DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001

4.4.4 DOCUMENTACION La documentacin del Sistema de Gestin Ambiental debe incluir : a. La poltica, objetivos y metas ambientales b. La Descripcin y alcance del sistema de gestin c. La descripcin de los elementos principales del sistema de gestin

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d. Los documentos incluyendo los registros determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin y control de procesos relacionados con los aspectos ambientales significativos

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4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS Los documentos requeridos por el sistema de Gestin Ambiental y por sta Norma Internacional se debe controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requsitos establecidos en el apartado 4.5.4

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4.5.4.CONTROL DE REGISTROS La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestin y de sta Norma Internacional. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin , el tiempo de retencin y la disposicin de los registros

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Los registros deben permanecer legibles, identificables y trazables.

TERMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados para servir como testimonio o informacin. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin

TERMINOS Y DEFINICIONES
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel, exiten los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, etc. Tabla de retencin documental: Listados de series con sus diferentes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TERMINOS Y DEFINICIONES
Documento original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad Archivo de gestin: Comprende la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los diferentes archivos de gestin de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia Archivo histrico: Es aquel que se transfiere desde el archivo central e incluye documentos de conservacin permanente.

TERMINOS Y DEFINICIONES
Copia Controlada: Fiel copia del original del documento que se mantendr slo para consulta Copia no controlada: Copia del original actual de un documento que se entrega a las empresas para fines de convenios, de auditoras externas o de certificacin . Se debe identificar con el sello de copia no controlada.

TERMINOS Y DEFINICIONES
Documento de origen externo: Son documentos reglamentarios como Leyes, Decretos, Resoluciones generados por entes externos que aplican a las labores de las organizaciones. Documento Obsoleto: Todo documentos que ha sido reemplazado por una nueva versin. Se deber identificar con sello de documento obsoleto. Versin: se refiere a las veces que ha sufrido modificacin un documento

VALOR DE LA DOCUMENTACIN
Aprovechar la experiencia Generar claridad organizacional Evitar angustias y errores Dar capacitacin y entrenamiento Memoria de empresa Cumplimiento y prevencin ambiental Bases para el mejoramiento continuo

VALOR DE LA DOCUMENTACIN
Tambin contribuye a: Lograr la conformidad con los requisitos establecidos dentro de la Norma Cumplir con los requisitos exigidos por la autoridad ambiental Proporcionar evidencias objetivas Evaluar la eficacia y la adecuacin continua del sistema de Gestin

DOCUMENTO
Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Especificacin, procedimiento documentado, instructivo, dibujo, informe, norma. Medio de Soporte: Puede ser papel, disco magntico, electrnico, ptico, fotografa, video, etc CON FRECUENCIA UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS SE LLAMA DOCUMENTACIN

REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencias de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

LOS DOCUMENTOS SE ACTUALIZAN, MIENTRAS QUE UN REGISTRO ES LA EVIDENCIA DE ALGO QUE YA SE HIZO, POR CONSIGUIENTE NO SE ACTUALIZA, SE ARCHIVA Y SE CONSULTA

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
NIVEL I: Manual de Gestin Ambiental NIVEL II: Legislacin Ambiental NIVEL III: Procedimientos NIVEL IV: Instrucciones de trabajo NIVEL V: Tablas, hojas de seguridad, formatos NIVEL VI: Documentos de origen externo NIVEL VII: Registros

NIVEL I. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

No es requisito explcito de la NTC ISO 14001 contar con un Manual de Gestin Ambiental, sin embargo es una buena manera de dar direccin a la documentacin en ella relacionada. El Manual es el documento que describe los lineamientos bsicos del SGA, convirtindose en una herramienta de difusin del sistema dentro y fuera de la empresa.

El grado de detalle del Manual depende del tamao y de la estructura de la empresa, adems de su actividad, producto y servicio y el alcance que se le quiera dar a la Gestin Ambiental.

NIVEL II. LEGISLACION AMBIENTAL

Se debe tener en cuenta los compromisos directos, a travs de las leyes, decretos, resoluciones a nivel nacional, regional, local y las licencias ambientales o aprobaciones del Plan de Manejo Ambiental, los permisos de aprovechamiento de los recursos naturales y los requerimientos de compromisos voluntarios a los cuales la organizacin se someta.

NIVEL III. PROCEDIMIENTOS

El procedimiento es un documento que define y describe de forma sencilla, comprensible y sin ambiguedades, la forma en que un proceso o actividad debe realizarse, para asegurar el buen funcionamiento o desarrollo de la misma. Son documentos que describen procesos o flujos de actividades , relaciones establecidas entre divisiones y departamentos, responsabilidades y funciones.

NIVEL IV. INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Las instrucciones de trabajo suministran instrucciones concretas de ejecucin en el puesto de trabajo de un empleado. Este tipo de instrucciones se preparan para el caso en el que la falta de tales instrucciones podra conducir a una violacin de la poltica ambiental , incumplimiento de los parmetros ambientales o de los requrimientos de Ley

NIVEL V. OTROS: TABLAS, PLANES, HOJAS DE SEGURIDAD , LISTADOS, ETC.

En ste nivel se agrupan todos los dems documentos elaborados internamente, diferentes a procedimientos e instrucciones de trabajo, que aportan informacin al Sistema de Gestin Ambiental y que por lo tanto deben ser controlados. Dependiendo del tipo de documento, as ser su contenido. Como mnimo deber haber claridad de vigencia y aprobacin.

NIVEL VI. DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Se agrupan aqu todos los documentos de procedencia externa. En el sistema de Gestin son de gran importancia los requsitos legales, por lo tanto toda la legislacin pertinente debe estar identificada y controlada.

NIVEL VII. LOS REGISTROS

Los registros del Sistema de Gestin Ambiental constituyen un soporte documental para demostrar el cumplimiento de las directrices contenidas en el Manual de Gestin Ambiental, las disposiciones establecidas en los procedimientos, las instrucciones de trabajo, los planes de manejo ambiental, entre otros. Incluye registros de origen externo e interno.

COMO MANTENER VIGENTE LA DOCUMENTACION

En un Sistema de Gestin Ambiental funcionando, la documentacin debe estar implementada y se debe asegurar de que se mantenga vigente

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos exigidos por sta norma para garantizar que: a. Puedan ser localizados b. Sean actualizados peridicamente, revisados cuando sea necesario y aprobados por personal autorizado c. Las versiones vigentes de los documentos estn disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema

CONTROL DE DOCUMENTOS
d. Los documentos obsoletos sean retirados con prontitud
de todos los sitios de archivo y de uso, o que se evite darles un uso no previsto. e. Cualquier documento obsoleto que sea retenido con propsito de preservacin legal o de conocimiento, sea adecuadamente identificado. f. La documentacin debe ser: Legible
Tener fecha ( Con fecha de revisin) Fcilmente identificable Mantenida en orden Conservada por un perodo especfico

DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL SGA PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ELABORACION

MODIFICACION

ANULACION

ORIGEN EXTERNO

-Aprobacin antes de emisin -Identificar versin vigente -Disponibilidad -Permanecer legibles -Fcil identificacin Fechados

-Revisar -Actualizar peridicamente -Aprobar -Identificar cambios

-Prevenir uso de obsoletos -Identificacin

-Identificar -Distribucin Controlada

La documentacin debe estar en cualquier medio de soporte y puede ser utilizada y entendida fcilmente Es conveniente que toda la documentacin tenga fecha ( con las fechas de revisin) Fcilmente identificable Organizada Conservada por un perodo especfico Para contribuir al efectivo manejo de la documentacin, es recomendable utilizar el Listado Maestro de Documentos, el cual es planteado para documentos internos y de origen externo

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

MANEJO DE REGISTROS
SUMINISTRA EVIDENCIA
CUMPLIMIENTO DE REQUSITOS SGA -Permanecer Legibles -Identificables -Rastreables -Recuperables -Protegidos -Tiempos de conservacin

-IDENTIFICACION -MANTENIMIENTO -DISPOSICIN

MANEJO DE REGISTROS
Se deben efectuar registros sobre aspectos ambientales relevantes, para demostrar la conformidad con la legislacin ambiental y el desempeo ambiental La organizacin debe mantener procedimientos para: La identificacin El mantenimiento La disposicin de los registros ambientales

 La documentacin debe mantener resgistros de: Entrenamiento, los resultados de las auditoras y las revisiones Los registros ambientales deben ser: legibles, identificables y rastreables Los registros ambientales se deben almacenar y mantener de tal forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra dao, deterioro o prdida. Los tiempos de conservacin se deben establecer y registrar

ARCHIVOS SIN MANEJO TECNICO

MANEJO DE DOCUMENTOS PEQUEOS

DISEO DE STIKER PARA MARCACION DE LEGAJOS, CARPETAS Y CAJAS DE ARCHIVOS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD

CAJAS REGLAMENTARIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS.

IDENTIFICACIN DE CADA UNO DE LOS CUERPOS DEL ARCHIVO RODANTE

MANEJO REGLAMENTARIO DE LA DOCUMENTACION