ORGANIZACION Y METODOS

Lic. Adm. Alejandro Chirinos Cox.

COMO SE ADMINISTRA UNA ORGANIZACION? A travs del proceso administrativo

PLANEACION

ORGANIZACION

DIRECCION

CONTROL

CICLO ADMINISTRATIVO
Planeacin

Control

Ciclo Administrativo

Organizacin

La Organizacin y Mtodos se encarga de estudiar con mayor incidencia en la labor de la organizacin y Direccin

Direccin

ORGANIZACIN FORMAL Estructura elaborada para proporcionar un ambiente en el que el desempeo personal contribuya a la mayor eficiencia para alcanzar las metas del grupo, que debe ser flexible para aprovechar el talento humano

Qu es Organizacin y Mtodos? rea que se ocupa de analizar los problemas estructurales y procedimentales de la organizacin, a fin de optimizar las labores administrativas / operativas y lograr los objetivos establecidos

La organizacin como funcin administrativa

La organizacin es la segunda fase del proceso administrativo. A travs de ella el sistema establece la divisin del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan. Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

Cmo se logra crear la Estructura de una organizacin?

Principios Generales Principio del Objetivo Principio de los canales de supervisin Principio del espacio de control: Principio de equilibrio autoridad responsabilidad Principio de fijacin de responsabilidades Principio de la seleccin y adiestramiento del personal Principio de especializacin: Principio de jerarqua o de escala jerrquica Principio de la unidad de mando

Sistemas de Organizacin La organizacin, como funcin administrativa, define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan. Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organizacin los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operacin institucional.

Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la gestin, la organizacin debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una participacin eficaz; se pueden establecer de acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de obtencin de recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de vistas dbiles y fuertes de la organizacin

 REPRESENTAN LAS DIFERENTES FORMAS DE PONER EN COORDINACIN SITEMTICA LOS DIFERENTES ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES DE LA ORGANIZACIN OBEDECEN A LA NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN. LOS PRINCIPALES SON: Sistema funcional (horizontal) Sistema lineal (vertical) Sistema circular Sistema matricial.

INSTRUMENTOS METODOLGICOS PERMITEN ESTABLECER DE MANERA FORMAL (ESCRITA ) LA ESTRUTURA Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN. ORGANIGRAMAS MANUALES. FLUJOGRAMAS, ETC

PASOS ESENCIALES EN EL PROCESO DE ORGANIZAR

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIN Y VISIN DE LA ORGANIZACIN. IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN. DESCRIPCIN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES CARGOS. PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOS ASPECTOS ANTES MENCIONADOS. PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS. SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA LA EJECUCIN DE LAS TAREAS. CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL REA FSICA PARA EL FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIN.

Esta actividad se realiza a travs de propuestas que elaboran los Analistas de Organizacin & Mtodos, despus de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos ms sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reduccin de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificacin del trabajo.

Los Estudios de Organizacin & Mtodos representan el anlisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administracin, con el propsito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus mtodos de trabajo y el aprovechamiento ptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

 Los mtodos de trabajo se logran a base de?

Resultados satisfactorios en relacin con el ambiente (EFICACIA)

RESULTADOS OBTENIDOS x 100 OBJETIVOS PREVISTOS

Utilizacin de recursos disponibles (EFICACIA)

RESULTADOS OBTENIDOS RECURSOS UTILIZADOS

Se ocupa de analizar problemas de estructura y procedimientos

RESPECTO A LA ESTRUCTURA a) ANALIZA ESTRUCTURA - Estructura y niveles jerrquicos - Crea y/o suprime reas. - Interrelaciona niveles. b) ANALIZA FUNCIONES. - Anlisis y definicin de funciones - Describe cargos / tareas. - Perfil de requerimiento para designar funciones.

RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS

a) DISEO DE FORMULARIOS - Aplicacin de Normas. - Proceso documentario (sistematizado) b) ORDENAMIENTO Y DISTRIBUCION DE OFICINAS. - Distribucin fsica de Oficinas. - Recorrido fsico de la informacin. - Circulacin de Personas. - Espacios. - Circulacin de personas por las reas comprometidas. c) MEDIDAS DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO - Formas de traslado de documentos. - Tramotes, demoras, cuellos de botella. - Resolucin de los documentos.