Entender la separacin de los procesos propios de la actividad y de los procesos de administracin de proyectos
Producto
PAP
Resolution Type 1, or project success: The project is completed ontime and on-budget, with all features and functions as initially specified. Resolution Type 2, or project challenged: The project is completed and operational but over-budget, over the time estimate, and offers fewer features and functions than originally specified. Resolution Type 3, or project impaired: The project is canceled 3 at some point during the development cycle.
Proyectos de Informtica
Segn StandishGroup: En los EU se aplican 250Billones de dlares anuales a proyectos de desarrollo de sistemas El total de proyectos es superior a 175,000 El costo promedio es de $434,000 dls de un proyecto en empresas pequeas En el 52% de los proyectos el costo ser superior 189% al presupuesto 4
Definiciones
PMI: Un proyecto es algo temporal y nico Industrial Society (Inglaterra): Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas de una manera organizada, con puntos de inicio y terminacin claramente definidos, para lograr resultados especficos, que satisfagan las estrategias de la organizacin en un tiempo delimitado 6
Proyecto: Definicin
Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organizacin (quiz temporal y que puede ser desmantelada al trmino del proyecto)
La administracin de proyectos
Es un proceso dinmico que utiliza recursos adecuados de la organizacin de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratgicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones.
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Control
Ejecucin
Cierre 9
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Planeacin
Ejecucin
Core Processes
Project Plan Execution
Control
Core Processes
Cierre
Cost Budgeting
Performance Reporting
Contact Close-out
Administrative Closure
Initiation
Cost Estimating
Quality Assurance
Facilitating
Quality Planning Comm. Planning Risk Identifications Risk Quantification
Solicitation
Scope Verification
Facilitating
Response Development
Contract Administrative
Schedule Control
Cost Control
Organizational Planning
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Problemas de la METODOLOGIA
Promueva que la gente prepare documentos en lugar se hacer el trabajo Trata de estandarizar lo que en realidad es diferente Responsabilidad: si las cosas fallan, es culpa de la METODOLOGIA Motivacin: el imponer una METODOLOGIA implica que las personas no saben hacer el trabajo
Desventajas de la metodologa
No hay estandarizacin documentada Es una limitacin si se desea obtener una certificacin ( ej. CMM, ISO..) Se debe cuidar el proceso de diseminacin Se deben evitar las malintepretaciones de los conceptos El riesgo de generacin de versiones de la metodologa
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Procedimiento de Trabajo
Especif. de Tecnologa
Documento de Definicin
Versin Beta
Versin Pre-Release
Versin Final
Definicin y Anlisis
Diseo Comp.
Construccin
Pruebas
Roll-out Piloto
Roll-Out Masivo
area de riesgo
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Project Office
P.Manager
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BRB
RATq
CQJ
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El xito es:
Lograr el objetivo Estar a tiempo Apegarse a la VISIN Un usuario satisfecho Mantener el trabajo( el puesto, la posicin) Hacer el mejor esfuerzo
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Y en mi organizacin.........
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Control
Ejecucin
Fase de Iniciacin
Kick off
Initiatio n
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Antecedentes del problema a solucionar Intencionalidad y Concepto Resultados Esperados: Objetivo Metodologa de Trabajo
Organizacin
La intencionalidad de un proyecto
Hay dos tipos de requerimientos: explcitos e implcitos Explcitos: aquellos que son claramente definidos por el cliente Implcitos: aquellos que son identificados como obvios por alguna de las partes (cliente o analistas) El problema se da con los implcitos
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Qu es el concepto de un proyecto?
Es lo que define el propsito, el alcance y el marco de referencia para un proyecto Es importante definirlo al inicio: porque muchos proyectos de tecnologa inician con necesidades difusas, poco claras Esta etapa corresponde al anlisis de factibilidad de un proyecto y nos permite un anlisis organizado de 29 la idea del proyecto
Business Transaction
Information
Business Policies
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Control
Ejecucin
El Crculo Vicioso
No hay tiempo para planear Porque estoy apagando fuegos Porque estoy ocupado
Apagafuegos
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35
Planeacin :
Es la definicin clara y precisa de objetivos ( y las actividades que se ejecutarn para lograrlos), de manera que se logre una meta final. La meta puede ser la solucin de un problema o el logro de un estado o condicin diferente al estado actual.
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Fase de Planeacin
Core
Activity Secuence Duration Estimating Cost Estimating Schedule Develop. Cost Budgeting Project Plan Dev. Risk Quantificatio n Response Development Solicitation Planning
Scope Planning
Scope Definition
Facilitating
Quality Planning Comm. Planning Risk Identification s Procurement Planning
Organizational Planning
Staff Acquisition
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Planear es:
Identificar las actividades del proyecto: WBS Estimar el tiempo y costo Definir la secuencia de las actividades del proyecto Identificar las actividades crticas Preparar la propuesta del proyecto (SDD-Plan)
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Tareas
D is e o d I e m l p sl e m o e n t a D c ie s n a rd r f l u jo s n u e v oS s w y H w I m p le m d e p r o c e d oe s D i g i t a l i z d a e c ic a n m S is t C h D is e o
l l o D e e s a r r o l l oI m d n t Ia n c t ie o r n f a s e c od i o Ss i se tn C h e q u p e q u e s s
pe l e m e n ne l n u e r so c e s o is t e m a
D C
e f i n i c i o nA o n c e p t o
u d
e o r iz a t
c io n A n a l is is
c o p I n f o
i l a Ac in o n l i s i s D d o e c u m e n t a r I m p a c t o c a m b io s r e q u e r id o s
I m p a c t o I m p a c t o I m p a c t o P r o c e s o sP o l i t i c a s E s t r u c t u r a O r g a n i z a c i o n
a l
40
M G d P F r e p o r m a e e n E e r a r I n q u i p o
P r o y e c t o i g r a c i n P
i n r
5 H i n c e r l a s t a l a c i a
v e n t a r i o A c t u a l
r e p a r a E q u i p o
r a R r e a l i z a I dr e n t i f i c A a dr q u i r i Ir n s t a l a r H a c e r I n s t a l a r a t I on v e n t aN r ei o c e s i d aE d q e u s i p o E q u i p o R y e s p a l d W o i n 9 8 d e e q u i p a m . C o n g f i g u r a r
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Diagrama de Red
Project Launch Configure Exchange Link to servers Mailbox Rules Client Installation Packages W2k Policies Develop Install Procedures Test Policies
Test Install
Create CD
Create Workbook
10 day lag
Final Roll-out
Management Reserve
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Caractersticas
Estatus medible Eventos de inicio y conclusin claramente definidos Estimacin de tiempo y costo fcilmente estimada o calculada Tareas administrables, medibles, integrables e independientes
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16-04 al 27-04
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Estimacin de tiempos
Generalmente ser basado en la experiencia Las variaciones en la estimacin pueden ser debido a:
El nivel de habilidades y conocimientos de las personas Disponibilidad de los recursos materiales Eventos inesperados
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Estrategia: Escenarios
Estimacin Optimista : enfoque sobresaliente Estimacin Pesimista: enfoque al riesgo Estimacin Satisfactoria: considerando un nivel de riesgos moderado
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Mtodos orientados Mtodos orientados Mtodos orientados a la visibilidad: a los riesgos: a la velocidad: Puede verse el Evitar retrasos en la Entrega anticipada avance y disipar planeacin y del producto la impresin de ejecucin del lentitud proyecto
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Control
Ejecucin
Fase de Ejecucin
Core Processes
Project Plan Execution
Information Distributes
Team Development
Quality Assurance
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Fase de Control
Core Processes
Performance Reporting Overall Change Control
Facilitating
Schedule Control
Cost Control
Quality Control
El significado de Control
Dominio, Poder, Jerarqua Estudio entre directivos de alto nivel El tener la autoridad y nivel garantiza que las personas obedezcan?: NO Para que sirve la autoridad?: Derecho de aplicar sanciones a..... Qu asegura que las personas obedezcan?: que deseen hacer el trabajo
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La confusin
Monitoreo vs Control Monitoreo es obtener la informacin relevante para tener una foto del estado del proyecto Control es :EJERCER ACCIONES OPORTUNAS, derivadas del monitoreo
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WBS Ejemplo
Mega-Control
A D d e
C P
h r o r q
r t
i t l e
y e c t o i t e c t u
r a
I .D d i s e e C o m u o n d e i c a a c r q . d e i o n e s a p c o i n
i s e o d e D a i s r eq . o D d i e s e o d e a r q p r o c . d A e r q n u e i tg e o c c t ui ao r p a l i cH a W c i o n e s D M e
Macro-control Micro-control d
D F e D c u e n
f i n i c i D ne f di n e i c l i D n i s d e e o I n d v e e s t i g o d e l o I n t e r f a s M e so d e l o d d e e c a m C o n e c t i v i d a d n i s ed e d e d o Sd ee l le a c c i n e d C e o T m e mc n o l o d e C o m m
f i n i c i S ne l e d c e c i D c i o n a H l i Dd aD d S R A p l i c a c i o n e s l l o c i o d n e
e s a r r o / a p l i c a
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Qu nivel de control ejerci el Lder del Proyecto? Qu nivel de control ejercieron los miembros del equipo?
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Proyecto Tipo
Proyecto : Baseline 1. Requerim ientos 1.1 juntas de recopilacin de informacin 1.2 Preparacin de especificaciones 1.3 Revisin con usuario 2. Anlisis 2.1 Definicin de "features" 2.2 Clculo del costo-beneficio 3. Diseo 3.1 Diseo de Interfases 3.2 Diseo de Programas 3.3 Diseo de Base de Datos
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01-01 al 19-01
22-01 al 16-02
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Revisin en la semana 6
Proyecto : 1ra revisin y ajustes : Semana 6 1. Requerim ientos 1.1 juntas de recopilacin de informacin 1.2 Preparacin de especificaciones 1.3 Revisin con usuario 2. Anlisis 2.1 Definicin de "features" 2.2 Clculo del costo-beneficio 3. Diseo 3.1 Diseo de Interfases 3.2 Diseo de Programas 3.3 Diseo de Base de Datos
Retraso en las actividades 2.1 y 2.2
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01-01 al 19-01
Actividad 2.1 : estatus : No Terminada, Tiempo Requerido para concluir: 2 semanas ( 1+ de la comprometida)
Actividad 2.1 Avance Comprometido (Sem 6) = Semanas aplicadas / semanas totales = 3/4 = 75% avance c Retraso actividad : en % = 75% -60% = 15% en semanas = 5 semanas-4 semanas = 1 semana ,
Avance Real (Sem 6) = Semanas aplicadsa / semanas reales nuevas = 3 / 5 = 60% avance r
R e tr a s o d e l P r o y e c to : R e tr a s o e n %
S e m a n a s r e a le s n u e v a s T o t a le s - S e
= R e t r a s o t o t a l ( s e m a n a s ) / s 5e .m9 a%n a s 65 t a le s to
Reporte Directivo
R e tr a s o d e l P r o y e c to : R e tr a s o e n % = R e t r a s o t o t a l ( s e m a n a s ) / s e m a n a s t5 .t 9 le s c o m p r o m e t o a%
Reporte al Directivo Proyecto : X, Lder del Proyecto : Juan X Status a la semana: 6
S e m a n a s r e a le s n u e v a s T o t a le s - S e m a n a s C o m
Actividad en curso: Anlisis, Responsible de la etapa: Jorge M Retraso en % de proyecto: 5.9% Retraso en tiempo del proyecto: 1 semana Fecha estimada Comprometida de finiquito: 27-Abril Fecha estimada de finiquito nueva: 4 de Mayo Observaciones: en el proceso de anlisis se requiere una semana adicional para definir la funcionalidad del proyecto
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Revisin
40 0 30 5 20 3 20 0 30 0 20 5 20 5 30 2 20 9 20 6
Modelo Arcoiris
Proyectos en Curso
70
Proyecto2
Recursos
Proyecto3
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La persona adecuada
Lo importante de cualquier funcin es:
Definir quin hace el trabajo Definir como se hace el trabajo
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Caractersticas deseables
Flexibilidad y adaptabilidad a entornos dinmicos Con iniciativa Asertivo Entusiasta y creativo sobre el proyecto Bien organizado y disciplinado en el manejo del tiempo
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Caractersticas deseables
Ambicin : energa, empuje, compromiso Un generalista, pero consciente de la tecnologa Capaz de facilitar la solucin de problemas y conflictos Tomar decisiones Capacitado en las tcnicas y metodologas de administracin de 77 proyectos
El AP de un equipo exitoso
Es integrador y facilitador Usa la autoridad natural, por influencia Toma la responsabilidad por los problemas del equipo Tiene confianza en las personas Toma riesgos con su equipo Es creativo, innovador
Certificaciones Internacionales
www.pmi.org
PMP
www.comptia.com
CompTIA IT Project+
www.microsoft.com/traincert/default.as p
Certificacin MSPRoject 2000
80