Rodrigo Lins
Gerente de Projetos Pleno
Objetivos do Curso
Apresentar a Gesto de Projetos, como diferencial, focaremos na abordagem das Melhores prticas baseadas nos conceitos do PMI (Project Management Institute);
Metas do Curso
Ao termino do curso, todos sabero como montar planos e documentos para:
Gerenciamento do Escopo (WBS) Gerenciamento do Tempo (Redes/Gantt) Gerenciamento dos Recursos Humanos (Dimensionamento) Gerenciamento dos Riscos (Resposta e Exposio ao Risco) Gerenciamento da Qualidade (Pacotes de Trabalho) Gerenciamento das Aquisies (Programao/Controle) Gerenciamento da Comunicao (Matriz de Comunicao) Gerenciamento dos Custos (Estimativa dos Custos) Gerenciamento da Integrao (Plano do Projeto)
Benefcios principais
Gesto de Prazo, Custo, Risco e Escopo de Forma Integrada; Gerir e responder, com eficincia, os Riscos de um projeto; Maximizar os resultados operacionais a partir de ferramentas de controle; Medio peridica do desempenho para apoio na tomada de deciso
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Apresentao Pessoal
Formado em Propaganda e Marketing, MBA em Gesto da Informao e Inteligncia Competitiva (UNESA), MBA em Gerenciamento de Projetos (FGV) e diversos cursos nas reas de Projetos, Gesto e TI . Gerente de Projetos com mais de 5 anos de experincia, tendo atuado em projetos de TI, negcios, 3o Setor, construo civil e web. Coordenando e gerenciando projetos em empresas de grande porte como Petrobras, TIM, Americanas.com e APSA. Gerente de Projetos, no SIG de Comunicao, Monitor e Professor no curso Gesto de Projetos no Terceiro Setor PMIRio. Professor de custos, planejamento estratgico e gesto de projetos.
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Objetivos ?
PROJETOS
Projeto um esforo temporrio* empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo.
Exemplos de Projetos
Desenvolvimento de um novo produto ou servio; Construo de prdio ou casa; Uma viagem; Reforma em casa; Desenvolvimento de um software; Monografia, tese e TCC; Casamento; Festas, churrasco, casamento, formatura;
PROJETOS Motivos para Gerenci-los Aumento da competio novos produtos levam a projetos; Exigncia de melhoria de qualidade para produtos e servios; Necessidade de atualizaes inovao; Ambientao em mutaes constantes (Leis, fuses, reorganizaes, globalizao); Presses econmicas reduo de custos X maximizao dos lucros.
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Reduzir as incertezas de prazos e custos; Identificar e tratar os riscos; Lidar com as mudanas ao longo do projeto; Gerenciar a equipe e evitar conflitos; Aumentar a possibilidade de sucesso.
PROJETOS Um projeto pode... ... custar menos que o estimado; ... acabar antes do prazo programado; ... surpreender pela qualidade;
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PROJETOS Dados sobre Projetos Somente 16% so bem sucedidos; 53% terminam fora do prazo e/ou do oramento; 31% so cancelados Excedem o oramento original em 188% e 222% no prazo; Somente 61% mantm o escopo original.
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1994 2002 2006 Evoluo Completados com Sucesso 16% 34% 35% 46% 15% 63%
Estouraram o tempo e/ou custo 53% 51% 46% Cancelados 31% 15% 19%
O que o Gerenciamento de Projetos? Gerenciamento de Projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. realizado atravs da aplicao e da integrao dos processos de gerenciamento de projetos.
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Construo de uma casa com planejamento perfeito e excelncia no gerenciamento da execuo do projeto. Escopo: 3 quartos, sala, cozinha, banheiro, jardim; Fundao de concreto; Padro americano (paredes de madeira); Construo total; Recursos ilimitados;
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CONHECENDO O PMI
O Project Management Institute(PMI) a principal associao mundial de gerenciamento de projetos. Fundada em 1969, conta com mais de 260.000 associados em mais de 160 pases. A designao PMP reconhecida mundialmente, pois significa experincia, e conhecimento das principais prticas de Gerenciamento de Projetos. A meta principal do PMI avanar na prtica, na cincia e na profisso de gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente.
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PMBOK
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide), um padro mundialmente reconhecido para o Gerenciamento de Projetos.
aprovado como um Padro Nacional Americano (ANS) pelo Instituto de Padres Nacional Americano (ANSI).
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PMI - Certificaes
CAPM Certificate Associate in Project Management
Para equipes do projeto; PMP Project Management Professional Direcionada para gerente de projetos; PgMP Program Management Professional Voltada a Gerentes de Programas; OPM3 Product Suit Para assessores e consultores
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PROJETOS Projeto um esforo temporrio * empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. * Temporrio pois tem incio e fim definidos.
Um projeto termina num prazo definido; Quando cancelado; Quando tem seus objetivos alcanados; Desistncia de qualquer das partes; Quando alguma restrio se confirma.
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PROJETOS Caractersticas:
Sofre restries; Tem incio e fim; elaborado progressivamente; Cria um resultado nico; realizado por pessoas;
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Projetos X Processos
Projetos Temporrio Original Multifuncional Resultado incerto Foco na integrao Processos Permanente Repetitivo Funcional Resultado previsvel Foco na disciplina
Caractersticas distintivas: Processos so contnuos e repetitivos; Projetos so temporrios e nicos; Projetos envolvem um grau de incerteza.
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Qualidade
Performance desejada Oramento Data definida
Custo
Tempo
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Gerenciamento de Programas
Ttico
Gerenciamento de Projetos
Operacional
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Programa
Projeto
Subprojeto
uma subdiviso dentro de um projeto com escopo amplo e complexo. Utiliza-se deste conceito quando h terceirizao de partes de um projeto para uma outra empresa ou outra unidade funcional dentro da mesma organizao.
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Um projeto tem sucesso quando atinge ou supera as expectativas de seus principais stakeholders.
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Gerente de projetos Equipe do projeto Dono do projeto Patrocinador Consumidor (usurio final e seu cliente) Parceiros
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Patrocinador ou Sponsor quem financia o projeto. Existe dois tipos de sponsors: Poltico e financeiro. normal ter um nico sponsor que financia e manda no projeto. Tambm pode ser chamado de dono do projeto.
O sponsor poltico d suporte ao Gerente de Projeto e, se for da alta gerncia, interfere quando necessrio.
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Partes interessadas Equipe do Projeto & Equipe de GP Equipe do Projeto Grupo que executa o trabalho no projeto Equipe de Gerenciamento de Projetos Membros da equipe do projeto envolvidos diretamente nas atividades de gerenciamento do projeto
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a diviso dos projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial com ligaes adequadas e as operaes em andamento.
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Incio
PROJETO
Fim
Fase Inicial
GATE = Ponto de controle
Fase 2
Fase n
Fase n2
Fase Final
GATE
GATE
GATE
GATE
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PDCA
ACT Refletir sobre as causas dos desvios e tomar as aes Act corretivas.
(Agir)
Plan (Planejar)
PDCA
Check (Verificar) Do (Fazer)
O PDCA uma ferramenta para o controle eficaz e confivel dos processos e atividades de uma organizao.
PDCA & GRUPOS DE PROCESSOS A natureza integradora dos grupos de processos um pouco mais complexa que o ciclo PDCA bsico. Processos de
Monitoramento e Controle Processo de Planejamento
Processo de Iniciao
Processos de Encerramento
Processo de Execuo
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PROCESSOS Processo um conjunto de aes interrelacionadas realizadas para obter um conjunto preestabelecido de produtos, resultados ou servios O Gerenciamento de Projetos realizado atravs de Processos, utilizando conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas;
Processo de Gerenciamento de Projetos Entradas Ferramentas e Tcnicas
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Sadas
GRUPOS DE PROCESSOS Processos de Iniciao Define e autoriza o projeto ou fase do projeto. Processos de Planejamento Refina os objetivos e planeja os caminhos necessrios para alcan-los. Processos de Execuo Coordena pessoas e outros recursos para executar o projeto.
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GRUPOS DE PROCESSOS - Continuao Processos de Monitoramento e controle Monitoram o projeto para identificar variaes do plano, de forma que aes corretivas possam ser traadas quando necessrio. Processos de Encerramento Formalizam a aceitao do produto, servio ou resultado e concluem o projeto ou fase.
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Escopo
Custo
Aquisio
Tempo
Integrao
Risco
Qualidade
RH
Comunicao
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PMBOK Guide
O principal objetivo do Guia PMBoK identificar o subconjunto dos conhecimentos em gerenciamento de projetos, que amplamente reconhecido como boas prticas. Identificar = Fornecer viso geral Amplamente reconhecido = Aplicvel maioria dos projetos Boas Prticas = Nem todos os processos sero necessrios em todos os projetos;
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Como funciona ?
Processo 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto
Entradas: subsdios que sero utilizados ou influenciaro o processo; Ferramentas e Tcnicas: instrumentos ou mecanismos aplicados s entradas para produzir as sadas; Sadas: documentos ou resultados do processos.
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Mapa de Processos
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INICIAO
Iniciao Planejamento
Monitoramento e Controle
Execuo
Encerramento
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Processo de Iniciao
4.1 - Desenvolver Termo de Abertura do Projeto Aprovao Formal Nomear o Gerente do Projeto 4.2 - Desenvolver Declarao de Escopo Preliminar Documentao da definio do projeto Ponto de partida. Define o que precisa ser feito
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A alta gerncia precisa decidir como responder a esses estmulos e para quais projetos deve fornecer autorizao e termo de abertura.
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Processo de Iniciao
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - PROJECT CHART:
O Termo de Abertura do Projeto o documento que autoriza formalmente um diretor/gerente (patrocinador) publicado por o incio de um projeto.
com autoridade formal na estrutura organizacional; Reconhece e autoriza formalmente a existncia do projeto; Empossa o gerente do projeto e lhe concede autoridade formal para usar recursos organizacionais nas atividades do projeto; Identifica linhas de reporte e atribuies do gerente do projeto; Contm ou faz referncia: s necessidades do negcio que o projeto est incumbido de tratar ao escopo do produto ou servio a ser entregue aos benefcios organizao Deve ter ampla publicidade no mbito da organizao.
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Exemplo:
O projeto dever estar operacional at o ano fiscal de 2009 O limite de gastos de R$ 60.000,00 Todos os produtos devem atender s especificaes da norma ISO 9000
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PLANEJAMENTO
Iniciao Planejamento
Monitoramento e Controle
Execuo
Encerramento
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Processo de Planejamento
Processo de Planejamento
ROTEIRO:
Escopo Planejamento do escopo Definio do escopo Elaborao da WBS Tempo Elaborao do cronograma (definio de atividades, sequenciamento, durao, recursos e restries) Custo Estimar custos e preparar oramentos Qualidade Planejamento da qualidade Riscos Plano de gerenciamento dos riscos Identificao, anlise e plano de resposta aos riscos Recursos Humanos Planejamento de recursos humanos Aquisies Planejar compras e aquisies Planejar contrataes Comunicaes Planejamento das comunicaes Integrao Plano de gerenciamento do projeto
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Processo de Planejamento - ESCOPO 5 - ESCOPO Descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto contemple todo e somente o trabalho necessrio para completar o projeto com sucesso. Contm:
5.1 PLANEJAMENTO DO ESCOPO 5.2 DEFINIO DO ESCOPO 5.3 CRIAR EAP
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Divide o projeto em partes menores e mais Diagramas fceis de gerenciar; Melhora a preciso das estimativas de Custo e Tempo; Facilita a definio clara de papis e atribuio de responsabilidades; Facilita a comunicao entre a equipe do projeto e os stakeholders; Ajuda novos membros a compreenderem seu papel no projeto; Previne a omisso de entregas; Diminui os riscos de gerenciamento; Auxilia no gerenciamento das mudanas; Define uma linha base para medir e controlar o desempenho do projeto;
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A Incio C
B E D
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Fim
Incio - Fim
Estudar para Prova I F Fazer Prova
Incio - Incio
I Derramar o Concreto
Fim- Fim
Treinar Usurios F
Nivelar Concreto
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Incio - Fim
Fazer Mudana Lead = 5 dias I
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Pintar a casa
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Atividade
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Atividade 1 Atividade 2
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Processo de Planejamento
7 - PLANEJAMENTO DE CUSTO: O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, oramentao e controle de custos, de modo que seja possvel terminar o projeto dentro do oramento aprovado. 7.1 Estimativa de custos 7.2 Oramentao 7.3 Controle de custos
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-10%
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+
Reserva para Gerenciamento
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8 - QUALIDADE - Continuao
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9.1 Planejamento de recursos humanos 9.2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto
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Processo de Planejamento - RH
9.1 Planejamento de recursos humanos Identificao e documentao de funes, responsabilidades e relaes hierrquicas do projeto, alm da criao do plano de gerenciamento de pessoal. Funes X responsabilidades: Funo rtulo que descreve a parte de um projeto pelo qual a pessoa responsvel. Responsabilidade descrio do trabalho que deve ser feito.
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Processo de Planejamento - RH
9.2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto o processo de obteno dos recursos humanos necessrios para terminar o projeto. Contratao ou mobilizao - Quando a organizao executora no possui o pessoal interno necessrio para desenvolver o projeto, os servios exigidos podem ser adquiridos de fontes externas ou a subcontratao de outra organizao. Equipes virtuais - Grupos de pessoas, com metas compartilhadas, que executam suas funes sem se encontrarem pessoalmente na maior parte do tempo. A disponibilidade de comunicao eletrnica, como email e videoconferncia, viabilizou a existncia dessas equipes.
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Processo de Planejamento - RH
9.3 Desenvolver a equipe do projeto Melhoria de competncias e interao de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Os objetivos incluem: Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto. Aprimorar sentimentos de confiana e coeso entre os membros da equipe. Exemplo: Qualificar um estagirio para promov-lo a analista e com isso economizar na contratao, e treinamento, de um novo analista.
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Processo de Planejamento - RH
9.4 Gerenciar a equipe do projeto Acompanhamento do desempenho de membros da equipe, fornecimento de feedback, resoluo de problemas e coordenao de mudanas para melhorar o desempenho do projeto. Nesse processo so observados: Comportamento da equipe; Gesto de conflitos de relacionamento; Resoluo de problemas; Avalia o desempenho de membros da equipe.
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Pobre
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Processo de Planejamento
11 - RISCOS O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da identificao, anlise, respostas, monitoramento e controle e planejamento dos riscos em um projeto. O objetivo aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir as dos negativos. 11.1 Planejamento do gerenciamento de riscos 11.2 Identificao de riscos 11.3 Anlise qualitativa de riscos 11.4 Anlise Quantitativa de riscos 11.5 Planejamento de respostas a riscos
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Processo de Planejamento
Matriz de Probabilidade e Impacto:
Probabilidade
Muito alta
0.90 0.70
Moderada
0.50 0.30
Muito baixa
0.10
Moderado
Impacto
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Processo de Planejamento
11.4 Anlise Quantitativa de riscos Realizada nos riscos que foram priorizados pelo processo de Anlise Qualitativa. Utiliza tcnicas e ferramentas como: Anlise de Valor Monetrio Esperado (VME); Tcnica de Diagramas de causa e efeito (Ishikawa); Anlise SWOT (PFOA) Modelagem e Simulao - Tcnica de Monte Carlos.
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Processo de Planejamento
11.5 Planejamento de respostas a riscos Desenvolvimento de aes para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaas aos objetivos do projeto. Tipos de Resposta aos Riscos: Prevenir - Eliminar o risco, evitando que ele ocorra. Transferir - Passar os custos da conseguncia para terceiros. Mitigar - Reduzir a probabilidade, e/ou impacto, do risco. Ao realizada independente do risco ocorrer ou no Aceitar: Passiva - No faz nada. Lida com o problema se ele ocorrer. Ativa - Cria um plano de contingncia, para ser acionado caso o risco ocorra.
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Processo de Planejamento
12.2 Planejar contrataes nesse processo que decide se faz ou compra (Make or buy). Nele se define as polticas de aquisies/compras da empresa; Entende-se os termos e condies contratuais; Tipos de contratos: Preo fixo; Custo reembolsvel + Remunerao; Tempo e Material
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Iniciao Planejamento
Monitoramento e Controle
Execuo
Encerramento
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Processo de Execuo
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Processo de Execuo
ROTEIRO Integrao Orientar e gerenciar a execuo Qualidade Garantia da qualidade Recursos Humanos Contratar e mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Aquisies Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores Comunicaes Distribuio das informaes
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Processo de Execuo - INTEGRAO 4.4 Orientar e gerenciar a execuo do projeto Execuo do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os requisitos do projeto definidos na declarao do escopo do projeto.
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Processo de Execuo - QUALIDADE 8.2 Realizar a garantia da qualidade A garantia da qualidade (GQ) a aplicao de atividades de qualidade planejadas e sistemticas para garantir que o projeto ir empregar todos os processos necessrios para atender aos requisitos.
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Processo de Execuo - RECURSOS HUMANOS 9.2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Contratar ou mobilizar a equipe do projeto o processo de obteno dos recursos humanos necessrios para terminar o projeto. A equipe de gerenciamento de projetos pode ter ou no controle sobre os membros da equipe selecionados para o projeto.
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Processo de Execuo - RECURSOS HUMANOS 9.3 Desenvolver a equipe do projeto O processo desenvolver a equipe do projeto melhora as competncias e a interao de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.
Os objetivos incluem: Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto Aprimorar sentimentos de confiana e coeso entre os membros da equipe para aumentar a produtividade atravs de um trabalho em equipe de melhor qualidade.
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Processo de Execuo - COMUNICAO 10.2 Distribuio das informaes Envolve colocar as informaes disposio das partes interessadas no projeto no momento oportuno. A distribuio das informaes inclui implementar o plano de gerenciamento das comunicaes, alm de responder s solicitaes de informaes no previstas. Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo em reunies. Para torn-las mais produtivas, deve-se ter uma pauta montada e segui-la!
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Processo de Execuo - AQUISIO 12.3 Solicitar respostas de fornecedores Obteno de informaes, cotaes, preos, ofertas ou propostas, conforme adequado.
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Processo de Execuo - AQUISIO 12.4 Selecionar fornecedores Com base nas propostas enviadas pelos fornecedores: Analisar ofertas; Escolher entre possveis fornecedores; Negociar contrato por escrito com cada fornecedor.
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Iniciao Planejamento
Monitoramento e Controle
Execuo
Encerramento
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Processo de Monitoramento e Controle 4.6 Controle Integrado das Mudanas O controle de mudanas necessrio porque raramente a execuo dos projetos segue com exatido o plano de gerenciamento do projeto. O processo Controle integrado de mudanas realizado desde o incio do projeto at o seu trmino.
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Processo de Monitoramento e Controle 5.5 Controle do escopo Trata de influenciar os fatores que criam mudanas no escopo do projeto e de controlar o impacto dessas mudanas. Visa garantir que todas as mudanas solicitadas e aes corretivas encomendadas sejam processadas. As mudanas no controladas so freqentemente chamadas de aumento do escopo do projeto. A mudana inevitvel e, portanto, exige o processo de controle de mudanas.
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Processo de Monitoramento e Controle 6.6 Controle do cronograma Controle das mudanas no cronograma do projeto e est relacionado a: Determinao do andamento atual do cronograma do projeto; Controle dos fatores que criam mudanas no cronograma; Determinao onde o projeto mudou; Gerenciamento das mudanas conforme elas efetivamente ocorrem.
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Processo de Monitoramento e Controle 8.3 Realizar o Controle da Qualidade A realizao do controle da qualidade (CQ) envolve o monitoramento de resultados especficos do projeto a fim de determinar se eles esto de acordo com os padres e a identificao de maneiras de eliminar as causas de resultados insatisfatrios. Deve ser realizado durante todo o projeto. O CQ muitas vezes realizado por um departamento de controle da qualidade ou uma unidade organizacional especifica.
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Processo de Monitoramento e Controle 9.4 Gerenciar a equipe do projeto Acompanhamento do desempenho de membros da equipe, fornecimento de feedback, resoluo de problemas e coordenao de mudanas para melhorar o desempenho do projeto. Nesse processo so observados: Comportamento da equipe; Gesto de conflitos de relacionamento; Resoluo de problemas; Avalia o desempenho de membros da equipe.
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Processo de Monitoramento e Controle 10.3 Relatrio de desempenho Envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuio das informaes sobre o desempenho. Geralmente inclui o modo como os recursos esto sendo usados para atingir os objetivos do projeto. O relatrio de desempenho deve fornecer informaes sobre escopo, cronograma, custo e qualidade e, em alguns projetos, tambm risco e aquisies.
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Processo de Monitoramento e Controle 10.4 Gerenciar as partes interessadas O gerenciamento ativo das partes interessadas diminui a probabilidade de o projeto se desviar do curso por problemas com as partes interessadas. Aumenta a capacidade das pessoas operarem em sinergia e limita as interrupes durante o projeto. Em geral, o gerente de projetos o responsvel pelo gerenciamento das partes interessadas.
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Processo de Monitoramento e Controle 11.6 Monitoramento e controle de riscos Acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificao dos novos riscos, execuo de planos de respostas a riscos e avaliao da sua eficcia durante todo o ciclo de vida do projeto.
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Processo de Monitoramento e Controle 12.5 Administrao de contrato Anlise e documentao do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer aes corretivas necessrias e fornecer uma base para futuras relaes com o fornecedor.
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Processo de Encerramento
Iniciao Planejamento
Controle
Execuo
Encerramento
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Processo de Encerramento
Todo projeto, ou fase, requer encerramento depois de alcanar seus objetivos ou terminar por outras razes
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Processo de Encerramento
Encerramento do contrato Encerramento do projeto Lies Aprendidas Coleta Consolidao Disponibilizao Divulgao Arquivamento da documentao Registros histricos Aprender com a prpria experincia erros e acertos
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Processo de Encerramento
4.7 Encerramento o Projeto Terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resoluo de quaisquer itens em aberto. Uma vez que o processo de controle verifica que o produto atende aos requisitos, a vez de formalizar a entrega do Produto e do Projeto. Entrega oficial do Produto, servio ou resultado Final Emisso do documento formal de aceite E finalmente... Registro final das lies aprendidas - Informaes histrias Arquivar o acervo de documentos do projeto.
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Processo de Encerramento
Lies Aprendidas Consolidao no final, mas devem ser registradas durante todo o projeto; O projeto s encerra aps complementar as lies aprendidas; Sem lies aprendidas, no h melhoria continua Reunio de Encerramento Feedback sobre o desempenho da equipe Troca de experincias boas e ruins Avaliao do projeto Fortalecimento da equipe Liberao da equipe
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Processo de Encerramento 12.6 Encerramento do contrato Aps o aceite formal do produto, objeto do contrato Confirmao atravs do documento formal que avisa que o contrato terminou - Contrato Encerrado!
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OBRIGADO E SUCESSO!!!
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