PERUBAHAN BERENCANA

Proses perubahan berencana kemudian diuraikan menjadi tujuh tahapan, yaitu: (1) Mengembangkan kebutuhan untuk suatu perubahan ("unfreezing"), (2) Menciptakan hubungan untuk berubah, (3) Klarifikasi atau diagnosis masalah sistem klien, (4) Pemilihan alternatif penyelesaian masalah dan tujuan, (5) Transformasi menuju upaya perubahan nyata, (6) Generalisasi dan stabilisasi perubahan ("freezing), dan (7) Mencapai hubungan terminal. (1) Mengembangkan kebutuhan untuk suatu perubahan ("unfreezing") Tahapan ini dimulai dengan menumbuhkan "kesadaran akan adanya masalah" yang kemudian menjadi keinginan untuk berubah dan keinginan untuk mencari bantuan dari luar sistem. Tahapan pencairan (unfreezing) ini umumnya terjadi dengan satu dari tiga cara yang berbeda, yaitu: (1) Agen perubahan menemukan atau membuat hipotesis kesulitan tertentu yang berpotensi ada dalam sistem klien dan menawarkan bantuannya secara langsung atau mengambil langkah untuk merangsang kesadaran pada sistem klien, (2) Adanya pihak ketiga yang menghubungkan agen perubahan dan sistem klien potensial, menyadarkan akan adanya permasalahan, (3) Sistem klien potensial sadar akan kesulitan sendiri dan mencari bantuan sendiri dari sumber luar. (2) Menciptakan hubungan untuk berubah Hubungan yang dimaksudkan dalam hal ini adalah terbinanya hubungan yang baik antara agen perubahan dengan sistem kliennya. Klien harus dapat mengkomunikasikan perlunya bantuan sedemikian rupa sehingga agen perubahan memahami, menerima dan menyetujui relevansi tipenya bantuan. Atau dalam kasus agen perubahan mengambil inisiatif untuk merangsang kebutuhan bantuan, maka sistem klien harus mencoba untuk menilai validitas diagnosis agen perubahan dan kelayakan rekomendasinya. Melakukan hal-hal menuju perubahan (moving), tahap 3 sampai tahap 5 (3) Klarifikasi atau diagnosis masalah sistem klien Sistem klien bersama-sama dengan agen perubahan mendiagnosa permasalahan. Dalam tahapan ini diperlukan informasi dari hasil observasi dan pengujian oleh klien, atau dari sumber-sumber lainnya. Data yang dikumpulkan dan dianalisis mungkin menjadikan masalah yang tampak sederhana pada awalnya akan menjadi masalah yang sangat rumit untuk dihadapi. Klien cenderung menjadi sadar akan ancaman yang dapat ditimbulkan oleh perubahan. Disinilah titik kritis yang perlu diantisipasi oleh agen perubahan, menjaga agar klien tidak mengambil reaksi bertahan yang dapat menghancurkan seluruh mekanisme dan mungkin memutuskan untuk menyerah tanpa perjuangan. 1

(4) Pengujian/pemilihan alternatif penyelesaian masalah dan tujuan: menciptakan tujuan dan maksud setiap tindakan Sistem klien menerjemahkan diagnosa dan informasi yang diperoleh menjadi ide-ide tentang alternatif tindakan, tujuan dan maksud setiap tindakan tersebut. Dalam proses ini masalah kognitif dan motivasi cenderung muncul. Sering terjadi kecemasan sistem klien tentang kecanggungan atau kegagalan dalam mencoba pola baru perilaku atau teknik prosedural baru. Kecemasan tersebut dapat diatasi dengan memberikan cara bagi klien untuk menguji inovasi sebelum mereka mengadopsi secara permanen. Klien diberi kesempatan untuk mengeksplorasi konsekuensi dari penerapan konsep baru. (5) Transformasi menuju upaya perubahan nyata Keberhasilan perubahan diukur dengan cara di mana rencana dan niat diubah menjadi prestasi yang sebenarnya. Keberhasilan nyata atau kegagalan dari setiap upaya perubahan, ditentukan oleh sejauh mana ketidakefektifan nyata atau stres dalam sistem diminimalisir dan efisiensi fungsional dicapai. Terkadang ketika sistem klien tidak menerima informasi yang jelas tentang konsekuensi dari upaya perubahan, klien menafsirkan ini sebagai tanda kegagalan dan menyerah, meskipun upaya perubahan mungkin sebenarnya justru menghasilkan efek yang diinginkan. (6) Generalisasi/penyebaran dan stabilisasi perubahan ("freezing) Pertanyaan penting dalam tahapan ini adalah apakah perubahan yang telah dicapai akan tetap menjadi karakteristik yang stabil dan permanen pada sistem klien. Banyak perubahan yang telah dihasilkan cenderung menghilang setelah upaya perubahan berhenti, dan sistem klien yang ingin berubah, tergelincir kembali ke cara-cara lama. Salah satu faktor penting dalam stabilisasi perubahan adalah penyebaran perubahan kepada bagian dari sistem klien atau masyarakat sekitar diluar sistem klien. Karena itu diperlukan proses pelembagaan dan gerakan progresif yang dapat menyeimbangkan dan mengabadikan perubahan. Perubahan prosedural juga dapat menjadi stabil jika didukung dengan perubahan struktural. (7) Mencapai hubungan terminal Tahap ini merupakan tahap pemutusan hubungan antara agen perubahan dengan klien. Pemutusan ini penting untuk tidak menimbulkan ketergantungan klien terhadap keberadaan agen. Hubungan antara agen dengan klien mulai berakhir karena klien mulai mandiri. Klien sudah dapat belajar mengenali permasalahan, teknis pemecahannya, dan dapat mengatasi masalah-masalah baru dan berbeda ketika agen perubahan tidak lagi hadir. 2

Tahapan proses perubahan berencana di atas menurut Lippit tidak harus berlangsung dengan cara sekuensial, teratur melalui masing-masing tahapan perubahan. Adanya fase yang tumpang tindih (lebih dari satu fase terjadi pada waktu yang sama) atau fase yang berulang seringkali terjadi. Namun kita percaya bahwa pengetahuan tahapan ini akan sangat berguna, tidak hanya untuk tujuan analisis sistematis tetapi juga untuk agen perubahan profesional yang ingin memahami dan mendalami pekerjaannya.