PERAN DAN FUNGSI SEKRETARIAT DALAM MENFASILITASI TERWUJUDNYA VISI DAN MISI

Oleh Drs. H. Abdul Karim, MM Disampaikan dalam Kegiatan Jaring dan Serap Aspirasi Kebimasislaman di Provinsi Bangka Belitung Tahun 2012

LATAR BELAKANG
Strategi peningkatan SDM aparatur selalu melekat dengan mekanisme kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintahan maupun swasta, yang terkait dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Sumber Daya Manusia (SDM) dalam suatu organisasi/institusi memegang peranan penting dan strategis, bahkan tugas pokok dan fungsi suatu organisasi dapat berjalan atau tidak, tergantung siapa yang memegang kendali dan memimpin organisasi itu (The Man Behind The Gun).

maju.VISI DITJEN BIMAS ISLAM “Terwujudnya masyarakat Islam Indonesia yang taat beragama. cerdas. dan toleran dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dalam wadah NKRI” . sejahtera.

Mengefektifkan penyuluhan kesadaran berzakat. sumber daya manusia bidang keuangan dan pelayanan. pemberdayaan masjid dan pembinaan syari’ah. Mengoptimalkan pelayanan sistem informasi. 5. 2.pemberdayaan zakat dan penguatan kapasitas kelembagaan zakat serta peningkatan pelayanan ibadah sosial. Meningkatkan bimbingan dan penyuluhan wakaf. seni budaya. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan agama pada masyarakat. pemberdayaan lembaga keagamaan. 3. infak dan sedekah. Mengoptimalkan pelayanan perkawinan. perlindungan aset wakaf. kemitraan umat. produk halal. . 4. pemberdayaan dan kemitraan strategis dalam pengelolaan wakaf produktif serta penguatan terhadap kapasitas kelembagaan wakaf. ketahanan keluarga sakinah.MISI DITJEN BIMAS ISLAM 1. dan dakwah Islamiyah.

NO: 43 TAHUN 1999 TENTANG POKOK-POKOK KEPEGAWAIAN PERATURAN PRESIDEN NOMOR 47 TAHUN 2009 TENTANG PEMBENTUKAN DAN ORGANISASI KEMENTERIAN AGAMA PERATURAN PRESIDEN NOMOR 24 TAHUN 2010 TENTANG KEDUDUKAN. DAN FUNGSI KEMENTERIAN NEGARA SERTA SUSUNAN ORGANISASI.LANDASAN KEBIJAKAN     KETENTUAN Ps.12 UU. TUGAS DAN FUNGSI ESELON I KEMENTERIAN AGAMA PERATURAN MENTERI AGAMA NOMOR 10 TAHUN 2010 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN AGAMA . NO : 8 TAHUN 1974 Jo. TUGAS.

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas. .TUGAS SEKRETARIAT Pasal 329 PMA Nomor 10 Tahun 2010. pelayanan dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Bimas Islam.

perlengkapan dan barang milik/kekayaan negara di lingkungan direktorat jenderal. 7. 5. Penyiapan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum. rumah tangga. Koordinasi dan penyusunan rencana dan program di lingkungan direktorat jenderal. Pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan direktorat jenderal Pelaksanaan urusan tata usaha. dan hubungan masyarakat. Pengelolaan kepegawaian di lingkungan direktorat jenderal. Pelaksanaan urusan keuangan di lingkungan direktorat jenderal. 4. 3. 6. kerja sama.FUNGSI SEKRETARIAT Pasal 330 PMA Nomor 10 Tahun 2010. . Sekretariat mempunyai fungsi sebagai berikut 1. 2. Penyiapan penyusunan organisasi dan tata laksana.

9. Penerapan e-office Penyusunan Analisis Jabatan Penyusunan Analisis Beban Kerja (ABK) Penyusunan Peta Jabatan Penyusunan SOP Kajian Kesesuaian Program dengan Tusi. 8. 3. 4. 2. Visi dan Misi Organisasi Kajian Tusi Ditjen Bimas Islam dengan Bidang Bimas Islam Daerah Jaring dan Serap Aspirasi Kebimasislaman di Daerah Sosialisasi Kebijakan Ditjen Bimas Islam Capacity Building Sosialisasi Kode Etik Pegawai . 11. 10. 5.PROGRAM PENINGKATAN SUMBER DAYA MANUSIA DITJEN BIMAS ISLAM 1. 6. 7.

.1. Pada aplikasi ini pendaftaran. tertukar. dalam hal kearsipan dan manajemen dokumen perlu adanya system yang lebih canggih. pencarian. pelaporan. hilang dan menciptakan ketepatan dan kecepatan. Electronic office System yang sering disebut dengan Electronic Filling System adalah sebuah aplikasi penataan file (catalogeuing) sebagai aplikasi pendukung pada lemari atau gudang arsip. aman. selain didaftarkan secara tabular dokumen juga dipindai secara digital (dengan scanner device) sehingga instansi atau perusahaan pengguna memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu.cepat. peminjaman dokumen dari lemari/gudang arsip akan diatur secara sistematis dan mudah untuk menghindari resiko dokumen hilang. mudah dan teratur. pendataan. Pada aplikasi ini. hal ini ditujukan untuk menciptakan sistem kearsipan yang dapat mengurangi resiko rusak. PENERAPAN ELECTRONIC OFFICE Seiring dengan perkembangan jaman. atau terselip (unlocated).

penerapan ini bertujuan dalam rangka meningkatkan dan pemanfaatan perkantoran elektronik (e-Office) para pegawai dilingkungan Ditjen Bimas Islam selain itu juga sebagai kontrol terhadap kinerja Ditjen Bimas Islam terutama surat-surat komplain yang datangnya dari masyarakat.Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan penerapan e-office ini akan memudahkan mengontrol alur surat menyurat dan melacak disposisi surat sudah sampai ditingkat mana untuk ditindak lanjuti. .

dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. . spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan pemerkayaan pekerjaan. PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN Analisa jabatan adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan.2. perluasan pekerjaan. Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan. bagaimana mengerjakannya. dan mengapa pekerjaan itu harus dilakukan.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang. g. d. Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan. f. c. Mengumpulkan informasi analisa jabatan. . Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan hasil pekerjaan .Proses dalam menganalisa jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut: a. b. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

12/2008: Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu. ABK bertujuan menentukan brp jumlah personalia & brp jumlah tanggung jawab atau beban kerja yg tepat dilimpahkan kpd seseorang.  Menpan: pengukuran beban kerja adalah teknik mendapatkan informasi tentang efisiensi & efektivitas kerja unit organisasi / pemegang jabatan yg dilakukan scr sistematis dg menggunakan teknik analisis jabatan atau teknik analisis beban kerja. .PENYUSUNAN KERJA (ABK) ANALISIS BEBAN  Kepmenpan No.3. 75/2004: Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yg harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.  Komaruddin: ABK adalah proses untuk menetapkan jml jam kerja yg dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dlm waktu tertentu.  Permendagri No.

Program mutasi pegawai dari unit yg lebih ke unit yg kurang. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi. Reward and punishment terhadap unit atau pejabat. Program promosi pegawai. Bahan penyempurnaan program diklat. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit.MANFAAT ABK            Penataan/penyempurnaan struktur organisasi. dan Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan SDM . daftar susunan pegawai & penetapan eselon jabatan struktural. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan.

PENYUSUNAN PETA JABATAN Peta jabatan.4. yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan Kemampuan Keuangan Negara .

PENYUSUNAN SOP  Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis. prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.  . efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja.5.

URGENSI SOP DALAM ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Melakukan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan yang meliputi aspek : SDM Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi yang efektif dan efisien Ketatalaksanaa n Bussiness Process Kelembagaan organization • Integritas • Tanggung Jawab • Naluri Pelayanan Human Capital .

6. KAJIAN KESESUAIAN PROGRAM DENGAN TUSI. VISI DAN MISI ORGANISASI SEKARANG Apa/Siapa kita? Dimana kita sekarang? MASA DEPAN Bagaimana kita kesana? Apa yang kita tuju? MISI STRATEGI VISI .

…LANJUTAN… VISI DITJEN BIMAS ISLAM TUSI (TUGAS POKOK DAN FUNGSI ) PROGRA M BIMAS ISLAM MISI DITJEN BIMAS ISLAM .

KAJIAN TUSI DITJEN BIMAS ISLAM DENGAN BIDANG BIMAS ISLAM DAERAH ZAKAT PENAIS TUSI DITJEN BIMAS ISLAM WAKAF URAIS .7.

JARING DAN SERAP ASPIRASI KEBIMASISLAMAN DI DAERAH ASPIRASI MASYARAKAT ISLAM DAERAH DITJEN BIMAS ISLAM LEBIH BAIK HARAPAN DAN KELUHAN MASYARAKAT ISLAM DAERAH .8.

Ketiga kegiatan ini merupakan peningkatan pemahaman SDM terhadap kebijakan yang diterapkan pada Ditjen Bimas Islam Sosialisasi Kebijakan Ditjen Bimas Islam Sosialisasi Kode Etik Pegawai Capacity Building .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful