ppl

PROPOSAL

1. PENDAHULUAN Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu : 1. Berisi perkiraan proyek, mulai dari tim, biaya proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek. 2. Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan. 3. Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan. esalahan utama pada proposal dapat disebabkan 2 hal : 1. !idak mena"ar, yang mana seharusnya bisa dita"ar. 2. #da ta"aran, tetapi hilang dalam kompetisi.

2. DUA JENIS PROPOSAL PROYEK SOFTWARE #da 2 jenis proposal, yaitu : 1. Proposal !eknis, berisi teknis pelaksanaan proyek, meliputi $% dan 1& '%hat, %hy, %hen,%ho, %here, dan 1 &o"( 2. Proposal omersial, berisi nilai proyek dalam uang.

3. MENULIS PROPOSAL )enulis proposal itu sulit. &arus dilakukan dengan benar, selain dapat merusak reputasi anda dan mengubah masa depan bisnis anda dengan klien. )enulis proposal juga mahal, dibuat dengan mengumpulkan banyak sumber dan banyak hal, serta terkadang anda membayar orang untuk membuatnya.

ABY SYAID

ppl

*ika anda menulis proposal gunakan "ord pro+essor dan gunakan huruf,huruf unik untuk setiap proposal, tetapi pastikan penulisan tersebut dibenarkan untuk setiap klien. erjakan dengan -e.uirement /o+ument '-/(, khususnya -e.uest 0or a Proposal '-0P(1 !erm of -efferen+e '!2-( . 0ormat proposal harus mengikuti -0P dan -/. 3aris besar Proposal 'Proposal 2utline( : 1. 4akupan Surat '4o5er 6etter( Sebuah surat yang ditujukan kepada pengambil keputusan, ditandatangani oleh )anajer Proyek 'jika di"akili oleh seorang #kuntan, maka #kuntan tersebut dapat menandatangani surat ini bersama klien yang lain(. 7 Bentuk dimulai dengan teks pendahuluan, seperti : 8!hank you for gi5ing 9:; Soft"are 4o. the opportunity to propose <<. 0or your +omputer system.= 7 Paragraf berikutnya memberikan penjelasan yang mudah dari sistem, seperti 8 <<.hard"are anda soft"are to handle #B4>S registration, finan+e and management information needs for the ne?t three years.= 7 Paragraf berikutnya, jelaskan yang merupakan proposal analisis atau proposal pengembangan 7 Penutup, akhiri surat dengan pernyataan yang menunjukkan ke+epatan anda membuat keputusan di surat. Bagian penutup disertai batas akhir penentuan harga 'biasanya 3@ hari(, atau pernyataan seperti , 8Af "e are gi5en a go,ahead in 1B days "e +an start *anuary 1, other"ise "e must do another proje+t, and "e +an only start yours on *une 1.= Penutup surat ini dibuat ABY SYAID

ppl sebagus mungkin. 2. &alam *udul '!ittle Page( &alaman ini berisi 8Proposal=, judul dari sistem, pembuat, tanggal, nomor re5isi, logo perusahaan, dan sebagainya. 3. /aftar Asi '!able of 4ontens( Bila klien anda tidak terbiasa dengan format proposal anda, beri penjelasan dari kegunaan setiap bagian. Berikut ini +ontoh formatnya : Se+tion 1 : !U*U#C )enggambarkan masalah bisnis yang disertai penyelesaian 9:;, ukuran, tingkat dan batasan yang disarankan untuk sistem penyelesaiannya <<<<<<<<<<<<<<<..< halaman 3 Se+tion 2 : euntungan <<<<<<<<<<<<<.. halaman B -uang 6ingkup 'S+ope( 6ihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini langsung dari -e.uirement /o+uments. euntungan '#d5antages( *ual proyek anda. Buktikan bagaimana peren+anaan anda, kontrol dan D fase metodologi. euangan '0inan+ial( Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hard"are, rin+i harga hard"are dan sistem operasinya. Buat daftar non material, seperti job satisfa+tion, good "ill, +ustomer happiness, management happiness, et+. B. !ujuan ABY SYAID

ppl

$. -uang 6ingkup 'S+ope( 6ihat paragraf yang menjelaskan hal tersebut pada bagian ini langsung dari -e.uirement /o+uments. E. euntungan '#d5antages( *ual proyek anda. Buktikan bagaimana peren+anaan anda, kontrol dan D fase metodologi. D. )ethodology F. euangan '0inan+ial( Buat harga total dan tanggal pengiriman. Bila termasuk hard"are, rin+i harga hard"are dan sistem operasinya. Buat daftar non material, seperti job satisfa+tion, good "ill, +ustomer happiness, management happiness, et+. G. -en+ana 'Plan( 3ambarkan langkah,langkah ren+ana anda untuk membangun proyek. *ika proposal analisis, rin+i alasan,alasan untuk penggunaan metode 2 langkah. *elaskan fase analisis yang dihasilkan tidak terhingga nilainya, dokumen 0un+tional Spe+ifi+ation yang akan digunakan oleh lien dan !im proyek untuk spesifikasi yang tepat mengenai apa yang dilakukan sistem. 1@. emampuan dalam penyampaian '/eli5erablless( /aftar user yang akan merin+i : 7 &ard"are, sistem operasi, paket soft"are: buat daftar se+ara rin+i. eadaan bagaimana yang anda pilih salah satu fungsi, kapasitas dan tanggal pengiriman. 7 4ustom soft"are : sama seperti di atas. 7 *aminan : berapa lama setelah pengiriman dan bagaimana ABY SYAID

ppl anda akan memberikan dukungan. 7 /okumen : daftar manual 'user, operator, manajer, maintenan+e( dengan penjelasan singkat dari pemba+a. 7 Pelatihan : daftar bagian 'user, operator, manajer, maintenan+e( dengan penjelasan laporan singkat dari peserta. 7 3ambarkan metode pengiriman : kapan anda akan mengirim, dimana akan dikirimnya dan bagaimana itu dilakukan.

11. Penerimaan '#++eptan+e( Salah satu masalah yang sering terjadi dalam industri komputer adalah sistem yang ditolak. User menolak untuk menerima sistem 'dan untuk membayarnya(, karena dia merasa tidak seperti apa yang disetujui !im proyek pada a"al pengiriman. 12. #lternatif '#lternati5es( adang,kadang kita menentukan -0P ditulis langsung oleh penjual 'hard"are 1 soft"are( dalam pikiran kita. Ani baik, jika anda adalah penjual, tetapi apa yang anda lakukan bila anda bukan penjual H. #nda harus merin+i solusi penjual,penjual lain, seperti #6!I-C#!AJI S26U!A2C dan buktikan mengapa solusinya berbeda. 13. Astilah, ondisi dan Pendapat '!erms, 4onditions and #ssumptions( /aftar yang ada disini adalah semua kondisi yang diinginkan untuk bekerja di dalam proyek internal. /aftarkan semua asumsi, jika asumsinya mempengaruhi biaya proyek, anda harus memproteksinya. /aftar semua asumsi selalu ada pertanyaan dimana user tidak dapat menja"ab dengan tepat, dan hanya dapat menja"ab yang bersifat sementara jika asumsi tersebut mempunyai pengaruh ABY SYAID

ppl yang bernilai pada proyek. User harus melaksanakan sendiri pendapatnya.

1B. Astilah khusus '!erminologi( Setiap proposal harus ditulis dengan menggunakan bahasa user yang mungkin, beberapa istilah komputer mungkin berbeda. *ika anda merasa bah"a istilah khusus ini tidak laKim bagi user, buat definisinya.

4. PROPOSAL INFORMAL Proposal tidak harus dibuat di ruang rapat. Proposal tersebut dapat dibuat menjadi informal melalui telepon, tempat latihan golf, bahkan di bar. Presentasi proposal se+ara formal yang dilakukan di ruang rapat akan selalu membutuhkan tempat, tetapi user sudah siap mengetahui hal,hal utama apa yang akan dikemukakan.

5. PERSETUJUAN PROPOSAL INTERNAL #da aturan di /I4 Soft"are Ser5i+e yang menyatakan bah"a proposal tidak dapat keluar sebelum mendapat persetujuan dari manajemen tingkat tinggi. Persetujuan manajemen tingkat tinggi berhubungan dengan sejumlah hal yang diusulkan. Peraturan ini untuk menghindari hal,hal yang tidak diinginkan. 6. PRESENTASI PROPOSAL Selalu siapkan presentasi. Siapkan dan buatlah jad"al semua peralatan yang dibutuhkan, seperti transparansi, proyektor, layar, ABY SYAID

ppl sebuah terminal dan modem untuk berhubungan ke dalam sistem yang mirip dengan yang anda usulkan. Buatlah presentasi di dalam ruangan yang tepat menurut anda, dimana menurut pandangan user akan lebih dapat diterima. 6angkah,langkah presentasi : Buatlah u+apan pembuka. Perkenalkan tiap peserta, dan nyatakan tujuan pertemuan tersebut. Perkenalkan proposal anda se+ara garis besar. Bagikan proposal anda. Beri "aktu pada tiap peserta untuk memba+a proposal. emudian beri penekanan utama di setiap bagian yang penting. !erakhir, tutup L sarankan user untuk membeli dan membeli se+epatnya.

D. KESIMPULAN UNTUK PROPOSAL Penulisan proposal dan mempresentasikannya merupakan sebuah seni. #nda mungkin beruntung dan tidak harus membuat proposal. *angan membuat proposal asal jadi. Utamakan kualitas bukan kuantitas. *angan janjikan sesuatu yang tidak diminta oleh klien : Siapa yang anda pikir akan membayar ini H -en+anakan memberi solusi untuk semua masalah. /an akhirnya, untuk sebuah proyek eksternal, sebuah proposal adalah kumpulan dokumen yang sah. &al ini seharusnya dibuat sebaik mungkin seperti untuk proyek di dalam yang dengan resmi dibuat seperti jika melakukan kontrak eksternal.

ABY SYAID

ppl

CONTOH KASUS Tida !"#a$a%

Sebuah perusahaan minuman ringan mengundang seorang #nalis dari 0amous )ini+omputer )anufa+turing 4ompany '0))4(, untuk mempelajari suatu kemungkinan pada suatu hal, jika ada sesuatu yang bermanfaat dari sistem komputerisasi pada pabrik minuman ringan tersebut. Si #nalisis mempelajarinya, tetapi selama belajar dia menemui sedikit kesulitan dengan masalah akuntansi di perusahaan tersebut. #kuntan yang ada pada perusahaan tersebut takut kehilangan pekerjaan dengan adanya komputer, sehingga ia mempersulit #nalis dengan menolak menja"ab pertanyaan yang diajukan kepadanya. &asil dari yang dipelajari : #nalis menyarankan bah"a beberapa penggunaan sistem komputerisasi akan membantu pekerjaan. Sehingga #nalis menyarankan agar sistem komputer yang ada dapat digunakan untuk menjalankan pekerjaan bagian keuangan yang meliputi : piutang, hutang, kontrol persediaan, dll. #nalis juga menyarankan untuk mengimplementasikan sistem tersebut untuk menangani masalah gaji, pajak, dan sejenisnya, serta menangani masalah produksi minuman yang meliputi proses produksi pembuatan minuman dan penga"asan barang,barang di gudang se+ara ototmatis. etika ditanya mengenai perin+ian harga untuk sistem tersebut, berdasarkan konsentrasi "aktu, #nalis menjelaskan bah"a hanya untuk sistem keuangan diperlukan biaya M1$@.@@@. -eaksi dari user terlihat kasar. Singkatnya dia mengatakan bah"a M1$@.@@@ terlalu mahal untuk sistem komputer yang terlihat begitu sedikit kegunaannya. /ia mengatakan tidak akan membayar lebih dari M$@.@@@ untuk sistem keuangan. esalahan fatal dilakukan oleh )anajer si #nalis tersebut. Berdasarkan reaksi user 'dan mungkin untuk alasan pribadi(, #nalis menyarankan kepada manajernya agar 0))4 menarik kembali pena"arannya. #nalis merasa bah"a user akan sulit untuk ditangani, dan user tidak akan menja"ab pertanyaan,pertanyaan dengan

ABY SYAID

ppl benar. /an bah"a 0))4 dan perusahaan minuman ringan tersebut tidak akan pernah men+apai kesepakatan. Sayangnya )anajer tersebut menyetujuinya dan membatalkan pena"aran.

K&!"#'a% ( Semua user merasa bah"a harga sistem yang

dita"arkan terlalu mahal. )ungkin user dapat saja menang dengan pendekatan lain yang berbeda. #nalis dapat mengusulkan pembuatan sistem tersebut se+ara bertahap yaitu dengan membuat sistem dalam ukuran,ukuran yang lebih ke+il, sehingga user tertarik. )ungin user memiliki uang, dan dia perlu bernegosiasi. *angan pernah menyerah untuk mena"ar dalam pertemuan pertama. )ungkin saja ada masalah pribadi antara #kuntan yang takut kehilangan kedudukannya dengan #nalis. )anajer harus mengetahui hal ini dan datang untuk membantu bernegosiasi. Situasi di atas dapat terjadi pada proyek internal dimana seorang user dan klien berada pada dua departemen dalam satu perusahaan. Usahakan reaksi pertama untuk mengurangi harga. -en+anakan negosiasi. adang,kadang la"an anda hanya menguji untuk mengetahui seberapa yakin anda pada proposal anda. Bila anda menarik kembali pena"aran haga dengan tergesa,gesa, dia akan mengetahui bah"a anda tidak per+aya diri.

P"#)')* (
Perusahaan minuman ringan tersebut menggunakan sistem komputerisasi dengan harga ditetapkan oleh #nalis pertama,tetapi tidak oleh perusahaan 0))4.

K"+i,a#-a# P"#a$a%a#
Seorang pengarang buku terkenal 8Soft"are Proje+t )anagement= 'untuk proyek berukuran ke+il( memulai karirnya memberi nasehat sebagai guru mikrokomputer. /ia berjalan,jalan di sekitar toko,toko mikrokomputer di kotanya dan memberi informasi pada pemilik toko ABY SYAID

ppl bah"a ia dapat mengajar apapun pada siapapun. Sungguh meyakinkan, suatu hari ia mendapat panggilan dari departemen pemerintahan bagian pemeliharaan pesa"at terbang. !ugas mereka adalah mengetahui siapa saja di negara tersebut yang sudah mendapat pelatihan mengenai jenis,jenis pesa"at terbang. Inam bulan yang lalu seorang anggota departemen telah membeli sebuah mikrokomputer kuno, lengkap dengan program data base yang tidak terdokumentasikan 'dengan harga yang luar biasa(, tetapi ia telah meninggalkan departemen tersebut sebelum data base diimplementasikan. !idak seorangpun dari pega"ai di departemen itu memiliki pengalaman komputer. )aka guru itu dipekerjakan untuk melatih pega"ai di departemen itu dengan +ukup baik, untuk menjalankan program data base pada komputer. 3uru tersebut memperoleh informasi yang tepat dan berhasil mengajak orangorang bagaimana menggunakan komputer dan program data base. Sekitar satu bulan kemudian, guru itu menerima panggilan dari kepala departemen, yang menanyakan jika ia dapat mengajukan harga yang sebenarnya untuk menjalankan data base mereka. 3uru tersebut me"a"an+arai pemakai data base yang berpotensi : ada 2$ pemakai yang berpotensi dengan $@ pendapat yang berbeda tentang bagaimana menggunakan data base tersebut. /engan +atatan program data base tidak akan mengatasi semua kebutuhan mereka L program,program yang lainnya akan ditulis. 3uru memperkirakan ini akan memakan "aktu selama 3 bulan. esempatan pertama si guru harus mengajukan proposal pada rapat komisi tingkat manajer dari F manajer departemen. Semua berjalan lan+ar sampai pada "aktu ia mengemukakan harganya : 3 bulan untuk membuat program dengan biaya MB@@ per,hari, totalnya M2@.@@@. Para manajer terkejut. Selama ini mereka hanya menghabiskan M1@@@ untuk hard"are dan paket soft"are, dan sekarang seorang yang dungu memberitahukan mereka bah"a ia akan menghabiskan M2@.@@@ lagi untuk menjalankannya.

K&!"#'a% AJAH ( !erkadang para pemakai tidak sadar akan harga

ABY SYAID

ppl soft"are, khususnya pada mikrokomputer dimana harga hard"are hanya sebagian ke+il dari harga keseluruhannya. Pada kasus ini harapan para )anajer tidak ditetapkan dengan tepat untuk batasan harga tersebut.

P"#)')* ( )ikrokomputer ini tetap ada di sana bersama dengan

debu

ABY SYAID