LA PLANEACIN

PLANEACIN
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlos. ( Agustn Reyes
Ponce).

Es un sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas y planes, cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio de circunstancias.
(Burok Scalan).

Determinacin del conjunto de objetivos para obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y de procedimientos definidos. ( Ernest Dale)

A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio; por eso destina su tiempo a la atencin de los detalles que exigen su intervencin.

Sabe que debe estar ah para tomar decisiones oportunas. Es quien conoce todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra motiva y evala.

MISIN Y PROPSITO
Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa.

 Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser. Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente amplia para permitir el crecimiento creativo. Distinguir a una organizacin de todas las dems. Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras. Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

NATURALEZA DE LA PLANEACIN
Contribuye en forma positiva a lograr objetivos Es requisito para la organizacin, ejecucin y control Es una funcin de todo Ejecutivo Persigue la eficiencia de los planes

ETAPAS DE LA PLANEACIN

INVESTIGACIN
Realizar una investigacin previa a la elaboracin de planes es indispensable para que stos se desarrollen con base en datos objetivos y no partiendo de simples suposiciones, corazonadas, intuiciones o inclinaciones personales.

Podemos dividir la investigacin en dos fases: a) Definicin del problema y de los objetivos b) Anlisis del problema

La definicin del problema se haya ligada a la definicin de los objetivos por alcanzar. As determinaremos qu tanto del problema definido nos propondremos solucionar, o si lo pretenderemos resolver totalmente, as como establecer cundo habremos de lograr tales soluciones.

En el anlisis del problema, nos referimos a al anlisis o investigacin propiamente dicha de la opinin del "pblico", en cuestin de las posibles causas de tales opiniones y de los medio idneos de comunicacin con ese grupo.

Existen diversos mtodos para llevar a cabo el anlisis de la opinin de los pblicos, entre los cuales podemos encontrar: Anlisis de quejas y sugerencias Anlisis de contenido Anlisis de las opiniones que recaben de sus clientes reales y potenciales. La encuesta o sondeo de opinin

OBJETIVOS
Especifican una norma de desempeo observable que permite saber exactamente lo que debe lograrse y los criterios especficos que se usarn para determinar si se alcanzaron los resultados esperados.

Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.

Caractersticas: Deben establecerse a un tiempo especifico. Se determinan cuantitativamente. Deben ser conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

Lineamientos: Deben de asentarse por escrito. No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos. Al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu, cmo, dnde, cundo, quin, porqu)

ESTRATEGIAS
Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma.

Lineamientos: Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos. Determinadas con claridad No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo. Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin. Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

PROCEDIMIENTOS
Es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado .

Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre si, para que las anteriores sigan como base a las siguientes y as sucesivamente hasta lograr el resultado deseado

Sucesin cronolgica porque se suceden o siguen una tras otra en tiempos subsecuentes y en orden lgico, dando respuesta a la pregunta Cuando .......?

Caractersticas:
Completas Consideran elementos Completas. materiales y humanos, as como el objetivo deseado. Coherentes Que sus pasos sean sucesivos, complementarios Coherentes. y que tiendan al mismo objetivo. Estables Firmeza del curso establecido, que no cambien a Estables. menudo, sino nicamente por emergencias. Flexibles Que permitan resolver emergencias sin romper la Flexibles. estructura establecida y que se restablezca el procedimiento al cesar la emergencia. Continuidad Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las Continuidad. modificaciones solo se agregan a las ya establecidas.

Objetivos de su estudio
Los objetivos de todo estudio de procedimiento son: Simplificar los mtodos de trabajos Eliminar las operaciones y la papelera innecesarias, con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Eliminar operaciones combinndolas entre si o suprimindolas. Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficacia. Eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mnimo para ahorrar tiempo Eliminar las demoras con el mismo fin de ahorrar tiempo.

PROGRAMAS
Un programa es un esquema en donde se establece la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin

Lineamientos:
Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo Evitar que los programas se contrapongan entre s Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

La importancia de los programas es que: Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo Determinan los recursos que necesitan Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos

POLTICAS
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.

Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que: Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones . Indican al personal como debe actuar en sus operaciones .

Lineamientos: Establecerse por escrito para darles validez. Redactarse claramente y con precisin. Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar. Coordinarse con las dems polticas. Revisarse peridicamente. Ser razonable y aplicable a la prctica. Estar acorde con los objetivos de la empresa. Ser flexible.

PRESUPUESTO

Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin de las realizaciones de dicho plan.

Caractersticas:
Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. Est expresado en trminos cuantitativos. Es general porque debe establecerse para toda la empresa. Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin. Es diseado para un periodo determinado.

ORGANIZACIN
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo.

Esta distribucin del trabajo esta guiado por la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.

PREMISAS
Las premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes. Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes. La tcnica ms conocida para elaborar las premisas es el F.O.D.A.: Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas