BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.

1 Umum Jawa Barat dengan visi Jawa Barat dengan Iman dan Taqwa sebagai provinsi termaju dan mitra terdepan Ibukota Negara tahun 2010 menjadi arah pembangunan yang harus dicapai oleh berbagai bidang dan sektor. Indikator utama untuk pencapaian visi tersebut adalah Indeks Pembangunan Manusia (IPM) 80 pada tahun 2010. Kota Sukabumi dengan visinya Sebagai pusat pelayanan berkualitas bidang pendidikan, kesehatan, dan perdagangan, di Jawa Barat berlandaskan iman dan taqwa berupaya mewujudkan masyarakat Kota Sukabumi yang sehat dan sejahtera dalam rangka pencapaian IPM 80 (Jawa Barat) tahun 2010. Puskesmas sebagai pusat pelayanan kesehatan di tingkat dasar dimungkinkan mengetahui permasalahan kesehatan yang ada di wilayahnya secara lebih rinci. Oleh karena itu berdasarkan gambaran permasalahan kesehatan yang ada di wilayah, Puskesmas Sukabumi bertanggung jawab terhadap peningkatan derajat kesehatan masyarakat, khususnya di wilayah Kelurahan Kebon Jati, Kelurahan Cisarua dan Kelurahan Subang Jaya Kecamatan Cikole serta harus mampu

menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal dalam rangka untuk mewujudkan Kota Sukabumi Sehat Tahun 2010 serta pencapaian IPM 80 tahun 2010, dengan mengacu kepada Visi Kota Sukabumi dan Visi Provinsi Jawa Barat.

Salah satu upaya Puskesmas yang sedang dirintis dan dikembangkan untuk membantu mewujudkan hal tersebut adalah dengan melaksanakan pembentukan dan pembinaan Kelurahan Siaga. Pada masa ini perkembangan sistem teknologi informasi sangat pesat. Sistem teknologi informasi biasanya diterapkan di organisasi yang dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dalam membantu tercapainya tujuan organisasi, perusahaan maupun instansi yang bersangkutan. Untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, organisasi harus

mengembangkan suatu sistem teknologi informasi yang memungkinkan orangorang mempunyai kesempatan berinteraksi dan memanfaatkan sistem teknologi tersebut untuk membantu mencapai tujuan mereka. pada laporan Kuliah Kerja Praktek kali ini penulis akan mencoba menganalisa sistem pelayanan keshatan menggunaan askes di puskesmas Sukabumi. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, Pengelolaan administrasi pendaftaran pasien di puskesmas sukabumi menggunakan komputer sebagai alat bantu kerja dalam pengelolaan administrasi . Tetapi baru sebatas untuk menyimpan data pasien yang menggunakan Askes,Astek,Jamkesmas maupun Tunai dan untuk menyimpan diagnosa setiap pasien yang datang ke puskesmas. Sistem yang secara khusus menangani atau mengelola data administrasi khususnya untuk askes selama ini pengelolaan administrasi tersebut masih dilakukan secara manual. Meskipun ada beberapa data yang sudah tersimpan dalam komputer, tetapi ada beberapa data yang masih disimpan ke dalam bentuk buku-buku atau lembaran yang penataannya tidak

teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberikan informasi secara lengkap dan akurat. Misalnya bila ada petugas yang membutuhkan data askes setiap pasien yang berobat menggunakan askes harus melakukan pencarian secara manual. Dengan kurang efisiennya dalam pengelolaan administrasi tersebut, menimbulkan beberapa masalah, Baik masalah megenai pengolahan data askes setiap pasien yang menggunakannya, pencarian data-data tidak dapat dilakukan secara cepat, dst. Berdasarkan perkembangan sistem informasi dewasa ini, proses atau kegiatan yang dilakukan oleh Puskesmas Sukabumi harus sudah mulai diarahkan pada sistem yang terkomputerisasi yaitu pengolahan data dengan berbasis komputer. Dengan melihat perkembangan yang ada di Puskesmas Sukabumi, serta berbagai masalah yang dihadapi maka penulis dapat melakukan suatu penelitian dengan maksud untuk membangun sebuah sistem yang berbasis komputerisasi yang nantinya dapat dipakai untuk menjawab semua kesulitan dan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang ada di Puskesmas Sukabumi.

3.2. Tinjauan Perusahaan/Instansi Tinjauan terhadap Perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya suatu sistem organisasi agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah, dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri.

Sedangkan secara khusus untuk menjalankan tugasnya dengan lebih terarah sesuai dengan peraturan yang telah ada.

3.2.1 Sejarah Puskesmas Sukabumi Puskesmas Sukabumi telah berdiri sejak lama yaitu pada tahun 1992 yang pada mulanya bernama puskesmas Ciaul dan berada di kabupaten Sukabumi selain itu puskesmas Ciaul memiliki wilayah cakupan geografis yang sanagat luas sehingga tidak dapat melayani pasien dengan baik karena terlalu banyak pasien yang datang kepada puskesmas tersebut. Sehingga pada tahun 1999 kabupaten Sukabumi di pecah sehingga Puskesmas Ciaul termasuk ke dalam kota madya dan pada saat itu pula Puskesmas ciaul berganti nama menjadi Puskesmas Sukabumi dengan cakupan wilayah geografis kecamatan cikole yang terdiri dari 3 kelurahan yaitu kelurahan Kebon Jati,Kelurahan Cisarua dan kelurahan Subang Jaya. Puskesmas Sukabumi juga memiliki Visi dan Misi sebagai berikut: 1. Visi Masyarakat di wilayah kerja puskesmas sukabumi terlindungi dari masalah kesehatan. 2. Misi 1. Menggalang peran serta masyarakat ( PSM ),lintas sektor,swasta dalam mewujudkan PHBS

2. Mendorong kemandirian masyarakat agar mampu mengidentifikasi ,menganalisa,dan mencari solusi masalah kesehatannya sendiri 3. Memelihara dan meningkatkan kualitas kesehatan yang merata dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat baik di dalam maupun di luar gedung. 4. Mengoptimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana pelayanan dan rawat inap masyarakat(prima) dalam mendukung pencapaian ipm 80 kota sukabumi tahun 2010. 5. Mewujudkan lingkungan kerja yang kondusif dengan mengedepankan pelayanan yang ramah ,kreatif dan inovatif di dukung oleh kesejahteraan staf yang memadai.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Puskesmas Sukabumi memilikistruktur organisasi dan fungsi dari setiap unit yang ada pada struktur organisasi tersebut. Adapun struktur organisasi Puskesmas Sukabumi adalah sebagai berikut:

Sumber : Puskesmas Sukabumi

Gambar III.1 sSturktur Organisasi

Tugas dan fungsi dari struktur organisasi tersebut adalah: a. Kepala Puskesmas 1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen,bimbingan dan supervise 2. Mengadakan koordinasi di tingkat kecamatan 3. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan 4. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas.

b. Kasubag Tata Usaha 1. Pelaksanan pengelolaan pelayanan urusan umum,kepegawaian dan keuangan 2. Penyiapan bahan penyusunan rencana kerja di lingkungan UPT Puskesmas 3. 4. Penyiapan bahan rekomendasi bidang pelayanan puskesmas Penyiapan bahan usulan tariff dan pengelolaan retribusi pelayanan kesehatan 5. 6. Pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana puskesmas Pengelolaan kebersihan,keamanan dan ketertiban di lingkungan UPT Puskesmas 7. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh atasan .

c. Kepegawaian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membuat laporan kepegawaian Mendata dan menarsipkan data pegawai Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional dll) Merekap absensi Membuat absensi mahasiswa/siswi yang praktek di puskesmas Membuat perenanaan untuk pengembangan kualitas SDM staf puskesmas

8.

Menyusun daftar pembagian tugas untuk staff puskesmas dengan persetujuan kepala puskesmas.

d. Umum 1. 2. 3. 4. Registrasi surat masuk dan keluar Melanjutkan diposisi pimpinan Membuat konsep surat Mengkoordinir kegiatan petugas bagian pengiriman semua laporan puskesmas 5. 6. 7. 8. Mengkoordinir kegiatan petugas bagian perbaikan sarana prasarana Mengarsipkan surat Melakukan kegiatan yang bersifat umum Mengkoordinir pembuatan spanduk yang bersifat umum

e. Bendahara 1. Menerima pendapatan retribusi pelayanan kesahatan di UPT Puskesmas 2. Menyetorkan pendapatan retribusi pelayanan kesehatan ke kas Daerah melalui bendahara penerimaan dinas kesehatan kota Sukabumi setiap selsai pelayanan dengan menggunakan form yang sudah ditentukan 3. Menyimpan dan membukukan bukti setoran dengan baik 4. Menerima dan membukukan biaya operasional yang diterima dari bendahara pengeluaran dinas kesehatan kota Sukabumi.

5. Melaksanakan pengeluaran dengan biaya sesuai dengan peruntukannya sesuai dengan DPA. 6. Membuat bukti pertanggugjawaban penggunaan biaya secara tertib sesuai dengan pengeluarannya. 7. Menyusun dan menyampaikan SPJ kepada PPTK terkait dan bendahara dinas kesehatan. f. P2PL ( Penyehatan Lingkungan) 1. Melaksanakan penyelenggaraan pencegahan penyakit menular dan tidak menular. 2. Melaksanakan penyelenggaraan pencegahan dan penanggulangan pencemaran lingkungan ,penyehatan lingkungan dan kesehatan mata serta pelayanan kesehatan Haji. 3. Melaksanakan penyelenggaraan operasional penanggulangan masalah akibat bencana. 4. Menyusun perencanaan dan evaluasi laporan pencapaian kinerja tugastugas pokok dan fungsi bidang pengendalian penyakit dan penyehatan lingkungan. 5. Melaksanakan koordinasi,sinkrinisasi dan integrasi seluruh staff seksi dan unit kerja terkait advokasi dan koordinasi lintas sektor untuk peningkatan kinerja pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pengendalian penyakit dan penyehatan lingkungan.

g. Unit Kesling (Kesehatan Lingkungan) 1. Pemeriksaan sanitasi dasar masyarakat. 2. Pengawasan dan pembinaan tempat-tempat umum. 3. Pengawasan dan pembinaan tempat-tempat pengelolaan makanan dan minuman. 4. Pelaksanaan klinik sanitasi. 5. Penyuluhan kesling. 6. Pengawasan tempat umum industry. 7. Pemantauan jentik berkala. 8. Rekap hasil kegiatan. 9. Melaksanakan tugas lain dari kepala puskesmas.

h. Unit KIA/KB 1. Membersihkan ruangan KIA/KB. 2. Mengkoordinasi bidan dalam kegiatan KIA/KB dalam gedung dan luar gedung. 3. Membina Kelurahan Subang jaya (16 posyandu). 4. Mendata dan memeriksa bumil,bulin,bulin,bufas dan neonatal. 5. Melacak dan mendeteksi dini neonatal resti,bumil (Ibu Hamil),dan bulin(Ibu Bersalin) engan factor resko dan resiko tinggi dan merujuk sesuai protap. 6. Memberikan pelayanan KB. 7. Memberikan konseling KIA/KB.

8. Mengkoordinasi pelayanan MTBS/MTBM. 9. Mengisi kohort ibu dan bayi kelurahan subang jaya. 10. Membuat PWS KIA bulanan,laporan MTBS/MTBM bulanan dan

laporanPuskesmas dan SKTM.

i. Unit Gizi 1. Melaksanakan tugas kegiatan upaya perbaikan gizi keluarga dan gizi masyarakat. 2. Melaksanakan tugas pemeliharaan gizi untuk balita. 3. Melaksanakan tugas pemberian vitamin A. 4. Membina kader kesehatan. 5. Melakukan koordinasi dengan lintas subansi terkait dengan kegiatan UPGK. 6. Membantu kepala puskesmas dalam membuat perencanaan. 7. Memantu kepala puskesmas membuat laporan. 8. Melaksanakan tugas rangkap sebagai upaya kesehatan penerangan klinik gizi.

j. Unit Pengobatan 1. Menyusun rencana kegiatan pelayanan pengobatan berdasrkan data puskesmas dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja 2. Melaksanakan kegiatan pelayanan pengobatab,penyuluhan kesehatan dan koordinasi lintas program terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan peraturan perundand-undangan yang berlaku 3. Mengevaluasi hasil kegiatan pelayanan pengobatan secara keseluruhan 4. Membuat catatan dan laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada kepala puskesmas.

k. Unit Promkes ( Promosi Kesehatan) 1. Meningkatkan peran serta masyarakat 2. Pengembangan upaya kesehatan berbasis masyarakat 3. Menyelenggarakan jaminan pemeliharaan kesehatan 4. Menjalin kemitraan dengan linta sektor dan swasta 5. Melaksanakan kegiatan penyuluhan di dalam dan luar gedung 6. Melaksanakan kegiatan penyuluhan kelompok dan konseling 7. Melaksanakan KIP/K 8. Melakukan kunjungan rumah tangga 9. Pengkajian dan pembinaan PHBS 10. 11. Pembinaan POSYANDU Kunjungan rumah (Home care)

12.

Monitoring dan pelaporan hasil kegiatan

l. Unit PONED 1. Melayani persalinan 24 jam 2. Merapihkan dan membersihkan ruangan PONED 3. Mendata dan memeriksa bumil,bulin,bufas dan neonatal 4. Melacak dan mendeteksi dini neonatal resti,bumil,dan bulin engan factor resko dan resiko tinggi dan merujuk sesuai protap 5. Mengisi kohort ibu dan bayi.

m. PUSTU ( Puskesmas Pembantu ) 1. Mengkoordinasi dan mengendalikan agarkegiatan d pustu berjalan dengan baik 2. Menyiapkan dan merawat ruangan srta sterilisasi alat-alat di pustu 3. Melakukan kegiatan penyuluhan atas intruksi dokter 4. Memberikan penyuluhan pada penderita 5. Membuat laporan KLB bila diperlukan.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari pembuatan analisis sistem berjalan ini adalah untuk mengetahui gambaran secara jelas tentang sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan atau instansi terkait. Dari analisis ini juga memungkinkan untuk mengetahui sejauh mana kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang menjadi pembahasan dalam laporan ini adalah Anallisa Sistem Pelayanan Kesehatan Menggunakan Askes di Puskesmas Sukabumi. Mekanisme pelayanan kesehatan menggunakan askes pada Puskesmas Sukabumi ini masih manual. a. Prosedur Pendaftaran Peserta atau pasien yang akan berobat ke puskesma Sukabumi datang serta membawa askes dan melakukan pendaftaran. Pendaftaran dilakukan oleh peserta atau pasien dengan menyerahkan askes pada karyawan / petugas pendaftaran yang ada di administrasi atau portir. Aelanjutnya apabila pasien itu adalah pasien baru maka petugas akan memberikan no urut kartu askes pada pasien serta petugas menempelkan no urut tersebut pada askes pasien yang bersangkutan berdasarkan no urut yang telah di tetapkan oleh dinas

kesehatan dan pihak puskesmas serta petugas akan memberikan kartu rekam medik yang berguna untuk hasil pemeriksaan setiap pasien dan diagnosa serta akan diarsipkan oleh petugas. Namun jika pasien tersebut adalah pasien lama maka petugas hanya melihat no urut kartu askes yang telah di berikn petugas yang tertera pada askes kemudian petugas mengambil kartu rekam medis.

b. Prosedur Pengembalian Askes Setelah pendaftaran dilakukan maka petugas akan melakukan rekapitulasi askes agar tidak terjadi kekeliruan. Rekapitulasi terdiri dari

nama,umur,alamat,tunjanagan ( P,I,A,S) dan setelah dilakukan rekapitulasi maka askes akan dikembalikan pada pasien dan kartu rekam medis akan diserahkan terhadap dokter yang nantinya akan diisi berdasarkan diagnosa/hasil pemeriksaan serta obat yang di berikan dokter.

c. Prosedur Pemeriksaan Kesehatan Setelahkartu rekam medis diserahkan terhadap dokter maka akan dilakukan pemeriksaan pasien berdasarkan no urut kunjungan setelah pasien di periksa maka dojter akan memberikan resep obat yang sesuai dengan penyakit yang di derita pasien tersebut dan diagnosa akan di serahkan terhadap pasien apabila pasien perlu tindakan lanjut. Namun apabia tidak di perlukan

diagnosa cukup di tulis dalam kartu rekam medis dan akan di simpan di puskesmas.

d. Prosedur Laporan Setiap akhir periode bagian administrasi membuat laporan rekapitulasiaskes berdasarkan rekapitulasi pada arsip harian yang ada.

3.3.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Diagram Alir Data merupakan rangkaian simbol-simbol yang menyusun suatu prosedur dari sebuah sistem dan menunjukan arus data dari dokumennya. Diagram Alir Data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing menunjukan tingkatan dari suatu proses. Adapun diagram tersebut meliputi sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Diagram ini menjelaskan sumber data serta tujuan data yang akan diproses secara umum dari keseluruhan sistem pelayanan kesehatan menggunakan askes. 2. Diagram Nol

Diagram ini menjelaskan secara menyeluruh, bertahap dan terperinci proses pelayanan kesehatan menggunakan askes 3. Diagram Detail Diagram ini menjelaskan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses pendaftaran, pengembalian askes hingga pemeriksaan kesehatan .

Baru,Lama Pasien Nua,askes,obt

Sistem Pelayanan Menggunakan Askes

Daftar,Askes NUA,Askes KRM

Portir/ Administrasi

Resep, KRM Diagnosa

Dokter

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan: NUA =No Urut Askes KRM = Kartu Rekam Medis Obt = Obat

Psien

Lm,Br

1.0 Prosedur Pendaftaran

Daftar, Askes RM

Administrasi

Arsip RM

NUA,Askes KRM 2.0 Pengembalian Askes Askes Arsip Rekap Askes

Resep & Diagnosa

3.0 Pemeriksaan Kesehatan

KRM Resep & Diagnosa

Dokter RAS

Arsip Resep Askes

4.0 Laporan

Gambar III.3 Diagram Level 0 Sistem Berjalan Keterangan : Lm Br : Lama : Baru

KRM : Kartu Rekam Medis RAS : Rekapitulasi Arip Askes NUA = No Urut Askes RA = Rekap Askes

3.4 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data sistem berjalan adalah katalog dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analisa untuk mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan pada data dengan berbagai tampilan. Pembentukan analisa kamus datapada tahap analisa dan perancangan :

1. Nama Arus Data Alias

: Askes :-

Penjelasan

: Sabagai Pendaftaran & Pembayaran Jasa Kesehatan Gratis

Tipe Data Arus Data Periode Volume Struktur Data

: Cetakan Komputer : Proses 2.0-Pengembalian Askes : Setiap Berobat kePuskesmas : 1 Setiap anggota Keluarga :-

1. Nama Arus Data Alias Penjelasan Tipe Data Arus Data Periode Volume Stuktur Data

: Resep Obat :: Sebagai Resep Obat dari dokter setiap berobat : Cetakan Manual : Proses 3.0- Pemeriksaan Kesehatan : Setiap Berobat : 1 Setiap Berobat :-

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah melihat dan mempelajari sistem yang berjalan, maka penulis mencoba menguraikan permasalahan yang ada pada Pendaftran pasien menggunakan askes di PUSKESMAS SUKABUMI sebagai berikut :

1. Pencatatan rekapitulasi askes harian dapat terjadi kekeliruan dengan kondisi yang ada pada puskesmas dan pasien yang begitu bnayak setiap harinya. 2. Selain kekeliruan pada rekapitulasi juga terjadi kesalahan pada penggunaan askes yang mengakibatkan pasien menggunakan askes di puskesmas mana saja tidak pada puskesmas yang telah di tentukan oleh PT.Askes. 3. Tidak efektif dan tidak efisiennya sistem yang ada karena butuh waktu untuk melakukan rekapitulasi/pencatatan secara manual dengan pasien yang begitu banyak sehingga terjadi penumpukan pasien.

3.6. Alternatif Permasalahan Dari berbagai permasalah yang ada perlu dibuatkan pemecahannya. Penulis mempunyai berbagai ide sebagai alternatif pemecahan masalah yang terjadi di PUSKESMAS SUKABUMI. Diantaranya : 1. Perlu adanya perubahan rekapitulasi/pencatatan harian pada pasien yang menggunakan askes dari manual menjadi terkomputerisasi. 2. Penyampaian sosialisasi yang lebih intensif kepada pasien/para pengguna askes agar tidak terjadi lagi kekeliruan pada penggunaannya. 3. Perubahan pada system yang sangat penting yaitu dari manual ke komputerisasi agar lebih efektif dan efisiensehingga para paien akan lebih nyaman ketika melakukan pendaftaran.