Mejora Operacional

Organizacin y Uso de Tiempos

Lima, Marzo del 2003

Organizacin de TDM
27 personas

Total empresa 512 m US$ Anual

13 personas

Gerente General Pier Giachetti

Contador General Rolando Carranza

Secretaria/ R. Basauri Gerente Operaciones Jos Ferreyros

11 personas

Gerente Tcnico Augusto Alza

3 personas 2 ingenieros 1 practicante 37.6 MUS$ Anual
Soporte tcnico gerencia comercial / operaciones Analisis nuevos productos /aplicaciones Crear/mantener archivo fsico y electrnico de Informacin Tcnica

Gerente Comercial Fernando Moarri

4 personas 3 ingenieros 1 vendedor 101.5 MUS$ Anual
Desarrollar plan de ventas Buscar nuevos clientes y productos Mantener clientes actuales Mantener relacin con proveedores

Gerente Obra Rafael Vega

5 personas estables 2 oficina-campo 3 campo 112.6 MUS$ Anual
Administrar, implementar, supervisar y gestionar las obras Preparar, cotizar y negociar ventas

Tesorero Oscar Montoya

7 personas 3 tesorera 4 administrativos* 44.6 MUS$ Anual
Hacer la planificacin financiera Administrar y controlar caja (cobros y pagos) Negociar con Bancos Buscar alternativas de financiamiento

Jefe Logstica J.C. Ferreyros

4 personas 2 oficina 2 despachadores 35.5 MUS$ Anual
Enviar los productos a tiempo Mantener y controlar almacenes Negociar tarifas de transporte e importaciones Comprar los suministros de obra y oficina

*Recepcionista, 2 mensajeros y 1 encargado de limpieza

2

Utilizacin del tiempo en el Area Comercial

Capacitar Fuerza de Ventas Estandarizar / definir acciones

Marketing y Comercial Proveedores 2% 3%

Coord.Vendedores 15%
Aumentar tiempo con clientes

Automatizar guas y facturas

Administracion 8%

Cliente 45%

Cotizaciones, Despachos y Cobranzas 27%

Definicin de estndares Automatizacin

4 FTE

Liberacin de tiempo Area Comercial

100%
Acciones de Mejora
2% 3% 15% 8%
Estandarizacin de cotizaciones Automatizar cotizaciones, guas y facturas Eliminar revisiones

73%
2% 2% 10% 2% 12%

Simplificar proceso con Macaferri

Consulta de status en sistema Capacitar Fuerzad de Ventas y definir estndares/polticas

27%

Marketing y Comercial

46%

46%

Proveedores Coord.Vendedores Administracion Cotizaciones, Despachos y Cobranzas

Actual

Reducido

Cliente

Utilizacin del tiempo en el Area Finanzas

Automatizar y estandarizar Reduccion de archivos fisicos

Revisiones a travs de sistema

Definicin de estndares
Automatizacin

Administracion 35%

Preparacion de Documentos 31%

Estandarizar / definir acciones y funciones Capacitar en nuevos procedimientos Aumentar tiempo de negociacion

Reuniones de coordinacion 8% Macaferri 1%

Eliminar negociacion Maccaferri

Bancos 8% Cobros y pagos 17%

3 FTE

Liberacin de tiempo Area Finanzas

100%
Acciones de Mejora
Estandarizacin y automatizacion cheques, caja chica, rendiciones.

34%

67%
8% 1% 17% 6% 0% 8% 17% 8% 15% Actual Reducido

Automatizar elaboracion de reportes

Eliminar coordinacion Maccaferri

Reduccion de archivos fisicos

20%

Revisiones a traves de sistema Capacitar personal y definir funciones/estndares/polticas

Administracion Reuniones de coordinacion

31%

Macaferri Cobros y pagos Bancos Preparacion de Documentos

Utilizacin del tiempo en el Area Logistica

Seguimiento estandarizado y automatizado

Estandarizar y automatizar Reducir archivos Manejo caja chica

Administrativo 24%

Seguimiento y recojo 11% Negociacion y cotizacion 9%

Contratos pre definidos (proveedores/forwarder)

Ordenes de compra 7% Gestion de Stoks 3%

Automatizar guas y facturas

Despacho 46%
Contratos pre definidos (fletes) Liberacion de tiempo

4 FTE

Liberacin de tiempo Area Logistica

100%
Acciones de Mejora
24%
Estandarizacin procesos de compra y manejo de caja chica Automatizar O/C Negociacion pre definida

51%
47% 8%

proveedores locales, fletes, Forwarder

Eliminar revisiones Seguimiento estandarizado.

11% 7% 9% 3% Actual

32%

Administrativo Despacho Seguimiento y recojo

5% 3% 2% 2% Reducido

Ordenes de compra Negociacion y cotizacion Gestion de Stoks

Utilizacin del tiempo en el Area Logistica

Administrativo 24%

Importaciones 19%

Macpe 23%

Locales 34%

4 FTE

Liberacin de tiempo Area Logistica

100%
U$ 4,1 MM

769

24%

10%
Simplificacin de proceso de compras menores

15% 35% 40%

35%

51%
8% 15%

76%

15% 23%

23%

50%
15% 19% Administrativo Locales Macpe Importaciones

19%

13%

17% 7%

13% Reducido

Actual

Actual

Reducido U$ Compra 2002

Pedidos

10

Utilizacin del tiempo en el Area Obras

Dedicar mayor tiempo a clientes

Cliente 4% Cotizaciones, Despachos y Cobranzas 23%

Estandarizar y automatizar prpeparacion de cotizaciones y licitaciones

Obras 53%

Administracion 20%

2 FTE

Automatizar guas y facturas

11

Liberacin de tiempo Area Obras

100%
Acciones de Mejora

88%

Seguimiento a tgraves de sistema mejoramiento en otras areas Automatizar y estandarizar cotizacines y licitaciones

53% 53%

Automatizar elaboracion de guias y facturas

Seguimiento estandarizado.

20% 14% 23% 4% Actual

Obras Administracion

17%
Cotizaciones, Despachos y Cobranzas

4%
Cliente

Reducido
12

Utilizacin del tiempo en el Area Diseo

Dedicar mayor tiempo a clientes
Reunion 3%

Estandarizar y automatizar prpeparacion de cotizaciones y licitaciones

Cliente 33%

Diseo 64%

Automatizar guas y faturas

2 FTE

13