PENGEMBANGAN SISTEM

ORGANISASI DARI FUNGSI SISTEM INFORMASI Lokasi dari Fungsi Sistem Sistem pertanggungjawaban secara tradisional telah diberikan pada ungsi akuntansi! Akan tetapi dengan perkembangan komputer dan in ormasi saat ini" ungsi sistem telah mendapatkan peningkatan status dan dipindahkan ke jabatan #ang lebih tinggi dalam organisasi! Struktur internal dari Sistem Informasi Fungsional a! Manajer Sistem Informasi bertugas membantu mengatur tujuan untuk pengembangan dan kegiatan operasi dari ungsi! b! Chief Information Officer !"IO#" normaln#a berada dalam le$el vice presidential! %alam perusahaan tertentu manajer sistem in ormasi memberikan laporan pada &I'" atau kedua posisi tersebut dapat dikombinasikan! c! Staf berbagai macam grup sta diperlukan dalam perusahaan besar seperti sta perencanaan membantu dalam mengembangkan rencana sistem jangka panjang" berkoordinasi dengan perencanaan strategis perusahaan kelompok" dan menetapkan kebijakan in ormasi! Sta teknis membantu dalam memantau perkembangan teknologi" menge$aluasi potensi untuk menerapkan teknologi baru dalam perusahaan" dan perencanaan di usi hardware dan software baru di seluruh perusahaan! Seorang sta personil membantu dalam merekrut dan pelatihan kar#awan pro esional! d! $omite %engara& ber ungsi memberikan bimbingan dalam pengembangan sistem! Meninjau dan men#etujui sistem jangka panjang rencana dan hardware atau perangkat lunak akuisisi" menetapkan prioritas mengenai pro#ek(pro#ek pengembangan sistem" mengontrol kemajuan pro#ek(pro#ek sistem" dan memantau kinerja ungsi! e! Manajer %engem'angan Sistem" bertugas memberikan arah secara keseluruhan pro#ek(pro#ek sistem baru" manajemen sistem in ormasi" dukungan pengguna kegiatan" dan pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak! ! Manajer a(likasi tugas utama dari manajer ini adalah mengembangkan aplikasi sistem in ormasi! Pekerjaan mengenai aplikasi ini dapat diatur sesuai dengan pro#ek(pro#ek #ang sedang berlangsung!
1

ungsi"

mengambil bagian dalam perencanaan sistem jangka panjang" serta sistem mengarahkan

g! %usat Informasi Manager tugas manajer ini adalah dalam perusahaan #ang khusus mereka mungkin terdiri dari pen#ediaan la#anan konsultasi internal dan dukungan asilitas untuk pengguna akhir aplikasi! h! Technical Services Manager termasuk komunikasi data" sistem pemrograman" dan model keputusan! )ika organisasi termasuk manajer keamanan" ia juga dapat melapor ke manajer ini! i! Data Base Administrator !D)A# bertanggung jawab untuk desain dan kontrol suatu basis data perusahaan! %ipimpin oleh data base administrator *%BA+" ungsi mengelola semua aspek data dan in ormasi sumber da#a! Salah satu tanggung jawab utama adalah untuk membangun dan menentukan skema basis data! Tanggung jawab kedua adalah untuk mengontrol penggunaan basis data dengan memberikan kode pengguna dan menjaga keamanan lainn#a! Tanggung jawab ketiga adalah mengontrol semua perubahan pada data dan dalam program(program #ang menggunakan basis data! j! Internal Auditor adalah sekelompok auditor #ang memastikan bahwa kontrol #ang sedang dilaksanakan seperti #ang dirancang! Salah satu jenis kunci #ang sesuai adalah kontrol pemisahan tanggung jawab dalam ungsi sistem in ormasi" serta pemisahan ungsi dari kelompok pengguna! INTERA$SI DENGAN FUNGSI A$UNTANSI ,! Menetapkan controller dan manajer sistem in ormasi dalam panitia -! Menetapkan akuntan untuk tim pro#ek sistem .! Menetapkan orang(orang #ang berpengetahuan luas baik dalam akuntansi dan teknologi in ormasi untuk mela#ani sebagai koordinator antara sistem in ormasi akuntansi dan ungsi /! Membentuk kelompok audit internal dibantu oleh akuntan dan auditor sistem berorientasi 0! Membentuk kelompok kontrol data dalam departemen akuntansi

%ENDE$ATAN*%ENDE$ATAN DALAM %ENGEM)ANGAN SISTEM ,! Top-Down +s )ottom*u( Pendekatan top-down ber okus pada pimpinan puncak" artin#a keputusan akhir diputuskan oleh pimpinan tersebut kemudian baru didelegasikan ke bawahann#a! Pendekatan
2

bottom-up, dimulai dari organisasi paling bawah! 1okusn#a pada operasi dan aplikasi indi$idu! -! In-House +ersus Outsourcing Pendekatan ini mempekerjakan perusahaan luar untuk menangani kegiatan sistem in ormasi! Outsourcing mungkin melibatkan seluruh akti$itas dan merupakan pendekatan #ang menarik karena mengeleminasi masalah #ang dapat diakibatkan oleh sistem in ormasi manajemen .! e-engineering Pendekatan reka#asa ulang ber okus pada proses operasional perusahaan! %ibutuhkan sebuah pandangan re$olusioner #ang lebih ter okus pada mengapa suatu proses itu diperlukan dibandingkan dengan detail bagaimana hal tersebut dilakukan! /! !rotot"ping Pendekatan prototyping mencakup proses belajar dalam pengembangan sistem! Prototyping terdiri dari merancang desain awal dalam periode waktu #ang relati singkat sebagai iterasi awal! Prototipe ini merupakan perkiraan kasar #ang diharapkan sebagai rancangan akhir! SI$LUS ,IDU% %ENGEM)ANGAN SISTEM Menjelaskan tentang pengembangan dan periode pasca pengembangan dalam satu siklus kehidupan sistem in ormasi! Terdapat tiga alasan utama perlun#a pengembangan sistem berkelanjutan2 a! Perubahan pasti terjadi" baik di dalam perusahaan dan dalam lingkungann#a! Perusahaan dapat tumbuh dan atau pasar produk dan la#anan baru! Pesaing baru dapat terwujud dan peraturan pemerintah #ang baru dapat diterbitkan! b! 3ekurangan timbul atau menjadi jelas! )ika menginginkan in ormasi #ang lebih baik untuk membuat keputusan manajer baru dapat dipekerjakan! 1aktor( aktor kunci tertentu" seperti rasio utang #ang buruk dan bia#a per unit produk" mungkin mengembangkan tren buruk! c! Peningkatan teknologi in ormasi mengakibatkan peningkatan permintaan hardware dan software pada komputer! %EREN"ANAAN SISTEM %eren-anaan Strategis Untuk Sistem Informasi ,! Mengintegrasikan pengembangan sistem in ormasi dengan perusahaan secara keseluruhan dalam proses perencanaan
3

-! .! /!

Memastikan ketertiban sistem pengembangan pro#ek" penda#agunaan sumber da#a #ang tersedia Mengenali perubahan prioritas dan kondisi baru #ang timbul serta meningkatkan tuntutan in ormasi Memasukkan perbaikan dalam teknologi in ormasi agar menjadi rele$an dengan kebutuhan perusahaan dan menjanjikan keuntungan lebih besar daripada pengeluaran bia#a!

%eren-anaan Sistem %ro.ek Pengembangan sistem biasan#a berlangsung melalui serangkaian pro#ek(pro#ek sistem! Sistem pro#ek ini" menggunakan sumber da#a untuk daerah tertentu dalam sistem in ormasi" #ang dibentuk melalui perencanaan sistem strategis! a! Definisi %ro.ek/ Aspek penting dari perencanaan strategis adalah melakukan sur$ei modul #ang digunakan untuk membuat SIA #ang bertujuan untuk mengidenti ikasikan area pro#ek #ang dibutuhkan! b! %ro(osal %ro.ek! Proposal pro#ek men#ediakan penjelasan rinci tentang kela#akan pro#ek! c! Inisiasi %ro.ek! Sebelum pro#ek dimulai" diperlukan langkah(langkah lain! Semua pihak #ang akan dipengaruhi oleh pemasangan sistem" harus diberitahu sejak awal! d! Tim %ro.ek! Tim pro#ek terdiri dari analis sistem dan programmer e! %engendalian %ro.ek! 4aktu dan bia#a pro#ek harus dikendalikan sehingga pro#ek dapat berjalan e ekti ! ANALISIS SISTEM Tujuan utama dari tahap analisis sistem adalah men#ur$ei sistem in ormasi sekarang dan mende inisikan apa saja #ang diperlukan dalam perbaikan sistem! Tahapan(tahapan dalam analisis sistem adalah2

Sur+ei sistem saat ini a! Sistem sur$ei" secara esensial memiliki tujuan mendokumentasikan semua aspek penting dalam sistem saat ini! Praktekn#a" tim pro#ek harus mengon irmasikan lingkup dari pro#ek dan menggali data #ang ber$ariasi!
4

b! &akupan! Meskipun proposal pro#ek menguraikan cakupan dari area projek" tim pro#ek seharusn#a mem$eri ikasi cakupan #ang din#atakan dan men#ediakan klari ikasi #ang lebih luas dan dalam! c! Tipe(tipe data dan sumber da#a! Tahap berikut dari analisis sistem harus meliputi . pertan#aan2 ,+ -+ .+ d! Apa tipe data #ang dikumpulkan5 Tipe data tersebut berasal dari data internal maupun in ormasi eksternal! Apa sumber da#a #ang seharusn#a diketik5 Sumber da#a tersebut berasal dari internal maupun eksternal perusahaan! Teknik mana #ang seharusn#a dipakai dalam proses pengumpulan tersebut5 Teknik tersebut antara lain wawancara" obser$asi" kuesioner" dan kajian pustaka! Isu(isu perilaku! 6al ini terkait perilaku beberapa kar#awan dan manajer terhadap perubahan sistem! Terdapat langkah(langkah #ang dapat ditempuh oleh tim pro#ek untuk mengurangi perilaku #ang men#impang antara lain2 ,+ 3omunikasikan secara terbuka dengan pihak(pihak #ang terpengaruh oleh pro#ek sistem! -+ Moti$asi peserta oleh pihak(pihak #ang terlibat dalam sur$ei! .+ Mengutamakan aspek(aspek positi dalam pro#ek dan menjelaskan bahwa hasil dari sistem tersebut dapat lebih baik sesuai kebutuhan pemakai! /+ Mengurangi ketakutan para manajer dan kar#awan oleh pembangunan dan pempublikasian kebijakan indi$idu #ang adil! Analisis Temuan Sur+ei 6al ini meliputi pertan#aan tentang apa #ang telah dilakukan5 Bagaimana hal ini telah dilakukan5 %imana hal ini dilakukan5 Analisis dibutuhkan dalam menjawab terkait dengan bagaimana hal ini telah berjalan dengan baik5 Seharusn#a semua telah dikerjakan! 7angkah berikutn#a setelah analisis terkait ketidak e isienan dan kelemahan dalam modul sistem dilanjutkan dengan hal(hal #ang diperlukan dalam pengembangan sistem!

Identifikasi $e'utu&an*$e'utu&an Fisik Sistem 3ebutuhan tersebut terkait dengan2 *,+ menganalisis sistem saat ini dan masalah( masalahn#a dan *-+ harapan kondisi masa depan! Tujuan(tujuan sistem dalam perencanaan sistem strategis terkait dengan tujuan(tujuan organisasin#a! Mengidentifikasi $e'utu&an*$e'utu&an Informasi
5

a! Identi ikasi keputusan #ang dibuat oleh manajer! Manajer dalam area pro#ek bertanggung jawab dalam hal kelangsungan tujuan(tujuan perusahaan dan strategi( strategin#a! b! Spesi ikasi ukuran kinerja! 6al ini dilaksanakan terkait kee ekti an dari keputusan #ang dibuat oleh manajer #ang bersangkutan! c! Analisis pemrosesan keputusan! 6al ini memerlukan kerja sama seorang analisis sistem dan manajer agar mereka dapat mendeterminasi ban#akn#a in ormasi #ang diperlukan untuk pembuatan setiap keputusan! d! Spesi ikasi kebutuhan(kebutuhan in ormasi! In ormasi tersebut meliputi isi dan kualitas #ang dapat dicapai dengan berbagai cara! %engajuan La(oran Analisis Sistem/ Melaporkan mengenai tujuan dan cakupan dari pro#ek! )ika laporan tersebut diterima maka menjadi dasar bagi tim pro#ek untuk melangkah ke tahap perancangan sistem! %ERAN"ANGAN SISTEM Proses perancangan sistem ada dua tingkatan #aitu2 a+ perancangan konsep men#ediakan seluruh struktur sistem dan b+ perancangan detail men#ediakan detail isik setiap komponen! Tahapan(tahapan dalam perancangan sistem terdiri atas2 E+aluasi Alternatif*Alternatif Ran-angan/ %esain memiliki berbagai alternati mulai dari #ang sedikit modi ikasin#a sampai dengan struktur baru #ang radikal! Alternati pen#ederhanaan" memilih desain #ang terbaik pertama pada dasarn#a terdiri dari menghilangkan semua terbaik kedua dari alternati desain! 8ntuk meminimalkan upa#a duplikat desain" tim pro#ek harus men#ederhanakan alternati sedini mungkin! %ersia(an S(esifikasi %eran-angan/ Seperti disebutkan sebelumn#a" desain konseptual untuk alternati desain #ang dipilih adalah din#atakan dalam spesi ikasi berorientasi pengguna desain konseptual! Spesi ikasi ini umumn#a dikelompokkan di sekitar komponen dari sistem in ormasi *seperti" input data" prosedur pengolahan data" basis data" kontrol data dan ukuran keamanan" dan output in ormasi+! %engajuan S(esifikasi %eran-angan Sistem/ Sistem spesi ikasi desain harus dimasukkan dalam laporan sistem ormat desain! Manajemen
6

tingkat tinggi harus meninjau laporan secara men#eluruh! )ika menerima

persetujuan akhir" akti$itas implementasi sistem #ang relati mahal akan dimulai! Sebuah

laporan desain sistem harus dimulai dengan surat pengantar! Surat ini merangkum temuan dari tahap desain! %ertim'angan Desain Sistem 'leh 3arena tahap desain sangat penting" kita harus berhenti untuk mencari petunjuk ke desain #ang sukses! Meskipun ban#ak tergantung pada kreati$itas mereka" pedoman suara sehubungan dengan urutan untuk merancang suatu sistem" prinsip(prinsip #ang mendasari suatu sistem #ang e ekti " dan metodologi desain #ang tepat! ,+ Urutan desain. Sebagai produk akhir dari suatu sistem in ormasi" output adalah determinan penting dari komponen sistem #ang tersisa! -+ Prinsip desain. Sebuah desain sistem konseptual harus mencerminkan prinsip(prinsip tertentu! SELE$SI SISTEM Setelah manajemen men#etujui spesi ikasi desain dari sistem" proses seleksi dapat dimulai! 7angkah #ang harus diselesaikan dalam tahap ini ditunjukkan pada Gambar ,/(-,! 3omponen sistem 'utput * keluaran + Basis %ata Bentuk Nama" Bentuk" %istribusi pada pengguna" Isi" Bentuk umum" 1rekuensi" 3etepatan waktu" 'utput medium 1ile atau penamaan" 1ile atau jenis" 8kuran ile" Isi dari bagan" Metode ile organisasi" Pen#impanan medium" 3arakteristik data" Pemrosesan data 1rekwensi update" Struktur data! 7angkah pelaksanaan" Proses" urutan dan $olume" 3omunikasi data" 7okasi pemrosesan! %ata Masukan Nama" Bentuk" Sumber" Metode pengumpulan data" 9olume" Isi" 1ormat umum" Metode input data 3ontrol dan keamanan Tipe" Bentuk" 3omponen s#stem"Metode keamanan!

%ili&an Akuisisi Beberapa hal #ang perlu diperhatikan dalam pemilihan saat akuisisi! Pilihan #ang dapat dilakukan antara lain membeli atau sewa sumber da#a" perjanjian dengan agen tunggal atau beberapa agen atau pilihan mengunakan software buatan sendiri atau membeli paket sofware. ,!
7

%em'elian 0ersus #easing

Pembelian umumn#a membutuhkan pengeluaran kas kecil dalam jangka panjang! %i sisi lain" leasing melibatkan pengeluaran kas kecil awal" men#ediakan leksibilitas #ang lebih besar" mengurangi risiko" keusangan" dan dalam beberapa kasus menghasilkan man aat pajak #ang lebih besar! -! %enjual Tunggal 0ersus %enjual Multiple$ %engan menggunakan satu $endor men#ederhanakan proses akuisisi dan secara umum dan dapat memastikan kelengkapan item #ang diterima! 6asil secara umum dari membeli dari beberapa $endor adalah bia#a akuisisi #ang rendah" karena industri komputer #ang sangat kompetiti " $endor secara teratur bersaing memberikan harga terendah! .! In House S"stem 0ersus Outsourcing Computer Services/ Ban#ak perusahaan dengan sistem terkomputerisasi mengoperasikan dan merawat sistem mereka dengan penanganan sendiri *in house) seperti misaln#a pengendalian perusahaan dalam memberikan in ormasi mengenai akti$itas sistem/ %i luar itu tersedia sumber da#a pela#anan komputer #ang secara isik terletak diluar perusahaan! Pela#anan mereka sesuai dengan dua tipe perusahaan 2 pela#anan bureau dan time-sharing service center! 4. In House Software Development %ersus Commercial Software !ac&age Secara tradisional perusahaan mempekerjakan programer untuk mengembangkan program aplikasi untuk sistem komputer mereka! Akan tetapi dengan tren saat ini menuntun perkembangan dan pertumbuhan software commercial di pasar! 3eban#akan sistem saat ini menggunakan paket software commercial" seringkali pilihan ini menjadi campuran" jika paket software #ang ada merupakan tipe untuk umum atau tidak cukup dikustomisasi!

%engum(ulan %ro(osal 7angkah penting dalam prosedur ini adalah mempersiapkan permintaan untuk proposal *:1P+! Tujuan dari :1P adalah untuk memberikan gambaran kepada $endor bahwa sistem telah didesain secara konseptual! 3unci dari :1P pada spesi ikasi sumber da#a baik hardware dan software sebagai dasar spesi ikasi desain #ang berhubungan dengan kebutuhan sistem dan in ormasi! %enilaian (ada %ro(osal Proses e$aluasi harus mempertimbangkan proposal mana #ang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan! Teknik(teknik #ang dapat digunakan dalam menge$aluasi produk dan supplier" #aitu2
8

,!

enchmark Problem !echni"ue! Teknik #ang digunakan untuk menguji seberapa bagus hardware atau software #ang diajukan bisa bekerja dengan baik pada situasi tertentu" misalkan2 hardware #ang dapat memproses data persediaan paling cepat!

-! .!

#imulation $odel !echni"ue! Teknik #ang menggunakan model matematika untuk mensimulasi sistem komputer! %eighted&'ating (nalysis !echni"ue. %igunakan karena lebih hemat bia#a daripada teknik simulasi! Masing(masing proposal supplier dibandingkan dan diberikan rating penilaian berdasarkan aktor( aktor penting #ang rele$an!

IM%LEMENTASI SISTEM Terdapat beberapa tahap dalam implementasi desain sistem in ormasi baru2 Tindakan %ersia(an Beberapa langkah penting #ang perlu diambil sebelum implementasi akti$itas #ang aktual2 ,! -! .! /! Menetapkan pengendalian dan rencana implementasi" bisa dengan teknik )antt chart maupun diagram jaringan! Pertimbangan atas perilaku kar#awan #ang akan bereaksi pada penerapan sistem baru! 'eview terhadap organisasi tim pro#ek Mengatur kontrak inal dengan supplier #ang terpilih! Akti$itas #ang berada pada saat implementasi sistem dengan $ariasi dari pro#ek ke pro#ek lainn#a" meliputi2 ,! -! .! /! 0! ;! <! =! >! Seleksi dan pelatihan personil Persiapan lokasi isik %esain sistem secara detail Pengembangan aplikasi software Pengujian software Pengujian sistem Pengembangan standar %okumentasi 3on$ersi ile

Im(lementasi Akti+itas

,?! 3on$ersi sistem SISTEM O%ERASI

9

1ase sistem operasi dimulai saat pro#ek sistem mulai berakhir atau modul sistem #ang baru mencapai status dioperasikan secara penuh! Meskipun pengembangan akti$itas utama telah selesai" e$aluasi berkelanjutan dari implementasi akan diteruskan dan berkelanjutan! Akti$itas utama #ang berlangsung setelah implementasi termasuk fine-tunning" #aitu ase dimana suatu sistem baru mengalami periode @shakedownA dan e$aluasi implementasi berkelanjutan #ang memiliki beberapa tujuan" #aitu2 ,! -! .! /! 8ntuk menilai tingkat kesesuaian pencapaian dari tujuan pro#ek sistem! 8ntuk melihat beberapa modi ikasi tambahan #ang mungkin dibutuhkan dalam desain sistem #ang baru! 8ntuk menge$aluasi pelaksanaan tim pro#ek baik kualitas produk ataupun ketaatan pada jadwal pro#ek dan rencana kerja! Sebagai dasar untuk perbaikan pengembangan sistem di masa depan dan akurasi perkiraan bia#a dan man aat!

10