SYSTEM TECHNIQUES AND DOCUMENTATION

By. M. Nugroho

SYSTEM TECHNIQUES AND DOCUMENTATION

Sytem tecchniques are tools in the analysis, design, and documentation of system and subsystem relationship.

Use of techniques in auditing (two basic components)

Audit intern menetapkan tingkat pengendalian intern memerlukan beberapa jenis pengujian ketaatan. Financial statement audit subtantive testing

A System development project generally consists of three phase

System analysis System design System implementation

Alat bantu analisa sistem

A. Bagan alur dokumen (Documen Flowchart) ; bagan yg menunjukkan arus dr lap. dan formulir termasuk tembusannya. B. System flow (System flowchart) ; bagan yg menujukkan arus kegiatan pengolahan inf. Yg. Berkisar dr konfigurasi komputer sampai tahap2 terinci sebuah program. C. DFD (Data Flow Diagram) ; bagan yg menunjukkan entitas, proses, arus data dan peyimpanan data yg berkaitan dg sistem.

Simbol-simbol yg dipakai dlm documen flow

Dokumen

Penghubung Penghubung antar hal. Akhir / awal

Proses manual

Keputusan

Simbol-simbol yg dipakai dlm documen flow

File permanen Pilihan

File

Catatan

Manual input

Tampilan

Simbol-simbol yg dipakai dlm documen flow

Garis alur dokumen Deskripsi proses atau komentar

Simbol-simbol System flow

Proses komputer Database

Tabel/ File

Diagram Arus Data (data flow diagram/ DFD)

Sumber input atau tujuan output data

Proses yg dipicu atau didukung oleh data Penyimpanan dt spt. F. transakasi, F utama, atau f referansi
Arah arus data

FLOWCHART
Tiap2 Organisasi dpt memiliki cara2 baku pembuatan alir diagram alir sendiri namun saat ini telah diterbitkan standar utk alir dokumen oleh Institut Standart Nasional Amerika. Dg simbol diatas berbagai macam proses dapat disajikan secara grafis. Dg sistem merupakan bantuan besar bagaimana sistem tersebut berjalan.

Pedoman dalam membuat Diagram Alir

1. Bagan alir sebaiknya digambar dr atas mulai dr bag. Kiri suatu hal. 2. Kegiatan dlm bag alir hrs ditunjukkan dg jelas 3. Harus ditunjukkan dimana awal dan akhirnya 4. Kegiatan Yg. Terpotong dan akan disambung ditempat lain hrs diberikan tanda penghubung.

Membuat overview activity diagram

Langkah-langkahnya :

1. Membaca uraian narasi dan mengidentifikasikan kejadian penting. 2. Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian. 3. Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane 4. Membuat diagram untuk masing-masing kejadian.

Membuat overview activity diagram

Langkah-langkahnya :

5. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis 6. Mengambarkan tabel (file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis.

Membuat detailed activity diagram

Langkah-langkahnya :

1. Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas. 2. Buatlah tabel arus data 3. Identifikasikan diagram terperinci yang diperlukan. 4. Buatlah swimlane, tambahkan segiempat panjang setiap aktivitas, gunakan garis tanpa putus, arus dokumen, dokumentansikan setiap tabel.

Perbedaan Overview activity diagram Vs detailed activity diagram

Simbol yang digunakan dalam activity diagram dan overview activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa persegi panjang pada detailed activity diagram menunjukkan aktivitas, sedangkan overview activity diagram menunjukkan kejadian.

5 macam Bagan Alir

A. Bagan alir dokumen (Documen Flowchart) B. Bagan alir sistem (System Flowchart) C. Bagan alir Skematik (Scematic Flowchart) D. Bagan alur program (Program Flowchart) E. Bagan alur proses (Process Flochart)

Contoh DFD :
Catatan kredit
Pengel. Brg

Log Pengiriman
Slip Pengem asan

Pelanggan

Pes. Pemb.

Setujui pejualan

Kirim brg

Pengirim

Tagihan pelanggan

PP setujui

Pemberitah uan pengiriman

Tagih pelanggan

Buka data

Siapkan piutang dagang

Pesanan penjualan

Catatan piutang

Contoh : Dokumen Flowcart

Dep.Penjualan
Pelanggan

Dep kredit
1

Gudang
2

Dep.Pengiriman

PO

1 SO

1 SO

Buat SO

Periksa kredit 3

Catatan kredit

2 1 SO 1

2 1 SO

Contoh : System Flowcart

Dep.Penjualan
Pelanggan PO

Gudang
1

1 SO

Input

F. SO

F. Kredit

M. Brg Buat SO M. Cust 1 SO 1 2