Hari :
Tanggal :
Pembimbing
Drs. Marimin
NIP. 130 818 769
Mengetahui:
Ketua Jurusan Manajemen
ii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah dipertahankan didepan tim penguji Tugas Akhir ini dan diterima
sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan studi akhir program Diploma Tiga
Hari :
Tanggal:
Penguji I Penguji II
Mengetahui :
Dekan
iii
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-
benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain baik
sebagian atau seluruhnya pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam
Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.
Semarang,
Ririn Irmawati
NIM. 3354303032
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
“Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik
“Kemurahan hati tidak berhenti pada orang yang kamu beri. Dengan
hatimu”.
jadikan pengalaman sebagai guru yang sejati karena orang yang berakhlak
Persembahan :
Ku Persembahkan untuk :
♦ Almamaterku
v
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas
limpahan rahmat dan hidayahNya, bahwasanya dengan bekal ilmu yang terbatas
Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas
dari bantuan yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis
penelitian.
4. Ir. Kusmaningsih. MP, Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang
5. Semua staf karyawan Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang secara
6. Bapak, ibu, kakak dan adikku tersayang yang telah memberikan dorongan dan
vi
7. Teman-teman dan sahabatku yang telah memberikan dorongan untuk tetap
bersemangat.
8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan
banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun
berarti. Amin.
Semarang, 2006
Penulis
vii
SARI
PERNYATAAN ............................................................................................ iv
KATA PENGANTAR................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR................................................................................... xi
B. Permasalahan ...................................................................... 4
B. Fungsi Arsip......................................................................... 8
ix
BAB III METODOLOGI PENELITIAN................................................. 31
A. Lokasi Penelitian.................................................................. 31
A. Gambaran Umum................................................................. 34
C. Pembahasan ......................................................................... 59
A. KESIMPULAN.................................................................... 62
B. SARAN ................................................................................ 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
DAFTAR GAMBAR
xi
DAFTAR LAMPIRAN
2. Pedoman Wawancara.
6. Bentuk Tab/folder.
15. Berita acara penyerahan arsip dinamis inaktif dari Dinas Peternakan kepada
xii
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi.
memiliki cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun
kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus
bidang kegiatan.
dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. Kearsipan yang teratur
dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang
kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karena arsip
keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono, dkk, 1985
:30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi
setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang
aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap
kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat
3
menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok
bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu
akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan
hanya sebatas kerja sambilan serta dalam penyimpanan arsip masih kurang
teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu
B. PERMASALAHAN
Jawa Tengah?
C. TUJUAN PENELITIAN
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Manfaat Teoritis
2. Manfaat Praktis
a. Bagi Mahasiswa
c. Bagi Perusahaan
BAB II
LANDASAN TEORI
lain.
pemerintahan.
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan
Sistem adalah suatu cara atau rangkaian prosedur yang menjadi suatu
kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila
Mulyono,1983 :3 ).
arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau
atau suatu cara yang dipergunakan dalam pengurusan dan penyimpanan arsip
Description) dari pada arsip setiap waktu dapat digunakan oleh pimpinan
organisasi.
B. Fungsi arsip
1. Arsip Dinamis
administrasi.
a) Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering
b) Arsip Inaktif
organisasi.
9
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
antara lain :
a. Sistem Deretan
1. Sistem Kronologis
Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau
keluar ditata berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau
kemana surat tersebut ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun
Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan sistem ini surat masuk
10
atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih mantap dan
sistematis.
partner (alphabetis/abjad) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem
ini akan lebih efisien dan surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat
ditemukan kembali.
1. Sistem abjad
4. Sistem Nomor
5. Sistem Wilayah
11
Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi lima yaitu :
1. Sistem Abjad
dalam tiap-tiap arsip itu. Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat
kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat dicampur
adukkan.
3. Sistem Geografis
Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang
alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas
4. Sistem Nomor
atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan
5. Sistem Tanggal
tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsip-
mencatat surat masuk dan keluar dalam kartu kendali rangkap tiga.
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi
atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan perlu diketahui bahwa
yang dicatat dalam kartu kendali adalah surat yang masuk atau surat
keluar yang penting. Sedangkan untuk surat masuk dan keluar biasa
Adapun bentuk dari kartu kendali surat masuk dan keluar (Terlampir).
Selain itu yang perlu dicatat dalam kartu kendali antara lain :
13
a. Kolom indeks
Kolom ini diisi dengan masalah yang menonjol dalam surat, sesuai
masalahnya.
b. Kolom tanggal
dilingkari, berarti surat masuk. Dan kalau (K) dilingkari berarti surat
keluar.
c. Kolom kode
Diisi dengan kode yang sesuai masalah yang terdapat dalam pola
Diisi uraian ringkas tentang isi surat. Uraian ini harus benar-benar
e. Kolom lampiran
tersebut.
f. Kolom dari
g. Kolom kepada
i. Kolom tanggal
j. Kolom pengolah
tersebut.
k. Kolom paraf
terima.
l. Kolom catatan
Kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat
lembarannya.
penting, biasa dan rahasia. Sebelumnya juga telah dibuat ketentuan atau
peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar dari
instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan. Jadi akan
putih (I), kuning (II) dan merah muda (III), Surat biasa dikirim
pengantarnya.
1. Surat penting
16
kontrol.
dan kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diparaf.
(III) masih melekat pada surat tersebut. Untuk surat biasa Unit
e). Penyimpanan
telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu
pengolah.
SURAT
SURAT
SURAT
I I
II
II II
III
III
III
II
II
Keterangan :
SURAT
I I
II
II
I II
Keterangan :
2. Pencatatan surat
pencatat .
3. Pengiriman surat
A A
T
T
T
I I
I
II II
III
II II II
DITELITI DISIMPAN
DISIMPAN
Keterangan :
A A
T T
I I
II
II
T
II
Catatan :
lembar disposisi. Sebelum surat diajukan ke atas maka petugas tata usaha
b. Penyimpanan Arsip
hal ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan
1) Pemeriksaan
2) Mengindeks
3) Memberi tanda
akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat
nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah
4) Menyortir
5) Menyimpan
Pemerintah masing-masing.
berlaku.
Nasional.
waktu diperlukan..
( Sutarto, 1997 )
nasional, demikian pula tidak semua arsip yang habis jangka waktu
antara lain:
kalau berpatokan pada jadwal retensi niscaya setiap tahun akan ada
pemusnahan.
1. Pembakaran
27
3. Pencacahan Arsip
yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang
bersangkutan.
a. Pengaturan Ruangan
c. Tindakan preventif
pemadam kebakaran.
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari tempat logam kalau tempat arsip
dari kayu, maka harus dipilih kayu berkwalitas (misalnya kayu jati).
arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdekatan, arsip
harus terletak pada tempat yang longgar dan tidak boleh terlipat.
30
e. Kondisi arsip
METODOLOGI PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian
B. Jenis Data
Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah :
1. Data primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari lapangan dalam hal ini
2. Data sekunder
keterangan dan bersifat melengkapi sumber data primer. Dalam hal ini
dan sumber bacaan lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
C. Objek Kajian
Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi
penelitian yang penulis lakukan adalah mengenai sistem kearsipan pada Dinas
31
D. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam laporan ini adalah :
a. Observasi
b. Wawancara
kepada unit organisasi yang terkait dengan sistem kearsipan pada Dinas
c. Dokumentasi
berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, notulen, agenda dan
lain-lain.
32
d. Kepustakaan
dengan cara membaca buku dan literatur yang terkait dengan sistem
kearsipan.
dalam penyusunan tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kumpulan
Secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu
kualitatif (jumlah) akan tetapi dalam bentuk pertanyaan dan uraian yang
33
34
BAB IV
A. Gambaran Umum
kehewanan pada tahun 1912 diatur dalam Staatblad 1912 No. 423 dan
Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No.HU 7/1/9 yaitu
pertama kali PERDA No.4 Tahun 1980 tentang susunan organisasi dan
Tahun 1996.
37
Kedudukan :
Tugas Pokok :
lintas kabupaten/kota.
peternakan.
kota.
perlengkapan.
39
− Struktur Organisasi
a. Kepala Dinas
tatalaksana.
2) Seksi sumberdaya
membawahi :
Dinas.
bersangkutan.
− Job Deskripsi
yaitu :
kepegawaian.
hukum, kelembagaan.
perlengkapan.
kearsipan.
kegiatan kearsipan tersebut masih sebatas kerja sambilan. Oleh karena itu
tidak terbengkalai.
1. Filling Cabinet
2. Tickler File
3. Rak Arsip
Adalah suatu rak tempat menyimpan arsip inaktif pada unit kearsipan.
4. Map/ folder
5. Sekat/guide
B. Hasil Penelitian
atau kegiatan yang dilakukan antara lain pengurusan dan pengendalian surat
Jawa Tengah.
Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan
sistem abjad dan pokok soal akan dapat memperlancar penyimpanan arsip
Kode pokok soal yang dipergunakan dalam penyimpanan surat antara lain
Kode Masalah
000-099 Umum
100-199 Pemerintahan
200-299 Politik
500-599 Perekonomian
700-799 Pengawasan
800-899 Kepegawaian
900-999 Keuangan
Jawa Tengah.
surat masuk maupun keluar penting, sedangkan surat biasa dan rahasia
maupun rahasia. Adapun disana juga dibuat ketentuan bahwa semua surat
yang masuk dari instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu Unit
a. Surat Masuk
1). Penerima
2). Pencatat
oleh pimpinan.
4). Penyimpanan
telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu
50
kemudian disimpan.
I I II
II II III
III III
II
LD
I SURAT
Keterangan :
1. Kartu Kendali warna Putih (I), kuning (II), merah muda (III).
II
I
LD
SURAT
Unit pelaksana
Keterangan :
2. Lembar disposisi=LD
b. Surat keluar
2. Pencatatan surat
a. Surat Penting
surat keluar rangkap 3 yaitu putih (I), kuning (II) dan merah
muda (III). Setelah itu surat beserta kartu kendali tetap berada
kendali kuning (II) dan merah muda (III) beserta arsip surat
dikirimkan.
b. Surat biasa
c. Surat Rahasia
3. Pengiriman surat
ARSIP ARSIP
SURAT SURAT SURAT
I I
II II
III
III
ARSIP II
III
I
Kartu kendali putih (I), kuning (II), dan merah muda (III).
54
I ARSIP I ARSIP
II II
ARSIP
II
I
Keterangan :
Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik akan tetapi terdapat
kendala yaitu dalam pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses
akan tetapi menunggu surat terkumpul 2 sampai 3 surat dan pegawai atau
a. Pemeriksaan
Setiap lembar surat atau arsip diperiksa untuk diketahui mana arsip
yang siap untuk disimpan serta perlu diteliti kembali apa sudah diberi
b. Mengindeks
nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu kendali dan
mengunakan pensil.
c. Memberi tanda
Surat atau arsip yang telah diindeks maka untuk selanjutnya diberi
kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna
d. Menyortir
Surat atau arsip setelah dindeks dan diberi kode maka harus
e. Menyimpan
klasifikasi.
yang satu dengan surat yang lain berdasarkan pokok masalah. Untuk
arsip aktif disimpan pada filling cabinet sedangkan untuk arsip inaktif
ruangan tersebut menjadi arus lalu lintas pegawai. Hal ini yang dapat
Jawa Tengah.
1). Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yaitu:
bulan sekali.
dilakukan dengan :
memperoleh persetujuan.
Provinsi Jawa Tengah masih dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu
arsip.
maksimal .
59
C. Pembahasan
memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun
diterima baik itu surat maupun dokumen lain. Untuk itu suatu surat atau
Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok masalah. Dengan menggunakan
kembali arsip.
Jawa Tengah sudah menerapkan sistem kearsipan pola baru atau lebih
suratnya yaitu surat penting, biasa maupun rahasia. Adapun langkah dalam
Sedangkan untuk surat keluar yaitu pembuatan konsep surat, pencatatan dan
pengiriman.
Jadi dari hasil analisa antara teori dan fakta dalam pengurusan surat sama
hanya saja pada fakta yang ada terkadang pengurusan surat yang masuk tidak
ditangani secara langsung tetapi menunggu surat yang datang terkumpul dulu
disusutkan dan dimusnahkan dengan disertai berita acara dan daftar pertelaan
kemucing seperti almari arsip / filling cabinet, boks arsip. Selain itu
pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu
bercampur dengan ruang kerja, Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti
adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta
harus diambil yaitu : pengurusan surat yang masuk harus segera diproses
61
dengan lancar.
62
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan kedua
B. SARAN
arsip agar mudah dan cepat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
Peternakan Provinsi Jawa Tengah perlu di atasi dan ditindak jika dilihat dari
kearsipan.
pengelola arsip.
2). Lingkungan/tempat
Abu Bakar Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta :
Djambatan.
Badan Arsip Daerah Daerah Provinsi Jawa Tengah. 2005. Pedoman Standar
Pembinaan Kearsipan.
Cahaya.
Sutarto,. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : gajah Mada University
Press.