POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

PENGERTIAN MANAJEMEN
MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN, MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.
UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.

PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT

SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA

DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen), TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. :
1. MENENTUKAN MASALAH; 2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN; 3. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF; 4. MENCOBA PENYELESAIAN.

PENGERTIAN PKT
POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

UNSUR UNSUR PKT

1. Manusia Analitika; 2. Sasaran; 3. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Matriks Kerja; Rincian

6. Uraian Paket Kerja; 7. Rekapitulasi Biaya; 8. Penjadwalan; 9. Pengendalian.

Sasaran;
4. Pokok Kerja;

PENTAHAPAN PKT
SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5 TAHAPAN, MERUPAKAN KERANGKA PIKIR PKT , YAITU :

1. Memilih Sasaran;

2. Menetapkan Sasaran;
3. Memvalidasikan Sasaran;

KERANGKA PIKIR PKT

4. Mewujudkan Sasaran;
5. Mengendalikan Kegiatan.

1. MEMILIH SASARAN

ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI :

a. Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja

b. Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis), Terdiri Dari : Pohon Masalah Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.

Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas)

MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI, MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI, DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM, PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5

Teknik Kedua (Analisis Situasi)

1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat); 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat;

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.

TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN

1. MENYUSUN POHON MASALAH

(PERNYATAAN NEGATIF);
2. MENYUSUN POHON SASARAN

(PERNYATAAN POSITIF); 3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS

1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah); 2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran);

3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon

POHON MASALAH
(Pernyataan Negatif)
1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat; 2. Dimulai dengan Masalah Utama, Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat;
Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja, Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut, Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA

14

U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG)

NO
1 2 3

MASALAH
MASALAH I MASALAH II MASALAH III

U
5 5 5

S
4 5 4

G
3 5 4

TOTAL
12 15 13

MASALAH IV

11

POHON MASALAH
INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI

Akibat (4)

(HASIL USG)

a
KURANGNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS

PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN

c
KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN

OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA.

Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP)

a
PENDIDIKAN FORMAL PEG. TDK SESUAI

b
BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

c
KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN

(3) (MS)

KURANGNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

Diskusi-1

MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1 PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4

MPD MSD

POHON SASARAN
(Pernyataan Positif)
Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif, Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika - Maka, Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.

POHON SASARAN
TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL

Akibat (4)

(1)

a
TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS

TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN

c
ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN

Sebab (2)

TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. LAINNYA.

a
TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI

b
TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

c
TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN

d
TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

(3)

PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN

(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN ALTERNATIF SASARAN
EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N

1. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI

2. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

4
5 4

4
5 3

3
4 5

11
14 12

3
1 2

3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

10

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.

POHON ALTERNATIF
ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

POHON ALTERNATIF
(1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN

(2)

(Sasaran Utama) (SPD)

(3)
(4)

TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

(SSD)

MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER

(ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN)

PEMILIHAN ALTERNATIF
(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN ALTERNATIF SASARAN
KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N

A. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN

B. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER

10

12

11

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan.
-2

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

SASARAN UMUM
DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS
(KRITERIA BELUM JELAS)
1. TARGET (HASIL) 2. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. WAKTU 5. BIAYA ( BERAPA), 6. SUMBER BIAYANYA; 7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).

SASARAN KHUSUS
PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM
(KRITERIA SUDAH JELAS) 1. TARGET (HASIL) 2. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. WAKTU 5. BIAYA (BERAPA), 6. SUMBER BIAYANYA;

7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT)

8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).

TUJUAN MOTIVASI
a. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi; b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja; c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan; d. Menngkatkan produktivitas kerja; e. menjamin terwujudnya sasarn organisasi.

PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN

a. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN; b. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR; c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH; d. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.

5. MENGENDALIKAN KEGIATAN
(PENGERTIAN)
1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan, Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina), Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi

TUJUAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN, AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS, HASIL KEGIATAN DIUKUR, DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT; DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD.