PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI

DISUSUN OLEH: KELOMPOK 14

 ONI RESTIAWATI  TUTI ALAWIYAH ANDRI DHARMAWAN

Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002) Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

 Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuantujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Konsep Dasar Pengawasan

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. Melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauh mana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah) antara lain: 1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan) 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpanganpenyimpangan 5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Penetapan Standar
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasilhasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

 Tiga bentuk standar yang umum adalah: 1. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk 2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya. 3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas-batas suatu pekerjaan harus diselesaikan.

Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan: berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon? Siapa (who) yang akan terlibat manajer, staf departemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.

Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu: 1. Pengamatan (observasi) 2. Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis 3. Metoda-metoda otomatis 4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sampel 5. Pemeriksa intern (internal auditor)

Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.

Pengambilan Tindakan Koreksi bila diperlukan Tindakan koreksi berupa: 1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah). 2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri). 3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpanganpenyimpangan.

Fungsi Pengawasan
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian Test Build 1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis dengan indikator yang telah ditetapkan. 2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan. 3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target program kerja organisasi.

 Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbeda. Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.

 Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga profesional.

Fungsi Pengawasan Dalam Praktik

Pengawasan di Bagian Informasi 1. Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi 2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pengawasan di Bagian Keuangan 1. Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) 2. Manajemen Kas (Cash Management) 3. Pengelolaan Biaya (Cost Control)

 Pengawasan di Bagian Pemasaran 1. Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial 2. Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen 3. Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan 1. 2. 3. 4. Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi Evaluasi atas Plant Location Evaluasi atas Plant Lay-out Evaluasi atas Production Process and Schedule Evaluasi atas Product Distribution

Upaya Mempertahankan Fungsi Pengawasan

Sistem pengawasan tradisional (traditional control system) Sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen (commitmentbased control system)

Pendekatan dalam sistem pengawasan tradisional :

Pengawasan Diagnostik Pengawasan yang dilakukan oleh manajer di mana setelah standar ditetapkan, manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. Pengawasan Berdasarkan batasan-batasan Pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dengan perusahaan akan menyesuaikan diri dengan perusahaan. Pengawasan Interaktif Pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus-menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan.

Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif

Kriteria-kriteria utamanya adalah bahwa sistem seharusnya: 1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar 2. Tepat waktu 3. Dengan biaya yang efektif 4. Tepat akurat 5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan

Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih terperinci

Akurat Tepat-Waktu Obyektif dan menyeluruh Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Realistik secara ekonomis Realistik secara organisasional Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Fleksibel Bersifat sebagai petunjuk dan operasional Diterima para anggota organisasi

SEKIAN TERIMA KASIH

ATAS PERHATIAN ANDA