ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA PEMBELIAN, PEMBAYARAN, DAN PERSEDIAAN BARANG BERBASIS INTRANET PADA COCO

SUPERMARKET & DEPARTMENT STORE

Edward Bilardo, Defeni Sianta, Patricia Manalip

Abstrak

Tujuan penelitian adalah untuk menganalisis kebutuhan informasi, menciptakan sistem yang lebih efisien, dan merancang aplikasi basis data yang dapat menangani proses pembelian, pembayaran, dan persediaan barang berbasis intranet pada COCO Supermarket & Department Store. Metode Penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah fact-finding techniques yang mencakup wawancara, observasi langsung, dan memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem yang dibangun untuk memperoleh informasi yang menunjang pembuatan program aplikasi. Metode perancangan meliputi perancangan basis data (konseptual, logikal, dan fisikal) dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai adalah merancang sistem aplikasi basis data yang dapat menangani proses pembelian, pembayaran, dan persediaan berbasis intranet, sehingga perusahaan tidak lagi mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi atau laporan dan dari segi keamanan data lebih terjamin. Simpulan yang didapatkan adalah perusahaan terbantu dalam menangani proses bisnis yang berjalan, serta dapat menjawab masalah yang sering dialami oleh perusahaan seperti ketersediaan data, kesalahan input data, pengaturan data, dan keamanan data.

Kata Kunci : analisis, perancangan, aplikasi basis data, pembelian, pembayaran, persediaan, barang, intranet.

PENDAHULUAN

Latar belakang

Di era globalisasi ini, teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat. Hampir semua aspek kehidupan saat ini memanfaatkan teknologi informasi. Hal yang semula dilakukan secara manual sekarang telah digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi. Tidak dapat dipungkiri, teknologi informasi sangat membantu masyarakat dalam melakukan aktifitas sehari-hari mereka. Kemajuan teknologi informasi mempengaruhi perkembangan di dunia bisnis. Perusahaan berlomba-lomba mengikuti perkembangan teknologi informasi terbaru untuk dapat diterapkan pada perusahaan mereka sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas perusahaan. Oleh karena itu, perkembangan sistem informasi sangat penting dalam menjalankan roda bisnis dan perekonomian suatu perusahaan. Setiap perusahaan harus memiliki rencana bisnis yang baik agar mampu bersaing dan bertahan di dunia bisnis. Untuk mendukung hal ini, maka COCO Supermarket & Department Store yaitu suatu Supermarket dan Department Store yang bergerak di bidang penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari ingin mengembangkan bisnis mereka dengan menggunakan dukungan teknologi informasi. Teknologi informasi yang berkembang sangat pesat pada saat ini adalah internet. Dengan internet, informasi dari berbagai penjuru dunia dapat diakses dengan mudah. Internet juga dapat diakses untuk suatu lingkungan yang terbatas saja, yang dinamakan dengan intranet. Lingkup pada internet adalah global, dimana komunikasi dilakukan dengan saluran telekomunikasi publik dan penggunanya bisa siapa saja tanpa membedakan posisi seseorang dalam kaitannya dengan isi informasi. Sedangkan pada intranet, cakupannya lebih terbatas, yakni di dalam organisasi, hubungan antar kelompok kerja atau departemen. Pengguna intranet adalah komunitas yang sudah ditentukan.

Intranet inilah yang akan digunakan dalam pembuatan aplikasi basis data pada COCO Supermarket & Department Store. Sejak COCO Supermarket & Department Store pertama kali didirikan, sistem pendataan yang meliputi pembelian, pembayaran, dan persediaan barang menggunakan cara manual, yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel. Pendataan secara manual ini mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya sering menimbulkan human error seperti kesalahan dalam penginputan data dan pemanfaatan waktu yang tidak efisien. Selain itu, penginputan data dengan menggunakan Microsoft Excel kurang efektif untuk mengolah data-data yang ada. Hal inilah yang menghambat perkembangan COCO Supermarket & Department Store. Setelah mempelajari kelemahan-kelemahan yang terjadi pada perusahaan, maka pemilik perusahaan mengambil suatu langkah untuk memperbaiki kerugian yang terjadi, yaitu dengan membuat suatu aplikasi basis data pada COCO Supermarket & Department Store yang berbasis intranet.

Ruang lingkup

Ruang lingkup dari penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem database yang berkaitan dengan proses transaksi pada Supermarket dan Department Store yang meliputi: Pembelian, yaitu pembelian barang dan penerimaan barang. Pembayaran, yaitu pembayaran barang yang telah diterima dengan menggunakan giro. Ketersediaan stok barang yang berada di gudang.

2. Laporan-laporan yang berkaitan dengan proses transaksi untuk pihak manajemen COCO Supermarket & Department Store, yaitu: Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembayaran Barang. Laporan Persediaan Barang.

Tujuan dan manfaat

Tujuan dari perancangan sistem aplikasi database ini adalah sebagai berikut : Menerapkan prinsip-prinsip ilmu basis data yang didapatkan pada saat kuliah dengan penerapan langsung di lapangan. Menawarkan sistem yang lebih efisien untuk menyimpan dan mengolah data-data yang ada. Merancang sistem basis data pembelian, pembayaran, dan persediaan barang pada COCO Supermarket & Department Store dengan meminimalkan kelemahan sistem yang ada.

Manfaat dari perancangan sistem aplikasi database ini adalah sebagai berikut: Perusahaan dapat melihat langkah-langkah yang tepat sesuai dengan informasi yang didapat dari sistem yang terkomputerisasi. Perusahaan dapat memasukkan informasi secara lebih cepat dimana sistem berjalan secara online. Perusahaan dapat melihat laporan yang dihasilkan dengan lebih mudah dan dapat terhindar dari redundansi data.

Metodologi Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah: 1. Metode Analisis Yang dilakukan pada metode ini adalah: a. Melakukan studi pustaka dengan mempelajari, meneliti, dan membaca buku-buku referensi. b. Wawancara (interview) dengan pemimpin COCO Supermarket & Department Store wilayah Jakarta. c. Survey lokasi ke gedung COCO Supermarket & Department Store untuk mengetahui alur sistem yang berjalan.

2. Metode Perancangan a. Merancang basis data conceptual, logical, dan physical. b. Merancang antarmuka (interface) halaman web. c. Evaluasi hasil perancangan.

TEORI PENDUKUNG

Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p301), jaringan prosedur pembentuk sistem pembelian, antara lain: 1. 2. 3. Prosedur order pembelian Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual

Pembayaran Menurut Yunirman Rijan (2009, p36), pembayaran dalam arti sempit adalah pelunasan hutang oleh debitur kepada kreditur yang bisa dilakukan dalam bentuk uang ataupun barang. Pembayaran dalam arti luas dapat dikatakan sebagai pemenuhan suatu prestasi. Hal ini berlaku bagi pihak yang menyerahkan uang sebagai harga pembayaran, maupun bagi pihak yang menyerahkan benda sebagai barang sebagaimana yang diperjanjikan. Dalam perjanjian jual beli, pembayaran diartikan sebagai penyerahan uang bagi pihak yang satu (pembeli) dan penyerahan barang bagi pihak lainnya (penjual).

Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p553), persediaan bisa berbeda tergantung jenis usahanya. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: a. b. c. d. e. f. Persediaan produk jadi Persediaan produk dalam proses Persediaan bahan baku Persediaan bahan penolong Persediaan bahan habis pakai pabrik Persediaan suku cadang

ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Prosedur Pembelian Apabila stok di gudang tidak dapat memenuhi permintaan barang dari COCO Supermarket & Department Store, maka bagian persediaan akan membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang kemudian akan membuat Purchase Order yang dikirim ke supplier / pemasok. Purchase Order dibuat dua rangkap, lembar pertama untuk bagian pembelian dan lembar kedua untuk supplier. Setelah menerima Purchase Order, maka pemasok akan mengirimkan barang ke gudang beserta faktur pembelian 2 lembar yang akan diberikan kepada bagian pembelian dan bagian keuangan. Barang diterima oleh bagian persediaan, kemudian bagian persediaan akan membuat nota penerimaan barang untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Langkah selanjutnya adalah bagian pembelian membuat laporan pembelian barang yang dikirimkan supplier tersebut.

Prosedur Pembayaran Pembayaran dalam sistem ini membahas pembayaran dari COCO Supermarket & Department Store kepada supplier. Hal pertama yang dilakukan adalah bagian keuangan menerima faktur pembelian dari supplier. Kemudian, bagian keuangan akan melakukan pengecekkan perhitungan yang ada di nota tersebut. Setelah itu, bagian accounting akan membuat jadwal pembayaran dan melakukan pembayaran dengan menggunakan giro. Pada saat tiba tanggal jatuh tempo sesuai yang tertera pada giro, maka supplier dapat melakukan pencairan giro dan secara otomatis kas keuangan pada perusahaan akan berkurang. Perusahaan akan mencatat pembayaran tersebut ke dalam laporan pengeluaran kas.

Prosedur Persediaan Ketika ada permintaan dari COCO Supermarket & Department Store, bagian persediaan melakukan pengecekkan jumlah stok yang ada di gudang. Jika stok memenuhi, maka proses pengiriman barang segera dilakukan. Sedangkan jika stok

barang tidak dapat memenuhi permintaan, maka bagian persediaan membuat permintaan pembelian kepada bagian pembelian, kemudian akan dilakukan proses pembelian. Setelah barang yang dikirimkan oleh supplier diterima oleh bagian persediaan, maka bagian persediaan akan membuat nota penerimaan barang untuk diberikan kepada bagian keuangan, kemudian stok gudang di update. Jika stok gudang sudah memenuhi permintaan, maka barang segera dikirimkan ke COCO Supermarket & Department Store.

Manado Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan Pada COCO Supermarket & Department Store

tidak cukup 1.0 Pemesanan Product 2.0 Cek Persediaan Barang cukup

Persediaan

2.1 Pengirima n Barang Nota Pemesanan Supermarket & Department Store

Direksi Data Persediaan

3.0 Merencanakan Pembelian

Laporan Persediaan

Laporan Pembelian

Laporan Pembayaran

Pembelian

4.0 Pembelian Product PO Pembayara

8.0 Membuat Laporan

Supplier 5.0 Penerimaa n Barang

DO Data Pembayaran

7.0 Pembayara n Barang

6.0 Membuat Nota Penerimaan Barang

Data

DFD Level 0 Pada COCO Supermarket & Department Store

Diagram Flowchart Pembelian

Diagram Flowchart Pembayaran

Diagram Flowchart Persediaan

ERD Logikal Global

Struktur Menu

Struktur Menu Admin

Struktur Menu Staff

Struktur Menu Manager

Rancangan Layar

Tampilan Layar Login

Tampilan Layar Home Admin Tampilan layar diatas merupakan layar Home apabila anda login sebagai admin. Menumenu yang terdapat pada tampilan Home admin adalah Home, Inventory, Supplier, dan Staff. Di sebelah kanan atas terdapat hyperlink menu Logout, apabila hyperlink ini diklik maka tampilan layar akan kembali ke halaman Login dan akan muncul pesan bahwa LogOut success.

Tampilan Layar Home Staff Tampilan layar diatas merupakan layar Home apabila anda login sebagai staff. Menumenu yang terdapat pada tampilan Home Staff adalah Home, Inventory, Supplier, Pembelian, Pembayaran, Masuk Barang, dan Keluar Barang. Disebelah kanan atas terdapat hyperlink menu LogOut, apabila hyperlink ini diklik maka tampilan layar akan kembali ke halaman Login dan akan muncul pesan bahwa LogOut success.

Tampilan Layar Menu Laporan (Manager) Tampilan layar diatas merupakan tampilan layar yang hanya bisa diakses oleh manajer. Di dalam menu Laporan ini terdapat tiga menu laporan yang dapat dipilih, yaitu Laporan Pembelian, Laporan Pembayaran, dan Laporan Persediaan. Default dari Menu Laporan adalah Laporan Pembelian.

IMPLEMENTASI SISTEM

Jadwal Implementasi

NO

Kegiatan 1

Bulan 1 2 3 4 1

Bulan 2 2 3 4 1

Bulan 3 2 3 4

1. 2. 3.

Pengadaan hardware dan software Instalasi Pengoperasian program aplikasi basis data / implementasi

X X X X X X

4. 5. 6

Pengujian sistem / testing Evaluasi sistem dan user Pelatihan / training

X X X X X X

EVALUASI SITEM

Evaluasi

Evaluasi yang didapat setelah penjalanan sistem baru, yaitu: User interface dari sistem aplikasi yang dibuat sederhana dan mudah untuk digunakan. Mengurangi terjadinya human error. Semua fitur dan menu yang terdapat pada perancangan layar berjalan dengan baik dan lengkap, serta dapat memberikan kemudahan pemakaian aplikasi. Performa aplikasi baik

SIMPULAN

Simpulan

Berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem aplikasi basis data pada COCO Supermarket & Department Store, maka dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1. Dengan diterapkannya sistem aplikasi basis data pembelian, pembayaran, dan persediaan barang yang dilakukan secara terkomputerisasi, maka dapat meningkatkan keakuratan data dan membantu proses-proses yang ada didalam operasi perusahaan. 2. Dengan adanya perancangan basis data dimana data pembelian, pembayaran, dan persediaan barang disimpan secara terpusat, maka dapat menghasilkan suatu informasi laporan yang cepat dan tepat, serta dapat menghindari terjadinya masalah ketidaksesuaian data. 3. Sistem aplikasi berbasis intranet ini, akan membuat keamanan data lebih terjamin karena sistem yang dijalankan hanya dalam lingkungan perusahaan saja, dan adanya hak akses yang diberikan hanya kepada user yang berkepentingan yang boleh mengakses data perusahaan dengan menggunakan UserID dan Password. 4. Dengan user interface yang baik dari sistem aplikasi basis data ini, dapat memudahkan user dalam penggunaan aplikasi. 5. Redundansi data pada perusahaan akan berkurang dan dapat diminimalisasi.

SARAN

Saran

Saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk mendukung sistem basis data yang telah dibuat adalah sebagai berikut: 1. Sistem aplikasi basis data berbasis intranet yang secara terkomputerisasi ini, perlu untuk dikembangkan lebih lanjut ke cabang-cabang perusahaan lain agar dapat mempermudah proses-proses bisnis yang terjadi diperusahaan. 2. Sebaiknya sistem aplikasi basis data yang dibuat tidak hanya dalam lingkup pembelian, pembayaran, dan persediaan saja tetap juga meliputi semua proses bisnis yang terjadi pada COCO Supermarket & Department Store. 3. Penerapan sistem aplikasi basis data tidak hanya diterapkan di cabang COCO Supermarket & Department Store yang berlokasi di wilayah Jakarta saja tetapi juga bisa diterapkan dikantor yang berlokasi di Manado.

DAFTAR PUSTAKA

Connolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2005). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (4thEdition). USA: Addison Wesley. Connolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2002). Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. USA: Addison Wesley. Date, CJ. (2000). An Introduction to Database System. (7th Edition). USA: AddisonWesley. Gehrke, Johanes, dkk. 2000. Database Management Systems Solutions Manual. (3rd Edition). USA: McGraw-Hill Inc. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B. and McFadden, Fred R. (2005). Modern Database Management. (7th Edition). New Jersey: Prentice Hall, Pearson Education Inc. Imansyah, Muhammad. (2003). PHP & MySQL untuk Orang Awam. Bandung: CV Maxikom. Lowe, Doug. (2009). Networking for Dummies. New Jersey: Wiley Publishing, Inc, Hoboken. McLeod, Raymond Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia, jilid 1. Terjemahan Hendra Teguh,dkk. Jakarta: PT. Prenhallindo. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi ketiga. Jakarta: Salemba Empat. OBrien, James A. (2005). Introduction to Information System. (11th Edition). USA: McGraw-Hill Inc. Purbo, W. Onno dan Akhmad Daniel Sembiring. (2001). APACHE Web Server. Jakarta: Elexmedia Komputindo. Rijan, Yunirman, dan Koesoemawati, Ira. (2009). Cara mudah membuat surat perjanjian / kontrak dan surat penting lainnya, Edisi pertama Cetakan pertama. Jakarta: Raih Asa Sukses. Silberschatz, Abraham, Henry F. Korth, S. Sudarshan. (2002). Database System Concept. (4th Edition). New York: Mc Graw Hill. Whitten, Jeffery L., Bentley, Loonie D. and Dittman, Kevin C. (2005). Systems Analysis and Design Methods. (6th Edition). McGraw-Hill, New York.

RIWAYAT HIDUP