PETUNJUK PENGGUNAAN PROGRAM MITRA APOTIK

1. SETING PROGRAM. setelah anda masuk program ini pertama kali yg anda harus lakukan adalah seting program, caranya sbb; dari halaman utama program klik 'setting', kemudian silahkan masuk ke bagian-bagian yg harus anda setting seperti berikut ini ; a. Seting Nama Toko isilah form berikut dengan data toko anda, data yg anda isikan mengenai nama toko anda akan ditampilkan pada nota maupun laporan cetak printer. i anda bisa menggunakan gambar logo sendiri, untuk menggunakan logo usaha anda sendiri, tempatkan gambar logo anda di folder : C:\Program Mitraapotik\SERVDB\Pic\Logo ii jika ada kolom yg tidak anda isi (dikosongkan), silahkan isi dengan karakter berikut; (contoh seperti pada motto diatas) iii 'timer info' merupakan nilai kecepatan jalannya kalimat pada 'info produk', kalau 'info produk' kolomnya tidak diisi (dikosongkon) maka pada 'timer info' beri nilai '0' b. Setting Tahun Anggaran i. tgl. mulai dan tgl. akhir adalah periode 1 tahun pembukuan (anda dapat menentukan sendiri 1 tahun pembukuan menurut versi anda). Ini berguna supaya program melakukan backup secara automatis dalam 1 tahun pembukuan jika tahun pembukuan sudah berakhir. c. Setting kas awal harian kas awal adalah modal kas awal setiap hari kerja. (bisa anda ubah-ubah setiap hari sesuai modal kas awal yg anda sediakan). untuk mengosongkan saldo awal dan kas awal tuliskan angka nol 2 kali, sbb; 00 d. Setting Umum Hal-hal penting yg harus anda perhatikan dalam melakukan setting umum ini, sbb; i. isi kode faktur (nota) sesuai ketentuan anda, kode faktur ini akan muncul sebagai bagian depan dalam rangkaian nomer seri sebuah faktur (misalkan: faktur penjualannya BRG-1 ; ini berarti kode fakturnya BRG- dan no. faktur penjualannya adalah 1 ), kode faktur boleh menggunakan huruf/simbol/angka, atau boleh juga dikosongkan. ii. pilih no. faktur, jika pilih otomatis maka komputer yang akan membuat urutan sendiri secara otomatis pada no. faktur disetiap transaksi penjualan. jika pilihan manual kita sendiri yang harus membuat no. faktur disetiap transaksi penjualan. Untuk faktur penjualan ini pertama kali harus anda reset supaya menghitung dari nomor awal. iii. pilih bentuk nota sesuai pilihan yg ada ; besar, sedang, atau kecil iv. pilih mode print, jika ingin setiap transaksi langsung mencetak hasilnya ke print silahkan pilih langsung cetak tapi jika hanya ingin menampilkan hasil preview maka pilihlah preview. v. pilih periode tanggal, pilih harian jika anda ingin menampilkan laporan harian atau pilih bulanan jika anda ingin menampilkan laporan bulanan atau pilih semua tanggal jika anda ingin menampilkan laporan dari semua tanggal. untuk isian selanjutnya bisa anda biarkan sesuai defaultnya. 2. MENGATUR HAK AKSES Pertama tama anda harus membuat user baru, misalkan anda mau membuat akses untuk kasir yang hanya boleh memakai menu-menu tertentu sesuai yang anda kehendaki. langkahnya sbb;

a. dari halaman utama program, klik 'Tool' b. klik 'create user baru' c. kemudian isi ; nama user :kasir password :kasir konfirmasi :kasir d. klik 'ok' Sekarang menentukan menu apa saja yang boleh diakses oleh user kasir, langkahlangkahnya sbb; a. dari halaman utama program, klik 'Tool' b. klik 'hak akses' c. pada pilihan user, pilih kasir d. tandai menu yang boleh diakses sesuai keinginan anda, pilih menu seperti contoh diatas. e. klik 'simpan' untuk mencoba hasilnya coba anda keluar dari program dan masuk lagi, tapi isi login sbb; nama user :kasir password :kasir coba sekarang anda masuk ke menu yang tidak boleh dibuka kasir, misalkan menu laporan stock barang, pasti tidak bisa masuk. 3. INPUT DATA BARANG (STOCK) sebelum menggunakan program ini untuk mencatat kegiatan transaksi, anda pertama kali harus mencatat seluruh stock barang , sbb ; a. dari halaman utama program, klik 'data' b. klik 'barang' c. klik 'tambah'(perhatikan tulisan berwarna merah itu tanda bahwa kolom tersebut wajib diisi atau tidak boleh dibiarkan kosong) d. isi nama suplier, klik 'F' untuk mengambil data suplier dari database, pilih suplier kemudian double klik untuk mengambilnya. jika belum ada, berarti anda harus mencatat data suplier baru; klik 'tambah', isikan data suplier setelah selesai klik 'simpan', kemudian klik 'refresh', data suplier yang baru saja anda masukkan akan ditampilkan disitu, pilih data suplier tsb, kemudian double klik untuk mengambilnya. e. isi kode barang ; bisa huruf, angka, simbol atau campuran dari ketiga-tiganya. Klik tombol 'tab' untuk pindah kekolom bawahnya (tombol 'tab' berfungsi untuk memindahkan kursor ke setiap kolom dibawahnya). f. isi nama barang g. isi kategori ; artinya kategori ini merupakan pengelompokan barang dalam suatu divisi/departemen tertentu, mis: sabun lux di kelompokkan dalam kategori pembersih. h. isi satuan ; disitu ada pilihan, kalau dalam pilihan belum ada anda bisa menuliskannya. i. isi harga beli j. isi harga jual ; (harga jual ada 6 tingkat, yg pertama adalah harga retaile, yg selanjutnya adalah harga grosir (tekan tombol G). anda harus mengisi harga jual retile baru anda bisa mengisi harga jual grosir dengan menekan tombol G dan mengisinya dari harga 1 sampai harga 5. Contoh penggunaannya adalah sbb; jika anda menentukan untuk OBAT BODREX harga retile = 6000, sedang harga grosir 1 = 5000 , kemudian pada data pelanggan anda seting untuk pelanggan EDI dikenakan harga 1, maka nanti pada saat kita menjual OBAT BODREX kepada Tuan EDI ini program secara automatis akan memunculkan harga 1 ) k. isi jumlah stock ; artinya jumlah seluruh persediaan barang yang ada atau dimiliki.

l. isi jumlah barang yang akan dipajang di toko, nanti sisanya akan otomatis ditempatkan di gudang. m. isi stock minimal ; ini adalah jumlah barang yang menjadi batas minimal yang harus ada, sehingga bila jumlah stock sudah masuk ke jumlah minimal maka anda harus mulai membeli barang tersebut untuk menambahnya. n. isi jumlah stock awal ; artinya jumlah seluruh persediaan barang pada waktu awal.. o. isi tanggal expired (kadaluarsa) jika ada, klik 'D' untuk menampilkan kalender dan memilih tanggal kadaluarsa. p. isi merek barang jika ada q. isi seri barang jika ada. r. Kalau anda ingin menampilkan gambar untuk produk anda, klik browse kemudian ambil file gambar yg anda kehendaki. s. klik 'simpan' 4. MENCATAT TRANSAKSI PENJUALAN [ PEMBELIAN SAMA ] i. Shortcut untuk catat penjualan adalah tombol [F9] dan shortcut untuk pembelian adalah [F10], artinya anda bisa masuk langsung ke menu ini dari halaman utama program dengan menekan tombol [F9]. ii.Saat pertama kali masuk menu ini kursor akan berada di kolom kode, untuk menampilkan data barang yang mau dijual ada tiga cara ; a. ketik kode data barang yang mau anda jual (tinggal lihat di label barang tersebut, harusnya sudah diberi label kode saat input stock) b. klik mouse, lihat dikolom kode akan muncul tanda drop down (anak panah ke bawah), anda klik maka akan muncul tabel data barang tinggal anda cari barang yang dikehendaki dan double klik dengan mouse untuk mengambilnya. c. tekan tombol [F11] untuk menampilkan tabel data barang. cari barang yang dikehendaki dan double klik dengan mouse untuk mengambilnya. iii. Pada tabel penjualan jika anda mau lompat kekanan dari kolom satu kekolom yang lain tekan tombol [ENTER], kalo anda mau berpindah ke baris bawahnya dari kolom manapun anda berada tekan saja tombol [SHIFT], untuk naik ke baris atasnya tekan tombol [ ] . iv. Setiap data transaksi penjualan/pembelian akan ditampilkan di menu 'Daftar penjualan/pembelian' , anda bisa mencari data transaksi, mengubahnya atau menghapusnya. v. Transaksi kredit pada penjualan disebut pihutang, data pihutang akan ditampilkan di menu 'pihutang', Transaksi kredit pada pembelian disebut hutang, data hutang akan ditampilkan di menu 'hutang'. 5. MENGUBAH / MENGHAPUS / MELIHAT DETILE DATA PENJUALAN YANG SUDAH TERJADI. [ PEMBELIAN SAMA ] Masuk menu daftar penjualan, menu ini berisi seluruh transaksi penjualan yg sudah terjadi atau dengan kata lain setiap transaksi penjualan yg terjadi akan muncul di menu daftar penjualan. untuk masuk ke menu daftar penjualan, langkahnya sbb ; a. dari halaman utama klik menu 'penjualan', kemudian klik menu 'daftar penjualan'. b. dimenu daftar penjualan ini anda bisa melihat transaksi yg terjadi baik harian, mingguan, bulanan atau dalam periode tertentu (tinggal set tanggal awal dan akhir sesuai keinginan). c. anda bisa mencari data transaksi penjualan dengan menggunakan fungsi cari yg tersedia, caranya tinggal memasukkan kata kunci yang ada seperti ; no. faktur, tanggal

transaksi, atau data yg lainnya. d. untuk melihat data transaksi secara detile, caranya ; block data transaksi penjualan yg dikehendaki, klik mouse kanan, klik 'detile', lihat di display bawah akan muncul data transaksi penjualan secara detile. e. untuk edit data transaksi, caranya ; block data transaksi penjualan yg dikehendaki, klik mouse kanan, klik 'edit', kemudian anda bisa edit transaksi penjualan dan 'simpan'. f. untuk menghapus data transaksi, caranya ; block data transaksi penjualan yg dikehendaki, klik mouse kanan, klik 'delete'. 6. PENERIMAAN RESEP Masuk ke menu catat penerimaan resep. Cara mencatat penerimaan resep pada dasarnya sama dengan cara mencatat transaksi penjualan. Semua data transaksi yang telah dicatat akan masuk ke menu daftarpenerimaan resep. 7. MENGUBAH / MENGHAPUS / MELIHAT DETILE DATA PENERIMAAN RESEP YANG SUDAH TERJADI. Masuk ke menu daftar penerimaan resep. Caranya sama dengan cara mengubah, menghapus, dan melihat detile data penjualan. 8. RACIK OBAT Dari halaman utama program klik resep, klik racik obat. a.target Qty obat; jumlah obat campuran yg akan anda buat b.letakkan kursor di kolom kode, klik F11 untuk mengambil data obat dari database. c.isi jumlah campuran dari setiap unit obat yg dibutuhkan, untuk membuat obat campuran. (mis. 1 obat campuran bernama puyer 'S' membutuhkan obat 'K' sejumlah 0,25 dan obat 'L' sejumlah 0,34) d.setelah selesai mengisi klik ok, kursor akan berpindah ke kolom kode. sekarang beri kode dan nama serta harga jual obat campuran yg sudah anda hasilkan tsb dengan mengisi kolom kode, nama dan kolom-kolom selanjutnya. setelah selesai klik simpan. e. Sekarang anda bisa cek di tabel data barang, akan muncul barang baru yang baru saja dibuat dengan nama puyer S sejumlah quantity yg sudah ditentukan diatas, dan akan terlihat jumlah stock pada obat K dan obat L akan berkurang sesuai jumlah yang diambil untuk membuat puyer S tersebut. 9. MENCATAT TRANSAKSI BAYAR PIHUTANG [BAYAR HUTANG SAMA] Untuk catat transaksi bayar pihutang, langkahnya sbb ; a. dari halaman utama klik 'penjualan' b. klik 'pihutang' c. klik 'bayar pihutang' d. ketik no. faktur yang akan dibayar, anda bisa juga ambil dari database dengan klik 'F', pilih data pihutang kemudian double klik untuk mengambilnya. e. isi jumlah uang yg dibayarkan (pelanggan bisa mengangsur atau melunasinya) f. pilih cara pembayarannya, isi data yg diminta. g. klik 'simpan'

Keterangan: a. Apabila pelanggan melunasi pihutang, data dari pihutang akan secara otomatis terhapus dari database, anda bisa lihat di menu 'cek pihutang' data pihutang yg dilunasi tidak akan muncul lagi (terhapus). b. Data transaksi pembayaran pihutang akan muncul di menu 'daftar pembayaran pihutang', dan dimenu tersebut anda bisa mencari data yang anda butuhkan mengenai pihutang yang telah dibayar. 10. MENCATAT TRANSAKSI RETURN JUAL [RETURN BELI SAMA] untuk mencatat transaksi return penjualan, langkahnya sbb ; a. dari halaman utama klik 'penjualan' b. klik 'return jual' c. klik 'return baru' d. ketik no. faktur dari barang yg akan direturn, anda bisa juga ambil dari database dengan klik 'F', pilih faktur dari barang yg akan direturn kemudian double klik untuk mengambilnya. e. pilih 'kode barang' yg akan direturn dengan klik menu dropdown (tanda anak panah kebawah) f. isi kolom 'keterangan' dengan alasan apa barang direturn. (misalkan; rusak, kadaluarsa, dll.) g. isi kolom 'jumlah return' sesuai jumlah yg mau direturn, jika anda langsung mau menempatkan ke gudang silahkan klik 'D' dan isikan jumlah di kolom 'gudang'. h. klik 'ok', data barang yg direturn akan muncul didisplay bawah, jika sudah benar klik 'simpan' Keterangan: a. barang yang sudah berhasil direturn akan muncul di daftar return penjualan, untuk melihatnya klik 'cek return'. b. di menu 'cek return' anda juga dapat mencari data transaksi return penjualan yang sudah terjadi dengan menggunakan fungsi cari. c. transaksi return penjualan akan otomatis mempengaruhi jumlah stock barang tsb yg menjadi bertambah dan jumlah uang kas yg berkurang untuk membayar transaksi return tsb. 11. MENCATAT BIAYA OPERASIONAL untuk mencatat setiap biaya operasional langkahnya sbb ; a. dari halaman utama klik menu 'biaya', klik menu 'operasional' b. isi kolom nama biaya berupa keterangan atas biaya yang dikeluarkan, misalkan 'gaji untuk edi' c. isi kolom kategori dengan pengelompokan yang buat misalkan 'kategori=gaji pegawai' d. isi kolom total sesuai jumlah uang yg dikeluarkan untuk biaya tsb. 12. MENCATAT MUTASI STOCK DARI TOKO KE GUDANG / SEBALIKNYA. a. dari halaman utama klik 'data' b. klik 'mutasi barang' c. klik 'mutasi'

d. ketik kode barang yang akan dimutasi, anda bisa juga ambil dari database dengan klik 'F', pilih data barang yang akan dimutasi kemudian double klik untuk mengambilnya. e. tentukan dari mana kemana barang akan dimutasi, misalkan dari toko ke gudang anda tinggal klik menu drop down (anak panah kebawah) untuk menentukan pilihan. f. isi kolom jumlah sesuai jumlah barang yang akan anda mutasi. g. klik 'simpan' keterangan: data dari mutasi barang yang sudah dilakukan akan muncul di daftar mutasi barang, untuk melihatnya klik 'cek barang' 13. BACKUP / RESTORE DATA a. Backup data; untuk melakukan backup data, dari halaman utama klik 'file', klik 'backup database'. Pilih Backup bulanan atau tahunan, lakukan backup. data yg sudah anda backup akan ditempatkan di folder backup di: C:\Program Mitraapotik\backup\ kemudian copykan folder backup beserta semua file didalamnya ke media penyimpanan. (disket atau cd). b. Restore data; untuk melihat atau menggunakan data yang sudah backup silahkan copykan semua file yg anda backup ke folder: C:\Program Mitraapotik\SERVDB\ tapi sebelum melakukan itu anda terlebih dahulu harus memindahkan data sekarang ini, yaitu file .mdb yang ada di folder C:\Program Mitraapotik\SERVDB\ ke tempat lain untuk penyelamatan. dan kalau sudah dikembalikan lagi ke tempat semula untuk dipakai lagi. 14. LAPORAN-LAPORAN a. untuk melihat laporan, tinggal masuk ke menu laporan, kemudian pilih laporan apa yang anda inginkan, set tanggal awal dan akhir sesuai keinginan anda, set pilihan-pilihan yg disediakan sesuai kebutuhan anda, kemudian klik 'print'. setelah itu akan muncul 'preview' dari laporan yang siap dicetak di print. b. perhatikan pada halaman preview ini, anda bisa mencetaknya langsung ke mesin printer dengan klik gambar printer dibagian bawah, atau anda bisa menampilkan laporan ini dalam format; exel, lotus, text, word, html, atau lainnya sehingga dapat anda edit untuk ditambah atau dikurangi dengan klik gambar tas dibagian bawah kemudian pilih format yg anda inginkan kemudian klik ok. Keterangan Umum: 1. Tulisan merah pada suatu kolom, itu berarti kolom tersebut wajib diisi dan tidak boleh dibiarkan kosong. 2. Tombol 'Tab' biasanya digunakan untuk memindahkan kursor dari satu kolom ke kolom lainnya.

---------------- S E L E S A I ---------------By. www.mitrasoftware.net