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EDICION 1 JUNIO 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA INTRODUCCION

GENERALIDADES

PROPSITO Establecer los lineamientos para evaluar la eficacia del sistema de gestin integrado a travs de las auditorias internas. Asimismo, definir los controles necesarios para el control de los documentos y registros del sistema.

INTRODUCCIN

TRMINOS Y DEFINICIONES

ALCANCE
CONTROL DEL DOCUMENTO

Aplica a todos los procesos, reas y funciones de NATCLAR. RESPONSABLES Los auditores internos son responsables ante el Representante de la Direccin de: Cumplir con el presente procedimiento. Informar los resultados de la auditoria interna. Los usuarios de los documentos son responsables ante el Representante de la Direccin de: Solicitar las modificaciones o la elaboracin de un documento nuevo. Revisar anualmente los documentos que le aplican para asegurar la aplicabilidad, almacenar, proteger del dao, administrar la recuperacin, retencin y la disposicin de los registros referidos en los documentos.

TEMAS

AUDITORIA INTERNA SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

CONTROL DE REGISTROS SGI

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA INTRODUCCION CONSIDERACIONES GENERALES PARA AUDITORIA:
GENERALIDADES

Para las auditorias internas, es posible contratar los servicios de un auditor externo que cumpla los siguientes requisitos:

INTRODUCCIN

1. 2.

Haber aprobado un curso de Auditor en la norma auditada. Haber participado como mnimo en 2 auditorias de certificacin en ISO 9001 o 14001 u OHSAS 18001.

TRMINOS Y DEFINICIONES

3. CONTROL DEL DOCUMENTO

Haber asesorado como mnimo a 1 empresa que hayan obtenido la certificacin ISO /OHSAS.

TEMAS

4.

Los registros entregados por el auditor externo son validos como evidencia en nuestro Sistema.

AUDITORIA INTERNA SGI

Los auditores internos de NATCLAR para efectuar las auditoras debern estar calificados en base a:

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

1.

Ser empleado con un mnimo de 6 meses de antigedad en la empresa o experiencia en otras auditorias.

CONTROL DE REGISTROS SGI

2.

Haber aprobado un curso de Auditor Interno, dictado por un Auditor acreditado por un organismo de certificacin, mnimo de 12 horas.

3. Edicin 1: Junio 2009

Haber acumulado una experiencia de 8 horas observando una auditoria interna conducida por un auditor acreditado.
3

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA INTRODUCCION

GENERALIDADES

CONSIDERACIONES GENERALES PARA DOCUMENTOS:

El Gerente de calidad y SGI debe garantizar que los documentos del sistema cumplan con los requisitos establecidos en las normas, establecer los responsables de elaborar o modificar los documentos y gestionar los cambios.

INTRODUCCIN

TRMINOS Y DEFINICIONES

Una vez realizado el cambio de la edicin 1, en las siguientes ediciones debe indicar la en el control de cambios del documento: Los cambios en relacin a la edicin anterior son los siguientes:.

CONTROL DEL DOCUMENTO

TEMAS

La unidad de medida de los cambios es la pgina y/o prrafo. En el control de cambios har referencia a la clase de cambio, es decir si se trata de una eliminacin, modificacin o insercin.

AUDITORIA INTERNA SGI

Los cambios ortogrficos no sern considerados en el control de cambios. Los requisitos del Sistema Informtico son los siguientes:
1.

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

Deber contar con software antivirus. Esta prohibido hacer modificaciones a los documentos del Sistema de Gestin, sin la autorizacin del Gerente de Calidad y SGI.

CONTROL DE REGISTROS SGI

2.

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA INTRODUCCION

GENERALIDADES

CONSIDERACIONES GENERALES PARA DOCUMENTOS:

INTRODUCCIN

Para los documentos, incluidos algunos registros que se encuentren en la red informtica, se realiza mensualmente un back-up del directorio Sistema de Gestin Integrado.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Para la primera versin los documentos sern aprobados por el Gerente General en una reunin con el personal denominada Implementacin del Sistema de Gestin Integrado.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Los documentos nuevos o modificados posteriores a sta, deben ser revisados y aprobados por los involucrados, para luego ser remitido al Gerente de Calidad y SGI, quien lo incluir en la red informtica para ser implementado en los procesos correspondientes .

TEMAS

AUDITORIA INTERNA SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

CONTROL DE REGISTROS SGI

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA TERMINOS Y DEFINICIONES TRMINOS Y DEFINICIONES
GENERALIDADES

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

INTRODUCCIN

TRMINOS Y DEFINICIONES

Manual del SGI: documento que especifica el sistema de gestin integrado de una organizacin.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Documento: informacin y su medio de soporte.


TEMAS

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Confirmacin del Servicio: Documento que confirma la aceptacin de la propuesta y el inicio

AUDITORIA INTERNA SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

de la prestacin del servicio. Especificacin: documento que establece requisitos.

CONTROL DE REGISTROS SGI

Plan de Calidad: Registro extrado del contrato, en el que se planifica los servicios, recursos asociados, precios, entrega de resultados: quin, cundo, donde, a quien aplica y finalmente los criterios de aptitud.
Edicin 1: Junio 2009
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PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA TERMINOS Y DEFINICIONES

GENERALIDADES

TRMINOS Y DEFINICIONES Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la

INTRODUCCIN

auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

TRMINOS Y DEFINICIONES

Programa de la auditora: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

CONTROL DEL DOCUMENTO

Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como


TEMAS

referencia. Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables

AUDITORIA INTERNA SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora

CONTROL DE REGISTROS SGI

Conclusiones de la auditora: resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA CONTROL DEL DOCUMENTO

GENERALIDADES

Edicin Revisado por Aprobado por

: N 1 : Edwin Alvarez Representante de la Direccin : Carlos Alvarez Gerente General

INTRODUCCIN

TRMINOS Y DEFINICIONES

Control de Cambios : Referencia (pgina) Identificacin Sin cambios por ser la primera edicin

CONTROL DEL DOCUMENTO

TEMAS

AUDITORIA INTERNA SGI

CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

CONTROL DE REGISTROS SGI

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA AUDITORIA INTERNA SGI

GERENTE DE CALIDAD Y SGI

RESPONSABLES DE AREAS

AUDITORES INTERNOS

CONSIDERACIONES 1. Los auditores internos no auditan su propio trabajo. 2. Los criterios de calificacin del auditor se establecen en la pgina nmero 3 de este procedimiento. 3. Los criterios para auditar los procesos debern estar basados en: - Los requerimientos del cliente. - Los documentos del sistema de gestin integrado. - La normatividad legal vigente, que aplique a nuestras operaciones. 4. Otro criterio son los requisitos ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 vigentes, los cual se encuentran planificados en el Manual del Sistema de Gestin Integrado. 5. R1: Planificacin de las Auditorias Internas del SGI Red. 6. R2: Informe de Auditoria Interna Red.

INICIO PLANIFICACION DE AUDITORIA INTERNA 1. ELABORA EL PROGRAMA E ITINERARIO EN:


R1 R1

PLANIFICACION DE AUDITORIA INTERNA

3. INICIA REUNION DE APERTURA PLANIFICACION DE AUDITORIA INTERNA


R1

4. EJECUTA AUDITORIA INTERNA 2. COMUNICA A LOS INVOLUCRADOS 5. INICIA REUNION DE CIERRE

INFORME DE AUDITORIA INTERNA


R2

INFORME DE AUDITORIA INTERNA


R2

6. ELABORA INFORME DE AUDITORIA INTERNA 7. INICIA ACCIONES CORRECTIVAS

INFORME DE AUDITORIA INTERNA


R2

FIN

Edicin 1: Junio 2009

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA CONTROL DE DOCUMENTOS SGI


USUARIO DE DOCUMENTOS INICIO GERENTE DE CALIDAD Y SGI RESPONSABLES DE REVISAR Y APROBAR CONSIDERACIONES

1. SOLICITA ELABORACION O MODIFICACION DE DOCUMENTO


SI

3. ELABORA O MODIFICA DOCUMENTOS

6. REVISAN Y APRUEBAN DOCUMENTOS

1. Los responsables de revisar y aprobar la documentacin se encuentran definidos en los mismos documentos. 2. Las ediciones inician con el nmero uno. 3. Cada documento tiene un nombre que los identifica. 4. Los cambios son identificados en los mismos documentos, se mantiene en el file Documentos Obsoletos de DOCUMENTOS DEL SGI como mnimo la penltima edicin para efectos de comparar los cambios. 5. Las ediciones vigentes se encuentran disponibles en la red informtica del SGI. 6. Para los documentos, incluidos algunos registros que se encuentren en la red informtica, se realiza semanalmente un backup del directorio Sistema de Gestin de Integrado.

2. ORIGEN
INTERNO?

4. IDENTIFICA EL NUMERO DE EDICION Y CAMBIOS SI HUBIERE

7. REMITE PARA SU PUBLICACION

NO

1
VA A PAGINA SIGUIENTE

5. REMITE PARA SU REVISION Y APROBACION

9. REVISION ANUAL DE DOCUMENTOS

8. PUBLICA EN LA RED INFORMATICA

SI

10.
REQUIERE ACTUALIZAR ? NO

FIN

Edicin 1: Junio 2009

10

PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA CONTROL DE DOCUMENTOS SGI

GERENTE DE CALIDAD Y SGI

CONSIDERACIONES

VIENE DE PAGINA ANTERIOR

1.

1. IDENTIFICA OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS EN

En el caso de otros documentos de origen externos el Representante de la Direccin a travs Gerente de Calidad y SGI es responsable de la identificacin y comunicacin. R1: Lista de externos Red. documentos

LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS


R1

2. ARCHIVA DOCUMENTO SEGN PROCESO

DOCUMENTO EXTERNO

3. PUBLICA EN LA RED INFORMTICA LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

FIN

Edicin 1: Junio 2009

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PQ1 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DEL SISTEMA CONTROL DE REGISTROS SGI

GERENTE DE CALIDAD Y SGI

RESPONSABLE DE LOS REGISTROS

CONSIDERACIONES

INICIO

1. 2.

Cada registro tiene un nombre que lo identifica. La forma de almacenar cada registro es establecida por cada responsable de rea y para acceder a este, se debe considerar dicha forma. El interesado en acceder debe estar autorizado por el responsable de dicho registro. Ellos determinan si se guardan en formato electrnico o fsico, adems deben protegerlos almacenndolos en lugares que prevengan del dao, deterioro o prdida. Estos lugares estn definidos por los responsables del almacenamiento. El tiempo de retencin de los registros es de 5 aos, salvo los archivos actualizables de la red informtica. Concluido el tiempo de retencin de los registros, stos pueden ser eliminados o separados de los registros vigentes. Para disponer de los registros con carcter legal se debe contar con la autorizacin escrita de la Gerencia General.

1. ASEGURA QUE EN LOS DOCUMENTOS DEL SGI:

5. DEFINE LA FORMA DE ALMACENARLOS

2. SE IDENTIFICAN LOS REGISTROS

6. DEFINE LA FORMA DE PROTECCION

3.

3. SE DEFINEN RESPONSABLES DE GESTIONARLOS


NO

7. ARCHIVO

4. SE DEFINE EL LUGAR PARA ACCEDER

8. CUMPLE EL TIEMPO DE RETENCIN?

4.

SI

5.

9. DISPONE REGISTROS

6.
FIN

Edicin 1: Junio 2009

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