EL CONTROL

COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIN
El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Detectar las fallas y corregirlas para disminuir errores.
Enfrentar el cambio: les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino

tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

CARACTERSTICAS DEL CONTROL

Como se seal anteriormente, el diseo del sistema de control variar de acuerdo a la realidad particular de la organizacin en cuestin. Sin embargo existen una serie de caractersticas comunes que procuran la eficacia del sistema: Precisin Oportunidad: Economa Flexibilidad Inteligibilidad Criterios Razonables Localizacin estratgica Accin Correctiva

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales,

debe prevenir errores futuros, ya sean de

planeacin, organizacin o direccin.

ELEMENTOS DEL CONTROL

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

REAS DEL CONTROL

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales reas de

control en la empresa son:

AREA DE PRODUCCION
Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de produccin Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservacin

REA COMERCIAL
Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula

de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio,

con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones. Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, as

como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

REA FINANCIERA
Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin: Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros),

financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos

externos entre otros.

REA DE RECURSOS HUMANOS

Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son
los que siguen: Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos

mdicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das. Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones,

despidos colectivos, entre otros.

HERRAMIENTAS DE CONTROL
Para ejercer el control en cada uno de los niveles sealados, la administracin emplea diversas
herramientas o instrumentos en funcin de los atributos a considerar en cada caso: De Control Superior: En este caso, las herramientas estarn orientadas a evaluar y monitorear el desempeo global de la organizacin. De Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se abordan desde cada unidad de la organizacin como un conjunto de recursos, de manera aislada, orientadas al mediano plazo. De Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarn orientadas al control de ejecucin de las operaciones. su objetivo es inmediatista, es decir, evaluar y controlar el

desempeo de las tareas y operaciones en cada momento

OTRAS HERRAMIENTAS DE CONTROL

Grfico de Gantt: Este mtodo indica de forma grafica qu actividades deben cumplirse en relacin al tiempo total de un proyecto. Para ello, se descompone el plan o proyecto en tareas o actividades, se las ordena por orden cronolgico y se trazan estas tareas en una lnea de tiempo. Se grafica indicando dos ejes. Uno de ellos presenta la secuencia de actividades del proyecto, el otro las unidades de tiempo.
Grficos de control: Es una herramienta grfica que mide la trayectoria de una variable a travs del tiempo, considerando rangos de aceptacin mximos y mnimos respecto de la variable controlada. Diagramas de rbol: Es un mtodo grfico que recoge a modo de tronco y ramas, todas la actividades que son necesarias para realizar un proceso o alcanzar un objetivo. Revelan estructura e interrelaciones. Se utilizan para dividir temas en partes componentes, proyectos en tareas y sntomas en causas fundamentales

PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos.

PRINCIPIOS DE CONTROL
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control.

De la funcin controladora: Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la

funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: Establecimiento de los medios de control. Operaciones de recoleccin de datos. Interpretacin y valoracin de los resultados. Utilizacin de los mismos resultados.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que

incluyen fechas lmites especficas.

Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control" Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos bsicos de control: Control preliminar: se enfoca en la prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organizacin. Control concurrente: vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la planificacin. Control de retroalimentacin: se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s.

TCNICAS PARA EL CONTROL

Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Grficas y diagramas Proceso, procedimientos, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc. Redes Modelos matemticos Investigacin de operaciones Estadstica

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL

Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medicin. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.