MTE 3106 TUTORIAL 5

PENGURUSAN RESOS
Inventori dan rekod, Pemantauan dan Penyelenggaraan, Perancangan dan bajet.
1

Inventori dan Rekod

Di Malaysia, terdapat 2 kategori sumber iaitu: Aset harta benda keupayaan atau milikan atau di bawah kawalan kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

 Aset alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
Aset alih terbahagi kepada dua kumpulan iaitu : (i) Harta Modal (ii) Inventori
3

Harta Modal
Aset alih yang harga perolehan asalnya RM 1000.00 dan ke atas setiap satu; atau Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaran secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaran seperti yang disyaratkan dalam manual/buku panduan pengguna.
4

Inventori
Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 1 000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

Harta Modal dan Inventori

Kategori : (i) Kategori bagi Harta Modal ialah lori / Jentera Berat, kenderaan dan peralatan, kelengkapan ICT, telekomunikasi, penyiaran, perubatan, pejabat, makmal, bengkel, dapur dan 6 sukan

 (ii) Kategori bagi Inventori :

a. Nilai perolehan asal kurang daripada RM 1 000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual (i) Peralatan/kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/ sukan
7

 (b) Tanpa mengira nilai perolehan asal :

(i) Perabot

(ii) hamparan, hiasan dan langsir dan (iii) Pinggan mangkuk

Pendaftaran ASET
Bertujuan : a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan c) Membolehkan keadaan aset diketahui dan d) Memudahkan, penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
9

Tempoh pendaftaran aset

Dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

10

Dokumen Pendaftaran
Daftar Harta Modal KEW. PA-2 dan Daftar Inventori KEW. PA-3

11

Pendaftaran
Satu senarai Daftar harta Modal : KEW. PA-4 Senarai daftar Inventori : KEW. PA-5

Salinan KEW PA-4 dan KEW PA-5 dikemukakan secara tahunan.

12

Daftar aset dikemaskini apabila

Penambahan/penggantian/penaiktarafan aset Pemeriksaan aset Pelupusan dan Hapus kira

13

Pergerakan Aset
Bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkodkan pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW. PA -6

14

Senarai Aset di Lokasi

Senarai aset mengikut lokasi aset menggunakan KEW. PA -7.
Senarai ini perlu dikemaskini apabila : perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggung jawab

15

Laporan tahunan harta modal dan inventori

Menggunakan KEW PA-8 dan dikemukakan ke bendaharaan sebelum 15 Mac 2012

16

PEMANTAUAN DAN PENYELENGGARAAN RESOS

17

PEMANTAUAN RESOS
Pemantauan pergerakan aset dan inventori dibuat dalam borang KEW aset dan inventori manakala penggunaan bekalan pejabat dibuat dengan menggunakan borang KEW kawalan bekalan Walau bagaimana pun penggunaan resos dalam bilik darjah seperti bahan manipulatif di pantau menggunakan buku log sahaja, ( tidak perlu borang KEW aset atau inventori)
18

PEMANTAUAN RESOS
Buku log harus mengandungi rekod nama staff, item yang dipinjam, tarikh dan masa item dipinjam dan dipulangkan bilangan item dipinjam tajuk dan tahun item digunakan Ruangan untuk guru melaporkan keadaan resos/ item yang dipinjam ( rosak/hilang dsb)
19

PENYELENGGARAN RESOS
Bergantung kepada jenis dan bentuk resos, penyelenggaran perlu dilkukan secara berkala. Penyelenggaraan penting untuk memastikan resos berada dalam keadaan baik dan dapat berfungsi sepenuhnya dan juga untuk menjamin keselamatan murid dan guru/staf
20

BAGAIMANA MENGENDALIKAN PENYELENGARAAN?

Pemeriksaan yang dibuat keatas resos secara tetap dan berkala akan membantu mengesan kerosakan dan memastikan resos dapat berfungsi dengan baik dan berkesan serta selamat untuk digunakan. Membaca buku log setiap hari di mana guru melaporkan kerosakan, kehilangan dan memgambil tindakan untuk membaiki kerosakan dan membuat gantian akan membantu dalam mengekalkan tahap resos.
21

BAGAIMANA MENGENDALIKAN PENYELENGARAAN?

Menaik tahap peralatan atau resos bagi pengesuaian (compatible ) dengan teknologi adalah satu bentuk penyelenggaraan Dengan memasukkan agenda resos dalam mesyuarat jabatan dapat memberi peluang untuk mendengar dari semua staf tentang penggunaan, keadaan dan keperluan menaiktaraf resos yang ada.
22

 Penyelenggaraan aset bermula dengan cara dan kaedah yang betul untuk pengoperasian aset sebagaimana yang tercatat dalam manual pengguna Membuat penyelenggaraan secara berkala sebagaimana yang terdapat dalam manual atau mengikut kesesuaian. Kebanyakan aset hari ini membolehkan pengguna untuk menyelengara item sendiri.
23

 Walau bagaimanapun, jika terdapat masalah, personal penyelenggara daripada pembekal perlu dipanggil atau aset dihantar kepada pembekal/penjual yang memberikan perkhidmaran penyelenggaraan Semua perkidmatan dan pembaikian perlu direkod Tindakan penyelenggaran perlu diambil segera kerana kelewatan akan mengakibatkan kerosakan yang lebih teruk dan mungkin menjadi tidak selamat untuk digunakan. Pembaikian lewat akan memakan kos yang lebih tinggi atau item sudah tidak dapat dibaiki lagi dan terpaksa dibuang/ lupuskan
24

BORANG-BORANG BERKAITAN

KEW. PA.9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

KEW. PA 10 - LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL KEW. PA 11 - LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI KEW. PA 12 - SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW. PA.13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGARAAN KEW .PA.14 - DAFTAR PENYELENGRAAN HARTA MODAL LIMK TO BORANG KEW.PA

25

PENGURUSAN RESOS
Perancangan dan Bajet

26

Perancangan dan Bajet

Semua sekolah di Malaysia mempunyai peruntukan untuk Matematik dan Sains yang diagihkan oleh kerajaan berdasarkan kriteria tertentu seperti bilangan pelajar, kategori sekolah (A, B atau C) dan subjek yang ditawarkan. Sumber kewangan yang lain diperolehi daripada projek-projek yang dilaksanakan oleh sekolah atau derma daripada pihak

27

Tujuan Perancangan
untuk memastikan wang yang diperolehi digunakan secara optimum. Memastikan hanya alatan/bahan/item yang diperlukan sahaja dibeli. Mencegah daripada pembelian berlebihan. Mengenalpasti item yang boleh ditambahbaik atau yang tidak diperlukan. Memastikan ada peruntukan kewangan untuk penyelenggaraan, pembaikian atau perbelanjaan yang tidak diduga.
28

Bajet
Suatu proses yang melibatkan perancangan yang sistematik tentang perbelanjaan sejumlah wang yang diperuntukkan. Proses ini memerlukan kebijaksanaan perancangan supaya faedah yang maksimum diperolehi daripada peruntukan tersebut.
29

Bila Merancang Bajet????????

Perancangan dibuat dua atau tiga bulan sebelum akhir tahun. Ini membolehkan pertimbangan tentang apa yang perlu dibeli dan membuat pesanan awal.

30

Bagaimana Menyediakan Bajet?

Peruntukan tahun depan perlu diketahui terlebih dahulu. Semak semua stok. Senaraikan kuantiti yang perlu dibeli bagi setiap item. Senaraikan item yang memerlukan penyelenggaraan. Senaraikan item yang perlu dibaiki. Senaraikan item yang perlu diganti.

31

Bagaimana Menyediakan Bajet?

Senaraikan item yang perlu di upgrade Senaraikan item yang perlu dibeli. Senaraikan item yang boleh dibeli. Tentukan unjuran jumlah pelajar. Gunakan sebut harga yang lepas untuk menganggar kos.
32

Analisis Dalaman dan Luaran Bilik Kelas / Persekitaran Sekolah

Adakah item-item tersebut boleh diganti dengan bahan-bahan terpakai dari rumah, sekolah atau sekitarnya? Adakah item-item tersebut boleh diganti dengan bahan lain? Adakah item-item tersebut boleh dibina sendiri oleh pelajar? Pastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

33

Analisis Dalaman dan Luaran Bilik Kelas / Persekitaran Sekolah

Peruntukkan sedikit kewangan untuk perbelanjaan luar jangka. Pembelian hanya boleh dilakukan dengan keizinan pengetua.

34