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MICROSOFT EXCEL

Prof. Gustavo Fabro de Azevedo gustavo.tai@hotmail.com

O que o Microsoft Excel 2003

O Microsoft Excel um programa gerenciador de planilhas eletrnicas de clculos.


Uma planilha uma tabela que o usurio pode criar frmulas (por exemplo, uma soma), inserir grficos e preparar projetos dos mais variados tipos.
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A Cara do Excel
Barra de Menus e Barras de Ferramentas
Barra de Frmulas

Barra de Endereo

rea de trabalho do Excel

1) Barras
Guias das planilhas

Barra de Status: composta pelo indicador de Modo (sempre mostrada esquerda e com a mensagem: Pronto) e outras mensagens informativas da situao no momento em que se 3 est trabalhando com o Excel. gustavo.tai@hotmail.com 01/05/2012

1) Barra de Menus e Barras de Ferramentas: tm as mesmas

funes no Word, os comandos dos menus Arquivo e Editar so basicamente os mesmos, algumas ferramentas tambm (pode comparar com a foto da tela do Word). Todos os comandos do Excel esto aqui. 2) Barra de Frmulas: o que se escreve em qualquer parte do Excel, apresentado ao mesmo tempo nesta barra em branco (que s est em branco porque no h nada escrito). Se em algum lugar do Excel existir um valor numrico obtido por uma frmula, esta barra mostrar a frmula que estiver por trs do nmero. 3) Barra de Endereo: apresenta o endereo da clula onde nos encontramos naquele momento. O endereo pode ser o padro do Excel, como F79, ou podemos renome-lo, por exemplo, para TOTAL, ou qualquer outra coisa.
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4) rea de trabalho do Excel: a rea de trabalho do Excel tem

algumas particularidades que devemos compreender: O Excel no se parece com uma pgina (ele no tem essa preocupao, como o Word tem). Ele formado por 256 colunas (da A at a IV) e 65536 linhas (numeradas). O encontro de uma linha com uma coluna forma uma clula, que o local onde escrevemos os dados no Excel. Por exemplo, O encontro da coluna B com a linha 4 forma a clula denominada B4. O encontro da coluna GF com a linha 7845 forma a clula GF7845. Para escrever numa clula basta Clicar nela e comear a digitar, se confirmarmos com ENTER, o contedo fica na clula, se cancelarmos com ESC, o contedo no chega a entrar na clula.
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5) Guias das planilhas: o Arquivo do Excel chamado PASTA DE TRABALHO, isso significa que quando voc salva um documento no Excel, este chamado de Pasta de Trabalho. Um arquivo do Excel pode possuir vrias planilhas (pense nas planilhas como pginas das pastas de trabalho). Cada planilha possui 256 colunas e 65536 linhas independentes das outras planilhas. Inicialmente o Excel possui 3 planilhas, que podem ser renomeadas (dando dois cliques na guia da planilha) e podemos tambm acrescentar mais planilhas (Menu Inserir / Planilha). Podemos excluir uma planilha que no desejemos mais no Menu Editar, opo Excluir Planilha. 6) Barras de rolagem: como no possvel colocar todas as 256 colunas e 65536 linhas numa tela s, podemos utilizar as barras de rolagem para visualizar as partes da planilha que porventura estiverem sendo escondidas
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Excel rea de Trabalho


Pasta de Trabalho - um arquivo que rene vrias planilhas, grficos, tabelas , Clula a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena etc.. Uma pasta de trabalho pode ter no mximo 255 planilhas.

os dados. A interseo de cada linha e so identificadas por nmeros no Linha dentro da janela da planilha as linhas coluna em uma planilha forma canto esquerdo da tela que vai de 1 a 65536. uma clula. Coluna as colunas so identificadas com letras de A a Z e combinaes de letras at totalizarem 256 colunas.

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Excel - Barras

Barra de Ferramenta Padro

As diferenas do Word esto a partir do boto de Inserir hiperlink. No Excel temos o boto Autosoma, os botes de classificao de dados em ordem crescente e decrescente e o Assistente de grfico.

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Excel - Barras

Barra de Ferramenta Padro

Outra diferena que na barra do Excel, o boto Colar possui uma seta com outras opes de colagem, como mostra a figura .

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Excel - Barras

Colar Especial
Depois de selecionar a clula ou o intervalo de clulas clicar no cone Copiar , selecionar a clula que vai receber a cpia e no menu Editar escolher Colar Especial .

Excel - Barras

Barra de Ferramenta Formatao

A diferena na barra do Excel a presena dos botes de formatao de valores e do boto Mesclar e centralizar:

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Excel - Importante

Alm das barras comuns j conhecidas por ns (Padro, Formatao...), o Excel apresenta ainda: CAIXA DE NOMES e BARRA DE FRMULAS

A Caixa de Nome exibe a localizao da clula ativa, o nome da clula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleo.

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Excel - Barras

Barra de Status
1 2 3 4

1. Status - Indica o Status da Planilha Pronto ou Digite

2. AutoCalculo - Ao selecionar um conjunto de clulas numricas, na barra de status ser exibido a soma dos valores selecionados. Tambm esto disponveis: Mdia; Mximo; Mnimo; Contagem Nmeros e Contagem Valores.
3. Maisculo Todas maisculos esto ativos. 4. Numrico Teclado numrico esta ativo.

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5 ) O Zoom do Excel atinge um mnimo de 10%, igualmente ao Word, mas seu valor mximo difere, sendo de:

a. 400% b. 300%

c. 500% d. 600%

Resposta: A No Word 500%, no PowerPoint 400% e o zoom mximo no Excel o zoom mximo de 400%.

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Inserindo Dados no Excel

Posicione o cursor na clula que voc desejar iniciar. Clique no boto do

mouse e inicie a digitao dos dados. Pressionando a tecla ENTER o cursor ir pra a prxima clula.
Ou voc pode pressionar uma seta e ela levar o cursor para uma clula

na direo indicada (por exemplo, para a direita, se voc pressionou a seta direita).
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Note que: Ao posicionar o cursor na clula, ele se transformar num sinal de adio. Os nmeros, quando digitados, so alinhados direita. O texto, quando digitado alinhado esquerda. Para aceitar dos dados digitados, pressione a tecla ENTER, ou pressione a tecla de seta.

Basicamente, toda informao digitada no Excel pode ser interpretada de 3 formas: Ou um texto, ou um nmero, ou um clculo. Em suma, quando digitamos algo no Excel, o programa l o que foi digitado, no momento em que confirmamos a clula, e verifica se o que foi digitado um texto, ou um nmero ou um clculo.
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Segue abaixo os critrios para que o Excel interprete as

informaes: Texto: contendo letras, espaos, sem que seja nmero ou clculo, o Excel interpreta como se fosse texto, exemplo: Av. Bernardo Vieira de Melo, 123 Nmero: quando possuir apenas caracteres numricos, ou pontos ou vrgulas em posies corretas, entendido como nmero, exemplo: 123 ou 1.300,00 Clculo: Toda vez que comeamos a clula com o sinal de = (igual), + (mais), (menos) ou @(arroba) o Excel tende a interpretar como clculo, exemplo: =A10+(A11*10%) NOTA: Quando iniciamos uma clula com os sinais de + (mais), (menos) e @ (arroba), o prprio Excel se encarrega de colocar o sinal de = (igual) antes da expresso.
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Cada informao foi digitada em uma clula diferente, inclusive

o ttulo, que, por ser muito maior que a largura da clula, se estendeu pelas clulas adjacentes (mas foi digitado somente na clula A1). A Clula C11 chamada de Clula Ativa, pois o cursor (borda mais grossa) est apontando para ela neste momento.
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Excel - Renomear Planilha


As planilhas podem ter nomes

especficos e para renome-las, clique em Plan 1, por exemplo, com o boto direito do mouse e em seguida na opo Renomear no menu de atalho. Excel Inserir Planilha
Para acrescentar uma planilha,

clique em Inserir, Planilha. Ela aparecer esquerda da planilha que est sendo utilizada no momento.
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Mover ou Copiar Planilha


Para mover ou copiar uma planilha, clique na sua guia e em seguida na opo Editar/Mover ou Copiar no menu de atalho.

A caixa de dilogo Mover ou Copiar abrir e clique na opo desejada para mover a planilha.

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INSERIR LINHAS
Linhas e colunas extras podem ser inseridas o que possibilita

mais espao para os dados e facilita a leitura.


Clique na clula acima da qual voc deseja inserir uma linha. Clique no menu Inserir/Linhas para inserir uma linha acima dos ttulos das colunas.
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Inserir COLUNAS
Para inserir uma coluna, clique na clula esquerda

de onde voc deseja inserir uma coluna.


Clique no menu Inserir/Colunas para inserir uma coluna esquerda dos ttulos das linhas.

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VISUALIZAR VRIAS PASTAS DE TRABALHO


Voc pode visualizar na tela,

mltiplas pastas de trabalho simultaneamente e tambm pode redimensionar suas janelas.


A pasta de trabalho ativa a que

exibe uma barra de ttulo mais escura e a clula ativa est visvel na pasta de trabalho ativa.
Clique no menu Janela/Organizar

para abrir a caixa de dilogo Organizar Janelas.


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Como Alterar de Clulas

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Teclas de Funo
Alguns comandos Excel podem ser executados pelas

chamadas Teclas de Funo. Estas teclas vo de <F1> at <F10>. <F1> (Ajuda): exibe tpicos de ajuda; se voc apertar esta tecla numa opo de menu, este responder dvida referente ao ponto selecionado anteriormente pois ele sensvel ao contexto. <F2> (Editar): quando voc posicionar o cursor numa clula e desejar modificar o contedo (frmula ou dados) dela. <F3> (Nome): lista as faixas nomeadas no arquivo. Deve-se utiliz-lo durante a criao de uma frmula ou durante o uso de Caixas de Dilogo que necessitem de endereamento de clulas.
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Teclas de Funo
<F4> (Repetir) / (Ref. Absoluta): repete a ltima operao

(Edio ou Formatao) executada no Excel, ou fixa o endereo de clula numa frmula para cpia posterior.
<F5> (Ir Para): permite ir a um endereo de clula qualquer ou a

uma faixa nomeada no arquivo.


<F6> (Janela): permite ir de uma diviso de janela a outra na

mesma Planilha.
<F7> (Verificador Ortogrfico): possibilita corrigir

ortograficamente os textos da Planilha.


<F8> (Extenso): pode ser usado para selecionar clulas <F9> (Calcular Agora): quando se opta pelo clculo manual, deixa-

se de efetuar o clculo automaticamente como o seu padro, esperando que se finaliza aps a incluso de todos os valores e frmulas. gustavo.tai@hotmail.com

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Excel Ala de Preenchimento As seqncias (listas de valores) mais conhecidas no Excel so os nomes dos meses e os nomes dos dias da semana (ambos podem ser abreviados e por extenso, o Excel entende todos).
Exemplo: Quando se arrasta pela ala para baixo ou para a direita, os valores das seqncias so incrementados a cada clula (ou seja, Jan vira Fev, que vira Mar, que vira Abr e assim por diante). Porm, quando a ala arrastada para cima ou para a esquerda, os valores so decrementados (diminudos) a cada clula, o que significa que Jan vira Dez, que depois vira Nov, e assim sucessivamente.
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2) Se escrevermos SEG na clula B1 e, clicando na Ala de Preenchimento, arrastarmos o mouse, at a B10 obteremos como resposta na Clula B3, o valor:

a. SEG b. #REF

c. #VALOR? d. QUA

Resposta: Alternativa D QUA pois o Excel entende abreviaturas e ele completa automtico, outro exemplo so os meses do ano, se colocar Jan numa clula e clicarmos na ala de preenchimento e a arrastarmos o Excel completa os demais meses do ano.
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Excel Selecionar Clulas Intervalo com o mouse clicar na clula inicial superior esquerda e arrastar at a clula inferior direita, marcando assim uma regio mais escura selecionada.
Um

Um intervalo no adjacente - para selecionar clulas no adjacentes, selecionar a primeira regio e com a tecla CTRL pressionada, selecione a regio seguinte.

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Ou, se preferir usar o teclado, pressione a tecla

Shift e use as teclas de seta (para direita, para a esquerda, para cima ou para baixo) para fazer a seleo das clulas.
Outra alternativa, pressionar a tecla Ctrl

enquanto clica nas clulas a serem selecionadas.


Para selecionar toda a planilha, clique na caixa

cinza acima da linha 1 e esquerda da coluna.


Ou use as teclas de atalho Ctrl + T.
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LOCALIZAR DADOS
Pressione as teclas de atalho Ctrl + L para abrir a caixa de dilogo

Localizar.

O Excel localiza a primeira ocorrncia da informao e ativa a clula que

a contm. Clique em Fechar para encerrar.


Um outro procedimento para procurar dados clicar no menu

Editar/Localizar.
Para continuar a procura por mais ocorrncias de um critrio de procura,

clique em Localizar Prxima. Se a informao procurada no existir na planilha o Excel o avisa atravs de uma caixa de mensagem.
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Excel Clculos

Para fazer clculos, basta escrever uma equao aritmtica com o operador desejado. Verifique a lista dos operadores aritmticos e suas funes:

Para relacionamentos (comparaes):

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CESPE/UNB - INSS 2008


Considere-se que, em uma planilha do Excel 2003 na qual todas as clulas estejam formatadas como nmeros, a clula B2 contenha o saldo de uma conta de poupana em determinado ms do ano. Considere-se, tambm, que, sobre esse saldo incidam juros compostos de 2% ao ms, e que o titular no realize, nessa conta, operaes de depsito ou retirada. Nessa situao, julgue o item seguinte.

50 ) O valor do saldo da referida conta de poupana, aps duas incidncias sucessivas de juros sobre o saldo mostrado na clula B2, pode ser calculado e apresentado na clula B4 por meio da seguinte seqncia de aes: clicar a clula B4; digitar =B2*1,02^2 e, em seguida, teclar .
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FRMULAS E FUNES NO EXCEL COMO AUTOMATIZ-LO


Existem basicamente dois tipos de clculos: as frmulas e as

funes, ambas devem ser escritas com o sinal de = (igual) precedendo-as para serem entendidas como clculos. Preste ateno tela abaixo, verifique que as clulas em negrito so respostas aos dados inseridos em cima:

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Pode-se ver que a clula ativa (no caso, E11) est apresentando o

valor 160, mas seu verdadeiro contedo est sendo mostrado na Barra de Frmulas (=E4+E5), que a frmula que Soma o valor que est a clula E4 com o valor da E5.
Ou seja, quando preenchemos uma clula com um clculo, este

implica no aparecimento do resultado, mas a frmula ainda pode ser vista com a ajuda da Barra de Frmulas.
No comum construir frmulas deste tipo: =12+140, pois esta

frmula est somando dois valores fixos, portanto, seu resultado sempre ser fixo (152, no caso).
A maneira mais usada (e ideal) de se utilizar clculos usando

referncias de outras clulas (como no caso anterior, que se falou em E4 e E5).


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Frmulas so os clculos no Excel que parecem com

expresses matemticas, e que utilizam apenas operadores matemticos e referncias de clulas ou valores.
Em suma, quando o clculo possuir apenas nmeros e sinais

matemticos, uma frmula. Exemplos de frmulas: =E1+12 =C1*C2 =A1*(3-B1)/(2-F40) =A1+A2 =J17*2%-E1*3%
O uso dos parnteses tem a mesma funo no Excel que

possui na matemtica, que forar a resolver uma determinada parte do clculo antes de outra que teria maior prioridade.
Sabemos que a multiplicao e a diviso tm maior

prioridade que a adio e a subtrao, e que, numa expresso, elas seriam resolvidas primeiro.
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Mas se possuirmos parnteses, a histria pode tomar rumos diferentes, verifique os exemplos abaixo: 2+4*2 = 2+8 = 10 (Multiplicao realizada primeiramente, pois tem prioridade) (2+4)*2 = 6*2 = 12 (Adio realizada primeiro, por causa dos parnteses)

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Funes

So comandos que existem somente no Excel, para executarmos equaes matemticas complexas, ou equaes de comparao, referncia, condio, contagem, e at mesmo, operaes com texto. Existem 227 funes diferentes, para as mais diferentes reas de utilizao de clculos e funes gerais como as que trabalham exclusivamente com hora e data, com texto e com referncias condicionais. Basicamente qualquer funo do Excel pode ser escrita com a seguinte Sintaxe: =NOME_DA_FUNO (ARGUMENTOS) Onde NOME_DA_FUNO o nome da mesma (cada funo tem o seu) e os ARGUMENTOS so informaes que fazer a funo trabalhar corretamente.
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Algumas funes solicitam um argumento, outras podem

solicitar vrios argumentos, outras funes simplesmente requerem os parnteses vazios.


Se alguma funo necessita de mais de um argumento, eles

vm separados por ; (ponto e vrgula) dentro dos parnteses.


Se, no lugar do ;, aparecer um sinal de : (dois pontos), significa

que estamos apontando para um intervalo de clulas (ou seja, C4;C20 lido como C4 e C20 e a expresso C4:C20 lido C4 at C20, incluindo tudo o que estiver no meio delas).

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26) Na Barra de ferramentas, o boto que permite inserir uma AutoSoma representado pelo cone:

Resposta: Alternativa E A Estilo de moeda B Estilo de porcentagem C Separador de milhares D Aumentar casas decimais
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Excel Funes SOMA =SOMA(B2;B3;B4;B5) ou =SOMA(B2:B5) Retorna a soma das clulas e intervalos apresentados nos argumentos. MDIA =MDIA(C1;C4) ou =MDIA(C1:C4) Retorna a mdia aritmtica das clulas. MXIMO =MXIMO(B2;C2;D2;E2) ou =MXIMO(B2:E2) Retorna o maior valor numrico que encontrar nas clulas. MNIMO =MNIMO(F1;F2;F3) ou =MNIMO(F1:F3) Retorna o menor valor numrico que encontrar nas clulas. MULT =MULT(B1;B3;B6;B9) ou =MULT(B1:B9) Retorna o produto (multiplicao) das clulas.
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Excel Funes Condicionais SE A Funo SE permite que o usurio especifique uma condio para que o Excel escolha entre dois valores de resposta possveis. =SE(Condio;Valor Verdadeiro;Valor Falso) A condio do Excel sempre deve ser uma pergunta SIM/NO (ou booleana, como costumamos chamar), portanto, ela exige um operador de comparao entre dois valores. PROCV Procura um valor na primeira coluna a esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada. Como padro, a tabela deve estar classificado em ordem crescente. PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_coluna; procurar_intervalo)

Excel Funes Condicionais

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Colar Funo
Clique no boto(

) Colar Funo na barra de ferramentas Padro para abrir a caixa de dilogo Colar Funo.
Depois basta

selecionar a funo desejada, inserir os argumentos e clicar em OK.

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7) Avalie os valores das seguintes clulas: A1=3, A2=4, A3=2, A4=2, os resultados das funes =MXIMO(A1:A4) e =SOMA(A1;A4) so, respectivamente:

a. 4 e 11 b. 4 e 3

c. 4 e 5 d. 3 e 3
Soma: retorna a soma das clulas e intervalos apresentados nos argumentos.

Resposta C

=MXIMO(A1:A4) 4 Mximo: retorna o maior valor = SOMA(A1;A4) 3 + 2 = 5 numrico que encontrar nas clulas.

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27) Considerando os valores mostrados na planilha, ao digitar-se a frmula =MDIA(A1:B2;C2) na clula B4, qual ser o resultado obtido nessa clula? (A) 30 (B) 33 (C) 35 (D) 36 (E) 40

Resposta: D

A1:B2 significa A1 at B2 e compreende os valores 10+40+20+50= 120. (A1:B2;C2) = 120+60=180 =Mdia (A1:B2;C2) = 180/5 = 36
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FORMATAO CONDICIONAL
Quando a formatao de uma clula depende do valor que ela

contm, pode-se utilizar o recurso de formatao condicional que permite especificar at trs condies que, quando encontradas, fazem com que a clula seja formatada conforme definido para essas condies. Se essas condies no forem encontradas, a clula permanece na sua formatao original. Por exemplo, voc pode definir um formato condicional especificando que, se as despesas num determinado ms excederem R$ 10.000,00, os dados na clula devem aparecer em vermelho. Selecione as clulas nas quais voc deseja aplicar a formatao condicional. Clique no menu Formatar/Formatao Condicional para abrir a caixa de dilogo Formatao Condicional.
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O Excel aplicar a formatao nas clulas que

atendam s condies impostas. A formatao condicional pode ser usada para colocar em destaque valores que possuem diferentes significados, sejam eles positivos ou negativos, como por exemplo, valores de lucro ou de prejuzo.
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ERROS # Algumas vezes cometemos erros de construo da frmula, no pela sintaxe da mesma, mas por erros nas referncias das clulas utilizadas. O Excel s vezes nos retorna mensagens de erro, normalmente precedidas pelo sinal de # (sustenido). As mensagens de erro # mais comuns esto listadas abaixo: #VALOR!: Este erro apresentado quando criamos uma frmula que aponta para uma referncia que possui TEXTO. Esse erro no apresentado quando utilizamos uma funo, apenas quando foi utilizada uma frmula. #NOME!: Este erro ocorre quando digitamos errado no nome de uma funo. # DIV/0!: O Excel apresenta este erro quando, em algum momento do trabalho, enviamos uma solicitao para que ele use 0 (zero) como divisor em alguma frmula. # REF!: este erro ocorre quando a referncia de clula no existe na planilha.
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