1 Eric BIRLOUEZ
sensibilisation, initiation
Utile pour votre futur stage de fin dtudes
plus defficacit et de confort personnel
L'objectif de ce module
initier aux principes
de la dmarche projet proposer une mthodologie et des outils
Le programme
Le concept de projet
Les phases d'un projet La formalisation des enjeux et objectifs La planification et la gestion du temps L'analyse et la matrise des risques Le suivi et la clture du projet Le chef de projet : rles, aptitudes
Un projet, cest...
Une dmarche spcifique, qui permet de structurer mthodiquement et progressivement une ralit venir, construite en rponse un besoin. (AFNOR, 1991)
Un projet implique...
un objectif atteindre
un caractre novateur
vs activit de routine
crativit
4 5
partenarial
finalis
innovant
complexe
Vous devez partir en vous disant que dj vous tes arriv... (1)
(extrait des enseignements de Chang Jonathan Livingston le Goland)
Visualiser le projet globalement dans lespace et dans le temps jusquau but final concret, bien dfini ds le dpart.
9 (1) "Jonathan Livingston Le Goland", Richard Bach, Macmillan Publishing Co, New York, USA, 1970.
I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him safely to Earth.
(J.F.K, 25 mai 1961)
10
Apollo 11
400 000 contributeurs
20 juillet 1969
Renault / Twingo
France Telecom /rseau tlcom JO Albertville, 11 1992
Exercice
Brain storming
(1/6)
- coordination de lquipe
- prparation des runions - cration dun climat de confiance (etc) Prcision insuffisante... des enjeux / objectifs / produits attendus
15
(2/6)
- de leur enchanement
- de leur dure - de leurs ralisateurs Labsence d analyse des risques risques potentiels non anticips pas de mesures prventives,
16
(3/6)
(4/6)
- trop peu
- un mauvais moment - trop au dbut du projet, pas assez ensuite
18
(5/6)
(6/6)
Chef de projet
vouloir tout faire soi-mme, ne pas dlguer ne jamais mettre la main la pte se disperser ne pas couter / tenir compte
autoritarisme
crainte de recadrer si ncessaire
Lidentification du projet
Prparer le projet
(finir le projet)
21
Variante
1 2 3 4
5
6
Chtiment de linnocent
Eloges et distinctions honorifiques pour les non participants au projet
22
1.
PREPARER LE PROJET
Lidentification, pour
passer de lide au projet potentiel formaliser par crit ses ppales caractristiques et vrifier accord
rdaction dune note dintention (1 ou 2 p.)
Mais le projet nest pas pour autant fig il peut (et va !) voluer en cours de route
24
Lidentification du projet
a) son objet : de quoi sagit-il ?
la note dintention
26
Quelques exemples...
Conception dun logiciel de conseil en fertilisation,
et formation des techniciens agricoles Mise en place dune production et collecte de lait bio
Amlioration des conditions de travail dans lentreprise
Clbration du 50me anniversaire de la cooprative Organisation dun tournoi de tennis de niveau rgional
28
Quel est son intrt ? Sa finalit ? Pour quelles raisons veut-on le raliser ? Quels sont les enjeux ? (conomiques, sociaux) Quelle est sa raison dtre ? rponse un besoin
- dysfonctionnement, insatisfaction... constats - demande exprime, besoin latent - amlioration ncessaire ou possible - positionnement stratgique recherch ()
29
Exemple
Exemple
du 23 au 25 juin 2007 participation des 4 meilleurs joueurs rgionaux 1 500 spectateurs, dont 800 le dernier jour + 20 % dadhrents au club la rentre prochaine
32
Amliorer la qualit de nos produits Comparer plusieurs mthodes de dtection des OGM
la note dintention
Un document...
qui dcrit les caractristiques... initiales du projet diffus toute personne concerne par le projet base des plaquettes de prsentation
(pour les partenaires potentiels)
La note dintention
1. INTITULE du projet 2. RAISON DETRE (contexte, enjeux, finalit) 3. OBJECTIFS (principaux et secondaires) 4. RESULTATS et PRODUITS ATTENDUS 5. ACTEURS du projet
chef de projet, quipe de projet, partenaires
6. RISQUES potentiels
35
Une mthode...
Une runion de lancement (les porteurs du projet) Elaboration collective de la note dintention Tous sexpriment, puis... consensus sur les caractristiques du projet
1. PREPARER
LE PROJET
Lidentification du projet
2
37
doit tre facile lire et comprendre est destin toute personne troitement concerne par le projet
39
une planification
identifier (et nommer) les dif.tes tapes puis tches
dfinir leur enchanement estimer leur dure de chacune identifier les personnes qui les assureront et leur investissement temps respectif
Llaboration dun plan de projet... Constituer lquipe de projet Planifier Analyser les risques
2.1
2.2
2.3
2.4
Construire le partenariat
Etablir un budget prvisionnel
2.5
41
2.2 Planifier 2.3 Analyser les risques 2.4 Construire le partenariat 2.5 Etablir un budget prvisionnel
42
2.1
facteur cl de succs
partir des besoins du projet bien doser comptences et personnalits
fonceurs vs poss / cartsiens vs intuitifs / communiquants
Lquipe de projet
nom comptences profil
(style de W)
disponibilit
motivation /t au projet
44
ACTION
4 profils
METHODES
HOMMES
IDEES
ACTION
aime
les tches accomplir (et mener de front N projets !) se fixer ses propres objectifs
rsoudre des problmes, surmonter les obstacles voir le travail avancer, les progrs accomplis Mais ne supporte pas les reports, simpatiente quand les discussions senlisent
46
METHODES
aime
la logique
les stratgies traiter les problmes mthodiquement quune ide nouvelle soit dabord teste planifier de faon raliste mener chaque tche prvue son terme
47
HOMMES
aime
aime
Rechercher la diversit mais aussi des traits communs = les cls dune quipe gagnante adhrent au projet, se sentent motivs et ont la disponibilit requise
2.2 Planifier
2.3 Analyser les risques 2.4 Construire le partenariat 2.5 Etablir un budget prvisionnel
51
a) Le synoptique de projet
tapes chances ressources humaines mat.elles financires
Constitution groupe de travail Conception stratgie de com. 2 runions GP (nov. et dc.) Validation + modif. Slection agence de com. Construction plan de com. Validation + modif. Ralisation supports de com. Mise en oeuvre actions
jan. 2003
jan. 2003 fv. 2003 fv. 2003 mai 2003 partir juin 2003
C.t Pilotage (1 j), ACD (2 j) ACD (3 j), C.t Pilotage (1 j) Groupe W (1j x 6 p.) Animation ACD (3 j) C.t Pilotage (1 j), ACD (2j)
Agence + suivi ACD (5 j) Animateurs rgionaux 53
55 Exemple...
45
1
2 3 4 5 6
runion quipe
Marie Paul
23.09 29.09
30.10 05.10
29.09 29.09
4.10
1j
1j
runion q.
Marie, Paul Jean, Flo
56
Jour du dpart
Le planning prvisionnel
jours / semaines / mois / annes
1 2 3 tche 1
Diagramme de GANTT
1917, Henry GANTT
tche 2 tche 3
Permet aussi de visualiser lagencement des tches vrifier si retard ou non (suivi) Ralis au dbut dun projet puis mis jour rgulir.mt Des plannings dtaills peuvent complter celui densemble
57
Diagramme de GANTT
septembre
22 23 24 25 26 27 28 29 30 1
octobre
2 3 4 5
1 2
Marie
3 Paul
1. Lister parten. pot.els 2. Concevoir plaquette 3. Rdiger convention 4. Validation doc.ts 5. Envoi 6. Relance, suivi contacts
Marie Paul
6
Jean, Flo
58
Exercice
tche
Protocole
dure commence
1 sem. lu 01/11 lu 08/11 lu 01/11 lu 29/11 lu 13/12 lu 20/12 me 29/12
finit
ve 05/11 ve 26/11 ve 12/11 ve 10/12 ve 24/12 ma 21/12
Conduite ent. 3 sem. Etude doc. Analyse ent. Rapport Prp.on oral Prs.on orale 2 sem. 2 sem. 2 sem. 2j 1j
2;3 4 4
5
6
me 29/12
60
Diagramme de GANTT
01/11 08/11 15/11 22/11 29/11 06/12
13/12
20/12
27/12
2
3
1. Protocole
2. Entretiens 3. Etude doc. 4. Analyse ent.
4
5. Rdaction rapport 6. Prparation oral 7. Prsentation
5 6
61
chemin critique
Extrait du
62
Les jalons
= vnements importants autres que les tches et de dure nulle (milestones) production dun doc, runion (ex. Comit de thse),
livrable , etc.
trop lointaine
63
Un risque ?
Tout vnement (*) susceptible davoir un impact sur le droulement du projet et sur le rsultat final
(*) p.ex. dysfonctionnement, tche mal ralise, incident
Les risques peuvent tre lis aux moyens humains : chef de projet, quipe de projet, partenaires, sous-traitants ressources financires, () matrielles dlais rsultats
66
quelques exemples ?
non respect des rgles de confidentialit
(pourtant dfinies en commun et acceptes)
P.G = Cste
P
68
Chaque type de risque est identifi par une cause plus ou moins probable (P)
1. action prventive
diminuer la probabilit
2. action corrective
rduire leffet
ex. risque dincendie lISA 1. matriaux ininflammables 2. dtecteurs fume + arrosage69 auto.
en pratique
G
trs leve leve faible trs faible
prvention correction
8 4 2 1
trs faible
16 8
32 16
64 32 16 8
trs leve
4
2
faible
8
4
leve
(1)
jusqu
4
(2)
8
(4)
(8)
70
: acceptable
et + : non acceptable
risque
causes
valuation
(P x G)
mesures prventives
mesures correctives
valuation du risque
d de gravit du risque
X
1-24-8
1-24-8
71
probabilit doccurence
risque
causes
valuation
(P x G)
mesures prventives
mesures correctives
1 2
72
de pondrer optimistes et pessimistes davoir le maximum dides dactions prventives et/ou correctives dimpliquer les membres de lquipe
73 A raliser au dbut du projet puis priodiquement
causes
Dsaffection autres activits du WE
mesures prventives
mesures correctives
Argumentaire Associer Comit Ftes ds le dbut Souscrire une assurance Rorganiser le droulement Prvoir arbitre mobilisable au pied lev
74
mesures prventives
Prendre le temps de (), Bien planifier les tches Soigner la recherche (cibler), plaquette attractive (argumentaires), relances et suivi
Bien se renseigner
75
mesures prventives
Connatre prcautions lmentaires se renseigner sur lieux sensibles, prendre des travellers Amliorer son Anglais, Espagnol + qq mots langues locales
76
argumentaires pour convaincre, runions, tmoignages, visites tude pralable freins / motivations, pratiques actuelles
Mise en place trop lente, do dmobilisation leveurs, aval rythme soutenu (planning) Accompagnement insuffisant Clash entre partenaires disponibilit suffisante de lEP
78
Pourquoi le partenariat ?
On ne peut pas faire tout tout seul
besoin de comptences, infos, relais / terrain
Un gage defficacit
ex. op. de conseil : homognit du msg
impact
>
Projet plus crdible / financeurs, instit.ons, bnf.aires Richesse des changes, recul
79
Rf.
Com.
Dg. ferti, conseil, anim.on runions, visites
Agri.
82
+
0
Ngociant engrais
Com.ale
2.5
3. CONDUIRE LE PROJET
85
3. CONDUIRE
LE PROJET
3.1 3.2
86
Raliser le projet
3.1 La gestion technique du projet Suivre et adapter la planification Raliser des bilans intermdiaires
Exercice
organisation de sessions de formation la vente directe pour des agriculteurs souhaitant sengager dans cette activit
89
Indicateurs de ralisations
les effets directs : nb de nouveaux vendeurs directs les effets terme : gain financier
questionnaires
91
runissent quipe projet et/ou partenaires pour valuer rsultats intermdiaires, prendre en compte vnements non prvus,
Version du 25.10
date de ralisation
12.10 observations
V
/
23.10
28.10
93
94
76
Temps
Cots
Attention la sur-qualit
95
77
4. FINIR
LE PROJET
96
78
97
80
99
81
3. REALISER LE PROJET
3.1
3.2
82
Exercice
101
83
Engagement, persvrance Volontarisme Disponibilit Ractivit Consistance Ralisme Vigilance Sens psychologique Remise en cause personnelle
84
103
85
86
105
87
(suite)
88
mais souplesse et crativit sur la faon dy parvenir en terme dengagement personnel et dentraide
Se remettre en cause soi-mme avant de juger ngativement Toujours parler des co-quipiers de faon positive
107
89
90
Exercice
109
91
92
93
Cette runion est-elle vraiment indispensable ? que veut-on en tirer ? (objectifs) Quels participants / invits ? Organisation matrielle Diffuser ordre du jour prcis + doc. Prparer intervention et questions Choisir animateur et secrtaire de sance Bien conduire la runion
respecter dure de chaque sujet et lheure de fin faire des reformulations, des synthses
94
si blocage
Exercice
113
95
Les strokes
Signes de reconnaissance de lexistence de lautre
: caresser et frapper
97
Les strokes
stroke
plus appropri
gnral
Vous avez un don pour expliquer les choses aussi clairement
spcifique
Votre rapport est excellent Votre rapport est confus
+ -
trs dvalorisant
116
98
99
118
100
119
des efforts de promotion maintenir lintrt : info. rgulire, coute permanente entranement (pour qualits de persuasion > )
(2/4)
(3/4)
Avant lentretien...
Entranez-vous prsenter de faon claire et concise votre ide, votre demande
122
Pendant lentretien...
(4/4)
Exposez votre ide, demande... de faon concise et claire Ayez vous-mme lair convaincu et enthousiaste Insistez sur les avantages... pour lui Ne cherchez pas imposer votre point de vue Restez lcoute de ses objections, craintes; rassurez-le
- sachez ce que vous pouvez cder et ce sur quoi vous ne transigerez pas
123
(1/2)
(2/2)
Questionnaire dauto-valuation
126
(Pareto)
Fractionner en tches lmentaires Adapter type dactivits son propre biorythme Exiger clart des missions et tches confies
Important et urgent
Ce qui est important est rarement urgent
ex : perfectionner anglais, synthse crite de mes rsultats...
cde la place lurgent = LE problme Ce qui est urgent est rarement important
cr par moi-mme (tches reportes jusqu au jour o) impos par dautres ou par les imprvus
Important et urgent
La solution : le principe dEisenhower
classer tches selon urgence et importance rduire le plus possible case [NW] 4 types
important
NW
non important 3
4
NE
1
rduire
SW
SE
131
mes priorits
Grer le stress
Comprendre situations et facteurs de stress pour mieux y faire face et les surmonter
2. rsistance
scrtions hormonales
3. puisement
(si le stress perdure et que lorganisme ne peut plus faire face)
tension (colre, fatigue), baisse dfenses immunitaires facteur de risque de dpression, MCV, cancers, ulcres...
134
tches, modes de travail flous les faire expliciter, les formaliser / crit
surcharge de travail travail dans lurgence apprendre dire non planification, gestion du temps
prparation, simulations
Bien grer son projet / son temps (/) Relativiser ses problmes. Et les partager
prendre du recul /t vnements et situations savoir distinguer vraies difficults / broutilles en parler avec des proches positifs
TRAVAIL DE GROUPE
139
W1
Raison dtre
3. OBJECTIFS
4. PRODUITS ATTENDUS 5. ACTEURS (quipe projet, partenaires int. et ext.) 6. Analyse des RISQUES
7. PLANIFICATION 8. INDICATEURS
140
Lquipe de projet
nom comptences profil
(style de W)
disponibilit
motivation /t au projet
141
risque
causes
valuation
valuation
du risque
1-24-8 1-24-8
142
W3
Synoptique de projet
ETAPES ECHEANCE MOYENS HUMAINS
143
W4
1 2 3 AR, GT 4
1. xxxx 2. yyyy 3. zzzz 4.
5 6
145
W5