REVIEW JURNAL

Penulis : MOHAMAD Noorman MASREK Judul : Reinventing Public Service Delivery: The Case of Public Information Systems Implementation in Malaysia (Informative paper) Jurnal : INTERNATIONAL JOURNAL OF PUBLIC INFORMATION SYSTEMS Vol. : V No. 1 2009 Hal. 9-15 abstrak Dalam upaya menuju mempromosikan pelayanan yang efisien dan efektif untuk warganya,Malaysia telah mengerahkan tujuh proyek sistem informasi publik . Tiga dari proyek Sistem Informasi publik ini dilaksanakan untuk mengatasi pemerintah untuk warga negara dan pemerintah untuk interaksi pemerintah, sedangkan satu proyek yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pemerintah untuk interaksi bisnis . Studi empiris dari perspektif pengguna menunjukkan bahwa pelaksanaan PIS dapat dianggap sukses . Namun, dalam pelaksanaannya proyek PIS masih berlanjut ,penelitian lebih lanjut dianggap sangat diperlukan untuk menyelidiki keberhasilannya . Tulisan ini dimaksudkan untuk membahas berbagai publik proyek sistem informasi yang dilakukan oleh pemerintah Malaysia sebagai bagian dari usaha e-government nya .

Kata kunci : sistem informasi publik , e-government , Malaysia

1.Pendahuluan Dalam upaya menuju mempromosikan pelayanan yang efisien dan efektif untuk warganya,banyak negara telah menghabiskan milyaran dolar untuk memberikan otomatisasi layanan dan komputerisasi.Situasi ini yang umumnya disebut e-government inisiatif telah sangat agresif terutama di negara-negara berkembang.Hal ini dalam praktiknya benar dalam kasus Malaysia .Sejalan dengan yang disebut Visi 2020,yang bertujuan untuk mengubah Malaysia menjadi negara yang berkembang dengan baik,didukung oleh ekonomi berbasis pengetahuan,berbagai teknologi informasi dan komunikasi( ICT) proyek yang telah dikerahkan.Proyek-proyek TIK , antara lain , meliputi penyebaran sistem informasi publik ( PIS ) yang dimaksudkan untuk meningkatkan dan

secara dramatis meningkatkan kualitas interaksi pemerintah dengan bisnis dan warganya.Selain itu, proyek PIS juga dimaksudkan untuk meningkatkan informasi aliran dan proses dalam pemerintahan sehingga dapat meningkatkan kecepatan dan kualitas pengembangan kebijakan ,koordinasi dan penegakan hukum. Tulisan ini bertujuan untuk membahas pelaksanaan berbagai proyek PIS yang telah dilakukan oleh pemerintah Malaysia sebagai bagian dari upaya e-government nya . 2.Konsep Sistem Informasi Publik Dalam spektrum sistem informasi ( IS ) sastra, banyak ulama dan badan otoritas telah memberikan definisi yang beragam berkaitan dengan sistem informasi. O'Brien ( 1999) ,misalnya, mendefinisikan sistem informasi sebagai " yang terorganisasi Kombinasi orang ,hardware, software, jaringan komunikasi , dan data sumber daya yang

mengumpulkan,mengubah dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi " .Namun, ketika istilah ' Sistem Informasi ' dikombinasikan dengan kata publik,menghasilkan yaitu tiga kata istilah ' Sistem informasi publik ' , tugas untuk mendefinisikan istilah ini menjadi sangat rumit . Sangat sedikit sarjana telah benar-benar berusaha untuk mendefinisikan sistem informasi publik secara panjang. Salah satu definisi yang paling sederhana adalah dari Sundgren (2005 ) yang mendefinisikan sebagai " sistem informasi yang tersedia untuk kepentingan umum " .Oleh karena itu , atas definisi dari O'Brein dan Sundgren , makalah ini mendefinisikan sistem informasi publik ( PIS ) sebagai " kombinasi terorganisir orang , hardware ,software , jaringan komunikasi , dan sumber data yang mengumpulkan , mengubah dan menyebarkan informasi untuk kepentingan umum " . Sundgren (2005 ) lebih menyoroti bahwa aktor berinteraksi dengan PIS dapat dikategorikan menjadi tiga bagian , yaitu ( i)individu sebagai warga negara atau klien ( ii ) organisasi baik yang berorientasi atau non-profit laba,dan ( iii ) instansi pemerintah dan badan hukum yang beroperasi di tingkat yang berbeda , yaitu pusat, regional atau lokal . 3.Sistem Informasi Publik Malaysia Sebagai pemilik terbesar dan penyedia jasa dalam negeri , cara di mana pemerintah Malaysia beroperasi akan memiliki efek mendalam dan signifikan terhadap kehidupan warganya.Oleh karena itu,dalam rangka untuk meningkatkan baik pengiriman efisiensi dan layanan sementara publik , pada saat yang sama , membina kemitraan antara pemerintah

,warga dan pelayanan bisnis, kebutuhan untuk mengembangkan dan menerapkan PIS tidak dapat terpisahkan lagi. Didorong oleh realisasi ini , berbagai proyek ICT telah diterapkan untuk melayani kebutuhan pemerintah Malaysia berupa elektronik atau e-

goverment.Menurut Karim ( 1997) , e-government , dalam kasus Malaysia , adalah multimedia jaringan paperless administrasi menghubungkan instansi pemerintah dalam pusat pemerintahan federal yang baru yang terletak di Putrajaya Malaysia dan pusat pemerintah di seluruh negeri . Hal ini dipertimbangkan bahwa penyebaran PIS untuk mendukung e-govermnet malaysia akan merevolusi cara di mana layanan ini disediakan untuk warga di sektor publik . Untuk efek ini , implementasi e -government adalah dimaksudkan untuk ( i ) mengubah proses administrasi pemerintahan dengan menggunakan IT , ( ii ) untuk secara drastis meningkatkan kinerja proses pemerintahan , ( iii )menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi , pelayanan administrasi murah untuk kedua warga negara dan bisnis , ( iv) menggunakan teknologi multimedia untuk mendorong efektivitas pemerintahan , ( v )menarik pengembang multimedia kelas dunia untuk Malaysia . Di antara beragam ICT proyek-proyek yang dilaksanakan,tujuh proyek PIS dikerahkan untuk mengakomodasi kebutuhan berbagai sektor.Untuk mengatasi pemerintah untuk warga negara atau interaksi G2C , tiga proyek yang dikembangkan yaitu Jasa Pengiriman Elektronik ( E -jasa ) dan Electronic Labour Exchange ( ELX ) dan E - Syariah . Demikian juga , total tiga proyek juga dikembangkan untuk memenuhi pemerintah untuk pemerintah atau interaksi G2G yaitu Generic Kantor Lingkungan Hidup ( GOE ) , Sistem Monitoring Proyek ( PMS ) , Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ( HRIS ) . Akhirnya , proyek bernama Pengadaan Elektronik ( EP ) dikembangkan untuk menjawab kebutuhan interaksi pemerintah untuk bisnis atau G2B .

GOE , PMS , HRIS

PEMERINTAH 950.000 karyawan 28 federal Ministries 219 Departemen federal

 346 Departemen Negara 144 Pemerintah Daerah

VISI : EP Untuk mengubah E -Services , FLX , E - Syariah administratif proses dan layanan pengiriman melalui BISNIS penggunaan IT dan CITIZEN Lebih dari 400000 multimedia Lebih dari 26 juta perusahaan warga Lebih dari 1600000 kepemilikan / persekutuan

Gambar 1 . Aktor dalam Malaysia e-government

3.1 . Generic Kantor Lingkungan Hidup ( GOE ) GOE merupakan lingkungan kantor elektronik yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas melalui interaksi informasi yang lebih baik , komunikasi dan kolaborasi . GOE terdiri dari tiga modul yaitu Perusahaan Sistem Informasi lebar,Kewirausahaan Lebar Sistem Manajemen Komunikasi dan Enterprise Lebar Kolaborasi Manajemen Sistem ( Ahmad & Osman , 2006) . Tujuan GOE adalah ( i)memberikan persiapan yang efisien dan penyimpanan dokumen ( ii ) untuk mengaktifkan pencarian cepat dan pengambilan dokumen ( iii ) untuk memberikan kerjasama yang efektif dan produktif dan berbagi informasi,dan ( iv ) untuk menyediakan akses yang aman dan dapat dilacak dokumen ( Multimedia Development Corporation , 2007) . Tiga fase dalam proyek GOE adalah tahap uji coba , tahap kajian operasional dan fase roll -out.Pada tahap uji coba,sistem ini dikembangkan dan diimplementasikan di kantor perdana menteri,kantor wakil perdana menteri dan kantor kepala sekretaris pemerintah , divisi kabinet dan Administrasi Malaysia,Modernisasi dan Unit Manajemen Perencanaan ( MAMPU ) . Di bawah operasional

Ulasan fase , kinerja vendor yang terakhir sebelum layanan ini diperluas ke semua instansi lain . Sampai sekarang , proyek GOE adalah memasuki tahap ketiga ( roll-out fase ) di mana sistem telah di roll out untuk 22 instansi pemerintah dengan Fokus utama pada orang-orang kementerian dalam Pusat administrasi Putrajaya . 3.2 . Sistem Pemantauan Proyek ( PMS ) Sistem pemantauan proyek PMS adalah end-to -end pemantauan proyek on-line sistem menciptakan lingkungan kolaboratif dalam rangka untuk menyediakan manajemen yang lebih baik dari proyek-proyek pembangunan.PMS berisi tiga modul layanan , yaitu aplikasi jasa,layanan data dan layanan komunikasi . Pelaksanaan PMS bertujuan untuk ( i ) mendukung dan memantau seluruh siklus hidup dari program pengembangan Malaysia 5 Tahun ( ii ) menghasilkan proyek-proyek berkualitas ( iii ) menyediakan platform untuk bertukar ide dan mendemonstrasikan model praktik terbaik dalam pelaksanaan proyek ( iv ) menyediakan sumber untuk pengambilan keputusan yang efektif didasarkan pada analisis / peramalan informasi proyek dan auto - peringatan berkaitan dengan proyek yang bermasalah ( Multimedia Development Corporation , 2007) Sampai saat ini, pelaksanaan proyek telah selesai dari 28 departemen dan badan-badan federal di seluruh negeri . posting pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan seperti penilaian tambahan Pengawasan Proyek System ( PMS ) II kemampuan . 3.3 . Sumber Daya Sistem Informasi Manajemen Manusia ( HRMIS ) Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia atau HRMIS adalah ,sumber daya terpadu,manajemen sistem informasi manusia teknologi memungkinkan untuk

Pelayanan publik Malaysia . HRMIS fitur praktik terbaik global dalam SDM dan menyediakan antarmuka tunggal untuk pegawai pemerintah untuk melakukan manajemen SDM fungsi secara efektif dan efisien di lingkungan terpadu .pengembangan dan pelaksanaan HRMIS dipandu oleh tujuan untuk memberikan yaitu sebagai berikut ( i )staf yang efektif dan ukuran yang benar untuk pegawai negeri sipil ( ii ) untuk memberikan update tanggal HR konsolidasi untuk perencanaan informasi yang efektif

( iii ) untuk mengotomatisasi manusia manajerial dan operasional sumber daya proses ( iv ) untuk meningkatkan paperless kemampuan HRM ( v ) untuk menyediakan sistem manajemen sumber daya manusia terbuka dan fleksibel ( Multimedia Development Corporation , 2007 ).Beberapa manfaat dari yang dibayangkan pelaksanaan HRMIS adalah (i ) pengajuan dan pengolahan cuti dan mengklaim aplikasi elektronik , (ii ) mengubah Personil Layanan Pesan menjadi bentuk elektronik, ( iii ) pengajuan elektronik dan pengolahan penilaian tahunan dan kenaikan gaji , dan ( iv ) konsolidasi sistematis dan terpadu informasi untuk manfaat pensiun. Proyek ini dimulai pada tahun 1999 dan semua modul telah diisi pada September 2006. Pada April 2007, 443,175 layanan data dan 337.568 data pemerintah yang personel karyawan dari 523 lembaga dipertahankan dalam database HRMIS .

3.4 . E - layanan E - layanan adalah layanan elektronik yang memungkinkan warga Malaysia untuk terlibat dalam transaksi dan pembayaran utilitas seperti tagihan telepon listrik dan . E layanan yang diakses melalui delivery channel layanan multi seperti internet dan kios mesin.Tujuan dari penerapan e - layanan ( i ) untuk meningkatkan akses pelayanan melalui berbagai saluran distribusi elektronik , ( ii ) untuk menyediakan layanan internet di mana beberapa layanan dapat diperoleh di masingmasing saluran pengiriman dan ( iii)meningkatkan kualitas pelayanan dalam hal kecepatan , kehandalan , transparansi dan keamanan ( Multimedia Development Corporation , 2007) . Ada tiga tahapan kiriman untuk proyek e - jasa ( Ahmad & Othman , 2006).Tahap pertama meliputi perizinan sopir , layanan panggilan dan layanan pembayaran tagihan utilitas .Tahap pertama telah dilaksanakan di tempat khusus dikenal sebagai Lembah Klang .Pada periode tiga bulan diberikan untuk bukti -konsep durasi sebelum pelaksanaan skala penuh yang sebenarnya. Setelah keberhasilan dan persetujuan yang fase pertama ,

pelaksanaan tahap kedua akan diperluas secara nasional . Selanjutnya , pelaksanaan tahap ketiga akan melibatkan STNK ditambah Departemen layanan informasi kesehatan . Saat ini, warga Malaysia bisa terlibat dengan aplikasi e -

layanan yang ditawarkan oleh beberapa situs web dan kios ( Ahmad & Othman , 2006).Misalnya , sebuah layanan bernama rilek memungkinkan anggota masyarakat untuk mengakses informasi umum mengenai panggilan yang beredar diantara mereka melalui layar infokios khusus atau melalui situs www.rilek.com.website juga memungkinkan pengguna untuk membayar tagihan mereka dan pembayaran lain yang berkaitan dengan kendaraan mereka dan transportasi .

3.5 . Electronic Labour Exchange ( ELX ) Electronic Labour Exchange atau ELX adalah one stop - pusat informasi pasar tenaga kerja,sebagaimana yang diawasi oleh Departemen Sumber Daya Manusia ( Mohr ) . ELX memungkinkan pengusaha dan pencari kerja untuk berkomunikasi pada platform yang sama . sekarang dipertimbangkan bahwa pelaksanaan ELX akan ( i ) memberikan yang efektif dan terpadu Proses pencocokan pekerjaan ( ii ) menyediakan pusat informasi yang efektif pasar tenaga kerja dan referensi dan ( iii ) meningkatkan mobilisasi sumber daya manusia bangsa dan memastikan bahwa pemanfaatan tenaga dioptimalkan ( Multimedia Development Corporation ,2007).Menurut Deputi Menteri Sumber Daya Manusia Datuk Abdul Rahman Bakar , statistik yang dirilis oleh Departemen Tenaga Kerja menunjukkan bahwa sejak peluncuran ELX , 131.942 pencari kerja telah terdaftar ke sistem dengan 33.133 pengusaha mendaftarkan tawaran pekerjaan 860.832 ( Departemen Sumber Daya Manusia , 2008) . dari angka-angka ini , 92.111 aktif pencari kerja ( orang-orang yang mendaftar ulang setelah enam bulan ) dan 21.793 telah berhasil ditempatkan . Secara rata-rata , yaitu situs http://www.elx.gov.my menerima 4000 pengunjung setiap hari ( The Star , 2007) . untuk selanjutnya memfasilitasi pencari kerja mendaftar ke sistem ELX , yang disebut Job Kliring Sistem JCS (

http://jcs.mohr.gov.my/jcs/index.faces ) , stasiun booth dan kios telah didirikan di kompleks perbelanjaan besar di seluruh bangsa . JCS cocok untuk pencari kerja yang ingin mencari pekerjaan yang cocok dengan majikan gratis.

3.6 . Elektronik Syariah ( E - Syariah ) E - Syariah adalah sistem manajemen kasus yang mengintegrasikan proses yang berkaitan dengan manajemen kasus untuk Pengadilan Syariah . Hal ini dikembangkan untuk memudahkan pekerjaan proses Pengadilan Syariah dan menyediakan fitur seperti alur kerja

dalam rangka merampingkan proses kerja , pelacakan kasus dan pemantauan , statistik untuk melakukan analisis dan penjadwalan . Pencarian dan pengambilan fitur pada database juga menyediakan dasar untuk mengacu pada kasus pengadilan nasional. Aplikasi E - syariah terdiri dari Pengadilan Syariah Sistem Manajemen Kasus , Sistem Otomasi Kantor , E Syariah Portal , Syarie Pengacara Sistem Pendaftaran dan Sistem Manajemen Perpustakaan . pelaksanaan E - Syariah itu ditujukan untuk ( i ) meningkatkan kualitas pelayanan Pengadilan Syariah ( ii ) meningkatkan efektivitas JKSM dalam mengkoordinasikan dan mengawasi instansi terkait di bawah yurisdiksi dan ( iii ) meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengelolaan pengadilan Syariah di seluruh negeri dan ( iv ) menjunjung kemegahan Islam melalui penggunaan ICT ( Multimedia Development Corporation , 2007) . Proyek E - Syariah diluncurkan pada bulan April 2002 dan hingga April 2007 e - Syariah telah dilaksanakan di semua 110 Pengadilan Syariah di Malaysia .

3.7 . Pengadaan Elektronik ( E - Procurement atau EP ) Sebuah sistem pengadaan elektronik atau E -procurement ( EP ) adalah sistem yang memungkinkan pemasok untuk menjual barang dan jasa kepada pemerintah melalui Internet. Hal ini juga mendukung proses pengadaan end-to -end pemerintah dari meminta dari kutipan , meningkatkan permintaan resmi dan pesanan pembelian , agar memenuhi pembayaran pengolahan( Rashid , 2006) . Dari perspektif pemasok , sistem EP akan memungkinkan mereka untuk menciptakan sebuah pasar virtual dengan menempatkan mereka di product information EP repositori elektronik. Petugas pemerintah pengadaan akan dapat melihat dan memilih produk dari katalog elektronik ini dalam rangka menciptakan permintaan elektronik dan kemudian menyerahkan permintaan ke petugas yang berwenang untuk disetujui . Sistem EP terdiri dari Pemasok Pendaftaran / Kontrak Tengah dan Direct Pembelian Quotation , Tender modul . Dalam bentuk yang ringkas, tujuan dari e -procurement adalah (i) meningkatkan turn- sekitar waktu dalam pengolahan transaksi pengadaan ; (ii ) untuk memungkinkan pemerintah untuk menjadi pembeli pintar

( iii)mengaktifkan pengajuan on-line pendaftaran pemasok setiap hari , kapan saja dan ( iv)mempromosikan penghematan biaya kepada pemerintah dan pemasok ( Pengembangan Multimedia Corporation, 2007) .Sejak bergulir proyek EP , mengalami perbaikan yang yang drastis menurut data yang telah dilaporkan. Menurut Rasyid ( 2006 ) , termasuk dalam prbaikan signifikan adalah peningkatan dramatis dalam jumlah transaksi elektronik

dipengadaan pemerintah federal . Pada tahun 2005 , total 107.033 pesanan pembelian ( PO ) diterbitkan sebesar RM1.08 miliar dibandingkan dengan hanya 13 pesanan pembelian amonting untuk RM43 , 000 pada tahun 2000 . Waktu turnaround untuk periode pembayaran rata-rata setelah melahirkan telah dikurangi menjadi kurang dari 14 hari .

4 . Studi Empiris Investigasi PIS Sukses Menimbang bahwa implementasi yang lengkap dari PIS dimaksud masih sangat baru , studi empiris menangani evaluasi efektivitas mereka atau sukses masih sangat langka. Selanjutnya, mengingat ruang lingkup dan ukuran pis, mencoba untuk menyelidiki efektivitas mereka pasti akan terbukti menjadi tantangan yang signifikan . Namun , dengan menyelidiki literatur , ditemukan bahwa beberapa studi telah dilakukan untuk mengevaluasi efektivitas PIS dari perspektif pengguna. Sebuah studi oleh Hussein et al . ( 2007 ) mengukur efektivitas PIS dari empat Dimensi kualitas yaitu Sistem , kualitas informasi , manfaat dan kepuasan yang dirasakan . Berdasarkan 202 tanggapan dari pengguna PIS , studi ini menemukan bahwa Pengguna umumnya cenderung setuju bahwa PIS terpenuhi akan kualitas sistem dan harapan kualitas informasi .Selain itu, studi ini juga menemukan pengguna menunjukkan bahwa PIS digunakan dalam pekerjaan sehari-hari mereka terbukti keduanya sangat berguna dan memuaskan . Dalam studi lain, Mohamed et al . ( 2008 ) menilai PIS efektivitas dalam hal kualitas informasi , kualitas pelayanan , dan kepuasan .Mengadopsi pengumpulan data cross-sectional yang melibatkan pengguna PIS dalam pemerintahan dipilih lembaga , penelitian ini juga mengungkapkan bahwa pengguna PIS cenderung setuju bahwa PIS yang mereka gunakan cocok untuk kualitas informasi mereka dan persyaratan kualitas pelayanan .

5.Kesimpulan

Pelaksanaan PIS dalam pemerintahan Malaysia masih dan akan terus berevolusi . Dalam tahun-tahun mendatang , ruang lingkup dan luasnya pelaksanaan PIS pasti akan diperluas untuk mencakup hampir semua departemen dan instansi mereka. dengan PIS ada yang sudah di tempat , warga Malaysia telah menikmati banyak manfaat . Lewatlah sudah hari di mana Malaysia harus mengantri di counter untuk menyelesaikan tagihan listrik mereka atau melakukan transaksi khas perbankan .Perusahaan dari semua tingkatan juga menikmati proses yang halus dan mudah menerapkan kontrak pemerintah dan proyek . Bahkan di kalangan pegawai pemerintah , beban kerjatelah menjadi berkurang dan digantikan oleh sistem informasi yang terkomputerisasi . sekarang jelas bahwa setelah sepenuhnya dilaksanakan , Malaysia dapat berharap bahkan lebih akan manfaat pengunaan sistem informasi ini (PIS) .

Referensi

Ahmad M and Mohsin R. 2006. Implementation of electronic government in Malaysia: the status and potential for better service for the public. Public Sector ICT Management Review 1(1), pp. 2-10. Hussein R, Selamat H, and Karim N S A. 2007. The impact of technological factors on information systems success in electronic government context Business Process Management Journal 13(5, pp. 613-617. Karim M R A. 1997. Reengineering the Malaysian public service and the use of information technology in promoting efficiency and quality. Asian Review of Public Administration VIX(1), pp. 57-69. Multimedia Development Corporation. 2007. Flagship applications. Retrieved December 2007 from http://www.mscmalaysia.my/topic/12073046901815 Ministry of Human Resource Malaysia. 2008. A career fair for today's choosy job-seekers. Retrieved

January 2008 at http://www.mohr.gov.my/index.php?option=com_content&task=view&id=397&Itemid=161 Mohamed N, Hussin H, and Hussein R. 2006. Enabling change factors and its success in the Malaysian e-government implementation. Proceedings of the 10th Pacific Asia Conference on Information Systems. Kuala Lumpur, Malaysia. OBrien J. 1999. Management Information Systems: Managing technology in the internetworked enterprise. 4th ed. Boston: Irwin-McGraw-Hill. information

Rashid Z A. 2006. E-perolehan: a breakthrough for e-commerce in the Malaysian government. Public Sector ICT Management Review 1(1), pp. 20-24. Sundgren B. 2005. What is public information systems? International Journal of Public Information Systems 1(1), pp. 81-99. The Star. 2007. http://starElectronic matchmaker. Retrieved January 2008 at

techcentral.com/tech/story.asp?file=/2007/6/26/technology/20070626114921&sec=techno logy