Analisis dengan Pendekatan Fishbone

Kelompok 3

Perencanaan?
planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result (George R. Terry )

Kenapa Perlu Perencanaan?

Perencanaan dilakukan untuk mencapai:
a. Protective benefit, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan b. Positive benefit, Ini dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan tim organisasi fungsi perencanaan Untuk Mengimbangi Ketidaktentuan dan Perubahan Untuk Memusatkan Perhatian kepada Sasaran Untuk Memperoleh operasi yang Ekonomis Untuk Memudahkan pengawasan.

Jenis Perencanaan
a. b. Perencanaan Strategis rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) Fokus perencanaan:organisasi secara keseluruhan ditetapkan oleh manajemen puncak Perencanaan Taktis melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis jangka waktu yang lebih pendek (1 - 5 tahun) di buat oleh manajemen puncak dan manajemen menengah.

c. Perencanaan Operasional diturunkan dari perencanaan taktis fokus yang lebih sempit jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) melibatkan manajemen tingkat bawah

Tahap-Tahap Perencanaan
Menurut Bryson ada 8 tahap perencanaan strategis:

oTahap 1, memarkasai dan menyepakati suatu proses perencanaan strategis, oTahap 2, mengidentifikasi mandate organisasi oTahap 3, memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi, oTahap 4, menilai lingkungan eksternal ;peluang dan ancaman, oTahap 5, menilai lingkungan internal ; kekuatan dan kelemahan oTahap 6, mengidentifikasi isu strategis yang dihadapi organisasi oTahap 7, merumuskan strategi untuk mengelola isu-isu oTahap 8, menciptaka visi organisasi yang efektif bagi masa depan.

Analisis dengan Pendekatan Fishbone Fishbone analisis merupakan alat sistematis

yang menganalisis persoalan dan faktor-faktor yang menimbulkan persoalan dengan melihat efek dan sebab-sebab yang berkontribusi pada efek tersebut Disebut sebagai cause-and-effect diagram

Struktur umum diagram fishbone

Manfaat Fishbone
Membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah. Membantu untuk mendapatkan ide-ide (gathering ideas) untuk solusi. Membantu untuk pencarian fakta lebih lanjut tentang masalah. Merupakan alat untuk mengumpulkan ide atau input input kelompok, merupakan metode dasar dari brainstorming terstruktur. Dengan mengelompokkan penyebab-penyebab yang mungkin, maka kelompok dapat memikirkan banyak kemungkinan daripada hanya memfokuskan pada beberapa area tipikal. Membantu dimulainya fase analyze dengan mengidentifikasi beberapa penyebab yang menjadi tersangka utama. (Pande, 2002, p281).

Metode Fishbone
Metode yang digunakan yakni mencari akar masalah. Akar permasalahan dirumuskan dalam prinsip 5M+2 atau dikategorikan dalam 7 kategori yaitu : 1. Manpower (Tenaga Kerja). Segalahal permasalahan yang terkait dengan aspek tenaga kerja dilihat dari aspek lemahnya pengetahuan, kurang ketrampilan, pengalaman, kelelahan, kekuatan fisik, lambatnya kecepatan kerja, banyak tekanan kerja, stress dll.

2. Machine (Mesin, peralatan, Infrastruktur). Segala masalah yang terkait dengan aspek peralatan, mesin maupun physical tools lainnya. Misalnya : perawatan mesinmesin, fasilitas pendukung mesin, ketidak lengkapan mesin/peralatan, pengkalibrasian mesin/tools yang tidak standar, daya tahan mesin yang lemah, kesulitan dalam penggunaan mesin, mesin tidak user operability, dst. 3. Methods (Metode dan prosedur kerja). Segala hal masalah terkait dengan metode dan prosedur kerja. Misalnya prosedur kerja tidak ada, prosedur kerja tidak jelas, metode sulit dipahami, metode tidak standar, metode tidak cocok, metode yang bertentangan dengan metode lainnya dll

4. Materials (material bahan baku utama, bahan baku penolong). Berkaitan dengan ketersediaan bahan baku utama atau bahan baku penolong yang terkait dengan akar masalah, dengan melihat aspek: kualitas bahan baku tidak sesuai standar, bahan baku tidak lengkap, kuantitas bahan baku tidak seragam, ukuran dan spesifikasi tidak standar dst. 5. Media (media, lingkungan kerja, waktu kerja). Melihat aspek tempat kerja, waktu, lingkungan yang tidak mendukung. Biasanya yang termasuk kategori ini adalah: tempat yang kurang bersih, keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan kurang terang, ventilasi dan peredaran udara buruk, faktor kebisingan suara, faktor lantai yang licin/bergelombang/tidak rata dst.

6. Motivation (motivasi, soft competency). Berkaitan dengan sikap kerja, perilaku kerja, budaya kerja yang tidak benar ataupun tidak kondusif. Bisa digolongkan seperti: tidak kreatif, tidak proaktif, tidak mau bekerjasama dst. 7. Money (uang dan finansial). Berkaitan dengan aspek keuangan dan finansial yang belum mendukung dan mantap. Gasversz (1997, 112:114)

Langkah-langkah penggunaan diagram Fishbone:

1. Dapatkan kesepakatan tentang masalah yang terjadi dan diungkapkan masalah itu sebagai suatu pertanyaan masalah (problem question). 2. Bangkitkan sekumpulan penyebab yang mungkin, dengan menggunakan teknik brainstorming atau membentuk anggota tim yang memiliki ide-ide berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi. 3. Gambarkan diagram dengan pertanyaan masalah ditempatkan pada sisi kanan (membentuk kepala ikan) dan kategori utama seperti: material, metode, manusia, mesin, pengukuran dan lingkungan ditempatkan pada cabang-cabang utama (membentuk tulang-tulang besar dari ikan). Kategori utama ini bisa diubah sesuai dengan kebutuhan.

4. Tetapkan setiap penyebab dalam kategori utama yang sesuai dengan menempatkan pada cabang yang sesusai. 5. Untuk setiap penyebab yang mungkin, tanyakan mengapa? untuk menemukan akar penyebab, kemudian daftarkan akar-akar penyebab masalah itu pada cabangcabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan). Untuk menemukan akar penyebab, kita dapat menggunakan teknik bertanya mengapa lima kali (Five Why). 6. Interpretasikan diagram sebab akibat itu dengan melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui konsensus tentang penyebab itu. Selanjutnya fokuskan perhatian pada penyebab yang dipilih melalui konsensus itu.

7. Terapkan hasil analisis dengan menggunakan diagram sebab-akibat itu dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah yang dihadapi.

Langkah langkah menganalisa diagram fishbone:

Langkah 1 - Mengidentifikasi dan mendefinisikan dengan jelas hasil atau akibat untuk dianalisis. Merumuskan masalah dan menulisnya di kotak pada sisi kanan diagram. Langkah 2 - Gunakan chartpack yang telah diposisikan jadi setiap orang dapat melihatnya, gambar cabang dan buat kotak akibat. Langkah 3 Kenali inti permasalahan dan tambahkan ke akibat yang telah dipelajari.

Langkah 4 Untuk setiap cabang utama identifikasikan faktor spesifik lain yang mungkin menjadi penyebab dari permasalahan. Langkah 5 Identifikasikan terus lebih dalam dan lebih detail tingkatan dari penyebab dan lanjutkan mengumpulkannya sesuai penyebab yang berhubungan atau sesuai kategori. Langkah 6 Analisis diagram