ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PT.

ABADI JAYA Makalah Yang Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi Dosen Pengampu: Aditya Hermawan, SE, MSA., Ak.

DISUSUN OLEH:

Afif Nizam Cahyono

(10102237)

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI ASIA - MALANG

2013

PENDAHULUAN Aktivitas penjualan dalam sebuah perusahaan dagang dapat dikatakan sebagai aktivitas utama. Sebab tanpa adanya penjualan, sebuah perusahaan dagang dapat di katakan mati. Seiring dengan perkembagannya, perusahaan pasti mengalami perkembangan aktifitas bisnis. Perkembangan aktifitas bisnis mengakibatkan peningkatan jumlah data dan akan memerlukan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, aktifitas akan menjadi semakin kompleks dan pengendalian akan semakin sulit. Oleh karena itu perlu melakukan prosedur administrasi yang baik agar aktifitas lebih terorganisir dan data tersimpan dengan baik dan selalu tersedia sewaktu waktu diperlukan. Dapat dibayangkan dengan semakin pesatnya pertumbuhan perusahaan semakin banyak data penting perusahaan yang membutuhkan perhatian. Apalagi data yang dihasilkan oleh aktifitas bisnis perusahaan saling terkait satu sama lainnya dengan aktifitas bisnis lainnya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu otomasi prosedur yang dapat mengolah data mengenai aktifitas bisnis perusahaan, menyimpannya, dan mendistribusikannya. Untuk membantu sebuah sistem yang handal dan kokoh serta dengan kebutuhan perusahaan, tentu tidaklah semudah yang dibayangkan.

Pembangunan sistem ini akan menguras benyak waktu, tenaga, pikiran serta biaya. Juga janganlah dilupakan kesabaran dan ketelitian yang harus dimiliki untuk memperbaiki secara terus-menerus sistem yang ada sehingga selalu dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Hal ini memang tidak mutlak untuk dilakukan. Tetapi dengan adanya sistem yang solid, sebuah perusahaan akan dapat bertahan hidup ditengah ketatnya persaingan. PT. ABADI JAYA adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan peralatan rumah tangga. Perusahaan tersebut melakukan penjualan tidak hanya secara langsung, tapi juga menggunakan media televisi yang dikenal sebagai home shopping. Lebih dari 60% pelanggannya memesan barang melalui telepon setelah melihat home shopping di televisi. Pelanggan diwajibkan mengirim uang kepada perusahaan atas pembelian yang dilakukannya dengan cara transfer ke rekening bank milik perusahaan. Setelah uang ditransfer, baru barang tersebut dikirim ke pelanggan. Jika barang tersebut tidak sampai ke alamat pelanggan,

maka barang akan dianggap sebagai barang retur. Waktu yang dibutuhkan untuk mengirim barang adalah 1 s/d 30 hari, sesuai dengan alamat yang dituju. Semakin jauh alamat yang dituju, akan berdampak pada waktu pengiriman barang serta biaya pengiriman barang. Aktivitas penjualan perusahaan dilakukan oleh bagian penjualan yang terdiri dari 6 orang dan dipimpin oleh 1 orang kepala penjualan. Perusahaan masih menggunakan teknik semikomputerisasi, dimana pencatatan sudah terkomputerisasi dan masih ada bukti fisik. Perusahaan juga memiliki gudang yang hanya terdiri dari 3 orang saja, dan dipimpin oleh 1 orang kepala gudang.

LANDASAN TEORI A. Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya B. Karakteristik Sistem Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :

Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporanlaporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan. C. Definisi Penjualan Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan bahwa: Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai. D. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, definisi penjualan adalah sebagai berikut: Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai . Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

a. Fungsi Yang Terkait Beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. 2. Fungsi Gudang

Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 3. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. 4. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. b. Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank 3. Rekap Harga Pokok Penjualan Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. c. Catatan yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah:

1.

Jurnal Penjualan

Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai. 2. Jurnal Umum

Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. 3. Kartu Persediaan.

Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENJUALAN PT. ABADI JAYA Prosedur Sistem Yang diusulkan PENJUALAN Prosedur penjualan yang diterapkan pada PT. Abadi Jaya adalah sebagai berikut: Pembeli yang akan melakukan pembelian dapat melaksanakan langsung ke salesman yang ada di tempat penjualan barang PT. Abadi Jaya atau pesan melalui telepon. biasanya pemesan memesan melalui telepon setelah melihat tayangan produk-produk di televisi karena perusahaan bergerak di bidang usaha home shopping. Pembelian akan di layani oleh bagian admin. Bagian admin akan mengkonfirmasi ke bagian gudang. Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan langsung melakukan konfirmasi ke pembeli bahwa barang tidak tersedia. Apabila tersedia maka admin akan meminta pembeli untuk mentransfer sejumlah uang harga pembelian ditambah ongkos kirim dan mengkonfirmasi jika telah berhasil mengirim transfer dengan cara mengirim bukti transfer melalui fax atau email. Apabila sudah mendapat copy bukti transfer dari bagian keuangan maka bagian admin akan membuat purchase order (PO) sebanyak 2 lembar, rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian gudang yang digunakan untuk menyiapkan barang, dan rangkap ke-2 akan di arsip bagian admin penjualan. Seetelah itu berdasarkan PO rangkap ke-2 bagian admin juga membuat faktur sebanyak 4 rangkap dengan distribusi: Rangkap ke-1 akan diberikan kepada pelanggan Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian keuangan Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian akuntansi Rangkap ke-4 akan diberikan di arsip untuk bagian admin

Selain menyiapkan barang, berdasarkan PO rangkap ke-1 dan faktur rangkap ke1 yang akan diberikan kepada pembeli bagian gudang akan membuat surat jalan (SJ) sebanyak dua rangkap dan surat penerimaan barang (SPB), kemudian bagian gudang akan menghubungi perusahaan ekspedisi dengan memberikan barang yang dikirimkan beserta faktur rangkap ke-1 dan SJ dua rangkap yang

harus ditandatangani oleh pembeli setelah pembeli mengecek barang kiriman dimana rangkap ke-1 untuk pembeli dan rangkap ke-2 akan dikembalikan kepada bagian gudang untuk di arsi, dan bilamana alamat tidak ditemukan maka barang dianggap diretur dan uang pembelian akan dikembalikan dipotong biaya pengiriman barang. Setelah menerima pembayaran dari pembeli dan mengkorfimasikannya ke bagian admin, bagian keuangan akan mencocokkan bukti transfer pembayaran dengan faktur rangkap ke-2 yang diberikan bagian admin. Setelah itu, bagian keuangan akan membuat bukti penerimaan kas (BPK) sebanyak 2 rangkap dimana BPK rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian akuntansi dan BPK rangkap ke-2 diarsipkan. Kemudian setelah bagian akuntansi menerima BPK rangkap ke-1, maka bagian akuntansi akan melakukan pencatatan kedalam jurnal penerimaan kas sedangkan jurnal penjualan tunai dibuat berdasarkan faktur rangkap ke-3. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan membuat laporan penjualan tunai dan laporan penerimaan kas. PROSEDUR RETUR PENJUALAN Retur penjualan terjadi jika barang yang dikirimkan ke pembeli tidak sampai dikarenakan alamat yang diberikan pembeli tidak ditemukan. Ketika barang yang dikirimkan tidak sampai maka kurir dari perusahaan ekspedisi akan

menandatangani surat jalan retur (SJR) dan barang dikembalikan ke bagian admin penjualan. Dan berdasarkan SJR tersebut bagian admin akan membuat memo kredit lalu memberikannya bersama barang yang di retur kepada bagian gudang. Setelah menerima memo kredit dan barang retur maka bagian gudang akan mencatat bertambahnya barang pada kartu stock dan menandatangani memo kredit untuk kemudian di berikan kepada bagian keuangan. Apabila telah menerima memo kredit kemudian bagian keuangan akan mentransfer sejumlah harga barang yang di retur kemudian menandatangani memo kredit untuk diberikan kepada bagian akuntansi. Kemudian bagian akuntansi akan mencatat transaksi retur tersebut kedalam jurnal umum. Pada akhir bulan bagian akuntansi akan membuat laporan retur penjualan.

FLOWCHART PROSEDUR PENJUALAN PT. ABADI JAYA pembeli

memesan

admin
Menerima pesanan

gudang

keuangan

akuntansi

PO 1 Faktur 1 mentransf er BT 2 Mencetak BT Membuat Membuat SJ,SPB, F SJ dan SPB Jurnal Penerimaa n Kas Faktur 3

BT
PO SJ SPB Faktur 1 BT 1 Faktur 2 BPK 1

faktur Faktur

Menyiapkan Menyia barang pkan brg

Mencocokkan BT & Faktur 2

Jurnal Penjualan tunai

Menyerahkan barang kpd ekspedisi

Membuat Membu BPK at BPK

BPK SJ 1 SPB Faktur 1 SJ SPB Faktur 1

Kartu Stock

FLOWCHART PROSEDUR RETUR PENJUALAN PADA PT. ABADI JAYA Kurir Admin Gudang Keuangan Akuntansi

SJR

Mengemb alikan barang

SJR

MK

MK

MK BPK

Kartu Stock Membuat Memo Kredit Mentrnsfe r Jurnal Umum

MK

BPK BPK
Menyerahk an MK dan Brg ke gudang

Menyerahk an MK & BPK ke Bag. akun

DAFTAR PUSTAKA repositor .amikom.ac.id files Publikasi . . .pdf

puslit.petra.ac.id journals request.php Published www.gunadarma.ac.id librar articles graduate ... rtikel elib.unikom.ac.id download.php id skripsi.umm.ac.id/.../jiptummpp-gdl-s1-2007-mahfud0062-10322-Penda.. repositor .usu.ac.id bitstream .pdf .pdf

eprints.binus.ac.id/.../63Komp.%20Akuntansi%20-%20Noerlina%20NN repository.upnyk.ac.id/.../E-13_PERANCANGAN_SISTEM_INFORMA openjurnal.politekniktelkom.ac.id ... P ...

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1883/1661 thesis.binus.ac.id doc ab oc . . bab .doc