Part.

7 : Project Communication Management

Task. 3 Pendekatan terhadap 2 konflik : Kami akan menguraikan pendekatan yang akan kami lakukan terhadap 2 konflik yang terdapat dalan Video Game Delivery Yang pertama, masalah komunikasi ABC Company. Dimana Gaurav dan perusahaannya mengeluhkan tentang pembayaran yang tidak tepat waktu. Dimana pembayaran selalu di tunda-tunda dan mundur dari jadwal pembayaran yang telah ditentukan. Pendekatan yang harus dilakukan untuk menangani masalah ini adalah kita harus memberikan permintaan maaf terhadap perusahaan ABC Company. Dan menjelaskan apa yang menjadi kendala dalam pembayaran, sehingga membuat pembayaran tertunda. Karena, jika mereka dapat menerima permintaan maaf kita dan mendengar penjelasan yang kita berikan mereka akan memaklumi keadaan kita. Dan kita juga harus berusaha agar tidak terus-terusan menunda-nunda pembayaran terhadap ABC company, karena jika hal ini berlangsung terus menerus maka akan menimbulkan retaknya hubungan dengan ABC company. Dimana mere akan mengamgap kita tidak profesional dan memungkinkan adanya pemutusan kerjasama, yang pastinya sangat merugikan kita terhadap berjalannya project video game delivery. Kita juga harus memberikan laporan kepada Lori selaku project sponsor dan meminta Lori untuk memberikan dana tepat waktu, agar dapat membayar ABC company tepat pada waktunya juga. Apabila kita tidak berbicara maka Lori tidak akan mengetahui masalah yang terjadi. Kemudian kita harus mengadakan negosiasi lebih lanjut terhadap pihak ABC Company dan Gaurav. Berkaitan dengan permitaan tenggang waktu untuk pelunasan pembayaran. Agar ABC Company dapat menunggu sedikit lebih lama untuk pembayaran yang belum dilakukan. Karena tidak mungkin untuk melakukan pelunasan apabila dana yang dibutuhkan tidaklah mencukupi. Salahnya perkiraan tentang customization of outsourced software sangat menunjukan kurangnya komunikasi dengan pihak supplier. dimana perkiraan kami terhadap outsourced software kurang $100,000. Hal ini sangat berpengaruh terhadap jalannya project. Dimana kita harus menambah dana atau mengalokasikan dana untuk memenuhi budget yang dibutuhkan oleh supplier untuk membuat video game. Maka seharusnya kita melakukan memberikan perhatian lebih kepada supplier dengan terus berkomunikasi dengan baik,

melakukan negosiasi atau memberikan estimasi pengeluaran yang kita dapat sanggupi untuk tiap video gamenya. Sehingga budget yang dibutuhkan kurang dari apa yang telah di budgetkan oleh supplier. Hal tersebut sangat perlu dilakukan karena menjadi slah satu alasan mengapa Nora tidak menyukai Supplier, karena tingginya budget yang mereka asumsikan untuk customization dari outsourced software. Apabila kita telah mencapai kesepakatan yang baik sehingga tanpa memberatkan salah satu pihak manapun maka, ketidaksukaan Nora terhadap Supplier akan berkurang. Karena apabila komunikasi Nora dan Supplier kurang akibat pertengkaran yang selalu terjadi project Video Game Delivery akan terhadap, dan tidak selesai tepat pada waktunya. Dan serta tidak akan mendesak Nora untuk langsung berbicara kepada Senior Management untuk memutuskan hubungan dengan Supplier tanpa memberitahukan kepada kami, dimana kami adalah project manager yang harus mengetahui hal tersebut terlebih dahulu. Maka, sebelum hal itu terjadi harusnya dilakukan pendekatan yang lebih terhadap Nora maupun team yang lain. Dengan memberi pengertian bahwa kami menuntut profesionalitas dan loyalitas yang tinggi untuk saling bahu-membahu dalam menangi project ini. Dan saling melakukan komunikasi yang terbuka serta saling memberikan dan menerima kritik saran yang baik dan membangun. Kita juga dapat memberikan pekerjaan terhadap Matt dan Najwa untuk mengambil alih sebagian pekerjaan supplier dengan membuat software video game. Sehingga kita tidak hanya terpaku terhadap supplier dan dapat menekan pengeluaran untuk software video game itu sendiri. Dan Maat dan Najwa tidak akan merasa terasingkan dari project ini, karena mereka memegang peranan yang juga penting terhadap project Video Game Delivery ini.