LAPORAN KEMAJUAN 3

PEMBANGUNAN SISTEM AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

UNTUK

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN TUN PERAK, RAWANG,SELANGOR

11 NOVEMBER 2013

PNI CONSULTING NO, 7, LEBOH JERANGGOR, TAMAN CHI LIUNG, 41200 KLANG. TEL: 019-2816830

LAPORAN PERUNDINGAN TIGA SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN TUN PERAK, RAWANG, SELANGOR.

1.0

PENDAHULUAN

Lawatan perundingan tiga telah dilakukan kepada SMK Tun Perak pada 8 November 2013 setelah lebih 7 minggu dari lawatan pemantauan dua (17 September 2013). Lawatan pemantauan tiga adalah bagi memantau status pergerakan pengamalan 5S yang telah dilaksanakan oleh warga dan melakukan audit pertama dari perunding.

2.0

LAWATAN PEMANTAUAN KE KAWASAN KERJA

Perunding telah cuba melakukan sebanyak kawasan kerja bagi jangkamasa yang dirancang iaitu dari 8.00 am hingga 11.30 am. Pada jangka waktu berkenaan, perunding telah mengaudit semua bilik warga dan kawasan umum di Blok pentadbiran dan satu makmal. Kawasan lain yang tidak diaudit pada masa ini akan diaudit pada 15 November 2014 dari 12.00 am hingga 4.30 pm. Perunding akan berkongsi sebahagian dari contoh terbaik yang telah mendapat pelekat cemerlang dan seterusnya memberikan cadangan penambahbaikan secara keseluruhan terhadap kekurangan yang dialami bagi meningkatkan amalan dikawasan kerja. 2.1 KAWASAN KERJA PENTADBIRAN DAN PENTADBIR

Kawasan ini merangkumi kawasan kerja individu dan kawasan gunasama dan banyak contoh terbaik telah dhasilkan oleh warga dikawasan ini. Perunding juga telah memberikan 2 kawasan kerja dan satu kawasan gunasama sebagai CEMERLANG KESELURUHAN. Hampir setiap ruang kerja telah mendapat pelekat CEMERLANG BERSYARAT kerana inisiatif yang dilakukan dianggap baik tetapi masih ada yang perlu ditambah bagi melengkapkan keperluan amalan 5Snya. Berikut adalah ringkasan terhadap audit bagi kawasan ini :
BIL 1. LOKASI En Samsuddin PELEKAT YANG DIBERI 1 Cemerlang bersyarat 1 Susun KOMEN - Wujudkan indek bagi fail, - susun semua barang mengikut penjenisan dan labelkan tempat barangan. - Melabelkan semua tempat meletakkan barangan - Banyak amalan cemerlang berlaku dibilik ini. MARKAH

56 %

2.

Pn Roshidah

1 Cemerlang

62 %

3.

Pn Rozaina

Bilik Cemerlang Keseluruhan

86 %

BIL 4.

LOKASI Pn. Noradha

PELEKAT YANG DIBERI 1 Cemerlang bersyarat

KOMEN - Wujudkan indek bagi fail - Susun barang didalam cabinet dan labelkan - Uruskan cenderahati - Kotak terpakai perlu dibalut dan labelkan. - Kemaskan laci dengan mengwujudkan petak - Labelkan tempat meletakkan barangan dirak - Susun cabinet dan labelkan - Uruskan wayar dengan mengikat menggunakan cable tight, - Melabelkan fail yang ada dan sediakan indek - Banyak inisiatif cemerlang diwujudkan - Wujudkan perbezaan bagi dua set fail yang ada, - Uruskan laci dan cabinet - Uruskan laci dengan mengwujudkan petak, - Menyusun cabinet dan melabelkan tempat letak

MARKAH

72 %

5.

En Samat

1 Cemerlang bersyarat bagi fail

61%

6.

Pn Siti Hendon

Tiada pelekat diberikan

65 %

7.

Pn Aliza

Cemerlang Keseluruhan

88 %

8.

Pn Norsalihan

Tiada pelekat diberikan

63 %

9.

Pejabat pentadbiran

1 Cemerlang bersyarat bagi fail, 1 Cemerlang bagi rubber stem dan indek

62 %

BILIK GUNASAMA BIL 1. LOKASI Surau PELEKAT YANG DIBERI Tiada pelekat diberikan KOMEN - Adakan arah kiblat, - Adakan hiasan ayat Quran - Uruskan rak dibelakang pintu, - Labelkan tempat meletak barangan - Susun barang dalam cabinet dan laci serta labelkan, - Kekemasan meja perlu ditingkatkan, - Labelkan semua tempat meletakkan barangan - Labelkan mesin Fotokopi dan Riso, - Wujudkan indek bagi kunci, MARKAH

58 %

2.

Pantry

1 Cemerlang penuh 1 Susun bagi cabinet dan laci

60 %

3.

Bilik Cetak

1 pelekat SUSUN diberikan

58 %

BIL 4. 5.

LOKASI Bilik fail Kaunter

PELEKAT YANG DIBERI 1 cemerlang bagi fail Tiada pelekat diberikan

KOMEN - Wujudkan indek bagi fail, - Kekemasan laci ditingkatkan dengan mengwujudkan petak - Wujudkan indek bagi fail - Susunan arab perlu dbetulkan, - Boldkan font agar lebih jelas - Fail yang disertakan indek - Kod warna diwujudkan - Plan lantai diwujudkan

MARKAH 54 %

60 %

6.

Bilik Perbincangan/ fail

Tiada pelekat diberikan

52 %

7.

Bilik SPSK

Cemerlang Keseluruhan

92 %

Contoh inisiatif 5S terbaik bagi kawasan ini tidak dapat dikongsi dengan baik sebab foto yang perunding ambil dari 8.15 am hingga 9.30 am tidak tersimpan didalam kamera perunding.

2.2

BILIK GURU

Bilik guru telah mempunyai pengamalan 5S asas yang diperlukan dimana pelabelan secara am telah dilakukan dihampir kesemua tempat meletakkan barangan atau dokumen. Majoriti

kawasan kerja masih memerlukan penambahbaikan bagi membolehkan markah kawasan bilik guru yang lebih tinggi. Berdasarkan audit pertama perunding, bilik guru telah mendapat 13 pelekat cemerlang atau cemerlang bersyarat dimana 7 cemerlang diberikan kepada laci, 2 cemerlang kepada cabinet, 4 cemerlang kepada ruang maklumat dicubicle. Dibawah ini adalah antara inisiatif yang telah diberi pelekat cemerlang atau cemerlang bersyarat.

Perunding mengharapkan semua guru cuba meningkatkan pengamalan yang telah dilakukan dengan menanda aras contoh-contoh cemerlang yang telah wujud dibilik guru ini bagi menambah baik laci, cabinet dan ruang maklumat dicubicle atau melakukan cadangan dibawah : Melabelkan buku dengan nombor urutan 1,2,3 dan wujudkan indek, Membuang garisan kuning dimeja dan lantai cukup hanya dengan pelabelan kerana garisan ini akan mengotorkan meja dan kelihatan berserabut,

Membalut kotak terpakai dengan kertas hadiah dan labelkan kandungan barang didalamnya, Mengwujudkan partition didalam tray yang diadakan bagi mempastikan barangan tidak bercampur aduk serta labelkan semua tempat barang diletakkan agar barangan lain tidak masuk kepetak berkenaan,

Mengwujudkan kotak bagi menempatkan kertas-kertas ini agar ianya terus berkeadaan kemas, Melabelkan buku dengan nombor urutan dan wujudkan indek yang dilakukan sekarang telah melepasi keperluan minima amaln 5S,

Menguruskan semua fail yang ada dengan melabelkan dan memberikan nombor urutan 1,2,3. Serta indek, Mengwujudkan kotak khusus meletakkan kasut dan selipar tanggalkan garisan kerana garisan akan mengotorkan lantai,

Memastikan kekemasan cubicle yang tidak berpenghuni.

Markah bilik guru bagi audit pertama ini berjaya melepasi markah lulus iaitu 71 % dan perunding penuh yaakin bilik guru boleh meraih markah yang lebih tinggi hingga menghampiri 90 % jika semua berkerjasama untuk meningkatkan pengamalan yang ada sekarang.

2.3

Bilik Perperiksaan

Pengamalan 5S dibilik perperiksaan adalah sangat tinggi dimana bagi audit pertama, Perunding telah memberikan CEMERLANG KESELURUHAN bagi bilik ini memandangkan banyak inisiatif cemerlang telah dihasilkan yang membolehkan markah 88 %. Photo dibawah menunjukkan inisitif cemerlang yang telah dihasilkan oleh bilik perperiksaan ini,

Bilik ini masih mampu mendapat markah yang lebih tinggi sekiranya tindakan dibawah dilakukan : Mengunakan kotak yang tersedia bagi meletakkan dokumen (skrip jawapan murid) yang melempah dan mengadakan label setiap kali kotak digunakan.Label yang disediakan ditempatkan disatu kotak yang berlebih, Mengwujudkan legend bagi kod warna yang diwujudkan dan tampalkan dipapan notis yang menarik yang telah diadakan, Membina plan lantai bagi memberikan maklumat kedudukan bilik perperiksaan, Mengwujudkan satu ruang untuk barangan transit atau Work in Proses dan labelkan tempat berkenaan bagi meletakkan dokumen yang baru sampai, Mengwujudkan warga yang bertanggungjawab bagi memastikan kekemasan bilik ini.

2.4

Bilik PBS

Bilik PBS ini juga berkemanpuan untuk menjadi bilik yang CEMERLANG KESELURUHAN kerana inisiatif yang dilakukan telah menjurus kearah itu. Hanya satu pelekat cemerlang diberikan bagi audit pertama ini dan markah yang diperolehi adalah 65 %. Bilik ini mampu mendapat cemerlang keseluruhan jika : Semua fail memiliki gambar murid-murid, Fail dilabelkan mengikut tingkatan dimana lain tingkatan mengunakan warna berbeza

Menguruskan papan notis dengan menyediakan sub tajuk dan mengantung maklumat dengan kemas dan terkini, Mengwujudkan nombor urutan untuk semua fail dan diadakan indek

Mengwujudkan pelan lantai, Mengwujudkan Warga yang bertanggung jawab.

2.5

Makmal Sains

Makmal sains masih dalam proses penyusunan dan pelabelan. Walaubagaimana pun perunding telah menjumpai beberapa inisiatif cemerlang yang telah dilakukan iaitu : Papan notis yang kemas tetapi sebaiknya diadakan subtajuk bagi memudahkan mengurus maklumat yang digantong, Meja yang telah dilabelkan dengan nombor dan mengadakan warna berbeza bagi setiap meja,

Telah melabelkan semua kerusi mengikut warna meja yang ditetapkan, Telah menyusun dan melabel sebahagian dari alatan dan bahan didalam bilik persediaan,

Perunding mencadangkan beberapa penambahbaikan yang perlu dilakukan bagi mejadikan makmal mempunyai amalan 5S yang berkesan termasuk : Memenuhkan papan notis dengan maklumat yang berkenaan dan sebaiknya maklumat berbeza digantongkan didua papan notis yang ada wujudkan juga subtajuk bagi memudahkan pengurusan maklumat, Menwujudkan pelabelan nama bahan sebenar adalah lebih baik berbanding nombor rujukan kerana pengguna terpaksa merujuk kepada indek setiap kali ingin mengetahui bahan yang disusun,

Pastikan semua kotak perlu dilabelkan isi kandungannya dan sekiranya kotak terpakai dijadikan tempat simpanan kotak perlu dibalut dan labelkan kandungannya. Mengwujudkan cara pelabelan agar bilangan beaker atau yang seumpamanya dapat diketahui tanpa mengira barangan berkenaan.

Markah bagi bilik makmal adalah 48 %. Berdasarkan markah diatas bahawa markah keseluruhan bagi SMK Tun Perak adalah 71.1 % - satu peratusan yang dapat dihargai kerana ini dapat dicapai melalui audit pertama.

3.0

PENUTUP

Perunding mengakhiri lawatan pemantauan tiga dengan harapan semua warga dapat meningkatkan pengamalan 5S kerana apa yang dilakukan oleh warga SMK Tun Perak banyak menepati kehendak amalan 5S. Perunding juga mengharapkan kawasan yang tidak sempat diaudit oleh Perunding terus melakukakan penambahbaikan agarapabila diaudit pada 15 November ini, kawasan berkenaan juga berjaya meraih markah yang baik. Perunding juga mengharapkan penglibatan murid dalam menjayakan amalan ini. Semua Ketua Zon dan Ketua Kumpulan perlu mengadakan mesyuarat bersama ahlinya bagi membincangkan perkara ini bagi menentukan tugasan yang perlu dilakukan dan tarikh yang perlu dilaksanakan. Semua mesyuarat perlu diminitkan dan satu salinan minit mesyuarat perlu diserahkan kepada Penyelaras Amalan 5S SMK Tun Perak sebagai dokumen yang akan diaudit semasa audit persijilan Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) nanti.