Gestin de Proyectos

Sesin 6 Gestin de Comunicaciones

Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda
Caso: Vickers, Inc.: TerraCog Global Positioning Systems Importancia Gestin de los interesados Plan Reuniones

TerraCog Global Positioning Systems

Importancia de las comunicaciones

Una de las causas principales del fracaso de los proyectos es la falta de una buena comunicacin Muchos buenos profesionales no son buenos comunicadores Habilidades de comunicacin son factores claves para el progreso profesional

Qu informacin se necesita distribuir en el proyecto?

Status Problemas xitos Actualizaciones Rendimiento del equipo Nuevos riesgos encontrados Hito terminado

Gestin de las comunicaciones del proyecto

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos.

Gestin de las comunicaciones del proyecto

Identificar los interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones involucradas en el proyecto, y en documentar informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del proyecto.

Identificar los interesados

Entradas
1. Acta de constitucin del proyecto 2. Documentos de adquisicin 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas 1. Anlisis de los interesados 2. Juicio de expertos Salidas 1. Registro de interesados 2. Estrategia de gestin de los interesados

Matriz de poder/inters de los interesados

Alto

Mantener satisfecho

B A

Gestionar atentamente

H
C

Poder

G
Monitorear (esfuerzo mnimo)
Bajo

Mantener informado

D
Inters

E
Alto

Bajo

Planificar las comunicaciones

Es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones.
Factores que pueden afectar el proyecto: La urgencia de la necesidad de la informacin La disponibilidad de la tecnologa El personal previsto para el proyecto La duracin del proyecto El entorno del proyecto

Planificar las comunicaciones

Entradas
1. Registro de interesados 2. Estrategia de gestin de los interesados 3. Factores ambientales de la empresa 4. Activos de los procesos de la organizacin

Herramientas y tcnicas
1. Anlisis de requisitos de comunicaciones 2. Tecnologa de las comunicaciones 3. Modelos de comunicacin 4. Mtodos de comunicacin

Salidas 1. Plan de gestin de comunicaciones 2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Planificar las comunicaciones

Mtodos de comunicacin:
Comunicacin interactiva: Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de informacin tipo multidireccional. Comunicacin tipo PUSH: Enviada a receptores especficos. Comunicacin tipo PULL: Utilizada para grandes volmenes de informacin o para audiencias grandes.

Distribuir la informacin
Es el proceso que consiste en colocar la informacin relevante a disposicin de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la informacin
Tcnicas:
Modelo emisor-receptor Eleccin del medio Estilo de redaccin Tcnicas de gestin de reuniones Tcnicas de presentacin Tcnicas de facilitacin

Distribuir la informacin
Entradas
1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informes de desempeo 3. Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas 1. Mtodos de comunicacin 2. Herramientas para la distribucin de la informacin Salidas 1. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Gestionar las expectativas de los interesados

Es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presenten. Implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados del proyecto, para influir en sus expectativas, tomar sus inquietudes y resolver temas.

Gestionar las expectativas de los interesados

Entradas
1. Registro de interesados 2. Estrategia de gestin de los interesados 3. Plan para la direccin del proyecto 4. Registro de incidentes 5. Registro de cambios 6. Activos de los procesos de la organizacin

Herramientas y tcnicas
1. Mtodos de comunicacin 2. Habilidades interpersonales 3. Habilidades de gestin

Salidas 1. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin 2. Solicitudes de cambio 3. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Anlisis de comunicaciones de los stakeholders

Informar el desempeo
Es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre el desempeo, incluidos informes de estado, menciones del avance y proyecciones.

Los informes de desempeo deben suministrar informacin en un nivel adecuado para cada audiencia.
El anlisis del desempeo pasado El estado actual de los riesgos e incidentes El trabajo completado durante el perodo El trabajo que se completar a continuacin El resumen de los cambios aprobados del perodo

Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada

Reuniones efectivas
Son necesarias? Definir los objetivos Determinar quienes deberan atender Preparar la agenda Llevar las reuniones profesionalmente Utilizar las reuniones para construir relaciones Evaluacin de la efectividad de las reuniones

Informar el desempeo
Entradas
1. Plan para la direccin del proyecto 2. Informacin sobre el desempeo del trabajo 3. Mediciones del desempeo del trabajo 4. Proyecciones del presupuesto 5. Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas Salidas 1. Informes de desempeo 2. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin 3. Solicitudes de cambio

1. Anlisis de variacin 2. Mtodos de proyeccin 3. Mtodos de comunicacin 4. Sistemas de informes