Makalah Surat Menyurat
Makalah Surat Menyurat
SURAT-MENYURAT
Tommy Harpiansyah (NIM : 100501094) Roland Bijaksono (NIM : 100501104) Rizki Redhika (NIM : 100501123) Muhammad Abdallah (NIM : 100501132) Juanda Simatupang (NIM : 100501136) Siti Halida Utami (NIM : 100501137) Innayah Permata Sari (NIM : 100501154) Rizky Indriyani (NIM : 100501155) Nielam Shilvia (NIM : 100501166) Muhammad Garibaldi (NIM : 1005011)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN EKONOMI PEMBANGUNAN MEDAN 2010
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya diselesaikan. Tugas ini disusun untuk diajukan sebagai tugas mata kuliah Bahasa Indonesia dengan judul Surat - Menyurat di Strata 1 Universitas Sumatera Utara Departemen Ekonomi Pembangunan. Terima kasih penulis sampaikan kepada Ibu Gustianingsih selaku dosen mata kuliah Bahasa Indonesia yang telah membimbing dan memberikan kuliah demi kelancaran pembuatan tugas ini. Demikianlah tugas ini disusun semoga bermanfaat, agar dapat memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia. sehingga penyusunan tugas ini dapat
Medan,
November 2010
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..... i DAFTAR ISI ii BAB I PENDAHULUAN .. 1 1.1 Latar Belakang dan Masalah . 1 1.2 Tujuan Penulisan .. 1 1.3 Manfaat Penulisan .. 2 1.4 Metode Penulisan 2 1.5 Tinjauan Pustaka . 2 BAB II PEMBAHASAN . 3 2.1 Surat dan Sejarah Perkembangannya .. 3 2.2 Jenis-Jenis Surat .. 4 2.3 Penulisan Surat yang Baik dan Benar . 9 BAB III SIMPULAN dan SARAN .. 10 3.1 Kesimpulan .10 3.2 Saran 10 DAFTAR PUSTAKA .. 11
BAB I
PENDAHULUAN
2. Apa saja jenis-jenis surat ? 3. Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?
Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.2.1 SURAT RESMI Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku.Bentuk penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem full block, semi block atau indented block. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi
surat perjalanan dinas surat perintah surat rekomendasi surat instruksi surat referensi surat tugas dan surat keputusan. 2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha. 3. Surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit) Jenis-jenis surat sosial : surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya.
Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam surat tersebut.
Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak.
Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara perorangan maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri. Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi : a. surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya.
b. Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang
dibuat dan dikeluarkam oleh instansi atau perusahaan yang diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi lainnya sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri. c. Surat kuasa istimewa, yaitu surat kuasa yang diberikan oleh seseorang kepada orang lain atau pengacara dalam penyelesaiannya ada kaitannya dengan pengadilan.
Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil. Logo instansi/lembaga.
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan 3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat 5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) 6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) 7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) 8. Isi surat (-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan). 9. Penutup surat 10. Penutup surat, berisi: -
salam penutup Jabatan tanda tangan nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan. 2.2.2 SURAT PRIBADI Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah : Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah : a. Surat keluarga b. Surat lamaran pekerjaan c. Surat perijinan Surat Keluarga Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.
Surat Lamaran Pekerjaan Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu : 1. Sumber informasi 2. Pedoman penulisan 3. Lampiran yang diminta 4. Proses pengajuan surat lamaran Surat Perijinan Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan. Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab. Contoh : 1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah 2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya
2.2.3 MEMO Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab. Ciri-ciri :
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikan
memo secara horizontal maupun secara vertical 3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara 4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu 5. Merupa bentuk komuikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal 6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan
identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap. Ciri-ciri Bentuk Memo Bentuk memo terdiri atas dua bagian: 1. Kepala Memo
o
Penerima
o o o
Pengirim Perihal dan tanggal pengimin Paraf dan nama terang pengirim 2. Isi, penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.
Surat
menyurat
adalah
salah
satu
bentuk
komunikasi
dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
3.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya www.blogger.com www.google.co.id www.scribd.com www.wikipedia.com