Concepto e Importancia

LA ORGANIZACION

 Organizacin es el establecimiento de

la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Proceso de arreglar la estructura de una organizacin y de

coordinar sus mtodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolucin cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinmico. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, regionales y estatales. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

Importancia de la Organizacin.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo; jams se puede decir

que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.

 Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades

 Funcin: Las organizaciones deben estar

preparadas para manejar las necesidades del cliente. Las relaciones entre individuos y grupos que participan en una organizacin crean expectativas para el comportamiento de los individuos.

 ORGANIZACIN

FORMAL La organizacin formal de la empresa sita a cada trabajador en un puesto que va a determinar el estatus que tiene esa persona en la estructura y sus actividades respecto al resto de trabajadores.
A su vez, este tipo de organizacin determina

una serie de relaciones entre los miembros de la estructura, en funcin de sus actividades o su posicin jerrquica.

 Organizacin informal:

Es la organizacin que emerge espontnea y

naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen entre s como ocupantes de cargos. Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organizacin formal para el desempeo de los cargos.

 La organizacin informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido

planeados, pero que surgen espontneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organizacin formal. La estructura formal de la empresa utiliza 3 canales de comunicacin: -Descendente (parte de la alta direccin y baja hasta los niveles inferiores) -Ascendente (de los niveles inferiores a los superiores) -Horizontal (entre miembros del mismo nivel)

Caractersticas que posee la organizacin informal:

Relacin de cohesin o de antagonismo. Status. Colaboracin espontnea. Posibilidad de oposicin a la organizacin formal. Patrones de relaciones y actitudes. Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales. Trasciende a la organizacin formal.

DISEO DE LA EMPRESA
El diseo es un sistema de organizacin, es el paso ms importante en el proceso

de reorganizacin de una empresa. El diseo de la organizacin ideal debe considerar lo mejor que se haya escrito sobre la materia y que sea adaptable a las necesidades de la empresa. Lo primordial para el diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa.

ESPECIALIZACION Y DIVISION DEL TRABAJO

La forma mas utilizada por todas las organizaciones para dividir el trabajo es la divisin por funciones. Agrupar actividades relacionadas facilita la supervisin, porque disminuye la cantidad de conocimientos que el jefe de un

departamento debe dominar a fin de supervisar eficientemente.

GRAFICAS DE ORGANIZACION

ORGANIGRAMA:

Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin.

Los organigramas son tiles instrumentos de la organizacin y nos revelan: Divisiones de Funciones. Niveles jerrquicos. Lneas de autoridad y responsabilidad. Canales formales de comunicacin. Naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

Los jefes de cada grupo de empleados.

Relaciones entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE ORGANIGRAMAS

VENTAJAS Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general. Muestra quin depende de quin. Se utiliza como gua para planear una expansin. DESVENTAJAS No muestra mas que relaciones funcionales. Indica las relaciones que se supone que existen y no

necesariamente las que realmente existen. Imponen una rigidez innecesaria.

CONTENIDO DE LOS ORGANIGRAMAS Ttulos de descripcin condensada de las actividades Fecha de Formulacin Aprobacin Explicacin de lneas y smbolos especiales TIPOS DE ORGANIGRAMAS Organigramas maestros. Organigramas suplementarios. ORGANIGRAMAS MAESTROS Muestran la estructura completa. ORGANIGRAMAS SUPLEMENTARIOS Muestran solo un departamento o uno de los componentes principales.

POR SU PRESENTACIN LOS ORGANIGRAMAS PUEDEN SER: Verticales Horizontales Circulares ORGANIGRAMAS VERTICALES En estos las jerarquas supremas se presentan en la parte superior, ligadas por lneas que representan la comunicacin de autoridad y responsabilidad a las dems jerarquas que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia. ORGANIGRAMAS HORIZONTALES Colocan las jerarquas supremas a la izquierda y los dems niveles a la derecha, segn su importancia. ORGANIGRAMAS CIRCULARES Se encuentran formado por crculos concntricos, correspondiendo el central a las autoridades mximas. Y alrededor se encuentran otros que se hallarn mas o menos alineados con relacin a su jerarqua.

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA CIRCULAR

RECURSOS EN LA EMPRESA
Los recursos son los medios o el conjunto de elementos que se utilizan para lograr los objetivos fijados. Por tanto, es muy importante

que cada miembro de la empresa est consciente de la importancia de planificar, utilizar y controlar apropiadamente cada recurso de la empresa que le ha sido confiado, porque de esa manera, contribuir al logro de los objetivos establecidos.

RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES: Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren segn sus actividades. RECURSOS MATERIALES: Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios. Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo. RECURSOS HUMANOS: el elemento activo (dueos, accionistas, socios, trabajadores).

RECURSOS TECNOLOGICOS: medios para lograr un objetivo. Son los modos de obrar, hacer o producir (mtodos, tcnicas y procedimientos utilizados en la organizacin). RECURSOS NATURALES: tierra, agua, aire, gas, y energa en todas sus formas (elctrica, solar, hdrica, combustible). RECURSOS COGNITIVOS: deas, conocimientos e informacin originadas en el intelecto humano y en el avance tecnolgico y cientfico. RECURSOS INTANGIBLES: marcas, nombres y prestigio para acceder y posicionarse en el mercado.

JERARQUA Y AUTORIDAD
La divisin del trabajo dentro de la empresa significa

no slo participacin en el proceso de produccin, sino tambin diferenciacin en trabajo intelectual y corporal, en trabajo directivo indicativo y ejecutivo. Toda jerarqua es un orden, y presupone en el subordinado el "factor de la aceptacin". En vez de hablar de la superioridad y subordinacin jerrquicas formales, se habla de la organizacin de lnea de la empresa. La lnea recorre una escala de relaciones de autoridad "desde las ms altas fuerzas directivas hasta los ltimos trabajadores". Junto a la organizacin jerrquica de lnea, se pone en prctica cada vez con ms intensidad, al menos en numerosos sectores parciales de las empresas industriales impuestos por la evolucin de la produccin, la solucin funcional.

Se puede definir la autoridad en una empresa como "la facultad de mandar y la obligacin correlativa de ser obedecido por otros". Una definicin ms completa sera "la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos".
Veamos cuatro requisitos para que la autoridad sea aceptada por los subordinados: Primero: Los subordinados debern ser capaces de entender la comunicacin. Segundo: El subordinado tiene que tener muy claro que lo que se le pide, no es inconsistente con los propsitos generales de la organizacin. Tercero: El subordinado tiene que tener claro que lo que se le pide es compatible con sus principios ticos y morales, las peticiones inmorales o faltas de tica deben ser desobedecidas. Cuarto: El subordinado tiene que tener la capacidad profesiones, fsica y mental para cumplir lo solicitado por el Mando superior. Una demanda fuera del contexto profesional, fsico o mental del subordinado, no podr ser cumplida y por lo tanto no cumplir los objetivos propuestos. TIPOS DE AUTORIDAD - Autoridad de lnea - Autoridad de personal - Autoridad funcional

 *Autoridad de lnea Se denomina autoridad de lnea la que detecta un mando para dirigir

el trabajo de un subordinado. Es la relacin directa de superiorsubordinado que se extiende de la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo, y se le denomina "cadena de mando".

* Autoridad de personal Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya

sea por la especializacin de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones especficas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. Un ejemplo podra ser: El responsable de un supermercado no puede manejar en forma directa y eficiente la administracin y las compras, para lo cual crea el departamento de compras, con un responsable directo y con autoridad sobre los trabajadores de ese departamento.

* Autoridad funcional Es la autoridad que tendra en administrador del supermercado

sobre todos los empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de lnea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada "cadena de mando".