Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social Instituto Venezolano de los Seguros Sociales

Direccin General de Auditora Interna

Caracas, octubre 2007

CASO PRCTICO INTRODUCCIN

A continuacin, a ttulo ilustrativo, se presenta un caso hipottico, referido a la aplicacin prctica de la metodologa analizada en el presente Seminario, tomando como objeto de la auditora, unidades organizacionales bsicas (Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Compras y Tesorera) de una dependencia de la Administracin Pblica, considerando aspectos contables y presupuestarios
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INTRODUCCIN (cont)
Para efectos del Seminario, el caso es desarrollado considerando los componentes fundamentales del SCI, teniendo como premisa que la extensin y alcance de toda auditora est en funcin del grado de confiabilidad de dicho sistema Asimismo, se toma en consideracin pautas expuestas en relacin con la prctica de una auditora integral, concebida sta como un proceso sistemtico estructurado en cinco fases secuenciales, interrelacionadas e interdependientes

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CASO PRCTICO OBJETIVOS GENERALES

Evaluar el Sistema de Control Interno (SCI) Determinar el cumplimiento y resultados de planes y acciones administrativas (eficacia, eficiencia, economa y calidad) Verificar el acatamiento de las normas legales y reglamentarias que regulan las operaciones realizadas y de la salvaguarda de los recursos y bienes que integran el patrimonio institucional. Informar sobre resultados derivados de la auditora
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CASO PRCTICO OBJETIVOS ESPECFICOS Comprobar capacidad del SCI para promover eficiencia, eficacia, economa y calidad
Determinar grado de confiabilidad del SCI e identificar aspectos crticos que requieran examen (naturaleza, oportunidad, mtodos, procedimientos y tcnicas aplicables a la auditora)

Determinar grado de operatividad y eficacia de sistemas de administracin; y conformidad con decisiones, planes y proyectos preestablecidos

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CASO PRCTICO OBJETIVOS ESPECFICOS

Determinar si la asignacin de recursos humanos, fsicos, tcnicos y financieros, es adecuada

Comprobar que las operaciones y transacciones se realizan conforme a la autorizacin general o especfica que corresponda

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CASO PRCTICO OBJETIVOS ESPECFICOS

Verificar la pertinencia e integridad de la informacin gerencial, registros y estados financieros, y conciliarlos con los elementos de confrontacin que correspondan Verificar cumplimiento de NGCSP y PCGA

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CASO PRCTICO OBJETIVOS ESPECFICOS

Proponer ajustes en registros de

contabilidad
Cerciorarse si los registros

presupuestarios de ingresos

reflejan totalidad y compromisos,

causados y pagados
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CASO PRCTICO OBJETIVOS ESPECFICOS

Asegurarse

de

adecuada

salvaguarda de fondos y bienes

Establecer grado de cumplimiento

de deberes y atribuciones

Evaluar

cumplimiento

de

ordenamiento legal y reglamentario

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CASO PRCTICO ALCANCE

La auditora estar referida a las actividades administrativas y financieras ejecutadas por la dependencia durante el ejercicio fiscal objeto del examen,[*] incluyendo el anlisis de los procesos administrativos y los saldos reflejados en los estados financieros, estado demostrativo de la ejecucin presupuestaria, y dems instrumentos de informacin gerencial
[*] Indicar el perodo que corresponda

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CASO PRCTICO PRIMERA FASE: Estudio Preliminar

Obtenga y/o actualice informacin de actividades y operaciones de la organizacin Elabore sntesis temtica de actas de reuniones del Directorio, referida a decisiones que incidan sobre procesos objeto de auditora Elabore informe parcial
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CASO PRCTICO SEGUNDA FASE: Evaluacin del SCI, Determinacin de reas Crticas y Programacin

Examine modelo de gestin

Satisfgase de debida concordancia de la organizacin para el cumplimiento de sus fines Estudie proceso presupuestario
Verifique proceso contable Constate que la administracin de personal est ajustada a la normativa que regula la materia
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CASO PRCTICO SEGUNDA FASE: Evaluacin del SCI, Determinacin de reas Crticas y Programacin

Verifique si la gestin de compra y abastecimiento garantiza la adquisicin oportuna de los bienes y servicios requeridos por la dependencia para el cumplimiento de su misin, en las condiciones ms favorables a los intereses de la entidad, en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y oportunidad en su entrega o prestacin (planificacin y programacin, apego a las disposiciones legales; registro de proveedores; transparencia en el proceso, entre otros aspectos) Asegrese de seguridad y buen manejo en administracin de fondos y valores; racionalidad en la utilizacin de los fondos disponibles y optimizacin de los rendimientos
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CASO PRCTICO SEGUNDA FASE: Evaluacin del SCI, Determinacin de reas Crticas y Programacin

Determine

extensin

alcance

de

auditora (identificacin y jerarquizacin

de reas crticas) Elabore auditora Constituya equipo de trabajo, emita programa de trabajo de la

acreditacin y rdenes de trabajo

Elabore informe parcial
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Establezca comparaciones entre resultados y metas previstas (causas y efectos de desviaciones) En caso de variaciones en programacin inicial de metas y volmenes de trabajo, verifique cumplimiento de requisitos legales Asegrese, selectivamente, de correspondencia entre compromisos y planes

Cercirese de elaboracin de distribucin administrativa de crditos presupuestarios conforme a normativa

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Compruebe el registro oportuno de operaciones; control de disponibilidad; conciliacin entre informacin presupuestaria y financiera Elabore cuadro de ingresos presupuestarios estimados y recibidos, y de precompromisos, compromisos y gastos. Compare disponibilidad presupuestaria y financiera, e indague causas de discrepancias. Elabore cuadro de comportamiento de gastos para los tres ltimos aos, e indague causas de variaciones significativas
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE PRESUPUESTO

Seleccione muestra de gastos y verifique cumplimiento de requisitos legales Indague si se elaboraron manuales de procedimientos prescritos, aprobados por ONAPRE, previa opinin del ente de adscripcin

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE CONTABILIDAD

En caso de variaciones en programacin inicial de gastos causados, verifique cumplimiento de requisitos legales Satisfgase de cumplimiento de NGCSP y PCGA
Satisfgase de sinceridad, legalidad y correccin de las operaciones realizadas, as como de la integridad de su registro
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE CONTABILIDAD

Realice pruebas de exactitud para satisfacerse de la congruencia y consistencia numrica que debe existir en los registros contables entre si y en los estadsticos, teniendo presente los siguientes aspectos:
Existencia de activos y pasivos Ocurrencia de transacciones, durante perodo de registro Integridad de revelaciones y registros de activos, pasivos, transacciones o eventos Derechos y obligaciones (propiedad de activos y obligaciones reales) Valuacin (registro por el valor apropiado)

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE CONTABILIDAD

Medicin (registro por monto apropiado e ingresos y gastos asignados al perodo apropiado) Exactitud (activos, pasivos y transacciones registradas y procesadas apropiadamente, y reflejadas correctamente) Presentacin y revelacin de conformidad con polticas, normas, mtodos, principios y prcticas de contabilidad de general aceptacin Legalidad (observacin consistente de disposiciones legales, reglamentarias y normativas)
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Verifique selectivamente con relacin a la administracin de personal cumplimiento de normativa que regula: planificacin de recursos humanos; procesos de reclutamiento, seleccin, ingreso, induccin, capacitacin y desarrollo; planificacin de carreras; evaluacin de mritos; ascensos; traslados; transferencia; valoracin y clasificacin de cargos; escalas de sueldos; permisos y licencias; rgimen disciplinario; normas para retiro y rgimen jurisdiccional
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Analice selectivamente personal

contrataciones adecuacin Capacitacin personal,

de y y de

Cercirese de existencia, cumplimiento del Plan de Adiestramiento Entreviste selectivamente considerarlo necesario al

Determine nivel de rotacin y ausentismo e indague causas

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Verifique la correccin del apartado para el pago de prestaciones sociales, constitucin de fideicomisos y depsito oportuno Compare saldos de retenciones con estados de cuenta y analice las diferencias Satisfgase de la oportuna inclusin o exclusin de la nmina de pago Selectivamente analice cancelaciones al personal por diferentes beneficios contractuales
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE COMPRAS

Solicite relacin de adquisiciones y contrataciones y verifique: que estn contempladas en planificacin; emisin de requisicin, aprobada y conformada; vinculacin con cometidos institucionales; cumplimiento de legalidad en proceso de seleccin; verificacin previa de disponibilidad presupuestaria; emisin de orden de compra o servicio aprobada y conformada; recepcin del bien o servicio confrontada con condiciones; cancelaciones soportadas con documentacin pertinente
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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE COMPRAS

Solicite resultados de ltimo inventario fsico de existencias de materiales y suministros en almacn, compruebe mtodos empleados para verificar existencia y condiciones de uso; de ser posible observe levantamiento de inventario para asegurarse de adecuada ejecucin; e indague si dichos resultados fueron conciliados con registros contables Compruebe adecuada valoracin de existencias, y determine uniformidad y consistencia con PCGA, y metodologa empleada en el ejercicio econmico anterior

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE TESORERA

Obtenga programacin previa de disponibilidades de caja (flujo de efectivo); asegrese de utilidad en cuanto a la cobertura de necesidades de recursos, seguimiento, control y ajustes Evidencie si el flujo de informacin entre las diferentes unidades y la Unidad de Tesorera, permite pronosticar necesidades de efectivo con precisin

Determine mediante anlisis retrospectivo supervit o dficit de caja, investigue causas y acciones adoptadas en consecuencia

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE TESORERA

Constate si las colocaciones financieras responden a programacin integral que guarde relacin con necesidades de efectivo y si fueron aprobadas por la autoridad competente, con estricta sujecin a disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia

Verifique si las mismas son seguras y de fcil recuperacin

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas UNIDAD DE TESORERA (cont)

Establezca lapsos de tramitacin de pagos desde cuando se hacen exigibles. Indague causas de posibles demoras Investigue si existen cheques en custodia por largo tiempo, e indague las razones por las que no han sido cobrados

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CASO PRCTICO TERCERA FASE: Evaluacin de Resultados y Examen de reas Crticas

UNIDAD DE TESORERA (cont)

Practique arqueo de fondos en efectivo, y reconclie con saldo en libros al cierre del ejercicio Tome nota de valores existentes en caja y asegrese de su autenticidad y adecuado registro Obtenga listado de inversiones. Establezca comparaciones con documentos originales y registros contables Establezca confirmacin con informacin solicitada a instituciones financieras
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CASO PRCTICO CUARTA FASE: Emisin del Informe de Auditora

Recopile y organice hallazgos, y emita informe preliminar Comunique resultados del informe preliminar a responsables de reas auditadas Estudie comentarios y aclaratorias de directivos de unidad auditada, e incorpore al informe definitivo Formule conclusiones y recomendaciones
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CASO PRCTICO CUARTA FASE: Emisin del Informe de Auditora

Emita informe correspondiente definitivo y dictamen

Conforme expediente de papeles de trabajo Conforme expediente con documentos debidamente certificados, para ejercer potestades de investigacin o dar inicio al proceso de determinacin de responsabilidades a que haya lugar [*]
[*] La actividad descrita debe realizarse en cualquier momento que se detecten indicios que hagan presumir la incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una norma expresa
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CASO PRCTICO QUINTA FASE: Seguimiento

Solicite plan de acciones correctivas

Programe accin de seguimiento

Ejecute accin de seguimiento y

presente informe (efecto de acciones

correctivas adoptadas y de

desatencin de recomendaciones)

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CASO PRCTICO PLAN DE REFERENCIACIN

DESCRIPCIN Seccin general Programa de trabajo Cuestionario(s) de control interno Unidad de presupuesto Ejecucin Fsica REF SG PT CI A A.1

Ejecucin Financiera
Unidad de Contabilidad Unidad de Recursos Humanos Personal fijo Personal contratado Capacitacin y adiestramiento Unidad de Compras Unidad de Tesorera
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A.2
B C C.1 C.2 C.3 D E
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