Pertemuan ke 3

KONSEP Sistem Informasi,

Teknologi Informasi,
Manajemen Dalam
ORGANISASI

Oleh : Vip Paramarta

02/05/24 1
Information Technology Domain
INFORMATION SYSTEM Organization
Processes Standards and Procedures Management

Research and People and Culture Human Resources Products and Services
Development

Infrastructure Internet
INFORMATION TECHNOLOGY
Intranet
Rules and Policy
Electronic Digital Nervous
Commerce ISDN, VSAT System Extranet
Cost and
Investment
COMPUTER
Electronic
Market and Data
Customers Interchange
HARDWARE SOFTWARE

Strategic Decision Support PC Desktop Operating System

Business System
Plan Notebook and Palmtop Database

Data Mining Applications

Macro Printer
Environment
Modem Multimedia Programming Languages
Workgroup
Computing
Outsourcing
Teknologi Informasi(TI)
dan Sistem Informasi(SI)
TI
 - Bentuk teknologi untuk menangani
informasi yang di inginkan.
 SI
 - Integrasi komponen pemrosesan,
penyimpanan dan diseminasi informasi
dalam suatu organisasi.
 - Studi interdisiplin suatu sistem untuk
menyediakan informasi pada suatu
organisasi.
Apakah Sistem Informasi Itu?
 Sistem Informasi dapat dibedakan
menjadi 2, sistem informasi
manual dan sistem informasi
berbasis komputer (CBIS)
 CBIS atau selanjutnya disebut
sistem informasi (SI) saja adalah
jenis sistem informasi yang
menggunakan komputer

4
 Apakah Sistem Informasi
Itu?
Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal di mana data
dikelompokkan, diproses menjadi
informasi, dan didistribusikan kepada
pemakai
Turban, McLean, Sebuah sistem informasi mengumpulkan,
dan Wetherbe memproses, menyimpan, menganalisis,
(1999) dan menyebarkan informasi untuk
tujuan yang spesifik
Wilkinson Sistem informasi adalah kerangka kerja
(1992) yang mengkoordinasikan sumberdaya
(manusia, komputer) untuk mengubah
masukan (input) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran-
sasaran perusahaan.
5
Apakah Sistem Informasi Itu?
Yang dicoba untuk
dilakukan sistem
Data terformat,
teks,
gambar, suara,
dan video

Informasi

Orang yang
memasukkan,
Tujuan memproses, dan
menggunakan
data
Prosedur Orang
kerja

Perangkat keras
dan perangkat
lunak yang
memproses data

Teknologi
informasi
Cara kerja yang dilakukan
orang dan teknologi
informasi

6
Contoh Sistem Informasi
 Sistem reservasi pesawat terbang
 Sistem untuk menangani penjualan
kredit kendaraan bermotor
 Sistem biometrik

7
 Contoh Sistem Informasi
(Lanjutan…)

 Sistem POS (point-of-sale)

 Sistem telemetri
 Sistem berbasiskan kartu
cerdas (smart card)
 Sistem yang dipasang pada tempat-
tempat publik yang memungkinkan
seseorang mendapatkan informasi
seperti hotel, tempat pariwisata,
pertokoan, dan lain-lain
 Sistem layanan akademis berbasis Web
 Sistem pertukaran data elektronis
(Electronic Data Interchange atau EDI)
 E-government atau sistem informasi
layanan pemerintahan yang berbasis
Internet.

8
Sifat Sistem Informasi
 Tidak harus kompleks
 Bisa saja menggunakan sebuah
komputer

9
Kemampuan SI(Lanjutan…)
(Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999)

 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang

yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat
atau pada beberapa lokasi
 Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah
pikiran manusia
 Mengotomasikan proses-proses bisnis yang
semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara
manual
 Mempercepat pengetikan dan penyuntingan
 Melaksanakan hal-hal di atas jauh lebih murah
daripada kalau dikerjakan secara manual

10
Model SI

11
Peranan Sistem Informasi
(Alter, 1992)

 Berpartisipasi dalam pelaksanaan

tugas-tugas Otomasi
 Mengaitkan perencanaan, pengerjaan,
dan pengendali dalam sebuah
subsistem
 Mengkoordinasikan subsistem-
subsistem
 Mengintegrasikan subsistem-
subsistem.
12
Apakah Teknologi Informasi
Itu?

 Martin (2002) : TI tidak hanya terbatas pada

teknologi komputer (perangkat keras dan
perangkat lunak) yang digunakan untuk
memproses dan menyimpan informasi,
melainkan juga mencakup teknologi
komunikasi untuk mengirimkan informasi
 Lucas (2000) : TI adalah segala bentuk
teknologi yang diterapkan untuk memproses
dan mengirimkan infromasi dalam bentuk
elektronis

13
Contoh TI

(a) Spreadsheet (b) Mikrokomputer (c) CD-ROM

(d) Komputer mainframe (e) Notebook (f) Papan digital

14
15
Beberapa Alasan Investasi TI
 Adanya kebutuhan untuk
mempertahankan dan
meningkatkan posisi kompetitif
 Mengurangi biaya
 Meningkatkan fleksibilitas dan
tanggapan
Bank yang berlomba-lomba untuk memperluas jaringan ATM
Contoh untuk meningkatkan layanan kepada nasabah mengingat
persaingan antarbank yang sangat ketat.

16
Peranan TI
 Teknologi informasi menggantikan peran manusia.
Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan
otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
 Teknologi memperkuat peran manusia, yakni
dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas
atau proses.
 Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi
terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi
berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses.

17
Pengaruh TI dalam Proses
Bisnis
 Aturan lama: Manajer membuat
semua keputusan
 Teknologi informasi: Perangkat
pendukung keputusan (akses basis
data, perangkat lunak pemodelan)
 Aturan baru: Pembuatan keputusan
adalah bagian pekerjaan dari setiap
orang

18
Strategi Menuju Keunggulan Kompetitif

 Strategi biaya, yakni menjadikan produsen dengan biaya

yang rendah, memberikan harga yang lebih murah terhadap
pelanggan, menurunkan biaya dari pemasok, atau
meningkatkan biaya pesaing untuk tetap bertahan di industri

 Strategi diferensiasi, yakni mengembangkan cara-cara

untuk membedakan produk/jasa yang dihasilkan perusahaan
terhadap pesaing sehingga pelanggan menggunakan
produk/jasa karena adanya manfaat atau fitur yang unik

 Strategi inovasi, yakni memperkenalkan produk/jasa yang

unik, atau membuat perubahan yang radikal dalam proses
bisnis yang menyebabkan perubahan-perubahan yang
mendasar dalam pengelolaan bisnis.
 Strategi pertumbuhan, yakni dengan mengembangkan
kapasitas produksi secara signifikan, melakukan ekspansi ke
dalam pemasaran global, melakukan diversifikasi produk/jasa
baru, atau mengintegrasikan ke dalam produk/jasa yang
terkait.
19
I. STRUKTUR ORGANISASI
Pengertian
 Robbins (2003: 176). Struktur organisasi menetapkan
cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal.
 Gibson dkk (1996:9). Struktur organisasi adalah pola
formal mengelompokkan orang dan pekerjaan.
 Gibson et al. (2006: 7). Struktur organisasi adalah cetak
biru yang mengindikasikan bagaimana orang dan
pekerjaan dikelompokkan bersama dalam suatu
organisasi. Struktur digambarkan oleh suatu bagan
organisasi.
Elemen struktur
organisasi

Robbins (2003) McShane & Glinow

1. Rentang kendali (2006)
2. Sentralisasi dan 1. Rentang kendali
desentralisasi 2. Sentralisasi dan
3. Formalisasi desentralisasi
4. Departementalisasi 3. Formalisasi
5. Spesialisasi 4. Departementalisasi
pekerjaan
6. Rantai komando
Rentang kendali
 Rentang kendali merujuk pada jumlah orang yang secara langsung
melapor pada tingkatan selanjutnya dan tingkatan (hierarki) organisasi.
 Berapa banyak bawahan dapat diarahkan secara efektif dan efisien oleh
seorang manajer?

Sentralisasi dan desentralisasi

 Sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan
keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi
 Konsep itu hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak yang
inheren dalam posisi seseorang
 Makin banyak personil tingkat lebih bawah memberikan masukan
atau sebenarnya diberi keleluasaan untuk mengambil keputusan ,
makin ada desentralisasi
Formalisasi
 mengacu pada suatu tingkat di mana pekerjaan di dalam organisasi itu
dilakukan
 derajat dimana organisasi menstandarkan perilaku melalui aturan, prosedur,
training resmi, dan mekanisme lain yang terkait.
 suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan itu
mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus
dikerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya
mengerjakannya
 Perusahaan cenderung ke arah terformalkan bila bertambah umur dan
luasnya

Departementalisasi
 hampir semua orang berpikir bagan organisasi apabila berdiskusi tentang
struktur organisasi
 merupakan dasar yang dipakai dalam mengelompokkan pekerjaan, yaitu
menspesifikasi bagaimana pekerja dan aktivitasnya dikelompokkan.
 terdapat lima tipe departementalisasi yang murni (McShane dan Glinow,
2006: 238-244):
 Spesialisasi pekerjaan:
Spesialisasi kerja atau pembagian kerja
dimaksud untuk mendiskripsikan sampai
tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah-
pecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang
terpisah.
 Rantai komando:
Rantai komando merupakan garis tidak putus
dari wewenang yang terentang dari puncak
organisasi ke eselon terbawah dan
memperjelas siapa melapor ke siapa
Organisasi yang terdesentralisasi:

 tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan

masalah
 lebih banyak orang memberikan masukan ke dalam
keputusan
 makin kecil kemungkinan para karyawan merasa
diasingkan dari mereka yang mengambil keputusan
 ada kecenderungan yang nyata ke arah desentralisasi
pengambilan keputusan
Definisi Manajemen
Beberapa definisi manajemen:

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan

dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai
sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.
(Stoner, Freeman, Gilbert; 1995)

Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian
aktivitas-aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan
tertentu.
(Musselman & Jackson; 1992)
Berbagai tingkatan manajer atau managements levels:
1. Manajemen Puncak/ Top Management
Merupakan para eksekutif senior yang bertanggung jawab atas manajemen perusahaan
secara keseluruhan.
Bertugas untuk membuat rencana-rencana strategis dan berjangka panjang, menetapkan
tujuan perusahaan, misi dan strategi yang akan digunakan, sehingga mereka sering juga
disebut strategic managers.
Mereka memegang jabatan seperti presiden direktur, direktur utama, direktur.

2. Manajemen Menengah/ Middle Management

Bertugas mentransfer rencana-rencana, misi dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak
ke dalam program-program yang lebih spesifik, seringkali mereka juga disebut sebagai
tactical managers.
Manajer menengah dapat mencakup lebih dari satu tingkat dalam perusahaan dengan
jabatan seperti manajer departemen atau kepala bagian.

3. Manajemen Tingkat Satu/ Supervisory Management/ First Line Management

Seringkali disebut sebagai operational managers karena bertanggung jawab mengawasi
aktivitas-aktivitas operasional dalam perusahaan.
Bertugas untuk membawahi langsung para pekerja dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
tugas mereka.
Konsep/Fungsi-Fungsi
Manajemen

Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)

Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis
mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur
manajemen.

Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat
rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan
serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir
merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk
mencapai sasaran tadi.
Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang
terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan
dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam
melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-
benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan
kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan
berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan
jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat
kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi
manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi
sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan
maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau
pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada
pejabat yang lebih tinggi.

Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu
organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap
tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai
kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.
Fungsi Operasional Organisasi
1. Fungsi operasional Sumber Daya Manusia (SDM)
Fungsi ini bertanggung jawab dalam merekrut dan menempatkan karyawan. Ada beberapa
tahapan penting dalam bagian personalia, diantaranya :
a. Merumuskan perencanaan di bidang SDM
b. Melakukan rekruitment
c. Penyeleksian tenaga kerja
d. Orientasi terhadap tenaga kerja
e. Melakukan pelatihan dan pengembangan
f. Penilaian prestasi
g. Promosi, pemutasian, demosi, PHK dan pensiunan tenaga kerja
h. Pemberian kompensasi

Tiga dasar penting sebagai dasar perencanaan SDM, yaitu :

a. Merencanakan SDM yang berpedoman pada kebutuhan
b. Merencanakan SDM yang berpedoman pada inventory SDM
c. Merencanakan SDM yang berpedoman pada hasil analisa jabatan

Dasar melakukan rekriutment adalah karena kekurangan SDM dimana terdapat dua cara dalam
merekrut karyawan, yaitu bersumber dari internal perusahaan atau dari eksternal perusahaan.

Konsep produksi
Dimana konsumen menyukai dan mau membeli produk yang murah dan bermutu
dimana pun Ia berada dan kapanpun Ia mau dan butuh maka produk itu harus ada.
2. Fungsi operasional produksi

Fungsi ini bertanggung jawab apabila tidak adanya konsumen yang mau membeli produk yang
ditawarkan.
Ada 6 kegiatan penting yang harus dilakukan oleh bagian produksi, yaitu :
a. Tahapan dalam pemilihan lokasi kegiatan produksi
antara lain berdasarkan pertimbangan biaya, ketersediaan yang berkaitan dengan bahan baku,
jarak pasar, persediaan sumber energi, dan transportasi yang mendukung.
b. Tahapan merumuskan perencanaan operasional
Tahap ini harus efektif, oleh karena itu ada 2 usaha agar perencanaan produksi sukses, yaitu :
merumuskan perencanaan di bidang produksi dan perumusan tata ruang.
c. Merumuskan design organisasi di bidang produksi
Bagian ini terdapat spesialisasi kerja sehingga setiap karyawan memiliki tanggung jawab
masing- masing.
d. Kegiatan pengendalian di bidang produksi
Hakikat dari pengendalian ini adalah untuk menghindari penyimpangan. Pengendalian ini dapat
terhadap bahan baku dan kualitas produksi.
e. Peningkatan efisiensi di bidang produksi
Peningkatan efisiensi dapat dipengaruhi oleh : proses perbuahan barang yang diproduksi,
kualitas
SDM dan kualitas bahan baku.
f. Perlunya perawatan peralatan di bidang produksi
Hakikat dari perawatan peralatan tidak lain adalah untuk menghindari kerusakan peralatan
produksi.
3. Fungsi Operasional Pemasaran

Pemasar adalah satu pihak tertentu yang mencari satu atau lebih calon pembeli yang akan
terlibat dalam pertukaran nilai. Pemasar akan berupaya agar pihak lainnya atau pasar
memberikan tanggapan (oerhatian, pembelian, donasi) terhadap upayanya. Dalam konteks
pemasaran, pasar adalah pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan dan memiliki daya
beli akan poduk tertentu.
a. Kebutuhan (needs), keinginan (wants), dan permintaan (demands)
- Kebutuhan (needs) adalah ketidakberadaan beberapa kepuasan dasar manusia.
- Keinginan (wants) adalah hasrat akan pemuas kebutuhan tersebut.
- Permintaan (demands) adalah keinginan akan produk spesifik yang didukung oleh
kemampuan (daya beli) dan kesediaan untuk membelinya.
b. Produk yang bisa merupakan barang (goods) atau jasa (services)
c. Pertukaran dan Transaksi
- Pertukaran adalah tindakan memperoleh produk yang dikehendaki dari seseorang
(individu atau perusahaan / institusi) dengan menawarkan sesuatu yang dimilikinya
sebagai imbalan.
- Transaksi adalah perdagangan nilai-nilai antara dua pihak atau lebih, baik melalui
proses negosiasi atau tidak.
d. Hubungan dan Jaringan
Hubungan yang terus menerus akan membentuk suatu jaringan pemasaran. Jaringan
pemasaran terdiri dari pelanggan, pekerja, pemasok, penyalur, pengecer, agen, iklan,
dan pihak-pihak lain akan bekerja bersama-sama dengan perusahaan untuk
membangun hubungan bisnis jangka panjang yang saling menguntungkan.
4. Fungsi operasional keuangan

Ada 2 pekerjaan penting di dalam bagian keuangan, yaitu :

a. Bagaimana harus mendapatkan dana dengan cara yang efisien
b. Bagaimana menggunakan uang dengan efektif

Ada dua sumber keuangan yaitu sumber internal dan eksternal

a. Sumber internal
- Modal sendiri
- Laba yang didapat
- Penjualan aset
- Menjual saham
b. Sumber eksternal
- Utang
- Menerbitkan surat utang dan menjualnya, seperti obligasi.
 KASUS
Beberapa bulan setelah saya tiba, sesuatu menghantam saya seperti
satu ton batu bata. Kita kekurangan kas! Lambat laun, saya
menemukan bahwa perusahaan ini tidak memiliki sistem
pengendalian keuangan yang menyeluruh - tak seorang pun di
seluruh tempat ini yang tampaknya mengerti sepenuhnya
bagaimana proyeksi dan perencanaan finansial itu. Saya tidak
dapat menemukan apa pun. Ini mungkin merupakan guncangan
terbesar yang pernah saya dapatkan dalam karir bisnis saya. Saya
telah tahu tentang mobil-mobil yang jelek, semangat kerja yang
buruk dan pabrik-pabrik yang merosot. Tetapi saya tidak sampai
menduga bahwa saya bahkan tidak dapat berpegang pada angka-
angka yang benar supaya kita dapat membereskan beberapa
persoalan mendasar.

45