa
Bila dilihat dari segi kecepatan penyampaiannya
maka surat dapat dibedakan menjadi sangat
segera, segera dan biasa.
 TATA PERSURATAN DINAS
berdasarkan Permendagri No. 55 Tahun 2010
tentang tata naskah dinas dilingkungan kemendagri

Penyelenggaraan naskah dinas

dilaksanakan meliputi:
a.pengelolaan surat masuk;
b.pengelolaan surat keluar;
c.tingkat keamanan;
d.kecepatan proses;
e.pengetikan naskah dinas; dan
f. warna dan kualitas kertas.
 PENGELOLAAN SURAT MASUK
Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui tahapan:
a. penerima surat masuk menindaklanjuti surat yang diterima
dengan cara:
1) pengagendaan dan pengklasifikasian sesuai sifat surat
serta didistribusikan ke unit pengelola;
2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
surat dan arahan pimpinan; dan
3) surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
b. salinan surat jawaban yang mempunyai tembusan
disampaikan kepada yang berhak.
c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme
dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural
terendah yang berwenang.
 SURAT KELUAR
Pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan:
a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan
terkoordinir sesuai tugas dan kewenangannya dan
diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam
rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh
unit tata usaha pada masing-masing satuan unit kerja;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib
segera dikirim; dan
d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.
 TINGKAT KEAMANAN
• a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang sifat
materinya memiliki tingkat keamanan tinggi, erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah
atau jatuh kepada pihak yang tidak berhak akan membahayakan
keamanan dan keselamatan negara;
• b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang sifat materinya
memiliki tingkat keamanan tinggi erat hubungannya dengan keamanan
dan keselamatan negara, jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh
kepada pihak yang tidak berhak akan merugikan negara;
• c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang sifat materinya
memiliki tingkat keamanan tinggi erat hubungannya dengan keamanan
dan keselamatan negara, yang perlu segera ditindaklanjuti; dan
• d. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang sifat materinya
memiliki tingkat keamanan biasa dan disampaikan kepada yang
berhak.
 KECEPATAN PROSES
a.amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam
setelah surat diterima dapat diberi tanda XXX pada
pojok kanan atas surat atau pojok kanan atas
lembar disposisi;
b.segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah
surat diterima dapat diberi tanda XX pada pojok
kanan atas surat atau pojok kanan atas lembar
disposisi;
c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah
surat diterima; dan
d.biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja
setelah surat diterima.
 PENGETIKAN DAN KERTAS
Pengetikan naskah dinas menggunakan spasi 1 atau
1,5 sesuai kebutuhan dan menggunakan jenis huruf:
a. Franklin Gothic Medium 12 untuk naskah dinas dalam
bentuk dan susunan produk hukum; dan
b. Arial 12 untuk naskah dinas dalam bentuk dan
susunan surat.

Pasal 8
Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 2 huruf f, berwarna putih dengan kualitas
baik.
 BEN TUK, JENIS DAN SUSUNAN
NASKAH DINAS
Bentuk dan susunan naskah dinas lingkungan Kementerian Dalam Negeri
meliputi:
a. Bentuk dan susunan Produk Hukum; dan
b. Bentuk dan susunan Surat.

Pasal 10
Naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a, terdiri atas:
a. Undang-Undang/Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang;
b. Peraturan Pemerintah;
c. Peraturan Presiden;
d. Keputusan Presiden;
e. Peraturan Menteri;
f. Peraturan Bersama Menteri; dan
g. Keputusan Menteri.
 JENIS NASKAH DINAS
Naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b, terdiri
atas:
a. Instruksi Menteri;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d. Surat Keterangan;
e. Surat Perintah Tugas;
f. Surat Perintah;
g. Surat Izin;
h. Perjanjian;
i. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
j. Surat Kuasa;
k. Surat Undangan;
l. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
m. Surat Panggilan;
n.Nota Dinas;
o.Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
p.Lembar Disposisi;
q.Telaahan Staf;
r. Pengumuman;
s. Laporan;
t. Rekomendasi;
u. Surat Pengantar;
v. Telegram/Surat Kawat/Radiogram;
w. Kriptogram;
x.Berita Acara;
y. Notulen;
z.Memo;
aa. Daftar Hadir;
ab. Piagam;
ac. Sertifikat; dan
ad. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan
Pelatihan (STTPP).
 KERTAS
(1) Kertas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum menggunakan jenis concorde atau kertas lain yang sejenis.
(2) Kertas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
menggunakan:
a. HVS 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan
b. HVS diatas 80 gram atau jenis lain yang mempunyai nilai keasaman
(PH) paling rendah 7 hanya terbatas untuk jenis naskah dinas
tertentu.

Pasal 13
Ukuran kertas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat
meliputi:
a. surat menyurat menggunakan kertas folio/F4 (215 x 330 mm);
b. laporan menggunakan kertas A4 (210 x 297 mm); dan
c. pidato menggunakan kertas A5 (165 x 215 mm).
PENGGUNAAN ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, UNTUK PERHATIAN,AD INTERIM, PELAKSANA TUGAS
DAN PELAKSANA HARIAN

• Pasal 14
• (1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis
pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara
atasan kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• (2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis
pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara
atasan kepada pejabat dua tingkat di bawahnya.
• (3) Untuk perhatian yang disingkat u.p. dipergunakan
untuk mempermudah penyampaian dan mempercepat
penyelesaian naskah dinas.
• (4) Ad interim yang disingkat a.i. merupakan jabatan
sementara Menteri Dalam Negeri.
(1) Atas nama dan untuk beliau dilakukan
setelah mendapat persetujuan dari pejabat
yang digunakan namanya melalui naskah
dinas.
(2) Tanggung jawab pelimpahan
wewenang sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 14 ayat (1) dan ayat (2) tetap berada
pada pejabat yang melimpahkan
wewenang dan pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat
yang melimpahkan.
(1)Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan
wewenang penandatanganan naskah dinas, karena tidak ada
pejabat definitif.
(2)Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan:
a. keputusan menteri untuk jabatan eselon I;
b. keputusan menteri yang ditandatangani oleh sekretaris
jenderal atas nama menteri untuk jabatan eselon II; dan
c. surat perintah tugas kepala biro, kepala pusat dan
sekretaris unit kerja eselon I atas nama eselon I untuk
jabatan eselon III dan jabatan eselon IV.
(3)Keputusan dan surat perintah tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) berlaku paling lama 1 tahun sejak ditetapkan,
dan dapat diperpanjang.
(4)Plt sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab
atas naskah dinas yang dilakukannya.
(1) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan
pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas, karena
pejabat definitif berhalangan sementara.
(2) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan
dengan:
a. keputusan menteri untuk jabatan eselon I;
b. keputusan menteri yang ditandatangani oleh Sekretaris
Jenderal atas nama menteri untuk jabatan eselon II; dan
c. surat perintah tugas Kepala Biro/Kepala Pusat atau sekretaris
unit kerja eselon I atas nama eselon I untuk jabatan eselon III
dan jabatan eselon IV.
(3) Keputusan dan surat perintah tugas plh sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) berlaku paling lama 3 bulan dan dapat
diperpanjang.
(4) Plh sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mempertanggungjawabkan naskah dinas yang dilakukan kepada
atasannya.
 PENANDATANGANAN
(1) Menteri/KDH menandatangani naskah dinas
dalam bentuk dan susunan produk hukum meliputi:
a. Peraturan Menteri/KDH;
b. Peraturan Bersama Menteri/KDH; dan
c. Keputusan Menteri/KDH.
(2) Menteri menandatangani naskah dinas dalam
bentuk dan susunan surat sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 9 huruf b meliputi:
a. Instruksi Menter/KDH;
b. Surat Edaran;
c. Surat Biasa;
d.Surat Keterangan;
e.Surat Perintah;
f. Surat Perintah Tugas;
g.Surat Izin;
h.Perjanjian;
i. Surat Kuasa;
j. Surat Undangan;
k.Surat Panggilan;
l. Lembar Disposisi;
m. Pengumuman;
n.Laporan;
o.Rekomendasi;
p.Telegram/surat kawat/Radiogram;
q.Berita Acara;
r. Memo;
s.Piagam; dan
t. Sertifikat.
 SEKRETARIS
JENDERAL/SEKRETARIS DAERAH
(1) Sekretaris Jenderal/SEKDA menandatangani
naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat meliputi:
a. Surat Biasa;
b. Surat Keterangan;
c. Surat Perintah Tugas;
d. Surat Perintah;
e. Surat Izin;
f. Perjanjian;
g. Surat Kuasa;
h. Surat Undangan;
i. Surat Panggilan;
j. Nota Dinas;
k. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas;
l. Lembar Disposisi;
m. Telaahan Staf;
n.Pengumuman;
o.Laporan;
p.Rekomendasi;
q.Telegram/Surat Kawat/Radiogram;
r. Berita Acara;
s. Notulen; dan
t. Memo.
 PENGGUNAAN TINTA
(1) Tinta yang digunakan untuk naskah
dinas berwarna hitam.
(2) Tinta yang digunakan untuk
penandatanganan dan paraf naskah dinas
berwarna biru tua.
(3) Tinta yang digunakan untuk stempel
berwarna ungu.
(4) Tinta yang digunakan untuk keperluan
keamanan naskah dinas berwarna merah.
 STEMPEL
(1) Stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, huruf b dan huruf c
berbentuk lingkaran.
(2) Stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf d berbentuk empat
persegi panjang.

Pasal 39
(1) Ukuran stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, huruf b,
dan huruf c, meliputi:
a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 4 cm;
b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 3,8 cm;
c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel 2,7 cm; dan
d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 1 cm.
(2) Ukuran stempel sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf d meliputi:
a. ukuran panjang stempel 5 cm; dan
b. ukuran lebar stempel 1 cm.
 PENYIMPANAN DAN
TANGGUNGJAWAB STEMPEL
(1) Stempel sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 37 huruf a disimpan pada unit kerja yang
membidangi tata usaha pimpinan.
(2) Stempel sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 37 huruf b dan huruf c, disimpan pada unit
kerja yang membidangi ketatausahaan.
(3) Pimpinan unit kerja yang membidangi
ketatausahaan sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2) bertanggung jawab atas
penggunaan stempel.
 SAMPUL DAN
(1) Sampul naskah dinas terdiri atas:
a.sampul naskah dinas jabatan;
b.sampul naskah dinas jabatan
Sekretaris Jenderal/Daerah;
c. sampul naskah dinas jabatan eselon II;
(2) Map naskah dinas terdiri atas:
a.map naskah dinas jabatan;
b.map naskah dinas jabatan eselon II;.
 UKURAN SAMPUL DAN MAP
a. sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan
lebar 30 cm;
b. sampul folio dengan ukuran panjang 36 cm dan lebar
25 cm;
c. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 26 cm
dan lebar 20 cm; dan
d. sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 25
cm dan lebar 12 cm.

Pasal 51
Ukuran map , panjang 37 cm dan lebar 26 cm.
 PERUBAHAN, PEMBATALAN DAN
PENCABUTAN
Pasal 61
(1) Perubahan naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang
mengeluarkan/menetapkan.
(2) Perubahan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 10 huruf e dan huruf f dilakukan oleh Menteri/KDH.
(3) Perubahan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 10 huruf g dilakukan oleh pejabat yang
menandatangani atau dilakukan oleh Menteri./KDH
(4) Pembatalan naskah dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 10 dilakukan oleh pejabat diatasnya.
(5) Pencabutan naskah dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 10 dilakukan oleh pejabat setingkat
 FORMAT SURAT
• Hal penting lainnya yang tidak dapat
diabaikan dalam tata parsuratan adalah
format surat, karena akan menentukan
sistematika informasi yang akan
disampaikan.
• Format surat ini disesuaikan pula dengan
ruang lingkupnya, yakni format surat intern
dan ekstern
 SURAT EKSTERN
• Format surat ekstern terdiri dari tiga bagian yakni:
a. Kepala surat, yang terdiri dari
- Lambang negara atau logo instansi
- Nama dan alamat instansi pengirim
- Tanggal, bulan,dan tahun
- Sifat surat
- Lampiran
- Hal
- Alamat yang dituju
lsi surat meliputi :
• Pembukaan yang berisi latar belakang,
ringkas dan jelas, lsi/pokok uraian inti
permasalahan surat dan Penutup

Kaki surat, meliputi unsur-unsur :

• Nama jabatan
• Nama penandatangan (Pangkat/Gol dan
NlP)
• cap
 BENTUK SURAT
a. Bentuk lurus (block style)
b. Bentuk lekuk (indented style)
c. Bentuk semi blok (semi block style)
d. Bentuk lurus penuh (full block style)
e. Bentuk alenia gantung(hanging
paragraph)
 HAL LAIN
• Hal lain yang perlu diperhatikan adalah
masalah lambang, logo, cap dinas dan
kewenangan penandatangan.
• umumnya lambang Negara dan logo serta
cap dinas digunakan dalam manejemen
perkantoran sebagai tanda pengenal atau
indentifikasi yang bersifat resmi.
• Khusus cap dinas dapat dibedakan menjadi
cap dinas jabatan dan cap dinas instansi.
 PENGURUSAN SURAT
• Pengurusan surat merupakan mekanisme
kegiatan yang di lakukan dalam proses
pengelolahan surat yang bukan saja kegiatan
menerima dan mengirimkan surat masuk dan
surat keluar tetapi juga mengarahkan serta
menyalurkan surat unit-unit kerja dalam
lingkungan organisasi.
• Mekanisme ini dapat dirancang dengan
mempertimbangkan prinsip efisien, aman dan
cepat.
• Surat-surat yang tergolong penting harus
dikendalikan dengan menggunakan
sarana pengendalian.
• Penyampaian surat ke pimpinan harus
disertai dengan formulir disposisi.
• Pendisposisian surat merupakan
pendelegasian wewenang untuk
menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan.
• Formulir ini pun dapat dijadikan sebagai
sarana pengendalian pekerjaan.
 PENGURUSAN SURAT KELUAR
• Prosedur pengurusan surat keluar mencangkup
beberapa kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan
membahas surat keluar atas intruksi pimpinan.
• Dalam merancang surat keluar harus diperhatikan
rnasalah bobot informasi surat tingkat pengamanan dan
penyampaian surat dinas serta kemungkinan
keterlibatan unit kerja lain dalam surat yang diproses.
• Surat-surat yang terkait dengan kebijakan organisasi
sebaiknya ditandatangani oleh pimpinan puncak
sedangkan surat yang bersifat rutin yang bersifat teknis
operasional dapat didelegasikan kepada bawahan.
 PENGERTIAN KORESPODENSI

• Teknik membuat surat dan berkomunikasi dgn

surat
• Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis
utk
menyampaikan pesan dr satu pihak kpd pihak lain.
 TUJUAN SURAT

• Tujuan umum setiap surat yg ditulis oleh

pengirimnya adalah mengharap reaksi
yang timbul dari pembacanya tepat seperti
yg diharapkan.
* Secara fisik surat bisa diartikan sebagai
sehelai kertas yg memuat bahan ko-
munikasi tertulis dari satu pihak untuk
pihak lain.
 FUNGSI SURAT DINAS:

1.Sbg wakil penulis

2.Sbg alat pengingat
3.Sbg pedoman kerja/keputusan
4.Sbg alat bukti tertulis /perjanjian
5.Sbg alat bukti historis.
 SYARAT2 SURAT DINAS YG BAIK

1. Format menarik.
2. Tidak terlalu panjang.
3. Memakai bahasa yg jelas,
padat, adab dan takzim
4. Bersih dan necis.
5. Ada ciri-ciri formal.
6. Keseragaman pola/bentuk.
 SYARAT2 DASAR BAGI PENULIS
SURAT DINAS

1. Menguasai materi yg akan disampaikan.

2. Penguasaan bahasa (tulisan).
3. Penguasaan pikiran/perasaan penerima.
4. Memahami posisi pengirim dg penerima.
5. Menguasai teknik korespodensi.
 LANGKAH2 PENULISAN SURAT

1. Penegasan tujuan pokok penu-

lisan surat.
2. Pengumpulan data informasi.
3. Perkiraan tentang pembaca.
4. Penyusunan draft/konsep.
5. Penyelesaian.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat 2. Tgl surat

3. Nomor surat 4. Sifat surat
5. Lampiran 6. Hal /perihal
7. Alamat dalam 8. Kalimat pembuka
9. Isi surat 10. Kalimat penutup
11. Nama jabatan 12. Nama/NIP TTD.
13. Tembusan 14. Initial.
 FORMAT SURAT FULL BLOCK STYLE

KEPALA SURAT
……………….
……………….
……………….
……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
……………………………….

………………..

…………………
FORMAT SURAT MODIFIED STYLE

KEPALA SURAT
……………
……………
……………
………………………………………………
………………………………………………
…………….
………………
FORMAT SURAT RESMI 1

KEPALA SURAT
 FORMAT SURAT RESMI 2

KEPALA SURAT
FORMAT SURAT MENGGANTUNG
KEPALA SURAT
 PENGGUNAAN BAHASA DLM SURAT DINAS

1. Pemilihan kata yang tepat dan eja-

an yg disempurnakan.
2. Penggunaan kalimat yg efektif (se-
suai dg kaaidah, singkat dan enak
dibaca), memiliki subyek predikat
dan obyek, sopan dan simpatik.
3. Setiap gagasan disusun dlm satu
paragraf yg utuh, memiliki kesatu-
an dan kepaduaan.
 PENGAMANAN
• Pengaman informasi surat sangat rahasia dan
rahasia dapat dilakukan dengan melaksanakan
pemrosesan secara khusus dan terbatas.
• Sedangkan pengaman fisik surat dapat dapat
dilakukan dengan menggunakan kertas yang
berkualitas.
• Hal lain yang perlu diperhatikan dalam
pengelolahan surat keluar adalah pembuatan
konsep, tata cara pengetikan, penggunaan
sampul surat dan pengirimannya.
 PENGKODEAN
• Cara Menentukan Kode Klasifikasi Suatu surat/Arsip
1. Setiap surat penting, baik surat masuk maupun surat keluar diberi
tanda atau kode klasifikasisesuai masalahnya.
2. Perhatikanlah apakah materi didalam surat (naskah dinas)
tersebut dalam rangka pelaksanaan tugas penunjang ataukah
kegiatan pokok.
a. Jika merupakan kegiatan penunjang yang bersifat
keorganisasian,
carilah kode klasifikasinya di bawah 07.
b. Apabila kegiatan penunjang tersebut menyangkut masalah
kepegawaian, carilah dibawah notasi 081-089
c. Apabila masalah dalam rangka kegiatan substantif maka harus
dicari dibawah -1.71 s.d -1.79 atau -1.81 s.d -.88 atau -1.9
3. Masalah-masalah yang berkaitan satu
sama lain tentang urusan kasus tertentu
diberikan kode yang sama sehingga
akhirnya terkumpul menjadi dosir.
4. Apabila dalam satu surat mengandung
lebih dari satu masalah, tentukan masalah
mana yang perlu penyelesaian lebih lanjut.
Masalah itulah yang diberi kode klasifikasi.
5. Penggunaan indeks relatif sebagai
penolong
 CARA PENYIMPANAN
1. Penimpanan dalam bentuk berkas
• Arsip-arsip yang mempunyai kesamaan masalah disimpan
berdasarkan kode klasifikasi dalam bentuk berkas.
• Apabila dalam satu kode terdapat beberapa masalah dapat
dibedakan dengan judul masalah.
Misalnya:
73.537 Kendaraan Dinas
a.Perencanaan
b.Pengadaan
c.Distributor
d.Pemeliharaan
e.Penghapusan
2. Penyimpanan dalam bentuk dosir
Arsip-arsip tentang suatu kasus, kegiatan atau
proyek tertentu mulai dari awal sampai akhir
dalam bentuk dosir.
Arsip-arsip yang merupakan kelengkapan suatu
proses misalnya proyek dikelompokkan pada judul
proyek dengan rincian sub masalah, misalnya :
-1.811.12 Pembuatan jembatan
- Perencanaan
- Pelelangan
- Pelaksanaan
- Penyerahan hasil /laporan
• Perhatikan pula Petunjuk berikut:
• a. Arsip-arsip yang tidak ada kaitan satu
sama lainnya disimpan berdasarkan kode
masalahnya;
• b. Arsip mengenai seorang pegawai pada
berkas nama orang yang bersangkutan;
c. Lampiran surat yang ukurannya lebih
besar dari pada alat penyimpanan yang
tersedia dapat disimpan pada tempat lain
dengan memberikan tanda seperlunya
dalam berkas.
 PENDAHULUAN
1. Dalam era globalisasi ini, yang ditandai oleh
iklim yang sangat kompetitif, ketersediaan
informasi yang tepat waktu dan akurat sangat
dibutuhkan oleh organisasi maupun dalam
menunjang kegiatan usaha.
2. Akhir-akhir ini, manajemen informasi
mendapat perhatian yang sangat besar
baik oleh instansi pemerintah maupun
swasta.
3. Salah satu sumber informasi adalah dalam bentuk arsip.

4. Adanya perhatian terhadap manajemen

informasi ini juga mempengaruhi
perkembangan pengolahan arsip.
5. Kesadaran dan perhatian terhadap arsip
yang secara informatif memberikan
gambaran mengenai operasional bisnis.
Oleh karena itu, penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan arsip merupakan hal
yang mulai menjadi perhatian di banyak
organisasi modern.
 BEBERAPA KARAKTER INFORMASI

1. Ketidakpastian : lnformasi sering

mengurangi ketidakpastian mengenai
berbagai peristiwa di dunia nyata, dan
ini menjadi alasan utama orang untuk
Karakter mendapatkan informasi;
tersebut
adalah : 2. Ambiguity : informasi selalu
mengundang ambiguitas. Kita perlu
menafsirkan dalam suatu konteks
untuk menemukan sebuah makna
yang pasti;
3. Pengetahuan : informasi memberikan
dampak pada keadaan pengetahuan yang kita
miliki mengenai sesuatu (mungkin memberikan
pembenaran bagi suatu keyakinan).

Perlu dicatat di sini bahwa keadaan pengetahuan

ini bersifat berkelanjutan dan dinamis atau
dengan kata lain pengetahuan sudah ada
sebelum informasi tiba, dan dapat berubah
dengan cepat. Jelas disini bahwa informasi dapat
merubah pengetahuan dalam cakupan yang
berbeda;
4. lndeterminate (tidak pasti) : seseorang
yang merekam atau mengirim informasi tidak
mempunyai jaminan mutlak mengenai :

a) siapa yang b) bagaimana

akan menerima mereka
informasi menafsirkan
tersebut, informasi
tersebut.
Hal ini terjadi karena
berdasarkan fakta bahwa
informasi terbentuk
perwakilan bersandi dari
suatu entiti atau badan di
 6. Sistem yang bergantung
: pesan harus disebarkan
5. Redundant : dengan medium atau
komunikasi informasi perantara. Orang harus
belajar bagaimana
selalu membawa
menggunakan medium ini
unsur redundant (mulai dari belajar bahasa
(adanya informasi sampai mengingat nomor
yang tidak penting telepon dan mengenal
yang ikut); lambang-lambang) untuk
mendapatkan makna
pesan tersebut.

Di sini kita melihat bahwa informasi tersedia dalam

beberapa cara yang berbeda yang dapat mempengaruhi
pemanfaatannya.
• Karakter ini, sejalan dengan perubahan
dan perkembangan dalam dunia informasi
mengakibatkan adanya perubahan pula
bagi peranan profesi yang berkaitan
dengan pelayanannya seperti arsiparis,
pustakawan, ilmuan informasi, manajer
informasi, manajer kapital intelektual,
operator sistem, dan profesi lainnya.
• Merekalah pada kenyataannya, yang
berada di garis depan dalam penciptaan
masyarakat informasi.
Khusus dalam dunia kearsipan, ada berbagai sistem
yang dibuat dan digunakan untuk mengontrol
penciptaan arsip dimana selain untuk mendukung
kegiatan bisnis dan kewajiban hukum, juga
mengupayakan arsip dikelola secara efisien.
Manajemen arsip yang efisien inilah yang mendasari
kerangka kegiatan kearsipan saat ini. Terlebih lagi
dengan dimanfaatkannya teknologi informasi dalam
kegiatan perkantoran yang berdampak pada
perubahan lingkungan kerja, dari sistem
perkantoran yang dijalankan secara manual
berubah menjadi sistem otomatisasi perkantoran
yang bergantung pada penggunaan komputer
sebagai alat bantu manajemen.
Jangan sampai seperti ini yahh
 PENGERTIAN
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
 KEUNGGULAN KEARSIPAN
• Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat
dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap
organisasi, yaitu:
• Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan
dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi
masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi
secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan
diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi
pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara
tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.
 SISTIM KEARSIPAN
• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan
dimana semua surat perusahaan disimpan
dalam satu ruangan bukan dalam kantor
terpisah.
• Sistem desentralisasi adalah sistem
kearsipan yang dalam pelaksanaannya
tidak dipusatkan pada satu unit kerja,
karena masing-masing unit pengolah
menyimpan arsipnya.
 FILLING
• Filling adalah salah satu kegiatan pokok
dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan
suatu proses penciptaan, Pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan dan penyimpanan.
• Cara atau metode yang sistematis sehingga
warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat
dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-
waktu dibutuhkan.
 SISTIM PENYIMPANAN
• Sistem penyimpanan yang sesuai
diantaranya:
1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan
penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan
abjad
2. Sistem masalah merupakan suatu sistem
penemuan dan penyimpanan kembali menurut
isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor
yang terdapat pada folder
4.Sistem tanggal merupakan
penyimpanan surat berdasarkan
tanggal, hari, bulan/tahun
tanggal dijadikan kode surat.
5.Sistem Wilayah merupakan
menyimpanan berdasarkan
daerah/wilayah surat yang
diterima.
 SISTIM KEARSIPAN
• Secara historis, terdapat beberapa sistem
kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia.
• Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah:
a. Sistem Verbal,
b.Sistem Agenda,
c. Sistem Kaulbach,
d. Sistem Tata Naskah, dan
e. Sistem Pola Baru/Kartu Kendali.
 SISTEM VERBAL
• Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel
di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit
No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan
di Hindia Belanda pada tahun 1830.
• Verbal secara harfiah artinya adalah lisan,
karena secara historis verbal merupakan laporan
lisan yang disampaikan pada rapat umum yang
dilengkapi dengan bukti atau laporan surat
menyurat mengenai topik yang berkaitan.
• Unsur-unsur dalam sistem verbal
meliputi antara lain; lembar
proses verbal, lembar-lembar
konsep penyelesaian naskah
sesuai tahapan penyempurnaan
(historical draft), konsep final/net
konsep/final draft, pertinggal dan
naskah terkait.
 SISTEM AGENDA
• Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana
surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau
diregistrasikan secara urut dalam buku agenda
dan pemberkasannya didasarkan pada nomor
urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi;

buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst),
buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks
nama (klapper), dan buku register otoritet.
 SISTEM KAULBACH
• Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan
dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar
dicatat pada kartu korespondensi sesuai
klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya
sesuai dengan yang tercatat pada kartu
korespondensi tersebut.
• Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-
sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu
korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku
register otoritet.
 SISTEM TATA NASKAH
• Sistem Tata Naskah, merupakan
sistem administrasi dalam
memelihara dan menyusun data-
data dari semua tulisan mengenai
segi­segi tertentu dari suatu
persoalan pokok secara
kronologis dalam sebuah berkas.
 SISTEM POLA BARU
• Sistem Kearsipan Pola
Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu
sistem kearsipan yang
merupakan satu kesatuan, di
dalamnya meliputi; pengurusan
surat, kode klasifikasi, indeks,
tunjuk silang, penataan berkas,
penemuan kembali arsip, dan
 HAL BARU PADA SISTEM KARTU
KENDALI
• Hal yang baru pada sistem kartu kendali
dibandingkan dengan sistem-sistem
terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan
terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada
filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip
• Sarana-sarana dalam sistem kearsipan
pola baru antara lain meliputi; kartu
kendali, lembar pengantar, lembar
disposisi, dan pola klasifikasi.
• Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi
singkat tentang sistem­sistem kearsipan
di atas adalah bahwa sesuai dengan
kondisi zaman dan kebutuhan pada
masanya sistem-sistem tersebut
diimplementasikan dan dikembangkan.
TA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN
EMENTERIAN DALAM NEGERI
DAN PEMERINTAH DAERAH
BERDASARKAN
PERMENDAGRI NO. 78 TAHUN
2012
 PERTIMBANGAN
1.bahwa dalam rangka meningkatkan dan memperlancar
penyelenggaraan Tata Kearsipan di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah
perlu dilakukan penataan kearsipan sesuai dengan
perkembangan dan teknologi;
.

2. bahwa Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun

1980 tentang Standardisasi Alat Perlengkapan Kearsipan,
Keputusan Menteri Dalam Negeri2.Nomor 100 Tahun 1991 tentang
Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri, Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri, dan
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang
Pedoman Tata Kearsipan di Daerah sudah tidak sesuai dengan
 PENGERTIAN ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
 JENIS-JENIS ARSIP

R
1.Arsip dinamis
S 2.Arsip aktif
I
3.Arsip inaktif
4.Arsip statis
P
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
4. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan / atau lembaga kearsipan.
 JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
• Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya
disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.
 PERTANGGUNGJAWABAN
1. Menteri melalui Sekretaris Jenderal
bertanggungjawab terhadap
penyelenggaraan tata kearsipan
dilingkungan Kementerian Dalam Negeri.
2. Gubernur dan Bupati/Walikota melalui
Sekretaris Daerah bertanggungjawab
terhadap penyelenggaraan tata
kearsipan dilingkungan Pemerintah
Daerah.
 TUJUAN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
1. menjamin terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh unit
kerja di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dan Pemerintahan
Daerah;
2. menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
3.Menjamin terwujudnya
pengelolaan arsip yang andal dan
pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan;
4.Menjamin perlindungan
kepentingan negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan dilingkungan Kementerian
Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah;
6. mewujudkan penyelenggaraan kearsipan
sebagai suatu sistem yang terpadu; dan
7.menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggung jawaban
dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup penyelenggaraan tata kearsipan
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah
meliputi:

1. PENGURUSAN
SURAT
2. PEMBERKASAN
ARSIP
3. PENYUSUTAN ARSIP
PENGGOLONGAN ARSIP KEMDAGRI
DAN PEMDA

AKTI
DINAMI F
S

IN
ARSIP AKTIF

STATIS
PENYELENGGARA TATA KEARSIPAN

• Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan

Kementerian Dalam Negeri dilaksanakan oleh
Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal.
• Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan
pemerintahan provinsi dilaksanakan oleh
Kepala Biro Umum Sekretariat Daerah.
• Penyelenggaraan tata kearsipan di lingkungan
pemerintahan kabupaten/kota dilaksanakan
oleh Kepala Bagian Umum Sekretariat
Daerah.
 SARANA KEARSIPAN
Sarana terdiri dari:
1. kartu kendali untuk
pengurusan surat;
2. pola klasifikasi untuk
pemberkasan arsip; dan
3. jadwal retensi arsip untuk
penyusutan arsip.
 PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan kearsipan antara lain :
1. lemari kartu kendali;
2. lemari arsip;
3. rak arsip;
4. rak arsip bergerak; dan
5. meja sortir.
 POLA KLASIFIKASI
Pola klasifikasi disusun berdasarkan klasifikasi bidang
tugas, yaitu sbb :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian`
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan

700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
 JADWAL RETENSI ARSIP
Jadwal Retensi Arsip memuat daftar yang
berisi sekurang-kurangnya:
1. jangka waktu penyimpanan atau
retensi;
2. jenis arsip; dan
3. keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali atau
dipermanenkan.
 PENGURUSAN SURAT Psl 10

1. Pengurusan surat dilakukan dengan

menggunakan kartu kendali.
2. Kartu kendali sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) digunakan untuk:
» Pengurusan naskah dinas masuk;
» Pengurusan naskah dinas keluar;
» Penyimpanan arsip; dan
» Penemuan kembali arsip.
 PENGURUSAN SURAT
DILINGKUNGAN KEMENDAGRI
• Pengurusan naskah dinas masuk dilakukan oleh
Kepala Biro Umum selaku Kepala unit kearsipan
melalui Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan.
• Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan menentukan
klasifikasi naskah dinas penting dan naskah dinas
biasa untuk disampaikan kepada Kepala Biro
Umum.
• Kepala Biro Umum melalui Sekretaris Jenderal
menyampaikan kepada Menteri, naskah dinas yang
ditujukan kepada Menteri dan membutuhkan
kebijakan Menteri.
5.Menteri Dalam Negeri melalui
Sekretaris Jenderal
mendisposisikan naskah dinas.
6.Kepala Biro Umum
menyampaikan kepada Sekretaris
komponen sebagai unit
pengolah naskah dinas yang tidak
membutuhkan kebijakan Menteri
sesuai dengan bidang tugas.
 PENGURUSAN NASKAH DINAS
KELUAR
• Pengurusan naskah dinas keluar
dilakukan oleh Sekretaris komponen
sebagai unit pengolah naskah dinas.
• Naskah dinas yang ditandatangani oleh
Menteri dan Sekretaris Jenderal
disampaikan kepada Kepala Biro Umum
melalui Kepala Bagian Tata Usaha
Pimpinan untuk mendapatkan penomoran.
 PENYIMPANAN ARSIP Psl.13

• Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam

Pasal 10 ayat (2) huruf c di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dilakukan oleh unit pengolah di
komponen untuk arsip aktif.
• Penyimpanan arsip di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dilakukan oleh Sekretaris komponen
dan Kepala Biro Umum untuk arsip inaktif.
• Penyimpanan arsip di lingkungan Kementerian
Dalam Negeri dilakukan oleh Kepala Biro Umum
untuk arsip statis.
• Unit pengolah dan unit kearsipan di
lingkungan Kementerian Dalam
Negeri melakukan penemuan kembali
arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 10 ayat (2) huruf d, melalui:
1. indeks;
2. kode klasifikasi;
3. nomor urut; dan
4. asal surat, tanggal dan nomor surat.
PENGURUSAN SURAT DILINGKUNGAN
PEMERINTAH DAERAH PSL 15
• Pengurusan naskah dinas masuk
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10
ayat (2) huruf a dilakukan oleh
Sekretaris Daerah provinsi melalui
Kepala Biro Umum provinsi dan
Sekretaris Daerah kabupaten/kota
melalui Kepala Bagian Umum
kabupaten/kota selaku Kepala unit
kearsipan.
1. Kepala Biro Umum provinsi dan
Kepala Bagian Umum
kabupaten/kota menentukan
klasifikasi naskah dinas penting dan
naskah dinas biasa.
2. Kepala Biro Umum menyampaikan
kepada Gubernur, naskah dinas
sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) yang ditujukan kepada
Gubernur.
3. Kepala Bagian Umum menyampaikan
kepada Bupati/Walikota, naskah dinas
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
yang ditujukan kepada
Bupati/Walikota.
4. Kepala Biro Umum dan Kepala
Bagian Umum menyampaikan naskah
dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) dan ayat (3) kepada Kepala
SKPD sebagai unit pengolah naskah
dinas sesuai dengan bidang tugas.
1. Pengurusan naskah dinas keluar sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b
dilakukan oleh Kepala SKPD.
2. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) yang ditandatangani oleh Gubernur
dan Bupati/Walikota disampaikan kepada
Kepala Biro Umum dan Kepala Bagian Umum
untuk mendapatkan penomoran.
3. Naskah dinas yang berbentuk produk hukum
penomorannya dilakukan oleh Kepala Biro
Hukum provinsi dan Kepala Bagian Hukum
kabupaten/kota.
 PENYIMPANAN ARSIP psl 18

1. Penyimpanan arsip di lingkungan

pemerintah daerah dilakukan oleh unit
pengolah pada SKPD untuk arsip aktif.
2. Penyimpanan arsip di lingkungan
pemerintah daerah dilakukan oleh unit
pengolah pada SKPD dan Sekretaris
Daerah untuk arsip inaktif.
3. Penyimpanan arsip di lingkungan
pemerintah daerah dilakukan oleh Kepala
Lembaga Kearsipan Daerah untuk arsip
statis.
 PENEMUAN KEMBALI ARSIP
• Unit pengolah dan unit kearsipan di
lingkungan pemerintah melakukan
penemuan kembali arsip, melalui:
• indeks;
• kode klasifikasi;
• nomor urut; dan
• asal surat, tanggal dan nomor surat.
 PEMBERKASAN ARSIP

Unit pengolah dan unit

kearsipan di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri
dan Pemerintah daerah
melakukan pemberkasan
arsip.
• Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan sistem:
1. abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk
menata pemberkasan arsip yang disusun secara
berurut berdasarkan satuan organisasi dan/atau
perorangan;
2. subjek atau masalah untuk menata pemberkasan
arsip dengan menggunakan subjek atau pokok
masalah;
3. geografi untuk menata pemberkasan arsip
berdasarkan pada lokasi/ wilayah;
4. nomor untuk menata pemberkasan arsip
berdasarkan urutan angka/nomor; dan
5. kronologis untuk menata pemberkasan arsip
berdasarkan urutan tanggal.
• Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan
menggunakan:
1. folder/map;
2. guide/sekat;
3. indeks;
4. buku petunjuk;
5. kode klasifikasi;
6. kertas pembungkus;
7. box tempat menyimpan folder; dan
8. kartu picies;
1. Folder/map memperlihatkan daftar
masalah.
2. Guide/sekat sebagai pembatas masalah.
3. Indeks kata tangkap yang dominan dalam
surat.
4. Buku petunjuk sebagai inventaris masalah.
5. Kertas pembungkus untuk keamanan dan
kebersihan surat.
6. Box untuk menyimpan folder.
7. Kartu picies dipakai untuk mengetahui
jumlah berkas.
PEMELIHARAAN, PENGAMANAN DAN PEMINJAMAN ARSIP

• Pasal 22
Unit kearsipan di lingkungan Kementerian Dalam
Negeri dan pemerintah daerah melakukan
pemeliharaan, pengamanan dan peminjaman arsip.

• Pasal 23
Peminjaman arsip sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 22 dapat dilakukan terhadap copy arsip
inaktif atas permohonan tertulis dari pihak yang
meminjam arsip.
 PENYUSUTAN ARSIP
• Unit pengolah dan unit kearsipan
melakukan penyusutan arsip.
• Penyusutan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan dengan cara:
1. pemindahan;
2. pemusnahan; dan
3. penyerahan.
• Pemindahan arsip dilakukan
terhadap arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan.
• Pemusnahan arsip dilakukan
terhadap arsip yang tidak memiliki
nilai guna.
• Penyerahan arsip dilakukan
terhadap arsip statis kepada
lembaga kearsipan.
•
 PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
• Menteri Dalam Negeri melakukan pembinaan dan
pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan
di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan
pemerintah daerah.
• Gubernur melakukan pembinaan dan pengawasan
atas penyelenggaraan tata kearsipan di provinsi
dan kabupaten/kota di wilayahnya.
• Bupati/walikota melakukan pembinaan dan
pengawasan atas penyelenggaraan tata kearsipan
di kabupaten/kota di wilayahnya.
•
 PENDANAAN

Pendanaan penyelenggaraan
tata kearsipan di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri
dan pemerintah daerah
dibebankan kepada APBN dan
APBD.
 UNIT KEARSIPAN
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik
Indonesia sebagai inti organisasi daripada
Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya
disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah
Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang
setingkat dengan daerah Tingkat I,
selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah
KEPROTOKOLAN
 PENDAHULUAN
• Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta suatu
waktu bisa saja menyelenggarakan acara baik yang
bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan).
• Sering kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang
berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak
kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acara
yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara.
• Agar penyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan
seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus
memahami tentang kegiatan protokoler dan hadirnya
pembawa acara, yang bertugas memandu kegiatan.
Pengaturan Keprotokolan dalam Undang-Undang ini
berasaskan kebangsaan, ketertiban dan kepastian
hukum, keseimbangan, serta keselarasan dan timbal
balik yang bertujuan:
a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,
Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, Tokoh Masyarakat Tertentu,
dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintahan, dan masyarakat;
b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara
agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai
dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional maupun internasional; dan
c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
antarbangsa.
• Terkait dengan acara resmi, pada umumnya
dibedakan dua jenis yaitu acara resmi
kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta
Besar, Jamuan Makan Malam Kenegaraan.
• Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti
1. Upacara Pelantikan dan Serah Terima
Jabatan,
2. Upacara Penandatanganan Naskah
Kerjasama, 3. Upacara Peresmian Gedung Baru,
4. Upacara Pembukaan Seminar, Kongres,
Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara
Pengukuhan Guru Besar, dll.
• Selain itu, aturan protokoler tidak terlepas
dari Etika Pergaulan umum, yang
mengatur hubungan manusia.
• Etika pergaulan didefiniskan sebagai
ketentuan sopan santun dalam bergaul.
• Sopan santun di satu tempat/negara
kadang berbeda dengan di tempat/negara
lain. Jadi selain mengetahui etika
pergaulan, disarankan unutk menggunakan
perasaan sehingga orang merasa senang
dalam segala suasana & keadaan.
• Salah satu acuan yang dapat kita
pergunakan dalam pembahasan tentang
keprotokolan ini, antara lain adalah
Undang-undang Nomor 9 tahun 2010
 PENGERTIAN
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata
Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan, atau masyarakat.
• Protokol menurut Buku Pedoman Protokol
Negara (2005), diartikan sebagai
serangkaian aturan-aturan keupacaraan
dalam segala kegiatan resmi yang diatur
secara tertulis maupun dipraktekkan, yang
meliputi bentuk-bentuk penghormatan
terhadap negara, jabatan kepala negara,
atau jabatan menteri yang lazim dijumpai
dalam kegiatan antar bangsa.
1. Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur
dan dilaksanakan oleh panitia negara secara
terpusat,dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil
Presiden, serta Pejabat Negara dan
undangan lain.
2. Acara Resmi adalah acara yang diatur dan
dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga
negara dalam melaksanakan tugas dan
fungsi
tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara
dan/atau Pejabat Pemerintahan serta
undangan.
3. Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu
dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
4. Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan
upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi.
5. Tata Penghormatan adalah aturan untuk
melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat
Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara
asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh
Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi.
 UNSUR-UNSUR
KEPROTOKOLAN
1. Tata cara
Acara/Upacara harus dilakukan dengan khidmad & tertib,
menurut aturan dan adat yang sudah tetap dan harus
ditaati.
2. Tata krama
Diperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-
rendahnya derajat pejabat, disesuaikan dengan
peristiwanya.
3. Aturan
Acara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang
sudah tetap (seating arrangement, tata tempat, perlakuan
terhadap bendera/lagu kebangsaan. Lambang negara).
 ASAS KEPROTOKOLAN
Keprotokolan diatur berdasarkan asas:
a. kebangsaan;
b. ketertiban dan kepastian hukum;
c. keseimbangan, keserasian, dan
keselarasan; dan
d. timbal balik.
 SYARAT PROTOKOL/PEMBAWA ACARA

Karena tugas protokol tidak mudah, maka

sebaiknya dalam memilih petugas protokol perlu
dipilih orang yang memiliki persyaratan sebagai
berikut:
1. Pengetahuan dan pengalaman luas terutama
dalam hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan berkepribadian tangguh
3. Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat
dan cermat
5. Sangat peka terhadap setiap
permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Pandai membawa diri dan selalu mawas
diri
8. Penampilan menarik
9. Berbahasa dengan tekanan yang baik
• Peran pembawa acara sangat penting.
• Lancar tidaknya suatu acara, berhasil
tidaknya suatu acara, dan puas tidaknya
peserta suatu acara sangat tergantung
pada pembawa acara.
• Oleh karenanya, seseorang yang
ditugaskan menjadi pembawa acara
hendaknya orang yang memiliki ketrampilan
berbicara di depan umum dan tidak
memiliki hambatan yang mengganggu
kelancaran berbicara di depan umum.
Idealnya seorang pembawa acara memiliki syarat-syarat
sebagai berikut:
a. percaya diri,
b. memiliki jiwa pemimpin,
c. berkepribadian yang baik,
d. tidak sombong,
e. berbicara dan berkomunikasi dengan baik,
f. mempunyai intelegensia yang tinggi ,
g. mempunyai pengetahuan luas,
h. performance menarik (atraktif, simpatik, santun sesuai
acara),
i. cekatan, terampil dan teliti,
j. mempunyai spontanitas tinggi,
k. mempunyai naluri antisiapsi yang baik, kesabaran dan
emosi terkontrol dan Sense of humor.
 TUJUAN KEPROTOKOLAN
a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,
Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing
dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh
Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai
dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan
masyarakat;
b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara
agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai
dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional maupun internasional; dan
c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan
antarbangsa.
 ACARA KENEGARAAN
DAN ACARA RESMI
(1) Penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara
Resmi dilaksanakan sesuai dengan aturan Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan.
(2) Acara Kenegaraan dan Acara Resmi dapat berupa
upacara bendera atau bukan upacara bendera.
(3) Dalam hal terjadi situasi dan kondisi tertentu yang
tidak memungkinkan terlaksananya atau
berlangsungnya Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi, pelaksanaan acara dimaksud menyesuaikan
dengan situasi dan kondisi tertentu tersebut.
 ACARA KENEGARAAN
(1) Acara Kenegaraan diselenggarakan oleh negara
dan dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai
oleh menteri yang membidangi urusan
kesekretariatan negara.
(2) Dalam hal Acara Kenegaraan diselenggarakan di
lingkungan lembaga negara lain, pelaksanaannya
dilakukan oleh kesekretariatan lembaga negara
dimaksud berkoordinasi dengan panitia negara
(3) Penyelenggaraan acara kenegaraan dapat
dilaksanakan di Ibukota Negara Republik Indonesia
atau di luar Ibukota Negara Republik Indonesia.
• Penyelenggaraan Keprotokolan Acara
Resmi dilaksanakan oleh petugas protokol
yang merupakan bagian dari
kesekretariatan lembaga negara dan/atau
instansi pemerintahan.
PENYELENGGARAAN ACARA
RESMI
Penyelenggaraan Acara Resmi dilakukan oleh:
a. lembaga negara yang kewenangannya
disebutkan dalam Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945;
b. lembaga negara yang dibentuk dengan atau
dalam Undang-Undang;
c. kementerian/lembaga pemerintah
nonkementerian;
d. instansi pemerintah pusat dan daerah; dan
e. organisasi lain.
 TATA TEMPAT
• Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, Tokoh
Masyarakat Tertentu dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi mendapat
tempat sesuai dengan pengaturan Tata
Tempat.
(1) Tata Tempat dalam Acara Kenegaraan dan
Acara Resmi di Ibukota Negara Republik
Indonesia ditentukan dengan urutan:
a. Presiden Republik Indonesia;
b. Wakil Presiden Republik Indonesia;
c. mantan Presiden dan mantan Wakil
Presiden Republik Indonesia;
d. Ketua Majelis Permusyawaratan
Rakyat Republik Indonesia;
e. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat
Republik Indonesia;
f. Ketua Dewan Perwakilan Daerah Republik
Indonesia;
g. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik
Indonesia;
h. Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia;
i. Ketua Mahkamah Konstitusi Republik
Indonesia;
j. Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;
k. perintis pergerakan kebangsaan/
kemerdekaan;
l. duta besar/Kepala Perwakilan Negara Asing
dan Organisasi Internasional;
m. Wakil Ketua Majelis Permusyawaratan
Rakyat Republik Indonesia, Wakil Ketua
Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia, Wakil Ketua Dewan Perwakilan
Daerah Republik Indonesia, Gubernur Bank
Indonesia, Ketua Badan Penyelenggara
Pemilihan Umum, Wakil Ketua Badan
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia,
Wakil Ketua Mahkamah Agung Republik
Indonesia, Wakil Ketua Mahkamah
Konstitusi Republik Indonesia, dan Wakil
Ketua Komisi Yudisial Republik Indonesia;
n. menteri, pejabat setingkat menteri, anggota
Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia, dan anggota Dewan Perwakilan
Daerah Republik Indonesia, serta Duta
Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh
Republik Indonesia;
o. Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan
Laut, dan Angkatan Udara Tentara Nasional
Indonesia;
p. pemimpin partai politik yang memiliki wakil
di Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia;
q. anggota Badan Pemeriksa Keuangan
Republik Indonesia, Ketua Muda dan Hakim
Agung Mahkamah Agung Republik Indonesia,
Hakim Mahkamah Konstitusi Republik
Indonesia, dan anggota Komisi Yudisial
Republik Indonesia;
r. pemimpin lembaga negara yang ditetapkan
sebagai pejabat negara, pemimpin lembaga
negara lainnya yang ditetapkan dengan
undang-undang, Deputi Gubernur Senior dan
Deputi Gubernur Bank Indonesia, serta Wakil
Ketua Badan Penyelenggara Pemilihan
Umum;
s. gubernur kepala daerah;
t. pemilik tanda jasa dan tanda kehormatan
tertentu;
u. pimpinan lembaga pemerintah
nonkementerian, Wakil Menteri, Wakil
Kepala Staf Angkatan Darat, Angkatan Laut,
dan Angkatan Udara Tentara Nasional
Indonesia, Wakil Kepala Kepolisian Negara
Republik Indonesia, Wakil Jaksa Agung
Republik Indonesia, Wakil Gubernur, Ketua
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi,
pejabat eselon I atau yang disetarakan;
v. bupati/walikota dan Ketua Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
dan
w. Pimpinan tertinggi representasi organisasi
keagamaan tingkat nasional yang secara
faktual diakui keberadaannya oleh
Pemerintah dan masyarakat.
(2) Tata Tempat sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) yang diadakan di luar Ibukota
Negara Republik Indonesia diatur dengan
berpedoman pada urutan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1).
 TATA TEMPAT DI PROVINSI
(1) Tata Tempat dalam Acara Resmi di provinsi
ditentukan dengan urutan:
a. gubernur;
b. wakil gubernur;
c. mantan gubernur dan mantan wakil gubernur;
d. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi
atau nama lainnya;
e. kepala perwakilan konsuler negara asing di daerah;
f. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
provinsi atau nama lainnya;
g. sekretaris daerah, panglima/komandan
tertinggi Tentara Nasional Indonesia semua
angkatan, kepala kepolisian, ketua
pengadilan tinggi semua badan peradilan,
dan kepala kejaksaan tinggi di provinsi;
h. pemimpin partai politik di provinsi yang
memiliki wakil di Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah provinsi;
i. anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
provinsi atau nama lainnya, anggota Majelis
Permusyawaratan Ulama Aceh dan
anggota Majelis Rakyat Papua;
j. bupati/walikota;
k. Kepala Kantor Perwakilan Badan
Pemeriksa Keuangan di daerah, Kepala
Kantor Perwakilan Bank Indonesia di
daerah, ketua Komisi Pemilihan Umum
Daerah;
l. pemuka agama, pemuka adat, dan Tokoh
Masyarakat Tertentu tingkat provinsi;
m. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/kota;
n. wakil bupati/wakil walikota dan Wakil
Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/ kota;
o. anggota Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah kabupaten/kota;
p. asisten sekretaris daerah provinsi, kepala
dinas tingkat provinsi, kepala kantor
instansi vertikal di provinsi, kepala badan
provinsi, dan pejabat eselon II; dan
q. kepala bagian pemerintah daerah provinsi
dan pejabat eselon III.
 KABUPATEN/KOTA
(1) Tata Tempat dalam Acara Resmi di
kabupaten/kota ditentukan dengan urutan:
a. bupati/walikota;
b. wakil bupati/wakil walikota;
c. mantan bupati/walikota dan mantan wakil bupati/
wakil walikota;
d. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/ kota atau nama lainnya;
e. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/kota atau nama lainnya;
f. sekretaris daerah, komandan tertinggi
Tentara Nasional Indonesia semua
angkatan, kepala kepolisian, ketua
pengadilan semua badan peradilan, dan
kepala kejaksaan negeri di kabupaten/kota;
g. pemimpin partai politik di kabupaten/kota
yang memiliki wakil di Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah kabupaten/kota;
h. anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/kota atau nama lainnya;
i. pemuka agama, pemuka adat, dan Tokoh
Masyarakat Tertentu tingkat kabupaten/kota;
j. asisten sekretaris daerah kabupaten/kota,
kepala badan tingkat kabupaten/kota,
kepala dinas tingkat kabupaten/kota, dan
pejabat eselon II, kepala kantor perwakilan
Bank Indonesia di tingkat kabupaten, ketua
komisi pemilihan umum kabupaten/kota;
k. kepala instansi vertikal tingkat
kabupaten/kota, kepala unit pelaksana
teknis instansi vertikal, komandan tertinggi
Tentara Nasional Indonesia semua angkatan
di kecamatan, dan kepala kepolisian di
kecamatan;
l. kepala bagian pemerintah daerah
kabupaten/ kota, camat, dan pejabat
eselon III; dan
m. lurah/kepala desa atau yang disebut
dengan nama lain dan pejabat eselon IV.
TATA TEMPAT BAGI PENYELENGGARA
DAN ATAU TUAN RUMAH
Tata Tempat bagi penyelenggara dan/atau pejabat tuan
rumah dalam pelaksanaan Acara Resmi sebagai
berikut:
a. dalam hal Acara Resmi dihadiri Presiden dan/atau
Wakil Presiden, penyelenggara dan/atau pejabat tuan
rumah mendampingi Presiden dan/atau Wakil Presiden.
b. dalam hal Acara Resmi tidak dihadiri Presiden dan/atau
Wakil Presiden, penyelenggara dan/atau pejabat tuan
rumah mendampingi Pejabat Negara dan/atau Pejabat
Pemerintah yang tertinggi kedudukannya.
(1) Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, serta Tokoh
Masyarakat Tertentu dalam Acara
Kenegaraan dan/atau Acara Resmi dapat
didampingi istri atau suami.
(2) Istri atau suami sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menempati urutan sesuai
Tata Tempat suami atau istri.
(1) Dalam hal Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, kepala perwakilan negara
asing dan/atau organisasi internasional,
serta Tokoh Masyarakat Tertentu
berhalangan hadir pada Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi, tempatnya tidak diisi
oleh yang mewakilinya.
(2) Seorang yang mewakili sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) mendapat tempat
sesuai dengan kedudukan sosial dan
kehormatan yang diterimanya atau
jabatannya.
 TATA UPACARA BENDERA
Upacara bendera hanya dapat dilaksanakan untuk
Acara Kenegaraan atau Acara Resmi:
a. Hari Ulang Tahun Proklamasi Kemerdekaan
Republik Indonesia;
b. hari besar nasional;
c. hari ulang tahun lahirnya lembaga negara;
d. hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah;
dan
e. hari ulang tahun lahirnya provinsi dan
kabupaten/kota.
 TATA UPACARA BENDERA
Tata upacara bendera dalam
penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan
Acara Resmi meliputi:
a. tata urutan dalam upacara bendera;
b. tata bendera negara dalam upacara
bendera;
c. tata lagu kebangsaan dalam upacara
bendera; dan
d. tata pakaian dalam upacara bendera.
 UPACARA BENDERA
Upacara bendera hanya dapat dilaksanakan untuk
Acara Kenegaraan atau Acara Resmi:
a. Hari Ulang Tahun Proklamasi Kemerdekaan
Republik Indonesia;
b. hari besar nasional;
c. hari ulang tahun lahirnya lembaga negara;
d. hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah;
dan
e. hari ulang tahun lahirnya provinsi dan
kabupaten/kota.
Tata urutan upacara bendera sekurang-
kurangnya meliputi:
a. pengibaran bendera negara diiringi
dengan lagu kebangsaan Indonesia Raya;
b. mengheningkan cipta;
c. pembacaan naskah Pancasila;
d. pembacaan Pembukaan Undang-Undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945; dan
e. pembacaan doa.
 HUT PROKLAMASI
Tata urutan upacara bendera dalam rangka peringatan
hari ulang tahun proklamasi kemerdekaan Republik
Indonesia sekurang-kurangnya meliputi:
a. pengibaran bendera negara diiringi dengan lagu
kebangsaan Indonesia Raya;
b. mengheningkan cipta;
c. mengenang detik-detik Proklamasi diiringi dengan
tembakan meriam, sirine, bedug, lonceng gereja dan
lain-lain selama satu menit;
d. pembacaan Teks Proklamasi; dan
e. pembacaan doa.
Tata bendera negara dalam upacara
bendera
meliputi:
a. bendera dikibarkan sampai dengan saat
matahari terbenam;
b. tiang bendera didirikan di tempat upacara;
dan
c. penghormatan pada saat pengibaran atau
penurunan bendera.
 TATA LAGU
(1) Tata lagu kebangsaan dalam upacara bendera
meliputi:
a. pengibaran atau penurunan bendera negara
dengan diiringi lagu kebangsaan;
b. iringan lagu kebangsaan dalam pengibaran
atau penurunan bendera negara dilakukan oleh
korps musik atau genderang dan/atau
sangkakala, sedangkan seluruh peserta
upacara mengambil sikap sempurna dan
memberikan penghormatan menurut
keadaansetempat.
(2) Dalam hal tidak ada korps musik atau
genderang dan/atau sangkakala
pengibaran atau penurunan bendera
negara diringi dengan lagu kebangsaan
oleh seluruh peserta upacara.
(3) Waktu pengiring lagu untuk pengibaran
atau penurunan bendera tidak dibenarkan
menggunakan musik dari alat rekam.
 TATA PAKAIAN UPACARA
(1) Tata pakaian upacara bendera
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17
huruf d dalam Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi disesuaikan menurut jenis acara.
(2) Dalam Acara Kenegaraan digunakan
pakaian sipil lengkap, pakaian dinas,
pakaian kebesaran, atau pakaian nasional
yang berlaku sesuai dengan jabatannya
atau kedudukannya dalammasyarakat.
(3) Dalam Acara Resmi dapat digunakan
pakaian sipil harian atau seragam resmi
lain yang telah ditentukan.
(4) Ketentuan lebih lanjut mengenai pakaian
sipil lengkap, pakaian dinas, pakaian
kebesaran, pakaian nasional, pakaian sipil
harian, atau seragam resmi diatur dalam
Peraturan Presiden.
 KELENGKAPAN DAN
PERLENGKAPAN
(1) Untuk melaksanakan upacara bendera dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi, diperlukan kelengkapan dan
perlengkapan.
(2) Kelengkapan upacara sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), antara lain, meliputi:
a. inspektur upacara;
b. komandan upacara;
c. perwira upacara;
d. peserta upacara;
e. pembawa naskah;
f. pembaca naskah; dan
g. pembawa acara.
 PERLENGKAPAN UPACARA
(3) Perlengkapan upacara sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), antara lain, meliputi:
a. bendera;
b. tiang bendera dengan tali;
c. mimbar upacara;
d. naskah Proklamasi;
e. naskah Pancasila;
f. naskah Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945; dan
g. teks doa.
Dalam hal terjadi situasi dan
kondisi yang tidak
memungkinkan terlaksananya
tata upacara sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 17, tata
upacara dilaksanakan dengan
menyesuaikan situasi dan
kondisi tersebut.
 UPACARA BUKAN UPACARA
BENDERA
Upacara bukan upacara bendera dapat
dilaksanakan untuk Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi.
Pasal 27
Tata Upacara bukan upacara bendera
dalam penyelenggaraan Acara
Kenegaraan dan Acara Resmi meliputi
tata urutan upacara dan tata pakaian
upacara.
 TATA URUTAN
Tata urutan acara bukan upacara bendera
dalam Acara Kenegaraan atau Acara
Resmi, antara lain, meliputi:
a. menyanyikan dan/atau mendengarkan
Lagu Kebangsaan Indonesia Raya;
b. pembukaan;
c. acara pokok; dan
d. penutup.
 TATA PAKIAN DAN LETAK
BENDERA
Tata pakaian upacara bukan upacara
bendera dalam Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi disesuaikan
menurut jenis acara.
Bendera negara dalam Acara
Kenegaraan atau Acara Resmi
upacara bukan upacara bendera
dipasang pada sebuah tiang bendera
dan diletakkan di sebelah kanan
 TATA PENGHORMATAN
(1) Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan
negara asing dan/atau organisasi internasional, serta
Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan
atau Acara Resmi mendapat penghormatan.
(2) Penghormatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. penghormatan dengan bendera negara;
b. penghormatan dengan lagu kebangsaan; dan/atau
c. bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
TAMU NEGARA/PEMERINTAH
• Tamu Negara, tamu pemerintah, dan/atau
tamu lembaga negara lain yang
berkunjung ke Negara Indonesia
mendapat pengaturan keprotokolan
sebagai penghormatan kepada negaranya
sesuai dengan asas timbal balik, norma-
norma, dan/atau kebiasaan dalam tata
pergaulan internasional.
(1) Tamu Negara terdiri atas presiden, raja, kaisar,
ratu, yang dipertuan agung, paus, gubernur
jenderal, wakil presiden, perdana menteri,
kanselir, dan Sekretaris Jenderal Perserikatan
Bangsa-Bangsa.
(2) Tamu pemerintah dan/atau tamu lembaga
negara lainnya dapat terdiri atas pejabat tinggi
lembaga negara asing lain, mantan kepala
negara/pemerintahan atau wakilnya, wakil
perdana menteri, menteri atau setingkat menteri,
kepala perwakilan negara asing, utusan khusus
dan tokoh masyarakat asing/internasional tertentu
lain yang akan diatur dengan Peraturan
Pemerintah.
(3) Kunjungan Tamu Negara
sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dapat berupa:
a. kunjungan kenegaraan;
b. kunjungan resmi;
c. kunjungan kerja; atau
d. kunjungan pribadi.
 PENYELENGGARAAN DI DAERAH
KHUSUS/ISTIMEWA DAN PENDANAAN
Penyelenggaraan keprotokolan di daerah khusus
atau daerah istimewa dilaksanakan dengan
menghormati kekhususan atau keistimewaan
daerah tersebut sepanjang tidak bertentangan
dengan Undang- Undang ini.
Pasal 36
Pendanaan keprotokolan dalam Acara
Kenegaraan
dan Acara Resmi dibebankan pada Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau
Anggaran
Mh 2013