BAB I PENGENALAN MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access Adalah salah satu isi dari paket Microsoft Office Professional yang berfungsi untuk mengolah data dalam skala besar menjadi suatu informasi singkat, cepat, tepat dan akurat. Aplikasi Microsoft Access Ditekankan pada pemahaman mengenai data, tingkatan data, teknik mengolah data, sistem informasi manajemen, dsb. Tujuan Untuk mempermudah dalam mengenali suatu fakta, mengidentifikasi suatu masalah, menyaring suatu data atau mengelompokkannya berdasarkan kriteria tertentu, yang pada akhirnya akan mempermudah menyimpulkan dan mengambil keputusan terhadap suatu masalah. Kelebihan Microsoft Access Merupakan sebuah sistem manajemen data dalam skala besar yang dapat saling berinteraksi dan berintegrasi (RDBMS = Relational Database Management Syatem). Didesain untuk perusahaan atau lembaga yang ingin mengembangkan sistem secara mandiri (end-user development), karena penulis program (coding) ditekankan seminim mungkin. Menyediakan fasilitas dan sarana yang memudahkan dalam penggunaan ataupun memperbarui suatu data / informasi di dalam database. Menyediakan fasilitas atau media pengolahan data yang terintegrasi dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Antara lain :

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

Tables Untuk menyimpan data dan struktur database secara lebih interaktif. Terdiri dari field beserta generalnya, normalization, record dan hubungan diantaranya. Form Fasilitas yang memudahkan user untuk menampilkan, memasukkan dan mengedit data. Dengan form ini data akan tampil lebih interaktif dan informatif dengan desain form sesuai dengan kreasi dan keinginan user, termasuk penampilan logo perusahaan. Queries Sarana yang mempercepat pekerjaan user dalam mengidentifikasi suatu masalah, menyaring ataupun mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu serta menyortir ataupun menelusuri data yang sedang dibutuhkan secara lebih cepat dan tepat. Reports Fasilitas sederhana yang mampu mendesain tampilan laporan nampak menjadi lebih professional dan informatif. Dengan Reports ini juga sekaligus dapat menjumlahkan atau mensub-total sekelompok data serta merancang laporan baik data secara keseluruhan (global) maupun secara kelompok (group) dengan lebih indah dan mudah. Macros Adalah fasilitas yang memungkinkan user untuk mempersingkat suatu pekerjaan. Cukup hanya dengan sekali mengumpulkan perintah yang berkenaan dengan kasus yang sedang digarap ke dalam suatu tombol macro, maka kumpulan perintah tersebut setiap saat langsung bisa dipergunakan tanpa harus mengulangi lagi perintah-perintahnya. Modules Merupakan kode-kode dalam bahasa visual basic (dikenal dengan access basic) yang ditujukan untuk pengolahan data dan alur program yang biasanya sudah cukup spesifik dan kompleks yang sudah tidak efisien lagi atau bahkan yang sudah tidak bisa lagi diolah dengan Query dan Macro.

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

I.1

Menu Utama Aplikasi Microsoft Access Ketika akan memulai Microsoft Access, baik dari toolbar menu atau dari start

program, windows akan menampilkan jendela menu pembuka dari aplikasi program. Dari menu pembuka tersebut dapat dipilih : Blank Database Bila ingin membuat struktur tabel database yang baru sesuai dengan keinginan user. Database Wizard Bila ingin membuat struktur tabel dari suatu database dengan bimbingan penuh dari Microsoft Access selangkah demi selangkah. Open an Existing Database Untuk memanggil atau membuka database yang sudah pernah disimpan sebelumnya. Jika salah satu menu di atas telah dipilih, selanjutnya Microsoft Access akan menampilkan menu utama aplikasinya yang dikenal dengan sebutan Database Windows atau dBase Container. Notes : db1:Database, merupakan nama file databasenya. Dan access akan memberikan extension mdb. Misalnya db1.mdb I.2 Mengenal Database Dan Tipe Data Beberapa Ketentuan dalam Pembuatan Struktur Database Syarat Pembuatan Nama Field : 1. Tidak boleh lebih dari 64 huruf 2. Tidak boleh ada nama field yang sama 3. Sebaiknya jangan menggunakan spasi ataupun special character 4. Dalam satu file database, maksimal hanya terdapat 255 field.

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

 Pemilihan Tipe Data : Tergantung pada jenis data yang akan dimasukkan dalam field yang bersangkutan. Antara lain : Tabel I.1. Daftar Tipe Data Tipe Data Teks Keterangan dung huruf, angka, dan karakter lain seperti tanda * dan &. Contoh : nama orang, alamat, nomor telepon Memo Number Date/Time Currency Merupakan tipe data teks yang berukuran besar. Menyimpan keterangan yang panjang lebar. Semua jenis angka yang akan digunakan untuk perhitungan Untuk data tanggal dan waktu. Dimulai dari tahun 100 sampai tahun 9999 Menyatakan jumlah uang atau sembarang angka lain 8 byte untuk perhitungan sampai ketelitian 15 digit sebelah kiri tanda pecahan (decimal), 4 digit sebelah kanan tanda pecahan (decimal) Auto Number Menyimpan nomor-nomor berurutan Yes / No OLE Object Data yang hanya ada 2 kemungkinan : Yes/No, True/False. 0/1. On/Off , P/W dsb Menyatakan data objek seperti lembar kerja Excel,Sampai 1 gigabyte dokumen word yang dihubungkan atau dilekatkan ke Microsoft Access Hyperlink Lookup Wizard Menyatakan data alamat hyperlink (misalnya diguna- Sampai 2048 kan sbg alamat Web atau untuk melompat ke Word) tabel lain melalui fasilitas kotak daftar (list box) atau kotak kombo (combo box) karakter Memungkinkan berhubungan dengan nilai pada Biasanya 4 byte 4 byte 1 bit Dapat mencapai 65.535 karakter 1, 2, 4, 8, 16 byte tergantung tipe 8 byte ter Ukuran Untuk menyatakan teks atau data yang bisa mengan- Max. 255 karak-

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

Tabel I.2. Daftar Pilihan Tipe data Number Byte Decimal Integer Long Integer Single Bilangan bulat dari 0 s/d 255 Bilangan real dari -10 -1 s/d 10 -1 Bilangan bulat -32.768 s/d 32.767 Bilangan bulat dari 2.147.483.648 s/d 2.147.483.647 Dari -3.402823E38 s/d -1.401298x10-45 untuk nilai negatif dan dari 1.401298x10-45 s/d 3.402823x1038 untuk nilai positif. Double Dari -1.79769313486231x10308 s/d -4.94065645841247x10-324 untuk nilai negatif dan dari 4.94065645841247x10-324 s/d 1.79769313486231x10308 untuk nilai pos Replication ID Untuk membentuk pengenal yang unik dalam suatu field yang dijadikan kunci primer Contoh : Nama_barang tipe data Text Jumlah_barang tipe data Number Catatan : Biasakan gunakan tipe data yang ukurannya paling kecil jika seluruh kemungkinan nilainya dapat terpenuhi oleh tipe tersebut, karena akan menghemat ruang dalam disc. I.3 Membuat Direktori untuk Database Buatlah direktori bernama Explorer, sbb : 1. Klik Local disk (C:) Access pada direktori root. Gunakan Windows Tidak ada 16 byte 15 8 byte 7 4 byte
28 28

28 -

1 byte 12 byte 2 byte 4 byte

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

2. Pilih menu File New Folder 3. Ketik Access sebagai pengganti New Folder dan tekan tombol Enter I.4 Mengatur Regional Settings Untuk mengatur format tanggal, sbb : 1. Klik tombol Start 2. Pilih Settings Control Panels 3. Klik pada Regional Settings (Regional and Language Options) 4. Pastikan bahwa Language dan Country/Region berisi Indonesia 5. Klik OK

Gambar I.1. Jendela untuk mengatur pengaturan data region

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

I.5

Menjalankan Program Microsoft Access Lakukan langkah berikut : 1. Klik tombol Start 2. Pilih program Microsoft Access

Gambar I.2. Tampilan awal Microsoft Access I.6 Membuat Database Baru Lakukan langkah berikut : 1. Klik pada Blank Database. Akan tampil jendela dengan judul File New Database 2. Pilih direktori Access

Gambar I.3. Kotak dialog File New Database

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

3. Ketik pegawai pada File name 4. Klik tombol Create, akan tampil sebagai berikut :

Gambar I.4. Tampilan setelah Database baru diciptakan I.7 Membuat Tabel Lakukan langkah berikut : 1. Klik 2 kali pada Create table in Design view, akan muncul tampilan berikut :

Gambar I.5. Jendela Table untuk mendefinisikan struktur table

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

2. Selanjutnya, masukan data pada tabel berikut : Tabel I.3. Struktur Tabel Pribadi Field Name NIP TGL_LAHIR NAMA ALAMAT KOTA PRIA Data Type Text Date/Time Text Text Text Yes/No Field Size 5 25 35 15 Required Yes No Yes No No Yes

Setelah semua field didefinisikan, tampilan sebagai berikut :

Gambar I.6. Keadaan setelah semua field didefinisikan 3. Untuk menciptakan kunci primer, letakkan penunjuk mouse pada NIP lalu klik tombol kanan mouse. Pilih Primary Key. Akan muncul gambar kunci di sebelah kiri NIP 4. Pilih menu File Save As Akan muncul tampilan sbb :

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

Gambar I.7. Kotak dialog untuk menentukan nama tabel 5. Ganti Tabel1 menjadi Pribadi dan klik Ok.

Gambar I.8. Keadaan akhir 6. Klik tombol x untuk menutup tampilan tabel Pribadi. Setelah melakukan langkah di atas, database pegawai berisi tabel bernama Pribadi yang masih dalam keadaan kosong (belum mengandung record sama sekali). Nama tabel terlihat pada tampilan berikut.

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

10

Gambar I.9. Nama tabel Pribadi tercantum I.8 Penjelasan Properti-Properti dalam Tabel

Tabel I.4. Properti pada tabel dan fungsinya Properti Data Type Field Size Format Fungsi Menentukan tipe data. Menentukan ukuran data. Untuk tipe data Text, Number, Currency, Auto Number.
Menentukan bentuk tampilan untuk tipe data Number, Currency, Date / Time, Yes / No, Text Menentukan bentuk pemasukan data yang dilakukan user dalam kotak teks.

Input Mask Caption Menentukan judul objek (mis: judul kolom) Default Value Menyatakan nilai bawaan yang akan dimasukkan ke field kalau datanya tidak disebutkan ketika record baru ditambahkan. Validation Menentukan aturan yang harus dipenuhi ketika suatu data dimasukan ke Rule dalam record. Validation Menentukan text yang akan ditampilkan kalau suatu data tidak memenuhi Text suatu aturan. Required Jika suatu field mempunyai nilai Yes pada properti, maka field ini harus diisi (tidak boleh berupa Null).

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

11

* Null string kosong atau bilangan 0. * Jika properti bernilai NO, maka field boleh berisi Null alias tidak diisi. Allow Zero Menentukan apakah nilai string kosong () boleh / tidak diisi ke field. Length Jika berisi Yes, srting kosong boleh diisi ke dalam field. Untuk tipe data Text, Memo dan Hyperlink. Indexed Menentukan field dalam keadaan diindeks atau tidak. Kemungkinan isinya: No, berarti field tidak diindeks Yes (No duplicates), berarti indeks dan field tidak boleh kembar. Yes (Duplicates OK), berarti diindeks dan field boleh kembar. * Indeks berfungsi untuk mempercepat pencarian data, tetapi akan memperlambat proses pengubahan. Unicode Menentukan data bertipe Text, Memo atau Hyperlink dimampatkan atau Compression tidak : Yes : data dimampatkan No : data tidak dimampatkan Pada struktut tabel Pribadi yang telah dibuat : NIP bertipe Text dengan panjang maksimal 5 karakter dan field harus diisi jika terdapat penambahan record (Required berisi Yes). TGL_LAHIR bertipe Date / Time. NAMA bertipe Text dengan panjang maksimal 25 karakter dan field harus diisi jika terdapat penambahan record (Required berisi Yes). ALAMAT bertipe Text dengan panjang maksimal 35 karakter dan field boleh tidak diisi jika terdapat penambahan record (Required berisi No). PRIA bertipe Yes / No dan field harus diisi jika terdapat penambahan record (Required berisi Yes). Nilai Yes untuk menyatakan pria dan No menyatakan wanita. Menutup Database Pilih menu File Close I.10 Membuka kembali Database 1. Pilih menu File Open 2. Pilih direktori tempat database berada, misalnya pada direktori Access. 3. Klik pada database yang akan dibuka (mis : pada pegawai) - klik Open. I.11 Mengakhiri Miccrosoft Acess Pilih menu File Exit. (Klik x pada jendela Microsoft Access).

I.9

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

12

Soal 1. Apakah nama tabel boleh mengandung spasi ? 2. Apakah nama field juga bisa mengandung spasi ? 3. Jika pemberian nama tabel keliru, bisakah menggantinya ? 4. Bagaimana caranya menghapus tabel ? 5. Apakah huruf kapital dan huruf kecil dianggap sama ? Latihan Buat database bernama Artis. Lalu buat tiga tabel berikut serta isikan data untuk masing-masing tabel. Tabel : Infoprib ID_BIN HAKIM AYUAZ JCHEN SYLVE KEVIN STONE YOUNG CYNDI DESSY Tabel : Main
ID_BIN HAKIM HAKIM AYUAZ SYLVE STONE STONE KODE_FILM DABAN OTOKO MERCY SPESI BASIC SPESI YOUNG MIRAG PERAN Asih Tia Tanya Ray Quick Catherine May Munro Jennifer Gale

NAMA Christine Hakim Ayu Azhari Jackie Chan Sylvester Stallone Kevin Costner Sharon Stone Sean Young Cindy Crawford Dessy Ratnasari Tabel : Film

TGL_LAHIR 25/12/1957 19/11/1969 7/4/1954 6/7/1946 18/1/1955 10/3/1958 10/10/1958 20/2/1966 12/12/1973

SEX W W P P P W W W W

KODE_FILM JUDUL DABAN Daun di Atas Bantal OTOKO Kemuru Otoko MERCY Without Mercy BASIC Basic Instinct SPESI The Specialist TOPGN Top Gun NOWAY No Way Out MIRAG Mirage BATFO Batman Forever

TAHUN 1988 1996 1995 1992 1995 1986 1987 1995 1995

Praktikum Sistem Basisdata / Andiani / Desember 2004

13