CONTROL ESTRATEGICO

Qu es el control Estratgico?
El Control Estratgico es un sistema que se basa en el Planeamiento
Estratgico y que est integrado por un conjunto de dispositivos (con o sin los recursos tecnolgicos de la informtica) cuyo objetivo es influir en los resultados del Plan.

El Control Estratgico consiste de la ejecucin del monitoreo de la estrategia y hacer ajustes si es necesario. Para monitorear los planes estratgicos, los administradores necesitan sistemas de control para monitorear el proceso y llevar a cabo una accin correctiva, temprana y rpida cuando las cosas se empiezan a poner mal.

Control Estratgico
Introduccin
El plan estratgico es un sistema que establece:

Puntos de referencia. Reglas. Mtodos. Dispositivos para medir la congruencia, el avance, la eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de las metas estratgicas. Permite adems una mejor comprensin de la crisis.

An cuando el Planeamiento Estratgico no puede existir sin el Control Estratgico, son actividades diferentes y es importante comprenderlo.

Qu es el Planeamiento Estratgico?
La plantacin estratgica determina no solo las metas a largo

plazo para los prximos 5 aos sino tambin como la organizacin

las debe de seguir.

Segn Bryan W. Barry la plantacin estratgica es el proceso de

determinar lo que la organizacin intenta de cumplir, y como se debe de dirigir la organizacin y sus recursos para cumplir estas

metas en los prximos meses o aos.

El Sistema de Control Estratgico contesta las tres preguntas claves de la alta gerencia en la vida de cualquier organizacin tanto en el sector pblico como en el privado. Qu tenemos? Qu vamos a hacer? Cmo y con quines lo haremos?

Control clsico vs Control Estratgico

El concepto clsico de CONTROL est orientado a buscar detalles de lo ocurrido en el pasado y tiene una fuerte connotacin contable, por cuanto se circunscribe a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los reportes financieros. En nuestro medio es el concepto o enfoque ms frecuente. El anlisis de sus causas y efectos para disear las acciones correctivas que garanticen la buena marcha hacia el futuro.

En el CONTROL ESTRATGICO la verificacin de lo pasado

tiene como propsito fundamental la identificacin de los problemas relacionados con el logro de los Objetivos del PLAN

ESTRATGICO.
Este enfoque est orientado al futuro y parte del principio de aprender del error, con el objetivo de identificar los puntos crticos, los problemas identificables y disear las soluciones en beneficio de la organizacin. Todo sistema de control MIDE CORRIGE VERIFICA

PLANEA, sea clsico o estratgico, sin embargo en el sistema de control estratgico el objetivo est enfocado en el futuro.

Diagrama de Pareto
Qu es?

Una forma especial de grfico de barras verticales que separa los problemas muy importantes de los menos importantes, estableciendo un orden de prioridades. Fue creado sobre la base del principio de Pareto, segn el cual, el 80% de los problemas son provenientes de apenas el 20% de las causas. Vilfredo Pareto fue un economista italiano que, en el siglo XIX, present una frmula que mostraba la desigualdad en la distribucin de los salarios.

Cmo usarlo?
Recoleccin y organizacin de los datos:

Defina el problema que va a ser analizado y las categoras que se utilizarn para agrupar los datos.

LISTA DE VERIFICACION

PROCESO: Fabricacin de una puerta de carro RESPONSABLE: Sr. Mndez PERODO: 01/09/00 a 30/09/01 TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480 TIPO DE FRECUENCIA DEFECTO Mancha en la ///// ///// ///// ///// / puerta ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// Rayada Defecto en la ///// ///// ///// // manija ///// ///// ///// ///// ///// //// Floja /// Abollada Defecto en el vidrio ///// TOTAL TOTAL

21 35 17 29 3 5 110

Clasifique las categoras en orden de cantidad decreciente y calcule el total. Las categoras con baja frecuencia deben ser agrupadas, como "otros" y colocadas al final de la lista. Calcule el porcentaje de cada categora dividiendo la frecuencia por el total. Calcule el acumulado del porcentaje

SE ORDENAN LOS DATOS DE LA LISTA DE VERIFICACIN

PROCESO: Fabricacin de una puerta de carro RESPONSABLE: Sr. Mndez PERODO: 01/09/00 a 30/09/01 TOTAL DE ITEMS PRODUCIDOS: 480 TIPO DE DEFECTO FRECUENCIA ///// ///// ///// ///// ///// ///// ///// Rayada ///// ///// ///// ///// ///// ///// Floja Mancha en la ///// ///// ///// ///// puerta Defecto en la //// ///// ///// // manija ///// // Otros TOTAL

TOTAL 35 29 21 17 8 110

% 31.82% 26.36% 19.09% 15.45% 7.27% 100.00%

Acumulado 31.82% 58.18% 77.27% 92.73% 100.00%

COMO CONSTRUIRLO?
1.

2.

3.

4.

Trace dos ejes verticales de la misma longitud, en un eje horizontal. En el eje vertical izquierdo, haga una escala de 0 hasta el nmero correspondiente al total de la Lista de verificacin. En el eje vertical derecho haga una escala de 0 a 100%. El 100% corresponder al total de la Lista de Verificacin. Divida el eje horizontal en intervalos iguales, de acuerdo con la cantidad de categoras de la Lista de Verificacin

5.

Construya y denomine las barras, colocando las categoras en orden decreciente de frecuencia, de izquierda a derecha.

6.

Trace una lnea punteada que conecte el origen con la esquina superior derecha de la primera barra, as: Enlace todos los puntos marcados con una lnea, dando continuidad a la lnea punteada iniciada en el origen, para formar la curva de Pareto. El ltimo punto representa el 100 % de los eventos. Complete el grfico con informaciones tales como: nombre del grfico, perodo, responsable, etc.

7.

8. 9.

Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin.

Diagrama de Flujo

Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Smbolos del Diagrama de Flujo

SMBOLO INICIO - FIN

ACTIVIDAD
Es un rectngulo redondeado con las palabras inicio o fin dentro del smbolo. Indica cuando comienza y termina un proceso.

ACTIVIDAD

Es un rectngulo dentro del cual se describe brevemente la actividad o proceso que indica.

NO DECISIN SI FLECHA (FLUJO)

Es un rombo con una pregunta dentro. A partir de ste, el proceso se ramifica de acuerdo a las respuestas posibles (generalmente son s y no). Cada camino se seala de acuerdo con la respuesta.

Lneas de flujo o fluido de direccin, son flechas que conectan pasos del proceso. La punta de la flecha indica la direccin del flujo del proceso.

CONECTOR

Se utiliza un crculo para indicar el fin o el principio de una operacin que conecta con otra. Tambin se utiliza como cola o punto de espera

Inicio

Solicitud de pedido de medicamento

Comprobacin de existencias

Solicitud al laboratorios

NO

Son suficientes?

SI
Envi al almacn En el almacn se separan los medicamentos

Diagrama de Flujo

Llenado de documentacin

Baja del stock

Se entrega al paciente

Ejemplo: Diagrama de Flujo (proceso de fotocopiado)

INICIO
1

VERIFICAR FUNCIONAMIENTO DE LA COPIADORA

OPERA CORRECTAMENTE LA MAQUINA ?

NO

EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE CORREGIR LA FALLA

COLOCAR DOCUMENTO

SI EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE DESATORAR HOJAS

INDICAR NUMERO DE COPIAS

SE ATORARON LAS HOJAS ?

SI

NO INICIAR COPIADO EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE VERIFICAR INSUMOS

TIENE ALGN PROBLEMA CON INSUMOS ?

SI

NO

FIN

Diagrama de Causa - Efecto

Si no se identifica la causa real del problema podr hacerse mucho por solucionarlo, pero no se tendr xito

Qu es el diagrama Causa Efecto?

El diagrama de Ishikawa,o Diagrama Causa - Efecto, es una herramienta que ayuda a identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas, tanto de problemas especficos como de caractersticas de calidad. Ilustra grficamente las relaciones existentes entre un resultado dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado.

Para qu sirve un diagrama Causa Efecto?

Es una labor educativa, ya que se intercambian tcnicas e ideas con los miembros del grupo. El diagrama puede ser utilizado para el anlisis de cualquier problema. Se puede utilizar para prevenir problemas, ya que se detectan las causas potenciales de un problema Muestra la habilidad profesional que posee el personal encargado de realizarlo

Lluvia de ideas
Debe alentarse la participacin de todos los miembros del equipo para aportar ideas, as parezcan insensatas

No se debe de hacer crtica a ninguna sugerencia.

Las sugerencias no deben limitarse al rea personal del trabajo Hay que promover ms cantidad de ideas que calidad Se debe ser abierto a las ideas de los otros

 No existen ideas ni preguntas tontas, slo tontos que no hablan. Los participantes deben concentrarse en el anlisis del problema, y no entretenerse en justificar la aparicin del mismo.

La estructura general del diagrama se muestra en la siguiente figura:

CAUSA SUB-CAUSA

CAUSA

SUB-CAUSA CAUSA

EFECTO
SUB-CAUSA

CAUSA

CAUSA

Vamos a explicar los Diagramas de Causa-Efecto con el ejemplo de fabricacin de mayonesa :

1. Decidimos cual va a ser la caracterstica de calidad que vamos a analizar. Por ejemplo, en el caso de la mayonesa podra ser el peso del frasco lleno, la densidad del producto, el porcentaje de aceite, etc. Trazamos un flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha escribimos la caracterstica de calidad:

Caracteristica de CALIDAD

2. Indicamos los factores causales ms importantes y generales que puedan generar la fluctuacin de la caracterstica de calidad, trazando flechas secundarias hacia la principal.

MAQUINAS Y EQUIPOS

MEDICION

Caracterstica de CALIDAD

PERSONAS

MATERIAS PRIMAS

3. Incorporamos en cada rama factores ms detallados que se puedan considerar causas de fluctuacin. Para hacer esto, podemos formularnos muchas preguntas.
Medicin Refrigeracin Capacitacin Operador Agitacin Calibracin Pienmetro

Mezcladora Ajuste motor Mantenimiento Limpieza

Equipo de Medicin Balanza Caracterstica de Calidad

Habilidad

Cantidad Capacitacin Incentivos Huevos Personas Materias Primas

Proveedor A Composicin Aceite Balanza Cantidad Mantenimiento

4. Finalmente verificamos que todos los factores que puedan causar dispersin hayan sido incorporados al diagrama. Las relaciones Causa-Efecto deben quedar claramente establecidas y en ese caso, el diagrama est terminado. Veamos un ejemplo de la Gua de Control de Calidad de Kaoru Ishikawa, publicada por UNIPUB (N. York). Se trata de una mquina en la cual se produce un defecto de rotacin oscilante. La caracterstica de calidad es la oscilacin de un eje durante la rotacin: