GUGUS KENDALI MUTU ( Quality Control Circle)

Kuliah ke-13 Pengertian, Ide dasar, dan Filosofi GKM Sasaran Program Organisasi, Aturan main, dan Pokok Kegiatan Peran Pemimpin dan fasilitator Pemecahan Masalah, Kunci, dan Ukuran Keberhasilan Audit Personalia
1

LATAR BELAKANG
GKM adalah bagian dari PMT
GKM adalah kelompok kecil pekerja

yang biasanya 4 10 orang saja Tahap pembentukannya Forming (menciptakan pola hubungan), Storming (mulai terjadi konflik), Norming (membentuk norma), dan Performing (tahap berprestasi)
2

PENGERTIAN
GKM (Quality Control Circle) adalah kelompok kecil pekerja yang secara sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan mutu secara berkesinambungan dengan menggunakan teknik-teknik pengawasan kualitas

IDE DASAR GKM

Menyumbang terhadap perbaikan dan

pengembangan perusahaan Menghormati umat manusia yang membangun tempat kerja yang cerah, bahagia bekerja di dalamnya Sepenuhnya berusaha menunjukkan kemampuan manusia bekerja sama dapat menghasilkan sesuatu maksimal
4

FILOSOFI GKM (1)

Orang harus bekerja dan menggunakan

banyak waktu dari masa hidupnya, maka sekaligus dinikmati optimal/disyukuri GKM melibatkan orang dalam pemecahan masalah, maka didayagunakan secara efektif daya pikirnya, melalui berbagai kerjasama sesama rekan kerja
5

FILOSOFI GKM (2)

Daya pikir dianggap sebagai aset utama,

karenanya peningkatan produktivitas hanya dapat dilakukan dengan partisipasi positif, kedisiplinan dan efektivitas kerja Diberikan motivasi agar bekerja keras dengan kompensasi yang adil/ layak Pengembangan melalui pendidikan dan latihan akan meningkatkan kemampuan kerja karyawan
6

SASARAN PROGRAM
Pengembangan diri Pengembangan Mengurangi keluhan

bersama Perbaikan mutu Perbaikan komunikasi dan sikap Pengembangan tim dan produktivitas

dan absensi Meningkatkan disiplin dan partisipasi Meningkatkan loyalitas dan kepuasan Meningkatkan kerjasama Menambah efisiensi

LATIHAN GKM (1)

Latihan Pemimpin Kelompok
Latihan dilakukan secara bertahap, mula-

mula diajarkan teknik yang paling dasar sampai kelompoknya menjadi mantap Latihan yang selalu diperbaharui akan memberikan dasar agar kelompok tetap bersemangat
8

LATIHAN GKM (2)

Pengenalan persoalan dapat dilaksanakan oleh

siapa saja dalam perusahaan dan mungkin merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik, pengendalian mutu, teknik atau perencanaan produksi Seleksi persoalan untuk melibatkan setiap orang, maka harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian tiap orang, yang berhubungan dengan gejala yang dilihat tiaporang dan mudah untuk ditangani.
9

ORGANISASI GKM
Ada 6 Ciri Spesifik:
Kelompok kecil maksimum 10 orang
Terlibat dalam pekerjaan yang sama Terjadwal pertemuan rutin

Dalam pertemuan mengenali dan menganalisis

masalah yang timbul Pemecahan masalah sistematis dan diajukan ke atasan Melaksanakan pemecahan masalah yang disetujui atasan
10

ATURAN MAIN
Karyawan bebas keluar masuk kelompok

sukarela Manajer mendukung kelompok dengan (1) mendorong anggota untuk pertemuan rutin(2) menyediakan ruangan (3) memberikan bahan dan publisitas (4) memberikan pendidikan (5) melaksanakan pemecahan masalah yang disetujui (6) tema circle disepakati asalkan tidak menyangkut gaji/ kesejahteraan
11

POKOK-POKOK KEGIATAN (1)

a. Sebagai pengembangan diri

b. Kegiatan dilaksanakan secara sukarela c. Kegiatan kelompok bukan pribadi d. Menerapkan teknik quality circle dengan bantuan statistik e Permasalahan dibahas urusan pekerjaan sehari-hari
12

POKOK-POKOK KEGIATAN (2)

f. Dilakukan secara berlanjut

g.Menghasilkan pengembangan bersama h.Menuntut kreativitas kelompok i. Membutuhkan partisipasi setiap anggota j. Kegiatan terutama berhubungan dengan mutu dan permasalahannya, masalah perbaikan dan pengembangannya.
13

PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (1)

a. Berperan aktif dalam kelompok
b. Beorientasi dan ikut berkepentingan mengarahkan kegiatan c. Menciptakan kerja sama antar anggota untuk memperoleh keterlibatan setiap orang, bebas berbicara berbagai pengalaman d. Menciptakan hubungan kelompok dengan kelompok yang lain, serta hubungan dengan organaisasi lini
14

PERANAN PEMIMPIN KELOMPOK (2)

e.Menciptakan kerjasama dengan pengelola hubungan sejawat misalnya Karo Personalia, Kabag Perencanaan, Kapusdiklat, Fasilitator dan Kelompok f. Menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antar anggota g.Mendorong anggota kelompok untuk penerapan teknik-teknik circle di tempat kerja.
15

PERANAN FASILITATOR (1)

a. Mengordinasikan kelompok yang

dibawah bimbingannya b. Berperan serta dalam pertemuan kelompok c. Mengarahkan dan membina kegiatan kelompok agar sesuai jadwal kegiatan d. Melatih pimpinan kelompok dalam teknik-teknik circle
16

PERANAN FASILITATOR (2)

e.Menetapkan kerjasama antar kelompok dengan organisasi lini f. Mendorong dan memberi semangat kepada sesama anggota kelompok g.Menghubungkan kepentingan perusahaan dengan kepentingan kelompok h.Memberikan laporan perkembangan, kelompok-kelompok kepada perusahaan atau koordinator bidang GKM
17

KENDALA (1)
a.Sikap meremehkan terhadap orang lain: Acuh tak acuh terhadap orang lain Sering memotong pembicaraan orang lain Menggurui atau mendominasi atau memprovokasi Tidak menghadiri pertemuan/ absen
18

KENDALA (2)
b.Sikap meremehkan terhadap diri sendiri: Takut berbicara Takut salah Takut berperan aktif Takut mengeluarkan pendapat Lebih senang mengamankan diri Banyak berasumsi c. Menggunakan Anggaran yang Salah.
19

TUJUH ALAT GKM (1)

1. Lembar pengumpulan data dirancang sendiri sesuai dengan keperluan dan stratifikasi, yang juga diperlukan untuk : - membantu memahami situasi - memudahkan menganalisis data - mengendalikan proses/pekerjaan - mengambil keputusan - membuat rencana atau perbaikan

20

TUJUH ALAT GKM (2)

2. Stratifikasi bertujuan untuk menguraikan/ mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok/golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur tunggal dari persoalan serta menghilangkan salah interpretasi. Juga berguna untuk melihat dengan rinci karakteristik kualitas dan juga akibat pelaksanaan asumsi pada karakteristik kualitas tsb.
21

TUJUH ALAT GKM (3)

3. Diagram pareto yang menggam-

barkan masing-masing jenis masalah terhadap keseluruhan. Daerah masalah dipersempit karena selalu ada yang dominan. Dapat dilakukan penggambaran keadaan sebelum dan sesudah perbaikan.
22

TUJUH ALAT GKM (4)

4. Diagram sebab akibat dikenal dengan fish bone/tulang ikan Beberapa yang penting antara lain : - Menentukan faktor yang berpengaruh pada karakteristik mutu - Prinsipnya bebas terhadap penyebabpenyebab yang sebenarnya dan masingmasing berdiri sendiri
23

Diagram sebab-akibat..
- Untuk pengisian diperlukan sumbang

saran - Untuk membantu dalam menentukan faktor-faktor yang berpengaruh digunakan 4 M dan 1 L (Mesin/peralatan, Manusia, Metode/cara, Material/bahan dan Lingkungan)
24

LINGKUNGAN

METODE

MANUSIA

Mutu

Sebab
MATERIAL MESIN

Akibat A k i b a

25

TUJUH ALAT GKM (5)

5. Histogram Untuk memudahkan mengetahui penyebaran data yang ada agar persoalan dapat dilihat dengan jelas. Dalam hal ini diperlukan pengetahuan tentang statistik distribusi normal, sehingga batasan rata-ratanya menjadi jelas)
26

TUJUH ALAT GKM (6)

6. Diagram pencar dan korelasi untuk memperlihatkan hubungan/ korelasi dari suatu penyebab atau faktor yang berkesinambungan dengan karakterisitik mutu yang mungkin : - berkorelasi positif - berkorelasi negatif - tak ada korelasi
27

TUJUH ALAT GKM (7)

7. Grafik/bagan

pengendalian mutu dapat berupa balok, lingkaran atau garis yang dibuat agar data lebih cepat, lebih mudah untuk dibaca, jelas dan menarik untuk dilihat. Sedangkan bagan merupakan grafik garis yang mencantumkan batas maksimum dan minimum sebagai batas pengendalian, sehingga penyimpangan lekas dapat dideteksi
28

PEMECAHAN PERSOALAN
Menyeleksi persoalan Oleh Lingkaran Pelaksanaan keputusan Oleh manajer Analisis Oleh lingkaran

Data diperoleh Anggota lingkaran Atau manajer

Persentasi kepada Manager Oleh lingkaran

Pemecahan Oleh lingkaran

29

KUNCI KEBERHASILAN GKM

1. Iklim yang mendukung 2. Komitmen manajemen puncak 3. Pemilihan sasaran 4. Informasi dan komunikasi
5. Sifat kesukarelaan 6. Pentingnya pelatihan 7. Tumbuh bertahap tapi mantap 8. Selalu terbuka dan positif

30

UKURAN KEBERHASILAN (1)

1. Mutu yang dapat diukur dengan : - kerusakan/jam atau orang - afkiran/pembikinan per unit - data pengendalian dari pelanggan 2. Biaya dilihat dari nisbah biaya mutu : - biaya kegagalan - biaya total pembikinan
31

UKURAN KEBERHASILAN (2)

- biaya total mutu

- Biaya penjualan 3. Sikap Ukurannya dapat mencakup - perpindahan tenaga kerja - kemangkiran - pengurangan kecelakaan - kemacetan - survei sikap
32

SARAN PENGOPERASIAN (1)

a. Partisipasi merata dan menyeluruh karena merupakan kegiatan kelompok, bukan pentas untuk jumlah orang yang terbatas, orangorang yang cakap, bintang yang menonjol, tetapi untuk semua orang yang berpartisipasi secara sukarela b. Diskusi semua peserta dapat berbicara secara bebas dan terus terang, termasuk mau mendengarkan orang lain dengan pikiran dan hati yang terbuka
33

SARAN PENGOPERASIAN (2)

c.Dimulai dengan masalah yang mendesak dan kecil, kemampuan untuk memecahkan persoalan yang lebih sukar lambat laun akan diperoleh. Para anggota akan menghargai kesenangan memecahkan masalah d.Menegakkan kondisi pengendalian menjamin operasi yang mantap dan terkendali dan mengambil langkah-langkah positif untuk menghentikan masalah yang berulang dan mendahului masalah yang akan timbul
34

SARAN PENGOPERASIAN (3)

e. Praktek Para anggota mempelajari

berbagai teknik dan mengajukan ide-ide. Teori dan ide-ide tersebut diterapkan bersama-sama. f. Para manajer GKM hanya akan tumbuh jika manajer melibatkan diri untuk memberikan bimbingan, dukungan dan menunjukkan hormat kepada umat manusia
35

TEKNIK DASAR (1)

a. GKM pada dasarnya adalah konsep sederhana dan kesederhanaan menjadi daya tarik utama b. Orang yang memberikan pelatihan mampu menyajikan gagasan yang dapat langsung dicerna oleh penerima, jangan yang muluk-muluk
36

TEKNIK DASAR (2)

c. Dalam memperkenalkan teknik GKM perlu diperhatikan tahapan-tahapannya, dimulai dengan yang paling dasar, yang dilanjutkan dengan yang lebih canggih d. Laporan circle dibuat satu halaman sehingga segala cerita tentang kegiatan circle tersebut dapat sekaligus terlihat.
37

AUDIT PERSONALIA
Latar Belakang Kesalahan kebijakan

(tidak tepat atau ketingalan jaman) serta perlu evaluasi Arti pemeriksaan kualitas kegiatan personalia Maksud memberikan umpan balik tentang fungsi personalia
38

KEGUNAAN AUDIT (1)

Mengindentifikasi sumbangan Ro-peg

terhadap organisasi Meningkatkan kesan Ro-peg Profesional Mendorong Tanggung-jawab lebih besar Menstimulasi keseragaman kebijakan dan praktek Memperjelas tugas dan tanggungjawab
39

KEGUNAAN AUDIT (2)

Menemukan masalah kritis Menekan biaya Menyelesaikan keluhan Meningkatkan kesediaan untuk menerima

perubahan Evaluasi SIM-Peg dan SIM keseluruhan

40

TUJUAN AUDIT
Menilai efektivitas
Mengenali aspek yang diperbaiki Mempelajari aspek secara mendalam Kemungkinan perbaikan dan

merekomendasikannya

41

MACAM AUDIT
Audit fungsi personalia

mereviu kerja departemen personalia (Ro-Peg) Audit pelaksanaan manajerial Audit kepuasaan karyawan Audit keuangan(financial audit)
42

AUDIT FUNGSI
Mengevaluasi semua fungsi MSDM Tim audit hendaknya (1) Mengindentifika-

sikan siapa yang bertanggung jawab setiap kegiatan (2) menentukan sasaran yang akan dicapai (3) mereviu berbagai kebijakan (4) menentukan besaran sampel catatan dalam SIM-Peg (5) menyiapkan laporan (6) merekomendasikan koreksi (7) melaksanakan tindak lanjut.
43

AUDIT PELAKSANAAN MANAJERIAL

1. Mereviu pelaksanaan kebijakan dan prosedur oleh manajer 2. Bila mereka mengabaikan kebijakan personalia atau melanggar hukum perburuhan, auditor hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut untuk dikoreksi
44

AUDIT KEPUASAN KARYAWAN

Bila kebutuhan karyawan tidak

terpuaskan, meningkatnya absensi, seringnya rotasi, kegiatan serikat kerja bertambah Kumpulkan data dari karyawan tentang gaji, benefit, praktek pengawasan, Rencana kerja karir dan umpan balik prestasi kerja
45

5 PENDEKATAN RISET PERSONALIA

Pendekatan komparatif membandingkan

dengan perusahaan lain Pendekatan wewenang dari luar konsultan Pendekatan statistik pakai standar Pendekatan kepatuhan tengok pelanggaran disiplin Pendekatan MBO lihat hasil
46

AUDIT KEUANGAN
Yang mempunyai orientasi penguji-

an/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan /administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang diterapkan.
47

NORMA AUDIT
Kemandirian struktur
Kemahiran jabatan

Ruang lingkup tugas

Pelaksanaan Audit Pengelolaan struktur/organisasi

48

KEMANDIRIAN
Harus dapat melakukan pekerjaan

secara bebas dan objektif Tanpa pengaruh dan tekanan dari luar Memungkinkan memberikan pertimbangan yang tidak memihak

49

STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (1)

Manajer audit harus bertanggung jawab

kepada pimpinan puncak Dapat berkomunikasi langsung dengan pimpinan puncak Pengangkatan atau penggantian berdasar keahlian

50

STRUKTUR/STATUS ORGANISASI (2)

Tugas, wewenang dan tanggung jawab

harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui manajemen Pimpinan audit dapat menyampaikan jadwal, rencana SDM, maupun biaya Pimpinan audit harus menyampaikan laporan kegiatan secara berkala (sekurang-kurangnya setahun sekali.
51

OBJEKTIVITAS
Para auditor mempunyai sikap mental

yang harus dipertahankan (tak boleh dipengaruhi pihak lain) Kejujuran hasil pekerjaan harus dapat diyakini dan bukan merupakan hasil kompromi Merekomendasikan standar pengendalian yang objektif
52

KEMAHIRAN JABATAN
(Departemen Audit dan Internal Audit)
Memiliki pengetahuan, ketrampilan dan

kecakapan ilmu yang diperlukan dalam melakukan audit yang layak Mengetahui tugas pokok dan fungsi, aturan kepegawaian, aturan keuangan dan manajemen Mampu merancang, mengawasi dan mengevaluasi.
53

RUANG LINGKUP AUDIT

Mencakup pengujian, evaluasi sistem

pengendalian intern, & kualitas manajemen Tingkat kepercayaan dan integritas informasi Ketaatan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, dan ketentuan perundangan Perlindungan atas harta perusahaan Audit khusus: Pakai sumber daya efektif & efisien dan Pencapaian tujuan/sasaran.
54

 Pelaksanaan Audit, meliputi:

perencanaan, pengujian dan evaluasi informasi, penyampaian dan tindak-lanjut audit. Pengelolaan Struktur/organisasi, meliputi: tujuan, wewenang dan tanggung-jawab, perencanaan, kebijakan dan prosedur, manajemen dan pengembangan karyawan, serta jaminan mutu.
55