Enterprise Risk Management System Direktorat Pemasaran & Niaga PT Pertamina (Persero) 1.

Project Overview and Background

Peningkatan aktivitas dalam mengelola usahanya untuk mencapai strategic objectives yang diamanatkan kepada Direktorat Pemasaran dan Niaga, fungsi, dan anak perusahaannya memberikan implikasi meningkatkan eksposur, tidak hanya pada potensi keuntungan yang akan diperoleh tetapi juga terhadap potensi risiko yang dapat menimbulkan kerugian (potential loss). Dalam usaha untuk meminimalisasi risiko khususnya berhubungan dengan kegiatan bisnisnya, maka Manajemen Direktorat Pemasaran dan Niaga memandang perlu untuk mengembangkan suatu sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan metodologi Enterprise Risk Management (ERM) dengan melakukan identifikasi, pengukuran, assessment, monitoring dan upaya-upaya menimimalisasi risiko yang ada di Direktorat Pemasaran dan Niaga, fungsi, dan anak perusahaannya. Sistem ini adalah Enterprise Risk Management System (ERMS).

2. Tujuan dari Penyusunan Enterprise Risk Management System Direktorat Pemasaran & Niaga Melalui ERMS diharapkan Manajemen dapat: a. Mengumpulkan dan mengelola semua informasi risiko kerugian yang ada di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya, yang meliputi: Loss Event Database (LED), Risk/Loss Event, Cause of Risk, Key Risk Indicator (KRI) Event, Risk Inherent Impact, Probability of Event, Risk Priority Number, Inherent Risk Perceived, Risk Response, Risk

Mitigation Program, dan Risk Residual Impact, Probability of Event, Risk Priority Number, Residual Risk Perceived, serta Risk Monitoring. b. Mendapatkan semua informasi potential risk melalui ERMS yang terpusat dalam satu database dan dapat melakukan akses berdasarkan wewenang yang diberikan kepada user. c. Memberikan fasilitas kegiatan review, analisis serta pemantauan risiko yang ada di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya. d. Memberikan/menyediakan pengukuran risiko dengan pendekatan Value at Risk (VaR), Cash Flow at Risk (CFaR), Cost at Risk (CaR), dan Earnings at Risk (EaR). e. Melakukan perhitungan Risk Profile dari semua potensi risiko yang ada dengan ukuran Batas Toleransi Risiko (BTR) yang ditetapkan.
1

f. Menentukan risiko yang bersifat Top Risk baik untuk level Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya. g. Memberikan/menyediakan informasi Dash Board Risk Profile dari Top Risk yang ada di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya. h. Memberikan/menyediakan informasi Risk Register Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya untuk pemantauan risiko. i. Memberikan informasi tentang efisiensi dan efektivitas penerapan ERM dari Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya, sehingga Manajemen dapat mengetahui Unit Kerja yang berhasil menerapkan ERM. 3. Module-module yang ada pada ERMS ERMS disusun dalam beberapa modul di bawah ini dan untuk membuka atau menggunakan setiap modul diberikan password, sehingga user pada level Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya hanya dapat membuka modul ERMS sesuai dengan kewenangannya. Modul dari ERMS tersebut meliputi: a. Loss Event Database Module (LED) b. Loss Assessment Module (LA) c. Risk Register Module (RR) d. Risk Profile Module (RP) e. Risk Appetite and Top Risk Module (RATR) f. Risk Monitoring Module (RM) g. Unit Risk Performance Module (URP)

Manajemen di level Direktorat Pemasaran dan Niaga memiliki akses untuk mengetahui Fungsi atau Anak Perusahaan mana yang sudah melakukan pengisian ERMS dan yang belum menggunakannya. Penjelasan dari modul tersebut adalah:

a. Loss Event Module (LED) Modul LED ini ditujukan untuk mengakomodasi flow proses pelaporan secara sistematis terhadap setiap jenis temuan risiko (kerugian) baik yang near miss maupun actual loss yang terjadi pada Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya. Dengan modul
2

LED ini diharapkan database kerugian yang terjadi di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dapat dibangun untuk keperluan pemodelan potensi risikonya.

b. Loss Assessment Module (LA) Modul LA ini ditujukan untuk menghitung inherent risk dari setiap risk event dengan pendekatan Value at Risk (VaR), Cash Flow at Risk (CFaR), Cost at Risk (CaR), dan Earnings at Risk (EaR). Dengan modul LA ini semua unit kerja di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dapat mengukur potensi risiko yang terjadi dengan lebih baik dan lebih efisien.

c. Risk Register Module (RR) Modul LA ini ditujukan untuk menyusun risk register dari semua unit kerja di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya sehingga penyusunan risk register lebih cepat, lebih mudah, dan dengan struktur yang standar.

d. Risk Profile Module (RP) Modul RP ini ditujukan untuk menyusun risk profile dari semua risk event yang sudah diidentifikasi dalam risk register di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya.

e. Risk Appetite and Top Risk Module (RATR) Modul RATR ini ditujukan untuk menyusun top risk dari semua risiko yang ada di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dan menyajikannya dalam bentuk top risk dari risiko-risiko yang melampaui batas risk appetite manajemen.

f. Risk Monitoring Module (RM) Modul RM ini ditujukan untuk melakukan pemantauan atas semua realisasi kerugian dan membandingkan dengan batas residual risk, sehingga Manajemen di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dapat mengetahui upaya mitigasi risikonya berhasil atau belum/tidak dan untuk mengambil langkah-langkah lanjutan agar strategic objectives hingga akhir tahun dapat tercapai.
3

g. Unit Risk Performance Module (URP) Modul URP ini ditujukan untuk melakukan evaluasi kinerja semua unit kerja di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dan untuk memberikan apresiasi bagi unit kerja yang telah secara efisien dan efektif menerapkan program ERM.

4. Output dari ERMS ERMS diharapkan dapat memberikan output bagi Manajemen pada level Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaan sesuai dengan kebutuhannya. Output dari ERMS tersebut meliputi:

a. Loss Event Database by Directorate/Unit/Function/Subsidiary b. Risk Register by Directorate/Unit/Function/Subsidiary c. Risk Profile and Risk Appetite by Directorate/Unit/Function/Subsidiary d. Top Risk by Directorate/Unit/Function/Subsidiary e. Risk Monitoring by Directorate/Unit/Function/Subsidiary f. Unit Risk Performance by Directorate/Unit/Function/Subsidiary g. Risk Dashboard

Risk Dashboard Risk Dashboard adalah kumpulan panel informasi yang menampilkan rekap laporan pada halaman awal aplikasi dalam bentuk grafis ataupun tabel yang diperuntukan kepada level managerial dan senior. Laporan dashboard yang ditampilkan adalah sebagai berikut: a. Risk/Loss Event Database dengan nilai di atas threshold tertentu b. Top Risk/Loss Event Type di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya c. Top Functions/Subsidiary dengan jumlah loss event terbanyak d. Top types of Loss dengan frekuensi loss event terbanyak e. Trend Loss Event by frekuensi/amount loss per bulan/kuartal/tahun f. Year toYear loss event by frekuensi/amount loss per kuartal (tahun lalu dan tahun berjalan untuk 3 tahun terakhir)
4

g. Laporan Nil Report h. Unit Kerja yang tidak Log-on sama sekali. i. Kinerja efisiensi dan efektivitas Direktorat Pemasaran dan Niaga, Fungsi, dan Anak Perusahaannya dalam menerapkan ERM.

5. MIS Reporting MIS Reporting dapat diakses melalui menu yang tersedia pada aplikasi. Laporan ditampilkan sesuai dengan kriteria yang telah didefinisikan dan berdasarkan User Access Matrix untuk user yang sedang menggunakan. Minimal Reporting yang tersedia adalah sebagai berikut: a. Loss Event Database by Directorate/Unit/Function/Subsidiary b. Risk Register by Directorate/Unit/Function/Subsidiary c. Risk Profile and Risk Appetite by Directorate/Unit/Function/Subsidiary d. Top Risk by Directorate/Unit/Function/Subsidiary e. Risk Monitoring by Directorate/Unit/Function/Subsidiary f. Unit Risk Performance by Directorate/Unit/Function/Subsidiary g. Risk Dashboard

6. Operasionalisasi ERMS Pada tahap awal ERMS dapat dibangun dengan Excel dan selanjutnya dengan system yang WebDesign Oriented. ERMS berikut source codes diberikan, namun tidak termasuk dokumentasinya.

7. Deliverables Deliverables yang disampaikan meliputi: a. Template ERMS versi Excel b. ERMS Web-Designed c. Buku Pedoman dan Standard Operating Procedures ERMS d. Pelatihan penggunaan ERMS (selama 3 hari).

8. Time Schedule a. ERMS versi Excel disampaikan pada akhir Agustus 2013. b. ERMS Web-Designed, Buku Pedoman dan Standard Operating Procedures ERMS, dan Pelatihan penggunaan ERMS disampaikan pada akhir Desember 2013.