Gestin de Proyectos

TEP - PUCMM Administracin de Proyectos

GESTION DE Proyectos Ing Jose Fco. Cleto

Objetivos
Identificar los factores de xito de la administracin de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administracin de proyectos Representar graficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades crticas de un proyecto Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mnimo
2
- GESTION DE PROYECTOS

Definiciones Preliminares
PROYECTO:
es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo

temporario: principio y fin definidos nico: definido especficamente

3
- GESTION DE PROYECTOS

Ejemplos de proyectos
Adquisicin de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificacin de nuevas localizaciones Ejecucin de auditoras Campaas publicitarias Administracin de una campaa de ayuda en desastres Certificacin de calidad Alianza estratgica

- GESTION DE PROYECTOS

Definiciones Preliminares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de conocimientos,

habilidades,
herramientas y tcnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto
5
- GESTION DE PROYECTOS

Definiciones Preliminares
STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto

- GESTION DE PROYECTOS

Ciclo de vida de Proyectos

Uso de Recursos / Costos

Implementacin

Desarrollo

Cierre

Concepcin

Tiempo
7
- GESTION DE PROYECTOS

Ciclo de vida de Proyectos

FASE I Concepcin

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas

Establecer criterios
Estimar programa Desarrollar Presupuesto

Preliminar
Aprobacin
8
- GESTION DE PROYECTOS

Ciclo de vida de Proyectos

FASE II Desarrollo
Plan de Recursos
Personal Materiales Equipos

Fondos

Plan General
Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos
9
- GESTION DE PROYECTOS

Ciclo de vida de Proyectos

FASE III Implementacin Organizacin Comunicacin Liderazgo del Proyecto Motivacin Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo

Accin Correctiva

10

- GESTION DE PROYECTOS

Ciclo de vida de Proyectos

FASE IV Cierre

Negociar desactivacin Reduccin progresiva equipos proyecto Evaluacin Final Lecciones aprendidas

11

- GESTION DE PROYECTOS

Recursos del Proyecto

Personas

Informacin y Tecnologa
12
- GESTION DE PROYECTOS

Recursos
Resultados / Tecnologa

13

- GESTION DEFuente: Harold Kezner PROYECTOS

Factores crticos en la Administracin de Proyectos

Sistema de Administracin

Gerente de Proyecto

Equipo de Proyecto

14

- GESTION DE PROYECTOS

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Responsabilidades

Gerente de Proyecto

integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas reas de la organizacin para alcanzar los objetivos del proyecto definir la metodologa de trabajo proveer recursos asegurar contrataciones adecuadas evaluar progresos establecer medidas correctivas

15

- GESTION DE PROYECTOS

El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerente de Proyecto

Competencias
Liderazgo Comunicacin Coordinacin Motivacin Negociacin Capacitacin
16
- GESTION DE PROYECTOS

Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto representan generalmente reas funcionales u organizaciones desempean roles especficos su nmero suele variar durante el avance del proyecto al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus reas u organizaciones

17

- GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Administracin de Proyectos

Estructura Organizacional

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin
18
- GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

19

- GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director Ejecutivo

Sistema de Administracin

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinacin de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

20

- GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Administracin de Proyectos

ORGANIZACION MIXTA

Sistema de Administracin

Estructura de Matriz
Gerente Funcional Gerente Funcional

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Coordinacin Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

Coordinacin del Proyecto A

- GESTION DE PROYECTOS

21

Sistema de Administracin de Proyectos

Sistema de Administracin

Sistema de Informacin
proporciona los medios para la planificacin integradora y el control del proyecto

provee una base de informacin de

desempeo el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminacin del proyecto
22
- GESTION DE PROYECTOS

Sistema de Administracin de Proyectos

Condiciones que destacan su importancia
Esfuerzo de magnitud Necesidad de coordinacin

Sistema de Administracin

Incorporacin de conocimientos y competencias

Necesidad de flexibilidad para responder a cambios Independencia de las reas funcionales Importancia crucial del xito del Proyecto
23
- GESTION DE PROYECTOS

Mtodos de Planificacin de Red

Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre s
que pueden representarse por un diagrama de red formado por nodos y arcos que representan las relaciones

24

- GESTION DE PROYECTOS

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Creada en la dcada del 50
Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

25

- GESTION DE PROYECTOS

CPM (Critical Path Method)

Creada en la dcada del 50
Desarrollada por Remington Rand y Du Pont para la programacin de operaciones de mantenimiento durante la suspensin de actividades

26

- GESTION DE PROYECTOS

Ventajas de los mtodos

Identifican y organizan las actividades Proporcionan una base de discusin Permite estimar el tiempo de finalizacin de los proyectos y sus interrelaciones Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalizacin del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
27
- GESTION DE PROYECTOS

Pasos en la Administracin de Proyectos

1. 2. 3.

descripcin del proyecto elaboracin del diagrama de red estimacin del tiempo de terminacin

4.

monitoreo de los progresos del proyecto

28

- GESTION DE PROYECTOS

1.- Descripcin del Proyecto

Punto final: producto / servicio
Descripcin de todos los aspectos que lo componen Actividades y relaciones de precedencia
Actividad: unidad ms pequea de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse Precedencia: secuencia de actividades

29

- GESTION DE PROYECTOS

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en arcos (AOA)
Actividades = arcos Nodos = eventos

S 3

4
S y T debern completarse antes de que se inicie U

T
30

- GESTION DE PROYECTOS

2.- Elaboracin del diagrama de red

Red de actividades en nodos (AON)
Enfoque orientado a actividades

S U T
31
- GESTION DE PROYECTOS

S y T debern completarse antes de que se inicie U

Traslado de Hospital
Actividad A B C D E F G H I J K Descripcin Seleccionar personal administrativo y mdico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribucin fsica para la construccin definitiva Llevar los servicios pblicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermera, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de informacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ayudantes Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

32

- GESTION DE PROYECTOS

Actividad en los nodos

Actividad

12 C 22 14 10 24
Duracin de la actividad dE
33
- GESTION DE PROYECTOS

Red AON para el proyecto del Hospital

I 15

A 12

F 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24
34

J 4
- GESTION DE PROYECTOS

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha temprana de comienzo Ftc
es el tiempo de terminacin ms prximo de la actividad que la precede en forma inmediata cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

Fecha temprana de finalizacin Ftf

es la fecha temprana de inicio, ms su duracin esperada dE Ftf = Ftc + dE

35

- GESTION DE PROYECTOS

Nodos Fechas tempranas

Actividad

Fecha temprana de comienzo Ftc

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalizacin Ftf

Duracin de la actividad dE
36
- GESTION DE PROYECTOS

Rutas A-I , A - F
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

C 10

G 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

37

- GESTION DE PROYECTOS

Ruta A C G
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 10

H 40

E 24

J 4

38

- GESTION DE PROYECTOS

Rutas B D H , B E - J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

J 4

39

- GESTION DE PROYECTOS

Llegada al nodo J
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

K 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 4

40

- GESTION DE PROYECTOS

Llegada al nodo K
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

41

- GESTION DE PROYECTOS

Camino Crtico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere ms tiempo
12 I 27 15

A 12 12

12 F 22 10

63 K 69 6

INICIO

12 C 22 10

22 G 57 35

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 4

42

- GESTION DE PROYECTOS

Estimacin de tiempos de terminacin

Fecha Tarda de Finalizacin FTF
es igual al tiempo de inicio ms lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. Si existen ms de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF ser el ms prximo de los tiempos de inicio ms lejanos de esas actividades

Fecha Tarda de Comienzo FTC

es igual al tiempo de terminacin ms lejano menos la duracin esperada de la tarea FTC = FTF dE
43
- GESTION DE PROYECTOS

Representacin completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalizacin Ftf

Fecha Tarda de Comienzo FTC

Fecha Tarda de Finalizacin FTF Duracin de la actividad dE

44
- GESTION DE PROYECTOS

12 I 27 48 15 63

A 12 12

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

45

- GESTION DE PROYECTOS

Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

B 9

D 19 10

19 H 59 40

E 33 24

59 J 63 59 4 63

46

- GESTION DE PROYECTOS

Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

INICIO

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

FIN

0 0

B 9

9 9

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

59 J 63 59 4 63

47

- GESTION DE PROYECTOS

Traslado Hospital
septiembre Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y mdico Seleccionar lugar y realizar estudio Seleccionar el equipo Preparar planos y distribucin Llev ar los serv icios pblicos al predio Entrev istar solicitantes e incorporar Comprar equipo y superv isar entrega Construir el hospital Desarrollar un sistema de inf ormacin Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermera y ay udantes octubre nov iembre diciembre enero Duracin 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 das 9 das 10 das 10 das 24 das 10 das 35 das 40 das 15 das 4 das 6 das

48

- GESTION DE PROYECTOS

Holgura

La holgura de una actividad (H) es la mxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duracin total del proyecto
Se puede calcular de dos modos
H = FTF Ftf H = FTC - Ftc
49
- GESTION DE PROYECTOS

Clculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K Duracin 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6 Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63 FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63 Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

50

- GESTION DE PROYECTOS

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Supuestos
Duracin real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) Duracin real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo C G J K D H E I F Duracin 10 35 4 6 10 40 24 15 10 Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16
51

FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53

Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37
- GESTION DE PROYECTOS

4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendr que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendr que ser en D-H Si consigue ese ahorro habr dos caminos crticos: C-G-J-K Y D-H-J-K

52

- GESTION DE PROYECTOS

Estimaciones probabilsticas de Tiempo Introduccin de factores de incertidumbre

1. El tiempo optimista (a) es el ms corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien El tiempo ms probable (m) es el tiempo que probablemente se requerir para realizar la actividad El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado ms largo que se requerir para la realizacin de la tarea

2. 3.

53

- GESTION DE PROYECTOS

Distribucin de probabilidades
En las tcnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribucin de probabildad beta

media

m
54

b
- GESTION DE PROYECTOS

Supuestos
Es posible estimar con precisin a,m, y b.
Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarn a cargo de las actividades Se supone que la desviacin estndar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas
55
- GESTION DE PROYECTOS

Clculo
La media se calcula ponderando

a 4m b 6

La varianza para cada actividad

ba ( ) 6
56

- GESTION DE PROYECTOS

Anlisis de probabilidades Actividades variables independientes

Tiempo esperado de terminacin de todo el proyecto
Te= tiempos en la ruta crtica

Varianza en la ruta

ba ( ) (Varianzas en la ruta crtica) 6

T Te

Probabilidad de terminacin en una fecha determinada

z

57

Tabla distribucin Normal

- GESTION DE PROYECTOS

Consideraciones sobre costos

Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo ms corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relacin lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificacin para acortar una semana
Costo de intensificacin por semana= CI CN / TN - TI
58
- GESTION DE PROYECTOS

Relaciones entre costos y tiempo

8000

Costo Intensivo Suposicin de costo lineal

Costo directo (pesos)

7000 6000 5000 4000 3000 2000 0 5 Tiempo Intensivo 6

Costo de reducir el tiempo dos semanas

Costo Normal

9 10 Tiempo Normal

59

- GESTION DE PROYECTOS

Programa de costo mnimo

Se determina el camino crtico
Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificacin ms bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo ms, otra ruta se convierta en crtica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos
60
- GESTION DE PROYECTOS

Software de proyectos
Capacidades
Diagramas Gantt Diagramas PERT/CPM Informes de estado Informes de rastreo Mltiples proyectos

Productos
Primavera Microsoft Project Scitor
61
- GESTION DE PROYECTOS

Conclusiones
Solamente mediante la administracin de Proyectos se puede garantizar la coordinacin de diferentes actividades la disponibilidad oportuna de los recursos lograr los resultados del Proyecto en los tiempos programados a los costos presupuestados y la satisfaccin de los clientes del Proyecto

62

- GESTION DE PROYECTOS