ADMINISTRACION DEL TIEMPO

A.E Marcel Cabrera Angel

Contenido temtico

Introduccin Tiempo de calidad Desperdiciadores de tiempo Identificacin de hbitos personales Ejercicio I El valor econmico del tiempo laborable personal Ejercicio II El uso del tiempo Ejercicio III Administracin de actividades Poniendo prioridades Eficiencia en el trabajo Como ocupar "tiempo muerto" Resumen y conclusiones prcticas Evaluacin peridica Retroalimentacin

Introduccin

Metas generales

Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente del control de los propios hbitos. Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo. Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo. Identificar a travs de instrumentos de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente. Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso del tiempo.

Introduccin
Al finalizar deberamos

Reaccionar en situaciones que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin las causas particulares de desperdicio del tiempo. Elaborar listas de prioridades. Distinguir efectivamente la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender acciones correctivas.
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Introduccin

Administracin: Dar un uso ptimo a los recursos

Tiempo:

Lo que permite que las cosas no ocurran simultneamente

Es la magnitud fsica que mide la duracin o separacin de las cosas sujetas a cambio
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Caractersticas del tiempo

El ms importante de los recursos. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo. Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba. Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo. Recurso insustituible. Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de no tenerlo. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

Administracin del tiempo

Hacer

que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
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Como

Tiempo de calidad
Un

aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso.

Mitos

El mito de la actividad: llenarse de trabajo

El mito del hombre equipo: el putas

El mito de la decisin aplazada: an no podemos hacer eso El mito del indispensable: se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: nos lleva a repetir cosas que salieron mal . El mito de trabajar contra el tiempo: la presin es buena
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Desperdiciadores de tiempo

Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos. Externos: provocados por otras personas, factores Internos: provocados por nosotros mismos.

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Desperdiciadores de tiempo externos

Excesivo flujo de papeles Telfono Chat / Internet Televisin Visitas Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos. Falta o exceso de informacin Dormir
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Posibles soluciones

Excesivo flujo de papeles Telfono Chat / Internet Televisin Visitas Reuniones Fallas de comunicacin Polticas y procedimientos. Falta o exceso de informacin
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Ejercicio I

Problemas

1. Elabore dos listas identificando sus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. 2. Jerarquice por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Soluciones Haga dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

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El valor econmico del tiempo laborable personal

Todas

las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...

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Ejercicio II

1.

Anote en una tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se va a descansar, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. As mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarrillo y pensar qu ocupado estoy, hablar de la ltima novela, hablar con la novia o novio, conversar con los compaeros de cualquier tema, etc. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el estimado de sueldo diario. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. Ahora bien, como la empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera ganar. Analice el resultado frente a la columna C y compare cuanto tiempo malgasta la Empresa en nosotros. (Sea honesto. Slo usted ver este documento.) 15

2.

3.

4.

5.

El uso del tiempo

Auto

anlisis del tiempo

Ejercicio III

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Administracin de actividades
Planear

las actividades

Diseo de Objetivos Planes de contingencia.

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Administracin de actividades

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.

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Administracin de actividades

Establecer fechas de seguimiento Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos El beneficio de la planificacin

El principio de Pareto

Eficiencia vs. efectividad

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Administracin de actividades

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo

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Poniendo prioridades

Como planear el da? Agenda!! La lista diaria El consejo de Charles M. Schwab

Reflexin: La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla
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Eficiencia en el trabajo
Efectividad Arreglo

de tiempo en el trabajo

de los espacios de trabajo

Interrupciones

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Como ocupar tiempo muerto

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado. Que cosas son tiempo muerto?

Ejemplo Que hace cuando espera en una fila?

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Resumen y conclusiones prcticas

En

resumen

Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a algunos principios bsicos.

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Resumen y conclusiones prcticas

Resumen

escrito de aprendizaje

Ahora, le puede ayudar escribir un resumen o reflexin personal

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Conclusiones prcticas
El

tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administracin de su tiempo, empiece descubriendo en qu y cmo lo est gastando actualmente. El mejor generador de tiempo es la buena administracin. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin.
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Evaluacin peridica

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