TI-3206 Sistem Produksi

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

Penentuan Keputusan Kritis dalam Implementasi ERP di PT PLN (Persero) Distribusi Bali
Oleh: Ridho Pang Umardanu (13409094)
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat akhir-akhir ini membuat banyak perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi yang terbaru untuk dapat memenangkan persaingan. Dalam era persaingan bisnis yang dinamis dan fluktuatif, teknologi informasi tidak lagi dipandang sebagai teknologi pelengkap atau pendukung, akan tetapi sudah menjadi salah satu penentu bagi kesuksesan bisnis suatu perusahaan. Integrasi sistem informasi seluruh area fungsional perusahaan dalam rangka peningkatan efisiensi komunikasi dan operasional perusahaan menjadi isu yang sedang hangat dibicarakan saat ini dan ditengarai dapat meningkatkan keuntungan yang didapat perusahaan dalam jumlah besar jika berhasil dilakukan. Solusi yang pada saat ini menjadi primadona bisnis adalah paket untuk mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan atau yang umum dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). ERP mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan semua proses yang ada dalam area fungsional perusahaan, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda. Dengan integrasi sistem ini data yang tadinya didapat dari sistem yang berbeda-beda akan diintegrasikan menjadi sistem tunggal dengan format yang standar. Dengan demikian tidak ada lagi perbedaan proses yang terjadi antar fungsi, antar departemen, maupun antar lokasi yang berbeda. Kemampuan untuk mengintegrasikan proses bisnis di suatu perusahaan ini yang kemudian menjadi daya tarik tersendiri bagi pihak manajemen untuk menerapkan ERP. Hal inilah yang selanjutnya melatarbelakangi banyak perusahaan di dunia, termasuk di Indonesia berama-ramai untuk menerapkan ERP di perusahaannya. ERP pada perusahaan besar saat ini sudah menjadi kewajiban, dapat diambil contoh perusahaan tenaga listrik seperti di Malaysia dan China, berturut-turut diwakilkan oleh Tenaga Bhd dan Shanghai Power telah lama menerapkan ERP. Untuk mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT Perusahaan Listrik Negara (PLN) dituntut untuk menerapkan ERP dengan harapan akan meningkatkan kompetensi perusahaan. Pada tahun 2005, PT PLN (Persero) menerapkan aplikasi ERP di tiga proses bisnis, yaitu keuangan (Financial Management), Sumber Daya Manusia (Human Resource) dan Pergudangan (Material Management). Proyek implementasi ERP bukan merupakan proyek yang selesai dengan cepat sehingga samapai saat ini PLN masih membutuhkan pengelolaan proyek implementasi tersebut. Malhotra dan Temponi (2009) menyatakan bahwa terdapat enam keputusan kritis atau critical decisions yang menjadi kunci keberhasilan implementasi suatu ERP, yaitu (1) struktur tim proyek, (2) strategi implementasi, (3) strategi konversi basis data (database), (4) teknik transisi, (5) strategi manajemen resiko, dan (6) strategi manajemen perubahan. Walupun penelitian yang mereka lakukan ditujukan untuk bisnis berukuran kecil, namun keenam keputusan kritis tersebut berlaku secara umum untuk semua jenis perusahaan, hanya saja keputusan yang akan diambil mungkin berbeda-beda untuk setiap jenis perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi keputusan-keputusan yang sebaiknya diambil dan dijalankan oleh PT PLN (Persero) Distribusi Bali selama masa implementasi ERP di perusahaannya terkait dengan enam keputusan kritis yang telah disebutkan sebelumnya. Dengan mengetahui keputusan-keputusan yang harus diambil ini, diharapkan PT PLN (Persero) Distribusi Bali dapat mengelola proses implementasi dengan baik dan dapat berhasil menerapkan ERP di perusahaannya untuk meningkatkan kompetensi bisnis perusahaan ini. 1

TI-3206 Sistem Produksi 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Dasar-dasar ERP

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya manusia, dan fungsi-fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan sehingga menghasilkan efisiensi yang tinggi bagi perusahaan. Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry yakni sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan. Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan hardware dan software. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang tepat waktu, laporan produksi, dan inventori. ERP dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. 2.2. Implementasi ERP Penerapan sistem ERP meliputi seluruh bagian organisasi dan mempengaruhi hampir selurh proses bisnis organisasi. Biaya penerapan ERP bisa sangat mahal. Studi yang telah dilakukan menyebutkan 35% peningkatan biaya teknologi informasi untuk mendukung end users, 40% untuk mendukung SDM, dan 16% dalam biaya administrasi SDM. Walaupun banyak perusahaan yang mencoba menerapkan ERP, penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan perusahaan tersebut gagal mencapai tujuannya dalam penerapan ERP.

TI-3206 Sistem Produksi

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

Walaupun memiliki resiko yang sangat besar, namun resiko dari implementasi ERP patut diambil, mengingat keuntungan sangat besar yang akan didapatkan jika ERP berhasil diterapkan di perusahaan. adopsi ERP dapat berpengaruh pada proses perbaikan kualitas informasi pada bagian keuangan, operasional perusahaan, manajemen perusahaan dan pada bagian marketing. Kondisi yang sedemikian rupa akan menciptakan jaringan bisnis, peningkatan efisiensi perusahaan, dan pencapaian target bisnis yang sangat baik. Dalam penerapan atau implementasi ERP, banyak terdapat keputusan kritis yang dapat sangat menentukan keberhasilan implementasi tersebut. Malhotra dan Temponi (2009) mengidentifikasi enam keputusan kritis yang merupakan kunci dalam implementasi ERP. Keenam keputusan kritis tersebut dirangkum dalam tabel 1. Keenam keputusan kritis ini diklaim oleh minimal tiga referensi penelitiannya sebagai keputusan yang sangat relevan dan sangat penting dalam proses implementasi ERP. Dengan kebijakan yang baik dalam pengambilan keputusan terkait enam keputusan tersebut dapat membawa perusahaan pada keberhasilan penerapan ERP. 3. Metodologi Metodologi yang dilakukan dalam penyusunan makalah ini digambarkan pada diagram alir berikut ini.

Perumusan masalah

Studi Literatur

Tidak

Literatur sudah cukup?

Ya

Analisis

Kesimpulan

Dapat dilihat pada diagram alir di atas, penelitian dimulai dengan perumusan masalah yang ingin dijawab pada penelitian ini. Selanjutnya dilakukan studi literatur untuk mendapatkan teori-teori yang mendukung dalam penyelesaian masalah. Selain itu studi literatur juga dib=gunakan sebagai pencarian data karena seluruh data pada penelitian ini merupakan data sekunder yang didapatkan dari sumber referensi. Langkah selanjutnya adalah menganalisis keputusan kritis yang telah diidentifikasi sebelumnya, yaitu yaitu struktur tim proyek, strategi implementasi, strategi konversi basis data (database), teknik transisi, strategi manajemen resiko, dan strategi manajemen 3

TI-3206 Sistem Produksi

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

perubahan. Dari analisis yang dilakukan kemudian didapatkan kesimpulan mengenai keputusan apa yang harus diambil PT PLN (Persero) Distribusi Bali terkait enam keputusan kritis tersebut. 4. Analisis Analisis yang dilakkan adalah untuk mengidentifikasi keputusan kritis yang sebaiknya diambil dan dijalankan perusahaan terkait dengan enam keputusan kritis. Berikut ini adalah analisis untuk setiap enam keputusan kritis tersebut. 4.1. Struktur tim proyek Struktur tim proyek berkaitan dengan bagaimana proyek implementasi ERP diorganisasikan. Anderegg (2000) dalam Malhotra dan Temponi (2009) menyebutkan bahwa terdapat empat kategori struktur tim yang dijelaskan pada tabel berikut ini.

Struktur isolated function mungkin tidak cocok untuk digunakan pada proyek implementasi ERP di PT PTPLN (Persero) karena PLN merupakan perusahaan skala besar yang memiliki berbagai area fungsional yang saling terkait satu sama lain. Jika struktur ini digunakan maka akan sangat sulit untuk mengintegrasikan semua fungsi tersebut. Heavyweight juga kurang cocok diterapkan karena kesulitan untuk mengelolanya, struktur ini biasanya digunakan pada bisnis kecil. Struktur lightweight juga mungkin kurang cocok karena tidak ada manajer yang memiliki kekuasaan besar pada proyek, padahal hal ini sangat dibutuhkan pada proyek yang diterapkan pada perusahaan sebesar ini. Struktur A-Team sepertinya merupakan struktur yang paling baik digunakan oleh PLN dalam implementasi ini karena terdapat manajer yang memegang kuasa dalam proyek da nada anggota full time dari proyek sehingga proyek bisa berjalan lebih cepat. 4.2. Strategi implementasi Strategi implementasi tergantung kepada tujuan-tujuan yang saling berkaitan. Tujuan-tujuan ini mungkin memiliki skala rendah hingga tinggi. Ada tujuh strategi implementasi umum yang sering digunakan yang ditampilkan pada tabel 3.

TI-3206 Sistem Produksi

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

Strategi yang paling baik digunakan pada perusahaan besar seperti PLN adalah Star yang sejalan dengan struktur A-Team. Dengan strategi ini, proyek implementasi bisa lebih cepat diselesaikan dibandingkan dengan strategi lainnya karena anggota tim berdedikasi penuh pada proyek dan dipmpin oleh manajer senior. 4.3. Strategi konversi database Konversi database bisa dilakukan secara manual, yaitu data diketik secara manual oleh pengguna sistem pada ERP baru, maupun secara elektronik, yaitu konversi dilakukan oleh program komputer. Dalam banyak kasus, konversi elektronik sangat sulit dilakukan dan konversi manual lebih baik karena pengguna akan lebih mengetahui format dan arti dari data-data tersebut beserta bagaimana menggunakannya. Konversi manual bisa saja dilakukan pada PLN jika implementasi ERP dilakukan secara bertahap yang akan dibahas pada teknik transisi. Konversi manual banyak memberikan keuntungan karena end-users mengalami sendiri proses transisi sehingga rasa kepemilikan serta pemahamannya akan lebih tinggi. 4.4. Teknik transisi Teknik transisi berkaitan dengan bagaimana proses transisi sistem informasi dilakukan satt implementasi ERP. Berikut ini adalah beberapa teknik transisi yang biasa digunakan.

TI-3206 Sistem Produksi

Tugas ERP

Ridho Pang Umardanu 13409094

Teknik phased mungkin merupakan teknik yang paling tepat digunakan karena dengan teknik ini, tim bisa fokus pada setiap proyeknya, dan konversi manual dapat dilakukan. Jika menggunakan big bang mungkin konversi manual tidak bisa dilakukan. Metode paralel bisa saja digunakan, namun membutuhkan banyak sumber daya dan manimbulkan kebingungan pada pengguna, begitu juga dengan process line. 4.5. Strategi manajemen resiko Proyek sebesar dan sekompleks ERP memiliki resiko yang signifikan. Untuk itu, perlu resiko-resiko yang mungkin timbul perlu dikelola dengan sebaik mungkin. Resiko-resiko ini sangat erat hubungannya dengan biaya yang dikeluarkan saat implementasi. Biasanya terdapat dua pilihan paket ERP, yang satu adalah paket yang memiliki biaya awal murah, namun biaya selanjutnya bisa mahal dan beresiko. Paket kedua adalah paket dengan biaya awal yang sangat besar, namun resikoresiko biaya pada implementasi dapat diredam. Perusahaan besar dengan modal yang cukup besar seperti PLN sebaiknya memilih paket yang memiliki biaya besar di awal untuk meredam resiko-resiko yang timbul setelahnya. 4.6. Strategi manajemen perubahan Manajemen perubahan dapat dilakukan dalam tiga tahap. Tahap pertama, manajer proyek harus menerima dan menangani politik internal dan resistansi terhadap perubahan, bukan menolak hal tersebut. Kedua, komunikasiyang efektif harus diutamakan. Dan terakhir adalah manajemen harus menekankan visi perusahaan dan menjelaskan keuntungan yang akan diperoleh perusahaan dan pegawai saat implementasi berhasil diselesaikan. Manajemen perubahan pada perusahaan besar ini mungkin memiliki beberapa kesulitan dan kemudahan dibandingkan pada perusahaan kecil dan menengah. Kemudahan yang dimiliki adalah biasanya pegawai perusahaan besar biasanya lebih terbuka pikirannya dan tidak menolak perubahan karena berada di lingkungan yang lebih profesional. Sedangkan kesulitannya adalah jauh lebih banyaknya pegawai yang harus ditangani saat mengelola perubahan besar-besaran yang terjadi ketika implementasi ERP. 5. Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian ini mencoba menjawab permasalahan dan tujuan yang mendasari penelitian ini, yaitu bagaimana seharusnya PT PLN (Persero) mengambil keputusan terkait enam keputusan kritis yang telah disebutkan. Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah bahwa peluang kesuksesan implementasi ERP pada PT PLN (Persero) dapat ditingkatkan dengan (1) menugaskan A-Team yang dipimpin manajer senior dan beranggotakan manajer-manajer fungsional pada proyek implementasi, (3) mengimplementasikan ERP dengan teknik phased, (4) menggunakan konversi database secara manual, (5) secara aktif mengelola resiko proyek dan perubahan internal yang terjadi saat implementasi ERP yang berlangsung cukup lama. 6. Referensi Malhotra, Rajiv, & Temponi, Cecilia. 2009. Critical decisions for ERP integration: Small business issues. International Journal of Information Management 30 (2010) 2837. Minartiningtyas, Brigida A. 2011. Model Kesuksesan Penerapan ERP Pada PT PLN (Persero) Distribusi Bali. Sekolah Pascasarjana STMIK AMIKOM Yogyakarta. Tarigan, Zeplin J.H. 2009. Pengaruh Implementasi ERP Terhadap Product Differentiation Dan Cost Leadership Dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Jurnal Manajemen Pemasaran, Vol. 4, No. 1, April 2009: 11-15.