UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARABA CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CINCIA DA INFORMAO CURSO DDE GRADUAO EM BIBLIOTECONOMIA

A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO

EM UNIDADES DE INFORMAO

Prof. Ms. Irma Carvalho Joo Pessoa 2010

PLANEJAMENTO ESTRATGICO

CONCEITOS E FINALIDADES
Para ele as funes administrativa so: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.

Henri Fayol 1841-1925

Primeiro terico a situar o planejamento como processo da funo administrativa.

Seu conceito de planejamento inclua funes bsicas: visualizar o futuro e traar o programa de ao.

CONCEITOS E FINALIDADES
O planejamento um processo contnuo, permanente e dinmico, que fixa objetivos, define linhas de ao, detalha as etapas para ating-los e prev os recursos necessrios consecuo desses objetivos (MAXIMIANO, 2008)

CONCEITOS E FINALIDADES
O planejamento um processo metdico de abordagem racional e cientfica, pois pressupe uma sequncia de atos decisrios, ordenados em fases definidas com base em conhecimentos cientficos e tcnicos (BAPTISTA, 1991).

POR QUE PLANEJAR?

Escolha: julgamento e avaliao das alternativas DECISES AVALIAO ALTERNATIVAS

Concepo de alternativas : processos decisrios

Diagnstico: busca de entendimento

DIAGNSTICO

PROBLEMA Fonte: Maximiano, 2008

Frustrao, ansiedade, dvida, curiosidade, etc.

PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Identificao de situaes, suas causas, consequncias e potencialidades; Formulao de aes para enfrentar as situaes desfavorveis e aproveitar as situaes desfavorveis e aproveitar as potencialidades; Elaborao de estratgias para assegurar o meios necessrios s aes; Executar, acompanhar, monitorar, avaliar e alimentar o processo.

VANTAGENS DO PLANEJAMENTO
Presses das organizaes: manter ou cortar custos e melhorar a qualidade de servios. Tornar o tempo um aliado; O planejamento faz acontecer (compromisso); O planejamento reduz riscos e possibilita tirar proveitos de oportunidades; O planejamento compensa incertezas e mudanas: possibilidade de prever possveis fracassos e criar alternativas para super-los Decises planejadas ajudam a dar estabilidade organizao e criam um ambiente mais equilibrado e produtivo

ALMEIDEIDA, 2005

INSTRUMENTOS DE
PLANEJAMENTO
O plano:

Linha de ao preestabelecida que orienta a ao na direo da misso e dos objetivos institucionais ou da soluo de determinados problemas; As aes ocorrem num determinado tempo (cronograma); Eficcia: o quanto contribui para a realizao dos objetivos.

Objetivos:

Expressam intenes que levem ao cumprimento da misso (razo de ser) da organizao;

Tarefas do profissional da informao:

Interpretar corretamente a misso da organizao; Fixar os objetivos para a unidade de informao.

NATUREZA DOS PLANOS

PLANO PERIDICO: Define prioridades, objetivos/metas e recursos previstos para um determinado perodo (por exemplo anual); PLANOS GLOBAIS: Fornecem os fundamentos para as atividades do servio de informao; PLANOS ESPECCOS/ OU ESPECIAIS: Voltados a determinadas reas de atuao (por exemplo: acesso a documentos em meios eletrnicos); Enfrentamento de catstrofes (situao de contingncia): passos a serem seguidos em determinadas circunstncias.

Recomenda-se a criao de um plano global e planos especficos para certos aspectos da unidade de informao atualizados constantemente (ALMEIDA, 2005).

TIPOS DE PLANEJAMENTO
Institucional (estratgico)

Intermedirio (tcito)

Operacional

TIPOS DE PLANEJAMENTO:
ESTRATGICO
PLANEJAMENTO DA ALTA ADMINISTRAO:

Processo de deciso (ou mudanas) relativo aos objetivos da organizao; Recurso utilizados para atingir tais objetivos; Polticas de aquisio distribuio e uso desses recursos Polticas de aquisio, distribuio e uso desses recursos.
Gera impactos a curto, mdio e longo prazos; Deciso no nvel hierrquico mais elevado. AS ESTRATGIAS SO DEFINIDAS A PARTIR DE UMA ANLISE DO CONTEXTO OU DO AMBIENTE.

ATINGE A ORGANZIAO COMO UM TODO:

TIPOS DE PLANEJAMENTO:
ESTRATGICO
Misso, vocao e valores da organizao

PROCESSOS MENTAIS, COMPETNCIAS E INTERESSES DOS PLANEJADORES Ameaas e oportunida des do ambiente PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATGICO

Pontos fortes e fracos dos sistemas internos

Desempenho da organizao

Fonte: Maximiano, 2008.

TIPOS DE PLANEJAMENTO:
TCITO
DESDOBRAMENTO DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO:

Criao de planos concretos, posteriormente detalhados. Relaciona-se a atividades do presente e de futuro prximo; Elaborao de estratgias para assegurar os meios necessrios s aes; Controlar e integrar as operaes na organizao; Assegurar a implementao das decises estratgicas.

FUNES PRINCIPAIS:

TIPOS DE PLANEJAMENTO:
OPERACIONAL
ESTABELECE O QUE E COMO FAZER:

Ligado a procedimentos; Detalhamento de tarefas e operaes.

Imediatista (curto prazo); Abrangncia local (segmentos/reas especficas). Anlise dos objetivos; Planejamento das atividades e do tempo; Planejamento do uso dos recursos; Avaliao de riscos; Meios de controle.

ALGUMAS CARACTERSTICAS:

PRINCIPAIS ETAPAS:

O TEMPO E O PLANEJAMENTO ESTRATGICO

LONGO PRAZO:

Relao com o curso da ao futura da organizao; Considera mais questes qualitativas do que quantitativas (carter estratgico).
Ligao entre os grandes objetivos (estratgico) e os procedimentos do planejamento a curto prazo. Atividades imediatas; Metas a serem atingidas em curto espao de tempo; Deve ser mais objetivo e detalhado. Fonte: Almeida, 2005.

MDIO PRAZO:

CURTO PRAZO:

PLANEJAMENTO DE SERVIOS DE INFORMAO

EM UNIDADES DE INFORMAO

Geralmente estratgico uma prerrogativa dos nveis de direo da organizao a que pertencem. DEVE-SE PLANEJAR O SERVIO DE INFORMAO CONSIDERANDO: Foras restritivas (problemas e limitaes); Foras propulsoras (vantagens) do ambiente e do mantenedor; Definindo objetivos, prioridades e avaliando alternativas. Deve ser coerente com os objetivos e estratgias definidos pela direo da organizao

i. ii. iii.

Fonte: Almeida,2005

ETAPAS DO PLANEJAMENTO
Definio do objeto de estudo Obteno de informaes que subsidiaro o processo de avaliao e seu ambiente (diagnstico)

A partir da anlise dos dados e informaes, origina-se o plano: Metas e perodos definidos; Previso de acontecimentos futuros (tendncias); Meios e recursos. Acompanhamento e avaliao: possibilidade de adequao a proposta original.

A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO
ESTRATGICO EM UNIDADES DE INFORMAO

PLANEJAR ESTRATEGICAMENTE SIGNIFICA: Criar condies para que Unidade de Informao decida rapidamente, diante de oportunidades e ameaas, otimizando as vantagens competitivas relativas ao ambiente em que est inserida.

A IMPORTNCIA DO PLANEJAMENTO
ESTRATGICO EM UNIDADES DE INFORMAO

FINALIDADE DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM UNIDADES DE INFORMAO

Conhecer tendncias do mercado informacional; Conhecer pontos fortes e fracos dentro da organizao; Preparar cenrios de mercado, para poder oferecer melhores servios; Estabelecer objetivos a curto e a longo prazo; Responder para cada objetivo: quando, quem, como, onde? Prepara plano de ao; Acompanhamento e feedback

PLANEJAMENTO ESTRATGICO DENTRO DA

UNIDADE DE INFORMAO PROCESSOS TCNICOS; MARKETING E ENDOMARKETING; ESTUDO DE COMUNIDADE; PERFIL DE USURIOS; INDENTIFICAO DE NECESSIDADES; SELEO; AQUISIO; DESCARTE; GESTO DA INFORMAO E DO CONHECIMENTO; TECNOLOGIAS DA INFORMAO.

OS PRINCPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO DAS

UNIDADES DE INFORMAO EFICINCIA:

Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos.
Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilizao de recursos; Obter resultados; Aumentar os lucros.

EFICCIA:

OS PRINCPIOS DO PLANEJAMENTO DENTRO

DAS UNIDADES DE INFORMAO

Definir uma ESTRATGIA criar uma nova posio, NICA, DISTINTA, SIGNIFICATIVA E VALIOSA, perante os clientes, que inclua um conjunto diferente de atividades e que a concorrncia no possa copiar facilmente (MAXIMIANO, 2008).

A maioria das pessoas no planeja fracassar, fracassa por no planejar. John L. Beckley