Akuntansi Manajemen

Fleksibel Budget

Disusuh : NURUL HIDAYAH, SE,AK,MSI MODUL 14

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL

S etelah keseluruhan proses yang berkaitan dengan upaya menghasilkan produk untuk perusahaan selesai maka produk tersebut harus disimpan, dijual, dan didistribusikan kepada para pelanggan perusahaan. Tanpa aktivitas penyimpanan yang baik, penjualan kepada konsumen dan pendistribusian yang tepat waktu dan efisien maka semua aktivitas produksi tidak akan ada manfaatnya. Untuk menyimpan, menjual dan mendistribusikan produk perusahaan tersebut diperlukan sejumlah pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Pada bagian lain, sejak proses produksi dimulai hingga selesai dan sejak proses penyimpanan produk hingga pendistribusian produk perusahaan ketangan konsumen, ada bagian tertentu didalam perusahaan yang tidak terkait secara langsung dengan aktivitas produksi dan pemasaran tersebut. Semua aktivitas administrasi kantor, seperti urusan hukum, urusan korespondensi, urusan pajak, telepon, listrik, alat tulis menulis dan sebagainya. Tanpa semua aktivitas tersebut maka organisasi tidak dapat dijalankan. Semua kegiatan tersebut memerlukan biaya yang disesuaikan dengan besarnya organisasi. Anggaran biaya komersial atau biaya operasional adalah semua rencana pengeluaran yang berkaitan dengan distribusi dan penjualan produk perusahaan serta pengeluaran untuk menjalankan roda organisasi. Biaya komersial atau biaya opreasional merupakan biaya yang memiliki peran besar di dalam mempengaruhi keberhasilan perusahaan mencapai tujuannya, yaitu memperoleh laba usaha. Karena, produk yang telah dihasilkan perusahaan melalui proses produksi yang panjang harus disampaikan kepada konsumen melalui serangkaian kegiatan yang saling menunjang. Tanpa aktivitas komersial yang terarah maka seluruh produk yang dihasilkan tidak akan memiliki manfaat apapun bagi perusahaan.,Secara umum, biaya komrsial dibagi ke dalam 2 kelompok besar, yaitu sebagai berikut:

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

1. biaya pemasaran (marketing cost) 2. biaya administrasi dan umum. Biaya pemasaran Biaya pemsaran dimulai pada saat biaya produksi selesai, yaitu pada saat proses produksi selesai dan barang-barang sudah siap untuk dijual. Biaya ini mencakup biaya penjualan dan biaya pemenuhan pesanan. 1. Biaya penjualan adalah keseluruhan aktivtas yang berkaitan dengan upaya untuk mencari dan memperoleh penjualan produk perusahaan. Biaya ini mencakup biaya iklan, pemberian contoh produk, komisi wiraniaga, biaya demo dan sebagainya. 2. biaya pemenuhan pesanan adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan upaya untuk memenuhi seluruh produk sesuai keinginan konsumen. Karena itu, mencakup biaya pergudangan, pengepakan, pengiriman, pemberian kredit, dan penagihan, serta administrasi pemasaran. Anggaran biaya pemasaran adalah semua rencana pengeluaran yang berkaitan dengan seluruh aktivitas penjualan dan pendistribusian produk perusahaan. Aktivitas perusahaan adalah aktivitas yang sangat vital bagi perusahaan. Tanpa aktivitas pemasaran maka tidak akan ada pendapatan bagi perusahaan. Tanpa perusahaan maka tidak ada laba yang diperoleh perusahaan. Tanpa memperoleh laba usaha maka tujuan perusahaan tidak dapat tercapai. Karena itu, aktivitas pemasaran perlu direncanakan sebaik-baiknya untuk menjamin bahwa produk perusahaan akan dibeli oleh konsumen. Itu berarti, mencakup seluruh aktivitas promosi, pemberian contoh barang, pelatihan untuk tenaga wiraniaga, aktivitas menelepon, dan korespondensi pemasaran hingga pengiriman barang kepada konsumen. Pada dasarnya, biaya pemasaran adalah seluruh biaya yang harus dikeluarkan untuk memindahkan produk perusahaan sejak dari gudang perusahaan hingga ketangan konsumen. Anggaran biaya pemasaran mencakup sebagai berikut: Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

1. gaji staf administrasi penjualan, 2. gaji dan komisi wiraniaga, 3. gaji manajer pemasaran, 4. biaya iklan, 5. biaya pelatihan wiraniaga, 6. biaya telepon kantor pemasaran, 7. biaya listrik kantor pemasaran, 8. biaya depresiasi kantor pemasaran, 9. biaya depresiasi kendaraan pemasaran, 10. biaya alat dan cetak kantor pemasaran, 11. biaya korespondensi, 12. biaya angkut, 13. contoh barang gratis, 14. biaya gudang, 15. biaya pengepakan dan pengiriman, dan 16. biaya penagihan. Sebagian biaya pemasaran bersifat tetap jumlahnya pada setiap periode waktu. Sebagian lagi bersifat fluktuatif sesuai dengan volume aktivitas. Karena itu, didalam proses penyusunan anggaran biaya pemasaran perlu mempertimbangkan factor-faktor yang berpengaruh terhadap biaya-biaya tersebut. Kelompok biaya pemasaran yang merupakan biaya yang bersifat tetap jumlahnya adalah biaya-biaya yang tidak dipengaruhi oleh volume aktivitas, seperti berikut: 1. gaji staf administrasi pemasaran, 2. gaji wiraniaga, 3. gaji penyelia wiraniaga, 4. biaya depresiasi kantor pemasaran, 5. biaya depresiasi gudang, dan 6. biaya depresiasi kendaraan pemasaran. Karena itu, biaya pemasaran yang bersifat tetap ini dari satu periode ke periode relative tidak berubah, kecuali terjadi kenaikan biaya yang di sengaja. Kenaikan biaya tetap pemasaran yang disengaja dan direncanakan, seperti kenaikan gaji staf Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

pemasaran, kenaikan gaji wiraniaga, penambahan jumlah wiraniaga, penambahan jumlah kendaraan pemasaran, perluasan gudang dan sebagainya. Biaya pemassaran variable adalah biaya pemasaran yang jumlah biayanya yang akan dikeluarkan akan dipengaruhi berbagai tingkat aktivitas yang menjadi dasar alokasi biaya tersebut. Biaya pemasaran variable jumlahnya akan dipengaruhi oleh fluktuasi tingkat aktivitas atau hal-hal yang menjadi pemicu biaya tersebut. Biaya pemasaran yang bersifat variable dan jumlahnya dipengaruhi oleh berbagai jenis aktivitas adalah sebagai berikut. Jenis biaya Komisi penjualan Biaya iklan Biaya pergudangan Biaya pengepakan Biaya pengiriman Pemberian penagihan Administrasi pemasaran kredit Dasar alokasi Jumlah volume penjualan Ruang iklan yang digunakan atau jumlah penayangan Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk Ukuran volume, bobot ataiu jumlah produk dan Jumlah pesanan pelanggan, transaksi atau jumlah faktur Jumlah pesanan pelanggan, transaksi atau jumlah faktur

Karena, jumlah biaya jenis ini dipengaruhi secara langsung oleh tingkat aktivitas tertentu, berarti jenis biaya ini adalah biaya yang dapat dikendalikan secara langsung jumlahnya. Jika perusahaan tersebut ingin menurunkan jumlah anggaran biaya pemasaran variable maka volume aktivitas yang menjadi pemicu biaya tersebut harus dikurangi sesuai dengan jumlah yang dinginkan. Jika perusahaan ingin menambah

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

biaya pemasaran variable maka volume aktivitas biaya tersebut dapat dinaikan sesuai jumlah yang diinginkan. Ilustrasi: PT.Tintamas, sebuah perusahaan produsen pulpen yang berlokasi di jakarta. Pada bulan November 2003, kantor pemasaran perusahaan ini membuat anggaran berkaitan dengan rencana kerja tahun 2004 untuk mendukung seluruh aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. Bagian pemasaran perusahaan ini dikepalai oleh seorang manajer pemasaran, dibantu oleh 4 orang staf pemasaran, 2 orang penyelia wiraniaga, 12 orang wiraniaga, 2 orang karyawan serbas-serbi. Rencana kerja kantor pemasaran PT.Tirtamas adalah sebagai berikut. 1. volume penjualan 1.500.000 unit (setiap 10 unit pulpen dikemas dalam 1 kotak). 2. komisi penjualan Rp.1.000,00 per kotak untuk wiraniaga dan sebesar Rp.300,00 per kotak penyelia wiraniaga, sedangkan komisi yang akan diterima oleh manajer pemasaran adalah sebesar Rp.200,00 per kotak. 3. biaya iklan Koran Rp.2.000.000,00 per penayangan. 4. biaya iklan dimajalah Rp.3.000.000,00 per penayangan 5. jumlah penayangan iklan dikoran dan dimajalah masing-masing sebanyak 48 kali setahun. 6. biaya pengepakan sebesar Rp.8000,00 per b10 kotak. 7. gaji per bulan 4 orang staf pemasaran sebesar Rp.1.500.000,00 perc orang 8. gaji per bulan manajer pemasaran sebesar Rp.3.000.000,00 9. gaji perbulan 12 orang wiraniaga sebesar Rp.400.000,00 per orang 10. gaji per bulan 2 orang penyelia wiraniaga sebesar Rp.800.000,00 per orang 11. gaji per bulan 2 orang karyawan serba-serbi sebesar Rp.600.000,00 per orang 12. biaya transportasi diberikan kepada wiraniaga sebesar Rp.200.000,00 per orang per bulan 13. biaya depresiasi gudung kantor pemasaran sebesar Rp.15.000.000,00 per tahun 14. biaya depresiasi kendaraan pemasaran sebesar Rp.20.000.000,00 per tahun 15. biaya depresiasi peralatan kantor sebesar Rp.10.000.000,00 16. biaya listrik, air dan telepon sebesar Rp.4.000.000,00 per bulan

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Berdasarkan data diatas dan keterangan diatas maka anggaran pemasaran PT.Tintamas untuk tahun 2004 adalah sebagai berikut. 1. gaji yang diperoleh manajer pemasaran adalah sebesar Rp.3.000.000,00 per bulan atau sebesar Rp.36.000.000,00 per tahun, sedangkan komisi yang diperoleh manajer pemasaran sebesar Rp.200,00 x 150.000 kotak = Rp.30.000.000,00. karena, setiap 10 unit pulpen dikemas di dalam 1 kotak maka total penjualan yang direncanakan adalah sebesar 1.500.000 unit : 10 unit = 150.000 kotak. 2. staf pemasaran digaji sebesar Rp.1.500.000,00 per orang per bulan. Berarti, jumlah gaji yang akan dibayarkan untuk 4 staf pemasaran adalah sebesar (Rp.1.500.000,00 x 4 x 12 bulan) = Rp.72.000.000,00 per tahun. 3. sementara itu, gaji yang dibayarkan kepada penyelia wiraniaga adalah sebesar Rp.800.000,00 per bulan per orang. Maka total gaji 2 orang wiraniaga didalam 1 tahun adalah sebesar (2 x Rp.800.000,00 x 12 bulan) = Rp.19.200.000,00. karena setiap penjualan 1 kotak pulpen, penyelia memperoleh komisi sebesar Rp.300,00 maka komisi yang diterima oleh 2 orang penyelia wiraniaga adalah sebesar = (Rp.300,00 x 150.000) = Rp.45.000.000,00 dalam setahun anggaran. 4. setiap wiraniaga memperoleh gaji sebesar Rp.400.000,00 per bulan maka gaji yang dianggarkan untuk 12 orang wiraniaga adalah sebesar = (Rp.400.000,00 x 12 orang x 12 bulan) = Rp.57.600.000,00. setiap wiraniaga memperoleh komisi penjualan Rp.1.000,00 per kotak pulpen maka jumlah komisi penjualan yang dianggarkan untuk seluruh wiraniaga didalam 1 tahun adalah sebesar = (150.000 kotak x Rp.1.000,00) = Rp.150.000.000,00.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Jenis biaya Gaji &

komisi

Biaya tetap manajer 36.000.000,00

Biaya variable 30.000.000,00

Total 66.000.000,00

pemasaran Gaji staf pemasaran 72.000.000,00 72.000.000,00 Gaji & komisi penyelia wiraniaga 19.200.000,00 45.000.000,00 64.200.000,00 Gaji & komisi wiraniaga 57.600.000,00 150.000.000,00 207.600.000,00 Gaji karyawan serba-serbi 14.400.000,00 14.400.000,00 Biaya iklan di majalah 240.000.000,00 240.000.000,00 Biaya pengepakan 120.000.000,00 120.000.000,00 Biaya transportasi 28.800.000,00 28.800.000,00 Biaya depresiasi kendaraan 20.000.000,00 20.000.000,00 Biaya depresiasi gedung 15.000.000,00 15.000.000,00 Biaya depresiasi peralatan kantor 10.000.000,00 10.000.000,00 Biaya listrik, air dan telepon 48.000.000,00 48.000.000,00 Jumlah 292.200.000,00 613.800.000,00 906.000.000,00 5. untuk beriklan di Koran dan majalah masing-masing direncanakan sebanyak 48 kali sepanjang tahun 2004 maka anggaran biaya iklan di koran dan di majalah adalah sebesar = 48 x (Rp.2.000.000,00 + Rp.3.000.000,00) = Rp.240.000.000,00. 6. biaya pengepakan adalah sebesar Rp.8.000.000,00 per kotak, atau sebesar Rp.800,00 per kotak, sedangkan jumlah pulpen yang direncanakan dijual adalah sebesar 150.000 kotak maka biaya pengepakan total yang dianggarkan adalah sebesar = 150.000 x Rp.800,00 = Rp.120.000.000,00. 7. biaya depresiasi gedung, kendaraan, dan peralatan kantor adalah biaya yang relative tidak berubah walaupun terjadi gejolak fluktuasi aktivitas bagian pemasaran. Biaya jenis ini tidak akan berubah dari tahun ke tahun, kecuali terjadi perubahan jumlah atau nilai dari aktiva tetap yang di depresiasikan. 8. dengan demikian, anggaran biaya pemasaran total PT.Tintamas di dalam tahun 2004 adalah sebesar Rp.906.000.000,00 yang terdiri dari biaya tetap sebesar Rp.292.200.000,00 dan Rp.613.800.000,00 biaya variable.

Biaya administrasi dan umum

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Selain aktivitas pemasaran, perusahaan memerlukan aktivitas keorganisasian. Aktivitas keorganisasian merupakan kegiatan administrative dan manajerial yang mengarahkan dan mendukung aktivitas lain didalam perusahaan. Anggaran biaya administrasi dan umum adalah semua rencana biaya yang berkaitan dengan aktivitas untuk mengatur dan mengendalikan organisasi. Aktivitas administrasi dan umum mencakup keseluruhan aktivitas umum perusahaan diluar aktivitas produksi dan pemasaran. Karena itu, lingkup kegiatan administrasi dan umum sangat luas, mencakup sebagai berikut: 1. gaji staf administrasi, 2. gaji manajer dan direktur, 3. biaya sewa (kantor, kendaraan, dsb), 4. biaya urusan hukum, 5. biaya korespondensi, 6. biaya telepon kantor administrasi, 7. biaya listrik kantor administrasi, 8. biaya alat tulis dan cetak kantor administrasi, 9. biaya depresiasi gedung kantor administrasi, 10. biaya depresiasi kendaraan umum dan direksi, dan, 11. macam-macam biaya administrasi. Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang jumlahnya relative tidak dipengaruhi oleh tingkat aktivitas perusahaan. Biaya ini juga tergolong biaya yang tidak berubah dari waktu ke waktu, kecuali memang direncanakan untuk berubah. Perubahan besarnya biaya administrasi dan umum, khususnya perubahan yang berupa penambahan biaya, dapat disebabkan oleh berbagai hal, baik yang direncanakan secara internal maupun factor eksternal yang tidak terhindarkan, seperti kenaikan gaji direksi, kenaikan gaji pegawai, kenaikan tarif listrik, air, dan telepon.

BIAYA KUALITAS
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Perusahaan mungkin memiliki produk yang bagus dengan desain yang berkualitas tinggi dan terbuat dari bahan-bahan yang berkualitas, tetapi produk tersebut mangalami kerusakan pada saat pertama kali digunakan. Salah satu aspek penting kualitas adalah tidak adanya cacat. Produk cacat akan menyebabkan tingginya biaya garansi, terlebih lagi, hal tersebut akan menyebabkan konsumen kecewa. Orang yang telah dikecewakan tidak akan membeli lagi. Justru mereka akan menceritakan pengalaman buruk tersebut kepada orang lain. Sebuah study mengungkapkan bahwa konsumen yang mendapatkan pengalaman yang tidak menyenangkan akan menceritakan kepada 11 orang. Untuk mencegah hal tersebut, perusahaan harus memberikan perhatian dan usaha untuk mengurangi cacat. Tujuannya adalah memperoleh kualitas kesesuaian (quality of conformance) yang tinggi.

KUALITAS KESESUAIAN
Produk yang memenuhi atau melebihi spesifikasi desain dan bebas dari cacat yang mungkin mempengaruhi penampilan atau mengurangi kinerjanya disebut memiliki kualitas kesesuaian (quality of conformance) yang tinggi. Catat bahwa jika sebuah mobil ekonomis tidak memiliki cacat, maka mobil tersebut dapat memiliki kualitas kesesuaian yang sama dengan mobil mewah tetapi memiliki cacat. Pembeli mobil ekonomis tidak berharap mobil mereka dilengkapi dengan berbagai peralatan bagus yang ada dalam mobil mewah, tetapi mereka dapat berharap bahwa mobil tersebut bebas dari cacat. Pencegahan, deteksi, dan aktivitas lain yang bercaitan dengan produk cacat memakan biaya yang sering disebut sebagai biaya kualitas (quality cost). Istilah biaya kualitas dapat membingungkan sebagian orang. Istilah tersebut tidak mengacu pada pengunaan jenis kulit yang lebih baik untuk membuat sebuah dompet atau penggunaanemas 14 karat untuk membuat perhiasan dibandingkan dengan perhiasan yang hanya sekadar disepuh dengan emas. Sebaliknya, istilah biaya kualitas mengacu pada semua biaya yang terjadi untuk mencegah terjadinya barang cacat atau biaya yang harus dikeluarkan karena adaanya barang cacat.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Biaya kualitas dapat dibagi menjadi empat kategori. Dua kategori dari pemilihan ini adalah biaya pencegahan (prevention cost) dan biaya penilaian (appraisal cost) yaitu biaya yang terjadi agar para konsumen tidak mendapatkan produk cacat. Dua kategori lainnya biaya kegagalan internal dan biaya kegagalan eksternal terjadi karena adanya barang cacat. Contoh biaya apa saja yang nasuk dalam kategori tersebut.

Biaya Pencegahan
Pengembangan sistem. Rekayasa ulang kualitas. Pelatihan kualitas. Lingkaran kualitas. Aktivitas pengendalian proses statistik. Supervisi aktivitas pencegahan. Pengumpulan, analisis, dan pelaporan data kualitas. Proyek peningkatan kualitas. Dukungan teknis dari pemasok. Audit efektivitas sistem kualitas.

Biaya Kegagalan Internal

Biaya bersih sisa bahan. Biaya bersih barang yang tidak sempurna. Overhead dan tenaga kerja untuk pengerjaan ulang. Inspeksi ulang produk yang dikerjakan ulang. Pengujian ulang produk yang dikerjakan ulang. Waktu yang terbuang karena masalah kualitas. Pembuangan produk cacat. Analisis penyebab produk cacat dalam produksi. Pemasukan ulang data karena adanya kesalahan. Debugging kesalahan peranti lunak.

Biaya Penilaian
Pengujian dan inspeksi barang dalam proses. Inspeksi dan Pengujian dan inspeksi barang datang. pengujian barang jadi. Perlengkapan yang digunakan dalam pengijian dan inspeksi. Supervisi aktivitas pengujian dan inspeksi. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Biaya kegagalan Eksternal

Biaya pelayanan dan penanganan keluhan dari konsumen. Garansi perbaikan dan penggantian. Perbaikan dan penggantian dalam masa garansi penarikan produk. Kewajiban yang muncul karena adanya produk cacat. Pengembalian karena adanya produk cacat. Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Depresiasi peralatan pengujian. Pemeliharaan peralatan pengujian. Peralatan dalam area inspeksi Penilaian dan pengujian di lapangan.

Pengembalian karena adanya produk cacat. Berkurangnya penjualan karena reputasi rendahnya kualitas.

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam tampilan tersebut. Pertama, catat bahwa biaya kualitas tidak hanya berkaitan dengan produksi, tetapi berkaitan dengan seluruh aktivitas perusahaan mulai dari penelitian dan pengenbangan sampai ke pelayanan kepada konsumen. Kedua, perhatikan bahwa jumlah biaya yang berkaitan dengan kualitas sangat banyak, oleh karena itu, biaya kualitas dapat menjadi sangat tinggi keciali jika pihak manajemen memberikan perhatian serius terhadap kualitas. Akhirnya, perhatikan bagaimana pemilahan biaya kualitas ke dalam empat kategori tersebut. Sekarang kita akan melihat satu persatu dari keempat kategori tersebut.

BIAYA PENCEGAHAN
Cara yang paling efektif untuk meminimumkan biaya kualitas tetapi tetap mempertahankan kualitas yang tinggi adalah menghindari masalah yang berkaitan dengan kualitas sedini mungkin. Inilah tujuan dari biaya pencegahan; biaya pencegahan (prevention cost) berkaitan dengan aktivitas untuk mengurangi jumlah produk atau jasa yang cacat. Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang jauh lebih rendah apabila dapat mencegah terjadinya cacat dibandingkan dengan menemukan dan memperbaiki cacat yang telah terjadi. Biaya pencegahan termasuk aktivitas yang berkaitan dengan lingkaran kualitas dan pengendalian proses statistik. Lingkaran kualitas terdiri atas grup kecil karyawan yang bertemu secara teratur untuk mendiskusikan cara untuk memperbaiki kualitas output. Baik manajemen dan para pegawai termasuk dalam lingkaran ini. Lingkaran kualitas digunakan secara luasdan dapat ditemukan dalam perusahan manufaktur, utilitas, kesehatan, bank, dan beberapa organisasi lainnya.

Pengendalian proses statistik (statistical process control) adalah teknik yang digunakan untuk mendeteksi apakah proses yang dijalankan masih berada dalam Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

kendali. Proses yang sudah tidak terkendali akan menyebabkan unit cacat dan mungkin akan menyebabkan ketidak sesuaian dengan mesin ataupun faktor-faktor lainnya. Dalam pengendalian proses statistik, para pekerja menggunakan grafik untuk memonitor kualitas unit yang melalui area kerja mereka. Dengan menggunakan grafik ini, para pekerja dapat dengan cepat melakukan koreksi dan mencegah terjadinya cacat lebih lanjut daripada sekedar menunggu para inspektor menangani cacat tersebut. Beberapa perusahaan memberikan dukungan teknis terhadap para pemasok sebagai cara untuk mencegah cacat. Khususnya dalam sistem just in time (JIT), dukungan seperti itu sangant vital. Dalam sistem JIT, komponen dikirim dari pemasok tepat waktu dengan jumlah yang tepat untuk memenuhi pesanan konsumen. Tidak ada penumpukan komponen. Jika diterima komponen cacat dari pemasok, komponen tersebut tidak dapat digunakan dan pesanan dari konsumen tidak dapat dipenuhi tepat waktu. Oleh karenanya, setiap komponen yang diterima dari pemasok harus bebas dari cacat. Konsekuensinya, perusahaan yang menggunakan JIT biasanya menuntut para pemasoknya untuk menggunakan program pengendalian kualitas yang canggih seperti pengendalian proses statistik dan mereka meminta jaminan dari pemasok bahwa para pemasok tersebut akan mendatangkan komponen dan bahan yang terbebas dari cacat.

BIAYA PENILAIN
Setiap komponen dan produk cacat harus diketahuisedini mungkin. Biaya penilaian (appraisal cost) yang biasanya disebut sebagai biaya inspeksi (inspection cost) terjadi untuk mengidentifikasikan produk cacat sebelum produk tersebut dikirimkan kepada konsumen. Sayangnya, melakukan aktivitas penilaian tidak menjamin bahwa cacat tidak akan terjadi lagi, dan sebagian besar manajer merasa bahwa inspeksi ini terlalu banyak memakan biaya untuk mengendalikan kualitas. Prof. John K. Shank, Darmouth College, menyatakan, Pendekatan dengan gaya lama dikatakan, Kita memiliki kualitas tinggi. Kita memiliki 40 pengawas dalam pabrik. Sementara orang akan mengatakan bahwa pabrik yang membutuhkan 40 pengawas pastilah pabrik yang tidat bagus. Sekarang ini harus dapat menjalankan perusahaan tanpa adanya pengawas; setiap karyawan harus mampu menjadi pengawas bagi dirinya. Para pekerja baik di sektor manufaktur maupun jasa dimintai pertanggungjawaban atas pengendalian kualitas. Pendekatan ini sejalan dengan rancangan produk yang mudah Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

diproduksi, memungkinkan untuk membuat produk yang berkualitas daripada sekadar mengandalkan pada inspeksi untuk menemukan adanya produk cacat.

BIAYA KEGAGALAN INTERNAL

Biaya kegagalan tejadi pada saat produk tidak dapat memenuhi spesifikasi rancangannya. Biaya kegagalan dapat terjadi baik internal maupun eksternal. Biaya kegagalan internal (internal failure cost) di akibatkan oleh identifikasi cacat selama proses penilaian. Biaya tersebur maliputi sisa bahan,barang yang ditolak, pengerjaan ulang produk cacat, dan waktu yang terbuang karena masalah kualitas. Tentu saja semakin efektif aktivitas penilaian, semakin besar kesempatan untuk mendeteksi cacat secara internal dan semakin besar tingkat biaya kegagalan internal (dibandingkan biaya kegagalan eksternal). Aktivitas penilaian memberikan data produk cacat kepada manajemen yang mampu mengarahkan pada usaha untuk meningkatkan pencegahan sehingga tidak terjadi barang cacat.

BIAYA KEGAGALAN EKSTERNAL

Biaya kegagalan eksternal (external failure cost) terjadi bila produk cacat sampai ke tangan konsumen. Biaya ke gagalan eksternal meliputi garansi perbaikan dan penggantian, penarikan produk, kewajiban hukum yang mungkin terjadi, dan hilangnya penjualan karena reputasi kualitas rendah. Biaya-biaya seperti itu dapat merusak laba.

DISTRIBUSI BIAYA KUALITAS

Keseluruhan biaya kualitas dapat menjadi sangat tinggi kecuali jika manajemen memberikan perhatian khusus terhadap kualitas. Suatu penalitian menunjukkan bahwa biaya kualitas di perusahaan Amerika Serikat bervariasi antara 10% sampai 20% total penjualan, sedangkan para ahli mengatakan bahwa biaya ini seharusnya antara 2% sampai 4%. Biaya kialitas kesesuaian rendah, biaya kualitas total tinggi dan sebagian besar biayanya akan terdiri atas biaya kegagalan internal dan eksternal. Kualitas kesesuaian yang rendah berarti menunjukkan presentase kegagalan yang tinggi dan biaya kegagalan akan tinggi. Meskipun demikian, pada saat perusahaan semakin banyak membelanjakan pada aktivitas pencegahan dan penilaian, presentase unit cacat menjadi rendah (presentase unit yang tidak cacat meningkat). Hal ini menyebabkan biaya kegagalan internal dan eksternal yang lebih rendah. Biasanya, biaya kualitas total Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

turun drastis pada saat kualitas kesesuai meningkat. Oleh karena itu, perusahaan dapat mengurangi biaya kualitas total dengan memfokuskan pada usaha pencegahan dan penilaian. Penghematan biaya dari pengurangan produk cacat biasanya digunakan untuk menutup penambahan biaya pencegahan dan penilaian. Bila program kualitas perusahaan menjadi lebih baik dan bila biaya kegagalan menurun, aktifitas pencegahan lebih efektif dibandingkan dengan aktivitas penialian. Penilaian dapat menemukan adanya cacat, sedangkan pencegahan dapat menghilangkannya. Cara terbaik untuk mencegah cacat adalah merancang proses yang mengurangi kemungkinan cacat dan secara terus-menerus melakukan pengawasan dengan menggunakan pengendalian proses statistik.

LAPORAN BIAYA KUALITAS

Sebagai langkah awal dalam perbaikan kualitas, perusahaan menyusun laporan biaya kualitas yang memberkan sebuah perkiraan adanya konsekuansi keuangan dari tingkat cacat produk yang ada di perusahaan. Laporan biaya kualitas (quality cost report) menguraikan biaya pencegahan, biaya penilaian, dan biaya kegagalan internaldan eksternal, yang timbul dari tingkat kecacatan produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan saat ini. Manajer sering kali terkejut dengan besarnya biayabiaya ini. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dari data. Pertama, perhatikan bahwa biaya kualitas Venture Company didistribusikan secara kurang baik, baik pada tahun pertama maupun pada tahun kedua, dengan hamper semua biaya dapat ditelusuri baik ke biaya kegagalan internal maupun kegagalan eksternal. Biaya kegagalan eksternal tinggi terutama di tahun pertama dibandingkan dengan biaya lainnya. Kedua perhatikan bahwa perusahaan menaikkan pengeluaran untuk aktivitasaktivitas pencegahan dan penilaian (appraisal) pada tahun kedua. Sebagai hasilnya, biaya kegagalan eksternal meningkat pada tahun tersebut (dari $2juta pada tahun pertama menjadi $3 pada tahun kedua), tetapi biaya kegagalan internal menurun secara tajam (dari $5,15 juta pada tahun pertama menjadi hanya $2 juta pada tahun kedua). karena peningkatan pada aktivitas penilaian pada tahun kedua, banyak cacat yang diidentivikasikan di dalam perusahaan sebelum mereka dikirim ke konsumen. Sebagai hasil adanya peningkatan biaya untuk sisaa (scrap), pengerjaan ulang, dan seterusnya, tetapi menghemat sejumlah besar dalam hal biaya garansi perbaikan, garansi penggantian, dan biaya kegagalan eksternal lainnya. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Ketiga perhatikan bahwa sebagai hasil penekanan pada pencegahan dan penilaian, biaya kualitas total menurun pada tahun kedua. Sebagai kelanjutan penekanan pada aktivitas pencegahan dan penilaian di tahun-tahun mendatang, biaya kualitas total akan semakin menurun. Bahwa peningkatan dimasa mendatang pada biaya pencegahan dan biaya penilaian seharusnya lebih dari pengganti kerugian dengan adanya penurunan pada biaya kegagalan. Terlebih lagi, biaya penilaian seharusnya menurun sebagaimana adanya usaha yang lebih pada aktivitas pencegahan.

Ventura Conpany Laporan Biaya Kualitas Untuk Tahun Pertama dan Tahun Kedua
Tahun Kedua Jumlah Persentase Biaya pencegahan : Rengembangan sistem Pelatihan kualitas Sepervisi untuk aktivitas pencegahan Proyek perbaikan kualitas Total biaya pencegahan Biaya penilaian : Inspeksi Pengujian reliabilitas Supervisi untuk pengujian & inspeksi Despresiasi untuk peralatan Total biaya penilaian 200.000 1.500.000 0,40% 3,00% 140.000 1.200.000 0,28% 2,40% 600.000 580.000 120.000 1,20% 1,16% 0,24% 560.000 420.000 80.000 1,12% 0,84% 0,16% 320.000 1.000.000 0,64% 2,00% 210.000 650.000 0,42% 1,30% $400.000 210.000 70.000 0,80% 0,42% 0,14% $270.000 130.000 40.000 0,54% 0,26% 0,08% Tahun Pertama Jumlah Persentase

Biaya kegagalan internal: Biaya sisa bahan bersih 900.000 1,80% 750.000 1,50%

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN

Tenaga kerja dan overhead untuk pengerjaan ulang Penundaan akibat kualitas yang buruk Pembuangan produk cacat Total biaya kegagalan internal Biaya kegagalan Eksternal: Garansi perbaikan Garansi penggantian Retur Biaya jasa lapangan Total biaya kegagalan eksternal Total biaya kualitas

1.430.000 170.000 500.000 3.000.000

2,86% 0,34% 1% 6,00%

810.000 100.000 340.000 2.000.000

1.62% 0,20% 0,68% 4,00%

400.000 870.000 130.000 600.000 2.000.000 $7.500.000

0,80% 1,74% 0,26% 1,20% 4,00% 15,00%

900.000 2.300.000 630.000 1.320.000 5.150.000 9.000.000

1,80% 4,60% 1,26% 2,64% 10,30% 18,00%

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Nurul Hidayah, SE,AK,MSI AKUTANSI MANAJMEN