POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

PENGERTIAN MANAJEMEN
MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN, MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.
UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.

PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT
SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG

MENENTUKAN MASALAH. 2.MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : “ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen). . : 1. TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. MENCOBA PENYELESAIAN. 4. 3. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF.

PENGERTIAN PKT POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT). .

Rincian 6. 8. Pengendalian.UNSUR – UNSUR PKT 1. 3. Penjadwalan. 9. Uraian Paket Kerja. Matriks Kerja. Sasaran. Rekapitulasi Biaya. 7. Manusia Analitika. Pokok Kerja. . Sasaran. 2. 4. Kegiatan Mewujudkan Dan 5.

Memilih Sasaran. YAITU : 1.PENTAHAPAN PKT SEBAGAI RANGKAIAN PROSES. MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” . 2. 3. Menetapkan Sasaran. KERANGKA PIKIR PKT 4. PKT TERDIRI 5 TAHAPAN. Mengendalikan Kegiatan. Mewujudkan Sasaran. . Memvalidasikan Sasaran. 5.

Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif. Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja b. MEMILIH SASARAN  ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI : a. . Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis). Teknik Pertama. Teknik Kedua.1.

DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI. PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 .Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas) MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM.

Teknik Kedua (Analisis Situasi) 1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat). 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat. . Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.

TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN 1. . MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN NEGATIF). MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN POSITIF). MENYUSUN POHON ALTERNATIF. 2. 3.

MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran). MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah). 3. 2.TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS 1. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon .

Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja. 2. Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja.POHON MASALAH (Pernyataan Negatif) 1. . Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat. Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut. Dimulai dengan “Masalah Utama”. Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon. Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat.

S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA 14    U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.PMPK Diklatpim Tk. IV . G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi .09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan .

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG) NO 1 2 3 MASALAH MASALAH I MASALAH II MASALAH III U 5 5 5 S 4 5 4 G 3 5 4 TOTAL 12 15 13 4 MASALAH IV 4 4 3 11 .

1 PENYEBAB MASALAH NO. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI Akibat (4) (HASIL USG) a KURANGNYA KOORDINASI ANT. 1 ADALAH NO. LAINNYA. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. HUMAS BAG.POHON MASALAH INFORMASI DIBID. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 4 MPD MSD . TDK SESUAI • • • • b BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d (3) (MS) KURANGNYA MOTIVASI PEG.BAG. Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP) a PENDIDIKAN FORMAL PEG. HUMAS PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI Diskusi-1 MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.

POHON SASARAN (Pernyataan Positif) Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika . Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. .Maka. Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif.

DG.DIK FORMAL SESUAI b TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN c TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN d TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. LAINNYA. DLM MENGEMBANGKAN DIRI (3) .LB. HUMAS BAG. a TERSEDIANYA PEG. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG.POHON SASARAN TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN b c ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN d Sebab (2) TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG.BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL Akibat (4) (1) a TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT.

.DIK FORMAL SESUAI 2.LB. DLM MENGEMBANGKAN DIRI 4 3 3 10 4 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN 4 5 4 4 5 3 3 4 5 11 14 12 3 1 2 3. TERSEDIANYA PEG. DG. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4.PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N 1. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.

.POHON ALTERNATIF ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN (2) (Sasaran Utama) (SPD) (3) (4) TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN (SSD) MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. HUMAS BAG.BAG.POHON ALTERNATIF (1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER (ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN) .

PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER 4 4 2 10 3 4 5 3 12 1 3 3 5 11 2 SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan.PEMILIHAN ALTERNATIF (Dengan Teori Tapisan) TAPISAN ALTERNATIF SASARAN KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N A. -2 . MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN B.

2. . SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA). DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. MENETAPKAN SASARAN    SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM.

Tempatnya Dimana. Berorientasi Pada Hasil. Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana. Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir. Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan. Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan. Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar. Berapa Lama. . Darimana Sumbernya.Lanjutan ……  SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik.

Lanjutan ……  SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :      Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi. Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai. Jelas Dan Realistik. . Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan. Biaya Dan Waktu. Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas.

PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8.SASARAN UMUM DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS (KRITERIA BELUM JELAS) 1. WAKTU 5. KEGIATANNYA 3. BIAYA (BERAPA). KERJASAMANYA (KALAU ADA). SUMBER BIAYANYA. SUMBER BIAYANYA. WAKTU 5. TEMPAT KEGIATANNYA 4. TARGET (HASIL) 2. . PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. 7. KERJASAMANYA (KALAU ADA). KEGIATANNYA 3. 7. TEMPAT KEGIATANNYA 4. 6. SASARAN KHUSUS PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM (KRITERIA SUDAH JELAS) 1. 6. BIAYA ( BERAPA). TARGET (HASIL) 2.

e. b. c. d. menjamin terwujudnya sasarn organisasi. Menngkatkan produktivitas kerja. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi. .TUJUAN MOTIVASI a. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan.

KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN. . c. d. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN a. b.

5. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan. MENGENDALIKAN KEGIATAN (PENGERTIAN) 1. Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina). Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi .

HASIL KEGIATAN DIUKUR. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD. . LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN.TUJUAN PENGENDALIAN PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN. DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN. DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT. AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful