TAKE HOME EXAM SIM RS

DOSEN

: ANDRE BUSTARI, SE,MM,MBA.,AK

NAMA

: KHAIRUNISSA IFMI, SKM

BP

: 1220322041

INSTANSI

: KLINIK MAHKOTA MEDIKA PADANG

Soal :
Elemen- elemen pengendalian interen (internal control) yang bisa dilakukan ditempat kerja dan
identifikasi resiko yang ada saat ini serta langkah-langkah pengendalian.
Uraian :
Pengendalian internal (Internal control) merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
rumah sakit untuk menjamin atau memastikan aktivitas operasional layanan diawasi dan berjalan
sesuai dengan tujuan:
1. Efektivitas dan efisiensi operasi
2. Keandalan pelaporan
3. Taat terhadap hukum yang berlaku
4. Pengamanan asset yang dimiliki rumah sakit
Elemen yang harus ada agar pengendalian internal bisa dilakukan:
1. Lingkungan pengendalian
Meliputi integritas, budaya rumah sakit, filosofi, dan gaya manajemen dalam mengatur
aktivitas rumah sakit.
2. Penilaian risiko
Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang akan menghalangi tercapainya tujuan rumah
sakit.
3. Aktivitas pengendalian
Melakukan pengendalian yang meliputi:
-

Analisa kinerja, seperti membandingkan anggaran dengan hasil akrual.

Pemisahan tugas, seperti memisahkan tanggung jawab fungsi administrasi

dengan fungsi pelayanan.

Pengendalian aplikasi yang diterapkan.

Pengendalian umum

4. Informasi dan komunikasi

Menjelaskan kepada individu yang ada di rumah sakit baik karyawan, dokter maupun
manajemen tentang peran dan tanggung jawab masing-masing.
5. Pengawasan
Menjamin pengendalian berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Analisis Klinik Mahkota Medika
Elemen pengendalian internal :
1. Lingkungan pengendalian
Analisis lingkungan pengendalian persediaan obat-obatan untuk pasien umum pada klinik
ini berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.
a. Filosofi dan gaya manajemen operasi
Filosofi manajemen yang diterapkan Klinik MM khususnya bagian apotek yang dalam
hal ini bertanggung jawab atas arus keluar-masuk obat, sangat mendukung dalam
menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan
adanya keseriusan petugas dalam mengupayakan kebutuhan terhadap seluruh obat
maupun alat kesehatan yang diperlukan oleh pasien umum. Gaya operasi manajemen
menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar
tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan obat untuk pasien umum, baik
laporan pengeluaran,laporan penerimaan obat,laporan stock opname, dan laporan lainnya.
Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan serta sudah mendukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga
tercipta lingkungan pengendalian yang efektif.
b. Integritas
Integritas dalam hal ini termasuk penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam
pengendalian persediaan sudah efektif dilakukan, ini dapat dilihat dengan adanya
2

pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota sesuai dengan
kemampuan dan keterampilan yang dimilikkinya.
c. Metode pengawasan manajemen
Pengawasan yang dilakukan manajemen dilakukan untuk memantau aktivitas setiap
fungsi, kepala bagian farmasi/ apoteker mengecek langsung catatan atas transaksi yang
terjadi disertai bukti-bukti yang terkait dengan transaksi tersebut.
d. Praktek dan kebijakkan karyawan
Sebagian karyawan yang ada di Klinik MM merupakan tenaga ahli kesehatan yang
perekrutannya dilakukan oleh penanggung jawab klinik.
e. Pengaruh ekstern
Pengaruh ekstern juga dapat mempengaruhi kebijakkan Klinik. Misalnya ketika terjadi
suatu wabah penyakit yang memerlukan pelyanan obat tertentu dalam jumlah besar
sehingga pelayanan maksimal dapat dilaksanakan. Dan mematuhi peraturan-peraturan
mengenai penggunaan obat yang diperbolehkan.
2. Penilaian risiko
Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan
obat, khususnya untuk pasien umum, efektif. Manajemen telah mengenali dan
mempelajari resiko-resiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian
yang diperlukan untiuk menghadapi hal tersebut.
Penentuan resiko persediaan obat, khususnya untuk pasien umum yang ada pada klinik
MM dilakukan atas pertimbangan masa kadaluarsa obat, yang diatasi dengan
melaksanakan metode FIFO ( First in First out ) dalam penyimpanan obat-obatan supaya
barang yang pertama masuk yang seharusnya pertama keluar, sehingga resiko kadaluarsa
dapat diperkecil.
3. Aktivitas pengendalian
a. Analisa kinerja
Analisa kinerja dinilai atas transaksi dan aktivitas dilakukan pegawai klinik dengan
pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi
tersebut, misalnya: laporan rekapitulasi atas tagihan obat oleh masing-masing PBF
dan pimpinan klinik sebelum diajukan ke bagian keuangan Klinik.
3

b. Pemisahan tugas
Klinik MM, khususnya bagian apotik, belum mengadakan pemisahan tugas yang
cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan obat,
khususnya obat untuk pasien umum. Satu diantaranya adalah penyusunan laporan
persediaan obat (pemakaian, sisa, kebutuhan obat) yang seharusnya dilakukan oleh
petugas gudang, karena petugas belum mampu menyusun laporan tersebut dan
penyusunan laporan rekapitulasi tagihan atas pembelian obat-obatan yang seharusnya
dilakukan oleh akuntansi.
c. Pengendalian aplikasi berupa pengendalian akses fisik
Perlindungan fisik atas persediaan obat pada klinik ini sudah cukup efektif, yakni
dengan tersedianya gudang sebagai tempat penyimpanan, serta dikunci oleh petugas
gudang setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik terhadap dokumen-dokumen dan
catatan-catatan juga dilakukan dengan baik, yaitu dokumen-dokumen dan catatancatatan tersebut disimpan dan diarsip dalam blinder map sebagi tempat penyimpanan
dan tetap menyimpan catatan-catatan yang rusak dalam catatan manual.
d. Pengendalian umum
Pengendalian secara umum yang dilakukan Klinik MM, khususnya bagian apotek,
dengan membuat dokumen-dokumen dan catatan yang bertujuan untuk pengawasan
persediaan. Dokumen-dokumen tersebut telah memiliki nomor urut tercetak. Namun
tidak ada verifikasi independen pada bagian apotek. Pengawasan terhadap segala
kegiatan yang berada di lingkungan apotek dilakukan oleh apoteker sendiri.
4. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh Klinik MM khususnya bagian
apotek sudah efektif. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam
perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan obat, khususnya untuk
pasien umum, yang melibatkan fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta
laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas
laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang
diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
5. Pengawasan/ pemantauan

Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui pelaksanaan

komponen pengendalian intern yang lain. Bagian apotek Klinik MM melakukan
pemantauan persediaan obat, khusunya obat untuk pasien umum, dengan melakukan
stock opname secara periodik setiap bulannya.

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DALAM PROSES PELAYANAN

Untuk merancang pengendalian internal yang efektif, sebelumnya harus ditentukan risiko pada
setiap proses pelayanan yang akan menghambat pencapaian tujuan rumah sakit.
A. Risiko pada siklus pelayanan:
1. Saat penyerahan pelayanan dan jasa
a. Pelayanan yang tidak diotorisasi.
b. Pelayanan atau layanan jasa tidak terjadi, terlambat, atau digandakan tanpa sengaja.
c. Jenis, kualitas, dan kuantitas barang atau jasa pelayanan yang salah.
2. Saat menerima kas
a. Kas tidak diterima atau terlambat
b. Kas yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang tertulis di bill/faktur.
B. Risiko pada siklus inventory:
1. Saat penerimaan barang atau jasa
a. Pembelian yang tidak diotorisasi
b. Barang atau jasa yang diharapkan datang terlambat
c. Nama, tipe, ukuran, jenis, kualitas, dan kuantitas obat-obatan/barang atau jasa yang
dipesan salah.
2. Saat melakukan pembayaran/billing
a. Pembayaran yang tidak diotorisasi
b. Kas yang dibayarkan salah
c. Melakukan pembayaran kepada pemasok yang salah
C. Risiko pada sistem informasi:
1. Risiko pencatatan
a. Transaksi tidak tercatat
b. Kesalahan mencatat nama, tipe, ukuran, jenis, kualitas, atau kuantitas barang atau jasa
5

c. Mencatat agen atau supplier yang salah

d. Salah mencatat data lainnya
2. Perbarui risiko
Kesalahan dalam memperbarui akun-akun yang berkaitan dengan transaksi yang terjadi
seperti akun buku besar dan file induk.
Langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengidentifikasi risiko:
1. Pahami proses bisnis rumah sakit
2. Identifikasi transaksi yang terjadi
3. Bandingkan keluhan pasien dengan tindakan perawat dan dokter dalam mendangani
pasien
4. Pisahkan risiko-risiko yang tidak material atau tidak relevan
5. Identifikasi faktor-faktor yang berkontribusi pada risiko tersebut
Risiko bisa juga timbul pada pengendalian. Kesalahan dalam melakukan pengendalian
bisa berdampak pada proses pelayanan rumah sakit.
Analisis Klinik Mahkota Medika
Dari beberapa resiko yang dikemukakan diatas, sampai saat ini Klinik MM dapat mengatasinya
dengan baik walaupun masih terdapat beberapa kekurangan. Hal ini dikarenakan Klinik MM
sudah melakukan identikasi resiko bisnis yang mungkin terjadi dan melakukan langkah
pengendalian resiko melalui otorisasi transaksi, catatan akuntasi, pengendalian akses dan
pengendalian umum. Namun proses pengendalian terhadap resiko ini membutuhkan komitmen
dan kerjasama dari pihak dalam dan luar klinik. Klinik MM telah melakukan monitoring dan
evaluasi secara 1x6 bulan untuk memantau kesalahan-kesalahan yang terjadi. Ketika ditemukan
kesalahan dalam proses bisnis, penanggungjawab klinik diperbaiki dengan cara menghubungi
pihak luar secara langsung atau memanggil pegawai yang bertanggung jawab atas transaksi
tersebut. Hal inibertujuan agar penanggungjawab mengathui penyebab dari kesalahan dan bisa
langsung mencarikan solusi untuk memperbaikinya.