Proceso Administrativo

Principios Generales
1. Principio de unidad El procedimiento es un nico proceso que tiene un comienzo y fin. Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la forma de inicio y, asimismo, deben ser notificados. 2. Principio de Contradiccin La resolucin del procedimiento se basa en los hechos y en los fundamentos de derecho, esto se consigue a travs de la comprobacin de los hechos, a travs de las pruebas. En general, pueden acreditarse los hechos por cualquier medio admisible de derecho.

Principios Generales
3. Principio de imparcialidad La administracin en su actuacin ser imparcial, sin someterse a favoritismo o enemistades. Abstencin los funcionarios se abstendrn y se lo comunicaran a su superior jerrquico en los siguientes casos: Por tener inters personal en el asunto Por parentesco hasta 4 grado de consanguinidad y en 2 en afinidad Por tener amistad o enemistad manifiesta Por ser testigo del procedimiento.

Principios Generales
Recusacin El interesado puede solicitar la recusacin en cualquier momento del procedimiento, planteando las causas por escrito, se comprobaran los documentos presentados y el superior lo admitir o no, de esta decisin no cabe recurso.

Principios Generales
4. Principio de oficialidad El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sus trmites. La administracin tiene la obligacin y responsabilidad de dirigir el procedimiento, ordenando que se practique todas las diligencias necesarias para dictar la resolucin. Es responsabilidad de tramitar el procedimiento a los titulares del rgano y el personal que est a su cargo.

Principios Generales
5. El interesado. 1. Son interesados en el procedimiento administrativo quienes lo promueven como titulares de derechos o intereses legtimos. Los intereses legtimos pueden ser individuales o colectivos. Tambin es interesado quien, sin haber iniciado el procedimiento, tenga derechos que puedan resultar afectados por la decisin que en el mismo se adopte.

Principios Generales
Tambin lo son aqullos cuyos intereses legtimos (individuales o colectivos), puedan resultar afectados por la resolucin y se personen en el procedimiento en tanto no haya recado resolucin definitiva. 2. Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses econmicos y sociales, sern titulares de intereses legtimos colectivos en los trminos que la Ley reconozca. 3. Cuando la condicin de interesado derivase de alguna relacin jurdica transmisible, el derecho habiente suceder en tal condicin, cualquiera que sea el estado del procedimiento

Etapas del Proceso Administrativo

Previsin Planeacin Organizacin Integracin Direccin Control

PREVISION. Qu puede Hacerse?

La palabra Previsin: Pre-ver: ver anticipadamente

PREVISION.
Implica la idea de cierta anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual seria imposible hacer planes . Por ello la previsin es la base necesaria para la planeacin.

Principios
Certeza Incertidumbre Probabilidad Objetividad Medicin.

Etapas
1. Objetivos o fines. 2. Investigar 3. Cursos de Accion.

Objetivo:
Implica la idea de algo hacia lo que se lanza o dirigen nuestras acciones. (Metas) Representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo, (Terry)

Clasificacin
Objetivos Individuales y Colectivos Objetivos Generales y Particulares Objetivos Bsicos, Secundarios y Colaterales Objetivos a Corto y a Largo plazo

Quin fija los objetivos? rea de direccin general

Reglas de los objetivos Positivas

Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si su punto de vista representa ngulos distintos y complementarios Se debe fijar por escrito en los casos de mayor importancia Aplicar las seis preguntas Que, Como, Quien, Donde, Cuando, y Por que.

Reglas de los objetivos Positivas

El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficaz mente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo. Los objetivos deben ser estables.

Reglas de los Objetivos Negativas.

No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan solo sus sntomas o elementos No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo No debemos tomar como posibilidad contradictorias las que quiz solo son contrarias Tratar de encontrar semejanzas y diferencias .

Investigacin
Investiga los factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan de alguna manera en la bsqueda de esos objetivos. Determinar los medios mas aptos para alcanzar el objetivo. Entre esos medios se encuentran la eliminacin de aquellos factores que nos dificultan la obtencin de los objetivos.

Factores Externos
Medio ambiente Mercado Polticos Econmicos Sociales Tcnicos

Factores Internos
Objetivos fijados Capital disponible Provisiones Registros contables, estadsticos

Tcnicas de la investigacin
La observacin ( Hechos , experimentos, registros) Encuesta Por cuestionario ( Universo, muestra, ) Al azar Intencionada Por entrevista

Cursos de Accin
Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de accin, que nos permitan escoger alguno de ellos como base de nuestros planes. Resuelven el problema de cmo lograr la mas eficiente adaptacin posible de los medios al fin.

Planeacin Que va a hacerse?

Fijar un curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros, necesarias para su realizacin.

Importancia
Eficiencia, obra de orden, no puede venir de la improvisacin. As como en la parte dinmica, lo central es dirigir, en la mecnica el centro es planear. Hacer planes sobre la forma como esa accin habr de coordinarse. Dirigirse al objetivo, meta, misin, visin de la empresa.

Importancia
Todos los planes tienden a ser econmicos Todo control es imposible si no se compara con un plan previo. Sin planes, se trabaja a ciegas.

Principios de la Planeacin
1.Precisin Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas.

Principios de la Planeacin
2. Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin. Fijar mximo mnimo Caminos alternos Revisin rpida.

Principios de la Planeacin
3. Unidad: Los planes son de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.

Etapas de la Planeacin
Polticas Procedimientos Programas Presupuestos Pronosticos

Polticas
Criterios generales que tienen por objeto orientar la accin, dejando a los jefes campo para las decisiones que les corresponde tomar: sirven por ello, para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

Polticas

Procedimientos
Son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica mas eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa. Se dan en todos los niveles. Los procedimientos tienden a formar rutinas de actividades (ahorros)

Reglas de los Procedimientos

1.= Deben fijarse por escrito y de preferencia, grficamente. 2.= Deben ser peridicamente revisados. 3.= Debe cuidarse siempre el evitar la duplicidad innecesarias de los procedimientos.

Programas
Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de las operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.

Clasificacin
1.= Generales y Particulares 2.= Corto plaza y Largo plazo

Reglas de los Programas

Contar con la aprobacin de las autoridades administrativas Presentarse con todos sus detalles, Presentarse como una inversin. Fijar un tiempo mnimo para la obtencin de resultados. Debe hacerse siempre la Venta o Convencimiento a los jefes de lnea que habrn de aplicarlos. Debe estudiarse el momento mas adecuado, oportuno para iniciar la operacin de un programa nuevo.

Presupuestos
Son una modalidad especial de los programas, cuya caracterstica esencial consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos programados. Financieros

Presupuesto
Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un perodo, por lo general en forma anual.

Presupuesto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por termino de un ao.

Presupuesto
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos).

Funciones de los presupuestos

Los presupuestos son tiles en la mayor parte de las organizaciones como: utilitaristas (compaas de negocios) no-utilitaristas (agencias gubernamentales) grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas.

Funciones de los presupuestos

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Funciones de los presupuestos

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado perodo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

Clasificacin de los Presupuestos

1. Segn la flexibilidad a. Rgidos, estticos, fijos o asignados: Consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el perodo para el cual se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en que las estimaciones de los pronsticos son correctas. Por ejemplo: Si el presupuesto presentado corresponde a un presupuesto fijo. En l se hace una estimacin de la produccin trimestral y anual de la fbrica y, tambin, de las ventas para esos perodos.

Clasificacin de los Presupuestos

b. Flexibles o variables. Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo presupuestario moderno. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos. Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento.

Clasificacin de los presupuestos

b. Flexibles o variables. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicacin en el campo presupuestario de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y ventas. El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operacin

Clasificacin
2. Segn el periodo que cubra As pues, pueden haber presupuestos: A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. A largo plazo: en lo posible Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Clasificacin
3. Segn el campo de aplicabilidad en la empresa a. Presupuesto de ventas Es la prediccin de las ventas de la empresa que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, ste clculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura.

Clasificacin
b. Presupuesto de produccin Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de produccin es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Clasificacin
c. Presupuesto de mano de obra (PMO) Es el diagnstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de produccin planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricacin, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de produccin para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Clasificacin
d. Presupuesto de gasto de fabricacin Son estimados de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso produccin, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Es importante considerar un presupuesto de Gastos de Mantenimiento, el cual tambin impacta los gastos de fabricacin.

Clasificacin
e. Presupuesto de costo de produccin Son estimados que de manera especfica intervienen en todo el proceso de fabricacin unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de lnea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de produccin.

Clasificacin
f. Presupuesto de requerimiento de materiales (PRM)

Son clculos de compra de materiales preparado bajo condiciones normales de produccin, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estndar determinado para cada tipo de producto as como la cantidad presupuestada por cada lnea, debe responder a los requerimiento de produccin, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de produccin y as cubrir los requerimiento.

Clasificacin
g. Presupuesto de gasto de ventas (PGV) Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la colocacin y adquisicin del mismo en los mercados de consumo.

Clasificacin
h. Presupuesto de gastos administrativos (PGA) Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Clasificacin
i. Presupuesto financiero Consiste en fijar los estimados de inversin de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa. Comprende: presupuesto de ingresos (el total bruto sin gastos) presupuesto de egresos (determinar el lquido o neto) flujo neto (diferencia entre ingreso y egresos) caja final, caja inicial, caja mnima

Clasificacin
4. Por su contenido
Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa. Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analtica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organizacin de la empresa.

Clasificacin
5. Por la tcnica de valuacin Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empricas. Estndar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases cientficas o casi cientficas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

Clasificacin
6. Por su reflejo en los estados financieros
De posicin financiera: Se presenta por medio de lo que se conoce como posicin financiera (balance general) presupuestada. De resultados: Que muestran las posibles utilidades a obtener en un perodo futuro. De costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronsticos de ventas, y reflejan, a un perodo futuro.

Clasificacin
7. Por las finalidades que pretende
De promocin: Se presentan en forma de proyecto financiero y de expansin; para su elaboracin es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el perodo presupuestal. De aplicacin: Normalmente se elaboran para solicitud de crditos. Constituyen pronsticos generales sobre la distribucin de los recursos con que cuenta, o habr de contar la empresa. De fusin: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjuncin de entidades.

Clasificacin
8. Por reas y niveles de responsabilidad: Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en que se divide una compaa.

Clasificacin
9. Por programas: Este tipo de presupuestos los elaboran habitualmente dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relacin con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

Pronsticos
Pronstico es el proceso de estimacin en situaciones de incertidumbre. Entonces tenemos que los pronsticos son procesos crticos y continuos que se necesitan para obtener buenos resultados durante la planificacin, de un proyecto.

Pronsticos
Cuyas caracterstica Principal es que establecen el numero (a veces los costos, utilidades, ventas) en unidades que se esperan vender gastar producir etc.

Pronsticos
Lo bsico es que pronostiquen con base en experiencias pasadas proyectadas hacia el futuro con la ayuda de instrumentos mas o menos tcnicos de lo que se espera lograr o realizar. Utilizacin de la estadistica

Clasificacin de Pronsticos
1. Pronsticos a corto plazo: En las empresas modernas, este tipo de pronstico se efecta cada mes o menos, y su tiempo de planeacin tiene vigencia de un ao. 2. Pronsticos a mediano plazo: Abarca un lapso de seis meses a tres aos. estimar planes de ventas, produccin, flujos de efectivo y elaboracin de presupuestos.

Clasificacin de Pronsticos
3. Pronsticos a largo plazo: Este tipo de pronstico se utiliza en la planificacin de nuevas inversiones, lanzamiento de nuevos productos y tendencias tecnolgicas de materiales, procesos y productos, as como en la preparacin de proyectos. El tiempo de duracin es de tres aos o ms.

Tcnicas de Planeacin
1.= Manuales de objetivos y polticas, 2.= Diagramas de procesos y de flujos (procedimiento) 3.= Graficas de Gantt controlar la ejecucin simultanea de varias actividades 4.= Programas 5.= Trayectoria Critica PERT y CPM ( programar una serie de secuencias coordinadas.

Manual
Folleto, libro carpeta etc. En los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

Tipos
Manual de objetivos y politicas Manuales departamentales Manuales de empleados o de bienvenida Manuales de organizacin

ELABORAR UN MANUAL DE BIENVENIDA