BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Data, Informasi dan Pengetahuan
Data adalah fakta mentah atau gambaran dasar dari barang, peristiwa,
kegiatan, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, dan digolongkan, tetapi
tidak diolah sehingga belum memiliki arti. Contoh data adalah suatu nilai rata-rata,
saldo bank, atau jumlah waktu kerja para karyawan.
Informasi adalah kumpulan fakta (data) yang diolah dengan cara tertentu
sehingga memiliki arti bagi penerimanya. Contohnya, jika kita memasukkan nama-
nama siswa dengan nilai rata-ratanya, nama-nama pelanggan dengan saldo banknya,
dan gaji karyawan dengan jam kerjanya, maka kita akan memiliki informasi yang
berguna. Dengan kata lain, informasi berasal dari data yang diolah.
Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diatur dan diolah untuk
menyampaikan pemahaman, pengalaman, kumpulan hasil penelitian, atau keahlian
seperti yang diterapkan ke dalam pengelolaan bisnis masa kini (Turban et all, 2003).
Menurut Davenport (1998), informasi dan pengetahuan dapat diperoleh dari
data, yang berarti bahwa data sebagai sarana yang memungkinkan informasi dan
pengetahuan dapat disimpan dan ditransfer. Informasi dan pengetahuan dapat
berkomunikasi melalui data dan hasil akhirnya merupakan data yang disimpan. Data
9

10
hanya dapat menjadi informasi atau pengetahuan bila dapat ditafsirkan oleh penerima.
Sebaliknya, informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat ditransfer
ke orang lain setelah ditransfer dalam bentuk data.

2.2 Sistem Informasi Eksekutif
Rockart dan DeLong (Turban, 1993) mendefinisikan sistem informasi
eksekutif (EIS) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan kebutuhan
informasi bagi para eksekutif. EIS memberikan kecepatan akses terhadap informasi
yang tepat waktu dan pengaksesan data secara langsung untuk menghasilkan laporan
bagi pihak manajemen. EIS sangat mudah digunakan baik untuk para eksekutif awam
terhadap teknologi informasi, didukung dengan grafik, menyediakan laporan
pengecualian dan kemampuan drill-down. Kemampuan drill down sangat
membantu dalam mengambil atau memilah data sampai pada data rinci sesuai dengan
kebutuhan informasi yang dibutuhkan dari keseluruhan data yang ada dalam suatu
sistem.
Sedangkan menurut Sprague dan Watson (1993), EIS didefinisikan sebagai
sistem komputer yang melayani para eksekutif dalam hal kemudahan untuk
mengakses informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor sukses kritis
bagi para eksekutif.





11
2.3 Lingkungan Kerja Eksekutif
Sebelum membangun Sistem Informasi Eksekutif, hendaknya pertama kali
harus dipahami lingkungan kerja eksekutif terlebih dahulu. Mintzberg membagi
peranan seorang manajer ke dalam tiga kategori:
1. Peran interpersonal. Tokoh pemimpin, pemimpin, penghubung;
2. Peran Informasional. Monitor, penasehat, juru bicara,
3. Peran Pengambil Keputusan. Wirausahawan, mengatasi gangguan, menempatkan
sumber daya, bernegosiasi.
Awalnya EIS berfungsi untuk mendukung sebagian dari peran informasional,
sedangkan tujuan EIS generasi selanjutnya adalah untuk mendukung peran sebanyak
mungkin. Sedangkan untuk menentukan kebutuhan informasi eksekutif, pemahaman
terhadap lingkungan kerja eksekutif diperlukan untuk menetapkan aktivitas yang
dilakukan pada setiap peran.
Turban (1993) membagi kerja eksekutif yang berhubungan dengan peranan
pengambilan keputusan ke dalam 2 tahap, yaitu :

Tahap I : Identifikasi masalah dan kesempatan
Data yang diperoleh berasal dari lingkungan internal dan eksternal serta selanjutnya
mengalir ke saluran Evaluation of Information. Informasi internal berasal dari unit
fungsional (keuangan, pemasaran, produksi, akuntan, sumberdaya manusia, dan
sebagainya). Informasi eksternal berasal dari sumber-sumber seperti database online,
koran, newsletter industri, laporan pemerintah, kontak personal, dan lain-lain. Karena
banyaknya informasi yang tersedia, maka diperlukan proses pemeriksaan lingkungan


12
dan sumber data untuk menemukan bagian-bagian yang relevan. Selanjutnya dari
Evaluation of Information kemudian dianalisis melalui dua analisis, yaitu
Quantitative Analysis dan Qualitative Analysis yang saling dapat bertukar informasi.
Kemudian proses dilanjutkan dengan interpretasi dan Quantitative Analysis dan
Qualitative Analysis. Jika sudah benar, maka outputnya akan menjadi input bagi
pengambilan keputusan dan selanjutnya masuk ke tahap II.

Tahap II : Keputusan yang diambil
Tahap II merupakan tahap akhir dalam pengambilan keputusan untuk mengetahui ada
atau tidaknya peluang atau masalah. Selanjutnya pengambilan keputusan dilakukan
oleh eksekutif. Namun apabila terjadi kekeliruan dalam interpretasi maka sebelum
masuk ke tahap II harus dikirim kembali ke atas, yaitu ke lingkungan internal dan
eksternal untuk diteliti lebih cermat lagi.

Untuk lebih jelasnya mengenai hal tersebut, proses kerja eksekutif dalam
mengambil keputusan ditampilkan pada Gambar 2.1.


13
External environment Internal environment
Evaluation of
Information
Quantitative Analysis Qualitative Analysis
Interpretation :
Is the problem
(opportunity)?
Decision : What to do
about the problem
(Opportunity).
Scanning
Scanning
Tahap I
Tahap II

Gambar 2.1 Peran Pengambilan Keputusan dari Proses Kerja Eksekutif
Sumber : Turban, E. Decision Support System and Expert Systems, 4
th
ed.




14

2.4 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Turban (1993), karakteristik EIS terdiri dari 6 karakteristik, yaitu :
a. Drill Down. Salah satu kemampuan EIS yang paling berguna yang menyediakan
rincian dari informasi yang diberikan. Jika sebuah masalah ditemukan, eksekutif
dapat melihat rincian lebih lanjut. Pada kasus-kasus tertentu, proses drill down
ini dapat berlanjut sampai beberapa tingkatan rincian.
b. Critical Success Factor (CSF). Faktor-faktor penentu yang harus
dipertimbangkan dalam mencapai tujuan organisasi disebut sebagai CSF. Faktor-
faktor ini dapat bersifat strategis atau operasional, dan berasal dari tiga sumber
utama: faktor organisasional, industri, dan lingkungan. Setelah diidentifikasi, CSF
dapat dimonitor dengan lima tipe informasi : narasi masalah kunci, bagan yang
ditonjolkan, faktor penentu, dan laporan pertanggungjawaban yang terinci.
c. Status Access. Dalam tampilan ini, data atau laporan terkini dari variabel kunci
dapat tetap diakses setiap saat, dengan menggunakan sarana telekomunikasi.
d. Personalized Analysis. Kemampuan analisis tersedia pada EIS. Meskipun jarang
mengakses data, dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sendiri.
Analisis tersebut sudah disesuaikan dengan pengguna. Eksekutif memilih isi dari
database, alat pembuat program yang akan digunakan, dan presentasi informasi
yang sesuai dengan keinginannya.


15
e. Exception Reporting. Perhatian eksekutif hanya akan dicari bila terjadi kasus-
kasus yang amat buruk (atau amat baik). Pendekatan ini menghemat waktu untuk
pembuatan dan pembacaan laporan.
f. Nafigation of I nformation. Kemampuan mengakses data dalam jumlah besar
secara mudah dan cepat.
Karakteristik yang diinginkan dari EIS sebaik keuntungannya yang
ditampilkan pada Tabel 2.1. Akan tetapi tidak semua sistem memproses semuanya.
Tabel 2.1 Karakteristik dan Keuntungan EIS
Kualitas Informasi :
! Fleksibel
! Menghasilkan informasi yang benar
! Menghasilkan informasi yang tepat waktu/cepat
! Menghasilkan informasi yang relevan
! Menghasilkan informasi yang lengkap
! Menghasilkan informasi yang telah divalidasi/diperiksa dan disahkan
! Mencakup grafis interface pengguna yang canggih (seperti GUI)
! Menyediakan interface pengguna yang mudah digunakan
! Menyediakan akses yang aman dan rahasia pada informasi
! Waktu responnya pendek (informasi yang tepat waktu)
! Dapat diakses dari banyak tempat
! Memiliki prosedur akses yang dapat dipercaya
! Meminimalisasi penggunaan keyboard; menggunakan pengontrol infrared, mouse,
papan sentuh atau layar sentuh sebagai penggantinya
! Menyediakan pelacakan cepat informasi yang diinginkan
! Dapat disesuaikan dengan gaya manajemen atau eksekutif secara individual
! Berisi menu pertolongan sendiri
Interface pengguna :


16
Kemampuan teknis yang tersedia :
! Akses pada informasi global
! Penggunaan data eksternal yang ekstensif
! Penafsiran yang tertulis
! Menggarisbawah indikator masalah
! Hyperteks dan Hypermedia
! Analisa ad hoc
! Informasi disajikan secara hierarkis
! Menyertakan grafik dan teks dalam display yang sama
! Menyediakan laporan pengecualian manajemen
! Menyajikan tren, rasio dan deviasi
! Menyediakan akses pada data historis sampai yang terkini
! Dikelola seputar faktor penentu keberhasilan
! Menyediakan kemampuan meramal/membuat perkiraan
! Menyediakan informasi dengan level rincian yang bervariasi (drill down)
! Menyaring, meringkas, dan melacak data penting
! Menunjang penjelasan masalah yang tak terselesaikan
Keuntungan :
! Memfasilitasi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi
! Memfasilitasi akses pada informasi
! Membuat pengguna menjadi lebih produktif
! Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
! Menimbulkan keuntungan kompetitif (competitive advantage)
! Menghemat waktu pengguna
! Meningkatkan kapasitas komunikasi
! Meningkatkan kualitas komunikasi
! Memberikan kendali organisasi yang lebih baik
! Memungkinkan antisipasi masalah/kesempatan
! Memungkinkan perencanaan
! Memungkinkan penemuan dari penyebab masalah
! Memenuhi kebutuhan para eksekutif



17
2.5 Metode Pencarian Kebutuhan Informasi
Menurut Turban (1993), ada beberapa metode dalam menemukan kebutuhan
informasi para eksekutif, seperti melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut :
1. Bertanya pada para eksekutif senior pertanyaan apa yang akan mereka tanyakan
setelah mereka berlibur selama tiga minggu.
2. Menggunakan metodologi faktor penentu keberhasilan
3. Mewawancara semua manajer senior untuk menentukan data apa yang mereka
anggap paling penting.
4. Mendata tujuan-tujuan penting dalam perencanaan jangka pendek dan jangka
panjang dan mengenali kebutuhan informasi mereka.
5. Bertanya pada para eksekutif informasi apa yang paling tidak ingin mereka
perlihatkan pada pesaing mereka.
6. Melalui wawancara atau proses observasi menentukan informasi apa saja yang
berasal dari laporan manajemen terkini yang digunakan oleh para eksekutif.
7. Menyediakan akses yang lebih cepat secara online untuk laporan manajemen
terkini mereka, dan kemudian bertanya bagaimana anda dapat memodifikasi
sistem sehingga lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
8. Menggunakan prototipe (menunjukkan, diberikan kritik, memperbaiki).

Namun secara umum, diantaranya ada 3 pendekatan yang bisa digunakan
dalam menentukan kebutuhan informasi bagi para eksekutif, yaitu :



18
a. Pendekatan Wetherbe
Pendekatan ini terdiri dari dua tahap. Tahap I adalah wawancara
struktural yang diadakan untuk menentukan kebutuhan informasi yang
ditemukan oleh para eksekutif. Wetherbe membagi ada tiga metode untuk
mengadakan wawancara struktural :
1. Perencanaan Sistem Bisnis (IBMs Business System Planning/BSP)
2. Faktor Penentu Keberhasilan (CSF)
3. Analisa Ends/Mean
Selanjutnya pada tahap II sudah menggunakan sebuah prototipe.
Berdasarkan konsep kebutuhan informasi yang didapatkan pada fase I, maka
sebuah prototipe EIS segera dibuat. Pengujian dan modifikasi berlangsung
selama beberapa tahap sampai kebutuhan yang terperinci dapat ditetapkan.
Sumber informasi yang paling tepat kemudian ditentukan, dan akhirnya EIS
dapat diselesaikan.

Tabel 2.2 Metode dan Contoh Pertanyaan untuk Wawancara Struktural
Metode Contoh Pertanyaan
1. Bagian wawancara eksekutif dari
Perencanaan Sistem Bisnis (BSP) :
Merinci masalah dan keputusan
a. Masalah besar apa saja yang dihadapi
saat menyelesaikan misi dari unit
manajemen yang anda pimpin?
b. Solusi terbaik apa yang dapat diambil?
c. Peran apakah yang dimiliki informasi
dalam pemecahan masalah tersebut?
d. Keputusan besar apa yang termasuk


19
tanggung jawab manajemen anda?
e. Perbaikan dalam bidang informasi
seperti apakah yang dapat
menghasilkan keputusan-keputusan
yang lebih baik?
2. Faktor Penentu Keberhasilan (CSF):
Merinci faktor-faktor penentu
b. Bagaimana cara anda mengukur CSF
yang spesifik?
3. Analisa End/Means: Merinci kriteria
atau hasil keefektifan dan kriteria
efisiensi untuk penggunaan dalam
proses yang menghasilkan output.
a. Apakah hasil akhir: barang atau jasa
yang dihasilkan oleh proses bisnis?
b. Apa yang membuat barang atau jasa ini
efektif bagi penerima atau konsumen?
c. Informasi apa saja yang dibutuhkan
untuk mengevaluasi keefektifan ini?
d. Apa saja mean kunci atau proses yang
digunakan untuk menghasilkan atau
menyediakan barang atau jasa?
e. Apa saja penentu efesiensi dalam
penyediaan barang atau jasa?
a. Apa saja faktor penentu keberhasilan
dari unit organisasi yang anda pimpin?
Informasi seperti apa yang dibutuhkan
untuk menjamin bahwa faktor penentu
keberhasilan tetap dapat dikendalikan?
f. Informasi apa saja yang dibutuhkan
untuk mengevaluasi keefisienan?

b. Pendekatan Watson dan Frolick
Pendekatan Watson dan Frolick berdasarkan strategi mendasar ini :
1. Melalui pertanyaan (pendekatan wawancara yang sudah dibahas sebelumnya)


20
2. Menyimpulkan kebutuhan dari sistem informasi yang ada sekarang.
3. Sintesis dari karakteristik sistem.
4. Penemuan dari proses eksperimen dengan mengaplikasi sistem yang
digunakan secara berevolusi (prototipe).

Berdasarkan pendekatan ini, Watson dan Frolick menyarankan sepuluh
metode yang spesifik diatur dalam dua dimensi, yaitu :
(1) Sumber informasi (interaksi baik langsung atau tidak langsung dengan
eksekutif)
(2) Metode utama untuk menentukan kebutuhan (terkomputerisasi atau tidak
terkomputerisasi).

Tabel 2.3 Metode untuk Mengetahui Kebutuhan Informasi
Interaksi Tidak Berhubungan dengan Komputer
Berhubungan dengan
Komputer
Interaksi
Langsung
dengan
Eksekutif
! Partisipasi dalam sesi perencanaan
strategis
! Sesi CSF formal
! Diskusi informal tentang kebutuhan
informasi
! Melacak kegiatan eksekutif

! Sesi sistem kerja
kolaboratif
! Diskusi dengan personil pendukung
! Pemeriksaan informasi yang tidak
dihasilkan komputer
! Kehadiran dalam rapat
! Melacak penggunaan
EIS dengan software
! Pemeriksaan informasi
yang diperoleh dari
komputer
Interaksi
Tidak
langsung
dengan
Eksekutif


21


c. Pendekatan Volonino dan Watson
Pendekatan ini mengambil sudut pandang luas untuk seluruh perusahaan
bagi pengembangan EIS. Ada enam langkah yang harus dilakukan:
1. Mengenali tujuan strategis bisnis
2. Mengenali proses bisnis yang penting
3. Memprioritaskan hal-hal di atas
4. Mendefinisikan kebutuhan informasi untuk hal-hal di atas
5. Mengenali hubungan antar proses bisnis
6. Merencanakan sebuah modul pengembangan, implementasi dan evaluasi EIS

2.6 Kerangka Pengembangan Sistem Informasi Eksekutif
Menurut Sprague (1980), suatu kerangka pengembangan sistem sangat
menolong dalam mengatur subyek yang kompleks, mengidentifikasi hubungan antar
bagian, dan menyatakan area pengembangan lebih lanjut yang akan diperlukan.
Kerangka pengembangan EIS diilustrasikan secara perspektif struktural dan dapat
dilihat pada Gambar 2.2.


22
Gambar 2.2 Perspektif Struktural Kerangka Pengembangan EIS
Executive
Sponsor
Operating
Sponsor
Executive
Users
Functional
Area
Internal
Data
Organizational
Data Base
I/S Group

Builders

EIS
External
Data

Vendors

Consultants

External Preasure
Internal Environment
External Environment
Internal
Preasure
Sumber : Sprague, Ralph H. Jr., Watson, Hugh J. Decision Support System : Putting
Theory Into Practice, 3rd ed.


23
Dalam perspektif ini, ada elemen kunci dan interaksi antar elemen yang
penting ketika dikembangkan EIS. Elemen-elemen tersebut termasuk eksekutif, staf
fungsional, staf sistem informasi, vendor, data dan tehnologi informasi. Dari
prespektif pengguna, dialog dengan sistem adalah suatu kepentingan yang
fundamental. Hal tersebut termasuk apa yang mesti diketahui untuk menggunakan
sistem, bagaimana kerja sistem secara langsung, dan bagaimana output ditampilkan
oleh sistem (Bennet, 1977). Dialog juga merupakan bagian penting lainnya dalam
kerangka pengembangan EIS.
Kerangka pengembangan EIS termasuk perspektif struktural, proses
pengembangan, dan dialog dengan sistem user. Ketiga aspek tersebut harus bekerja
sama satu sama lainnya. Berikut ini dijelaskan hasil penelitian yang diidentifikasikan
pada Tabel 2.4.

Tabel 2.4 Aspek Kerangka Pengembangan EIS
Structural
Personnel EIS Initiator
Executive Sponsor
Operating Sponsor
EIS Builder/Support Staff
EIS Users
Funtional Area Personnel
IS Personnel
Data
Internal
External


24
Development Process
External and internal Pressure
Cost/Benefit Analysis
Cost : Development cost
Annual Operating Costs
Development Time
Development Methodology
Hardware
Software
Spread
Evolution
Information Provided
EIS Capabilities
User-System Dialog
Knowledge Base
Training
User Documentation
System User
Action Language
User-System Interface
System Response Time
Presentation Language
Multiple Information Format
Color