TUGAS RESUME

PENDANAAN ASET PROPERTI DAN LEASING

(PROPERTY MANAGEMENT BY KYLE, BAIRD & SPODEK CH. 6 & 7)

MATA KULIAH MANAJEMEN ASET

OLEH:

BETTA DESIRANI MUHAMMAD FADHLY A. SILVANA RESKI MULIAWAN SOFWAN SURYANATA SUPARIANTO

MAGISTER EKONOMIKA PEMBANGUNAN FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA 2013

NEGOSIASI SEWA
Semua kegiatan yang tercakup dalam aspek pemasaran sewa diarahkan untuk satu tujuan yakni penandatanganan perjanjian sewa antara pemilik atau manajer dan penyewa. Ketika calon penyewa memutuskan untuk bertindak, langkah terakhir dari program pemasaran adalah menyusun suatu ketentuan perjanjian sewa yang selanjutnya dapat dibahas dan disepakati dalam sebuah kontrak. Penyewa menandatangani sewa yang kemudian disebut pemilik untuk disetujui. Pada saat manajer atau pemilik menanda tangani sewa dan

memberikan sewa kepada penyewa, kesepakatan itu terwujud dan tujuan pemasaran tercapai.

KUALIFIKASI PENYEWA Proses kualifikasi penyewa pada dasarnya sama pentingnya untuk prospek perumahan, komersial , atau industri.

Pendaftaran Penyewa Setiap calon penyewa baru harus mengisi formulir pendaftaran pengunjung. Formulir ini menjadi titik awal untuk didiskusikan. Ada kemungkinan bahwa tidak semua orang yang mendaftar akan memutuskan untuk mengisi aplikasi. Formulir pendaftaran dapat digunakan untuk mengetahui kepastian dokumentasi dan semua calon penyewa diperlakukan secara adil.

Aplikasi Sewa Semua prospek yang menarik, baik berupa properti residensial, industri, ataupun komersial, seharusnya dilengkapi dengan aplikasi sewa secara tertulis. Formulir aplikasi penyewaan ini sangat penting sebagai informasi tambahan bagi manajer sebelum membuat keputusan akhir untuk menyewakan properti kepada pemohon tertentu. Bentuknya harus jelas, singkat, dan konsisten serta mencakup banyak topik yang diperlukan untuk manajer dan pemilik properti dalam membuat keputusan, baik menerima ataupun menolak permohonan calon penyewa. Semua penyewa harus mampu secara finansial, khususnya untuk penyewa komersial dan industri.

Evaluasi Data Manajer properti harus lebih teliti memverifikasi keakuratan dari aplikasi sewa , tidak hanya identitas tetapi juga representasi keuangan.

Identitas. Hal ini diperlukan untuk memverifikasi identitas pemohon residensial maupun komersial. Setidaknya, calon penyewa harus menyediakan beberapa bentuk identifikasi (secara invidual atau sebagai perusahaan atau organisasi), catatan sewa, status keuangan, dan beberapa referensi, termasuk catatan kriminal. Dalam kaitannya dengan properti komersial, khususnya ritel, kesesuaian penyewa juga sangat penting. Terlebih lagi, sifat bisnis calon pelanggan akan memiliki pengaruh langsung terhadap kecocokannya dengan penyewa properti lainnya.

Fair Housing. Dalam mengidentifikasi calon penyewa properti perumahan, manajer harus waspada dalam menjalankan peraturan tahun 1968 yang dikenal sebagai Undang-Undang Fair Housing. Hukum federal ini yang membuatnya ilegal untuk menyangkal prospektif pembeli atau penyewa atas dasar ras, warna kulit, agama, asal negara, jenis kelamin, status keluarga, cacat, dan kelompok tertentu yang dilindungi lainnya yang ditambahkan oleh negara-negara dan kota-kota.

Catatan Sewa. Kestabilan catatan penyewa akan mempengaruhi keputusan akhir manajer dan pemilik. Kecuali terdapat alasan yang kuat untuk melakukannya, keluarga atau perusahaan yang sering berpindah dianggap memiliki risiko yang kecil. Oleh karena sulitnya melakukan perubahan secara konstan., manajer harus mencari keluarga atau perusahaan yang akan menetap dalam waktu yang lama. Terkait properti komersial, manajer harus mengetahui tujuan bisnis jangka panjang untuk mengidentifikasi rencana dan ekspansi masa depan yang dapat mempengaruhi pilihan antara beberapa calon penyewa yang berkualitas.

Status Keuangan. Hal ini merupakan hal penting terkait tingkat bunga yang menjamin kepentingan pemilik untuk memverifikasi referensi yang diberikan pada aplikasi. Pembayar yang lambat pada umumnya mempertahankan polanya, sedangkan pembayar yang cepat dan stabil akan konsisten dalam memenuhi kewajiban pembayaran sewa.

Residensial. Untuk menghindari munculnya praktek-praktek diskriminasi ilegal yang melanggar undang-undang perumahan yang adil, manajer harus menunjukkan konsistensi. Dengan kata lain , manajer harus meminta laporan kredit dari setiap pemohon sewa, sebagai satu persyaratan. Sebuah laporan kredit dapat diperoleh secara legal hanya dengan persetujuan pemohon dan merupakan catatan bagaimana seseorang membayar tagihannya. Oleh karena itu manajer properti harus menyiapkan prosedur untuk memperoleh izin.

Lembaga pengkreditan akan mengirimkan laporan kemampuan keuangan pemohon sewa kepada manajer berupa rincian status akun pemohon sewa masa lalu dan saat ini. Laporan ini mencatat kebangkrutan, tagihan, akun kerugian, dan kewajiban lancar. Sejumlah perusahaan mengkhususkan diri dalam mencari catatan publik atas nama pemilik atau manajer properti. Pencarian tersebut dapat mencakup catatan kinerja sewa masa lalu, laporan kredit secara nasional, dan laporan cek kosong yang beredar, serta laporan catatan kriminal. Catatan kinerja persewaan berisi informasi seperti penggusuran, saldo jatuh tempo, keluhan, pemeriksaan yang kurang, dan kerusakan unit persewaan .

Non-Residensial. Aplikasi sewa kantor, ritel, dan industri menekankan catatan laporan laba rugi perusahaan selama beberapa tahun terakhir. Pola pertumbuhan ekonomi penyewa sangat signifikan ketika penyewaan ruang ritel di pusat perbelanjaan, di mana penyimpanan bisnis tergantung pada kekuatan dan keberhasilan tetangga untuk menghasilkan lalu lintas pelanggan yang diperlukan untuk menghasilkan keuntungan. Status keuangan penyewa komersial atau industri dapat dipastikan dengan berkonsultasi dengan buku atau laporan Dun & Bradstreetn. Dun & Bradstreet adalah sebuah perusahaan informasi bisnis internasional yang dijanjikan oleh banyak perusahaan besar. Buku referensi menyediakan informasi tentang sifat dan umur setiap perusahaan yang terdaftar, bersama dengan peringkat kredit komposit dan kekuatan keuangan yang diperkirakan. Apabila laporan Dun & Bradstreet tidak memadai, laporan kredit dapat diperoleh dari layanan pelaporan kredit nasional. Struktur perusahaan penyewa komersial atau industri diperlukan ketika mempertimbangkan kemampuan keuangan. Dalam beberapa kasus, pemohon sewa dapat memberikan informasi tentang kepemilikan perusahaan padahal sebenarnya perusahaan ini tidak akan menjamin sewa atau bertanggung jawab atas kerugian. Manajer properti komersial dan industri dapat menghindari hal ini dengan mencari tahu apakah ada hubungan keuangan antara franchisee dan franchisor atau antara induk dan anak perusahaan.

KETENTUAN NEGOSIASI Proses negosiasi dimulai ketika calon penyewa mengungkapkan kepentingan tertentu dalam ruang yang dipasarkan. Tujuannya adalah ditandatanganinya sewa untuk mendapatkan manfaat bagi penyewa dan pemilik. Karena negosiasi sewa biasanya melibatkan beberapa langkah dengan serangkaian kompromi, manajer properti harus memantau proses ini secara berkala.

Bekerja Dengan Orang Lain Professional merupakan kunci untuk mengendalikan proses negosiasi dan meyakinkan kedua pemilik dan penyewa bahwa manajer akan mempengaruhi perjanjian sewa agar memuaskan kedua belah pihak. Proses ini berlaku baik untuk residensial, pendirian ritel, maupun gudang industri. Bagian dari tanggung jawab manajer properti adalah menghindari konflik kepribadian yang dapat memperpanjang atau bahkan merusak transaksi. Agen penyewaan bekerja secara langsung dengan calon penyewa dan merekomendasikan tindakan kepada pemilik. Hal ini memungkinkan waktu respon yang lebih untuk menganalisis permintaan pelanggan dan bernegosiasi dengan kompromi keuntungan sebagai poin utama.

Bekerja Sama dengan Broker. Di sisi lain, agen penyewaan sering terlibat dalam sewa kantor, ritel, dan properti industri. Di beberapa pasar, agen real estate akan merujuk pelanggan residensial. Kepentingan pihak ketiga dapat mempersulit proses negosiasi kecuali manajer properti melakukan koordinasi dengan agen luar. Dalam sebuah kerjasama, seorang broker cenderung tidak memiliki kesetiaan khusus kepada manajer maupun pemilik, serta bersifat tidak transparan.

Peran

Pengacara.

Tugas

pengacara

adalah

meresmikan

perjanjian

dengan

menerjemahkannya ke dalam istilah hukum setelah ditetapkan. Pengacara merupakan pihak yang harus meninjau dan membuat kontrak sewa yang mencerminkan keinginan kliennya. Bagaimanapun juga, banyak pemilik dan penyewa yang berharap masing-masing pengacara mereka akan memonitor setiap langkah dalam proses negosiasi mereka .

Keamanan Deposit Seringkali keamanan dipisahkan dari sewa yang sebenarnya dipegang oleh pemilik atau manajer untuk digunakan pada saat penyewa gagal membayar sewa atau karena kerusakan pada properti yang mahal. Besarnya uang jaminan dapat dinegosiasikan dan tergantung pada jangka waktu sewa dan total jumlah pembayaran. Karena uang bukan milik manajer properti dalam keadaan apapun, jumlah keamanan harus disetorkan langsung ke rekening kepercayaan.

Konsesi Konsesi adalah sebuah manfaat atau keuntungan bagi penyewa karena pemilik setuju untuk mengurangi ketentuan asli. Setiap konsesi dibebankan pada pemilik dan mempengaruhi nilai

ekonomi total sewa kepada pemilik. Konsesi diberikan untuk mempengaruhi calon penyewa untuk menjadi penyewa. Di sisi lain, banyak konsesi yang mungkin menghasilkan nilai bagi penyewa yang sebenarnya terhitung murah bagi pemilik. Dengan demikian, pentingnya kualifikasi klien dan mengetahui kebutuhan adalah diutamakan. Konsesi seharusnya dijamin secara konsisten dalam semua kasus karena dapat meningkatkan nilai pemilik di hadapan penyewa. Selain itu, konsesi yang diberikan kepada seseorang mungkin harus diberikan kepada semua penyewa, termasuk penyewa yang sudah ada. Aturan umum untuk konsesi sewa industri dan komersial (termasuk rangsangan di beberapa pasar) adalah semakin luas penyewa dan semakin lama sewa, semakin dapat diterima konsesi sewa. Biaya pemilik untuk mempersiapkan dan mengubah ruang sesuai pengguna komersial atau industri baru harus dihitung ke tarif sewa. Biaya ini mungkin termasuk bunga atas uang yang dipinjam untuk perubahan penyewa. Jadwal sewa juga harus sedemikian rupa sehingga biaya untuk pemilik properti akan benar-benar diamortisasi selama masa sewa, tetapi tidak lama. Tiga faktor yang dapat membantu manajer memutuskan seberapa lama dalam pemberian konsesi terhadap penyewa yaitu: 1. Posisi keuangan dan strategis pemilik (tujuan jangka panjang dan desakan untuk menyewa); 2. 3. Persaingan di pasar; Kebutuhan calon penyewan yang mendesak untuk pindah.

Jadwal Sewa dan Rabat. Tarif sewa adalah salah satu yang paling penting dan menjadi masalah yang kompleks dalam sebuah negosiasi. Dalam setiap situasi, manajer harus menganalisis keuntungan dan kerugian dengan membuat konsesi yang signifikan pada sewa. Semua negosiasi tentang pengurangan sewa dan rabat harus dibuat secara individu. Namun demikian, kompromi dengan satu penyewa sering mengharuskan kompromi dengan orang lain juga. Kegagalan dalam menentukan jadwal persewaan dasar, dapat mengakibatkan penurunan struktur persewaan secara umum dan hilangnya pendapatan secara signifikan . Pengklasifikasian struktur sewa dihitung atas dasar tarif standar rata-rata sewa yang sering digunakan untuk ruang kantor, di mana dasar standar sewa dinilai pada basis per kaki persegi. Adanya tampilan yang menarik dari satu sisi bangunan dapat meningkatkan sewa pokok. Tarif sewa per kaki persegi untuk ruang ritel dan industri juga memiliki fungsi lokasi. Dalam kondisi pasar yang buruk, akan lebih baik untuk menyewakan properti pada tingkat yang lebih tinggi atau melakukan penyewaan dari bulan ke bulan. Tarif sewa perumahan

biasanya mencerminkan permintaan yang berbeda untuk daerah tertentu dari sebuah bangunan. Struktur sewa dasar memfasilitasi sewa seimbang untuk semua ruang.

Sewa Gratis. Sewa gratis merupakan konsesi besar yang diberikan untuk menyeimbangkan kebutuhan penyewa dan kondisi pasar yang berlaku. Manajer harus berusaha tetap berada dalam jadwal sewa dasar bahkan ketika menawarkan rabat satu kali atau konsesi jangka pendek lainnya. Dengan ini, biaya sewa gratis sementara kurang dari kerugian akibat biaya sewa yang lebih rendah selama jangka waktu pinjaman. Selain itu, biaya sewa yang lebih rendah akan menurunkan nilai properti ketika diukur secara sewa-ganda.

Panjang Masa Sewa. Omset pemilik sewa dipengaruhi oleh beban biaya. Biaya yang dikeluarkan berupa pembersihan, dekorasi ulang, dan pembaharuan, dan ditambah hilangnya sewa. Selain itu, waktu dan biaya yang terlibat dalam iklan, kualifikasi, dan bernegosiasi dengan penyewa baru, juga termasuk dalam biaya. Di sisi lain, pemilik dapat kehilangan uang sewa kecuali sewa memiliki klausul eskalasi meliputi beban meningkat. Akibatnya, sewa perumahan ditetapkan dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Meskipun demikian, manajer bangunan yang baru direnovasi di daerah yang baru sebaiknya memberikan sewa dua tahun atau tiga tahun guna memperkuat reputasi bangunan dan lingkungan. Hal berbeda ditunjukkan pada sewa kantor dan ritel, yang umumnya memiliki jangka waktu minimum 5 sampai 10 tahun, sedangkan sewa industri 10 sampai 25 tahun atau lebih. Manajer properti komersial mencoba untuk menegosiasikan jangka waktu sewa yang cukup lama untuk mengembalikan setiap uang yang dikeluarkan untuk mengubah ruang bagi penyewa tertentu. Sebuah sewa komersial jangka panjang dengan klausul eskalator berbeda untuk keuntungan pemilik, tetapi manajer mungkin tidak ingin memberikan sewa persentase dalam jangka panjang tanpa sewa dasar kecuali prospek yang sehat secara finansial dan memiliki reputasi terbukti. Pemilik cendrung memperbaharui penyewa yang dapat menghadirkan prestige atau menarik lalu lintas ke pembangunan komersial atau industri. Penyewa lain dapat diberikan pilihan seperti trade-off untuk tarif sewa yang lebih tinggi atau negosiasi tempat lainnya. Selama periode kekosongan yang lama, terkadang penyewa bersikeras melakukan pembatalan dalam perjanjian sewa. Penyewa juga mungkin berusaha untuk mengurangi jumlah total ruang sewaan pada waktu berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan. Pilihan ini mungkin atau mungkin tidak disertai dengan penalti kepada penyewa. Sebuah kontrak dengan

salah satu dari pilihan ini juga mengharuskan penyewa untuk membayar semua atau sebagian dari biaya yang belum diamortisasi yang tersisa untuk perubahan dilakukannya.

Perubahan Penyewa. Penyewa baru memiliki permintaan yang sangat beragam untuk perubahan atau perbaikan. Negosiasi pada umumnya melibatkan trade-off pada hal tertentu. Sebelum pemberian konsesi, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya jenis perubahan yang diperlukan tetapi juga biaya total untuk pemilik. Seorang pemilik yang membayar untuk perubahan penyewa pada dasarnya hanyalah membiayai biaya, yang pada akhirnya akan dibebankan kembali ke penyewa dalam bentuk sewa. Sewa harus mengidentifikasi sifat dan biaya dari perubahan dan mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab untuk pembayaran. Peningkatan penyewa harus menjadi aset untuk properti, dan tidak ada hak gadai yang timbul sebagai akibat dari pekerjaan penyewa di gedung. Manajer properti harus menentukan apakah penyewa berencana untuk melakukan dan memastikan bahwa penyewa akan menggunakan ruang sesuai dengan apa yang di harapkan oleh penyewa. Tuntutan penyewa perumahan biasanya dibatasi untuk biaya dekorasi, seperti lukisan, membersihkan gorden, dan karpet baru. Keputusan untuk mendekorasi ulang sebuah bangunan lama biasanya terkait dengan situasi pasar dan urgensi baik situasi pemilik atau penyewa. Manajer harus menempatkan rincian secara tertulis untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman. Biaya perubahan penyewa komersial dan industri adalah titik utama negosiasi sejak penyewa ini membutuhkan ruang yang disesuaikan. Seringkali, bangunan tersebut sudah memiliki standar tertentu dari outlet, lampu, jendela, dan bahwa seperti yang disediakan dalam ruang sewa dengan biaya pemilik. Penyewa diharuskan membayar untuk setiap peralatan atau fasilitas di luar standar bangunan, seperti tangga tambahan, partisi, pintu, dermaga truk, atau sistem sprinkler. ADA Compliance. Banyak perusahaan dan badan pemerintah yang menolak menyewa gedung yang tidak sesuai dengan Amerika dengan Disabilities Act (ADA). Negosiasi akan menentukan apakah pemilik atau penyewa akan membayar untuk perubahan, dan rincian spesifik harus dimasukkan dalam sewa.

Pilihan Ekspansi. Pilihan ekspansi biasanya menjamin bahwa penyewa bisa menyewa ruang yang berdekatan tambahan dalam properti setelah jangka waktu tertentu. Pilihan ini tidak umum namun mungkin dibutuhkan untuk perkembangan perusahaan komersial dan industri.

Pembatasan Penyewa yang Tidak Bersaing. Klausa tidak bersaing memberikan penyewa hak eksklusif untuk beroperasi tanpa persaingan di properti. Hal ini paling sering ditemukan pada sewa komersial (terutama retail), yang juga relevan dengan bisnis jasa yang berusaha untuk membangun loyalitas klien. Secara umum, jika pembatasan penyewa tidak bersaing dapat mendatangkan keuntungan tanpa merusak kepentingan pemilik atau jika calon pelanggan bersedia membayar tarif sewa preminya, konsesi harus dibuat.

Membiayai Biaya Pindah. Satu konsesi cukup murah menawarkan untuk memindahkan penyewa dari lokasi lama ke lokasi baru oleh manajer. Cara langsung untuk memudahkan pergerakannya adalah dengan menandatangani tunjangan kepada para penyewa komersial dan industri.

Sewa Buy-Out, Asumsi, Dan Menyewakan. Dalam upaya untuk menarik penyewa berprofil tinggi, atau untuk mendapatkan sewa jangka panjang, pemilik dapat membeli penyewa sewa yang ada atau menganggap belum berakhir sewa penyewa. Sebuah sewa buy-out, asumsi, atau menyewakan yang paling sering digunakan untuk jangka panjang komersial dan industri perjanjian sewa sidang, bukan perjanjian sewa perumahan. Manajer juga harus mempertimbangkan jumlah ruang penyewa yang akan ditempati, tarif sewa untuk ruang, dan keseluruhan nilai sewa baru selama masa tugasnya. Kecuali faktor-faktor ini lebih dari kompensasi manajer untuk usaha dan kemungkinan kerugian yang timbul dalam asumsi sewa, konsesi tidak boleh dilakukan.

PENANDATANGANAN PERJANJIAN Setelah penyewa menerima properti dengan baik, manajer akan memverifikasi dan mengevaluasi aplikasi penyewa. Jika penyewa memenuhi standar manajer, kelayakan ekonomi dari istilah sewa dinegosiasikan harus dipertimbangkan. Jika dalam total nilai sewa perjanjian membenarkan biaya konsesi apapun, pemilik (atau manajer sebagai agen pemilik) akan menandatangani kontrak dan mengembalikan salinannya kepada penyewa. Prospek keraguan. Sebelum memutuskan untuk menandatangani sebuah kontrak sewa, calon penyewa dapat mempertimbangkan hal-hal berikut: Apakah ini ruang terbaik yang tersedia pada harga? Apakah konsesi memenuhi kebutuhan saya? Haruskah saya segera bertindak?

Teknik Menutup. Teknik penutupan manajer dapat mempengaruhi prospek menanggapi positif tiga pertanyaan di atas. Seorang manajer dapat menggunakan beberapa teknik penutupan untuk mempengaruhi calon penyewa. Dalam satu pendekatan, sering disebut pertanyaan pendekatan, manajer meminta pertanyaan langsung yang bertujuan untuk memunculkan keputusan afirmatif, misalnya, "Mana ruang yang Anda inginkan?" Metode lain ditutup dengan ringkasan manfaat ruang dan menekankan fakta bahwa ruang memenuhi kebutuhan penyewa. Manajer mungkin perlu untuk meringkas manfaat berulang kali sepanjang menampilkan dan menutup proses untuk meyakinkan prospek tegas bahwa ruang ideal.

Tindak lanjut. Manajer harus memastikan bahwa penyewa baru diberikan tanda terima untuk semua biaya muka, uang jaminan, dan biaya tambahan setelah menunjukkan tujuan pembayaran itu dibuat. Seperti disebutkan sebelumnya, uang jaminan harus ditangani sesuai dengan hukum negara yang berlaku. Banyak kesalahpahaman pemilik-penyewa yang dapat dihindari jika manajer menetapkan pedoman yang jelas dari awal. Manajer juga harus memberikan salinan peraturan bangunan dan menjelaskannya kepada penyewa baru. Pertanyaan mengenai kewajiban dan hak para pihak berdasarkan ketentuan sewa harus diselesaikan sebelum properti digunakan.

Meskipun sebagian besar calon penyewa setidaknya akan memenuhi syarat sebagian sebelum mereka mengajukan sewa, sebagian besar keputusan didasarkan pada informasi yang diberikan yang ditulis pada aplikasi. Manajer harus menentukan kebutuhan real estate, kemampuan keuangan, dan kesesuaian calon penyewa sebelum menyajikan sewa dinegosiasikan kepada pemilik. Manajer harus terlebih dahulu memverifikasi identitas prospek dan stabilitas sejarah sewa penyewa. Sejumlah perusahaan dapat memperoleh tidak hanya laporan kredit tetapi juga sejarah kriminal. Item penting dalam laporan kredit adalah pola prospek pembayaran. Pembayar lambat atau tidak menentu umumnya mempertahankan pola ini dalam pembayaran sewa mereka, sedangkan pembayar cepat dan stabil konsisten dalam memenuhi kewajibannya. Negosiasi membawa prospek untuk kesepakatan mengenai persyaratan yang memuaskan untuk sewa. Manajer harus mempertahankan kontrol atas proses dengan bertindak secara profesional, membangun hubungan langsung dengan semua prospek (bahkan

ketika broker luar yang terlibat), dan mencegah komplikasi yang tidak semestinya berasal dari keterlibatan dini pengacara salah satu pihak. Hampir setiap item dalam perjanjian sewa adalah titik potensi negosiasi. Tergantung pada kekuatan relatif dari manajer dan posisi prospek, konsesi tertentu mungkin dibuat untuk mendorong prospek untuk menandatangani. Pengetahuan tentang posisi pemilik keuangan dan strategis, volatilitas pasar, dan motivasi calon pelanggan akan menunjukkan manajer berapa banyak dan apa jenis konsesi harus dilakukan untuk menarik penyewa. Seorang pemilik lebih mungkin untuk memberikan konsesi untuk penyewa yang membutuhkan lebih banyak ruang dan bersedia untuk berkomitmen lebih lama sewa. Konsesi sewa harus digunakan hanya di pasar yang sangat kompetitif karena mereka secara finansial yang mahal memberikan kepada pemilik. Tujuan manajer adalah untuk mematuhi jadwal sewa dasar untuk properti. Sewa gratis untuk waktu yang singkat biasanya akan biaya pemilik jauh lebih sedikit daripada menurunkan sewa bahkan sejumlah kecil selama jangka waktu sewa. Rental rabat umumnya diberikan pada basis per-bulan dan harus dinegosiasikan pada tingkat individu. Jangka waktu lain sering dinegosiasikan adalah lamanya masa sewa, opsi perpanjangan, opsi pembatalan, jumlah dan jenis perubahan penyewa yang akan dilakukan oleh pemilik, pilihan ekspansi, tidak bersaing pembatasan penyewa, dan membiayai beberapa biaya bergerak. Pemilik mungkin setuju untuk menanggung sewa belum berakhir di perempat prospek saat ini, tergantung pada ketentuan sewa yang ada, periode yang tersisa di bawah sewa, rentabilitas ruang, dan nilai sewa baru akan dieksekusi. Akhirnya, kelayakan ekonomi dari istilah sewa dinegosiasikan harus

dipertimbangkan. Jika total nilai perjanjian sewa membenarkan konsesi yang diberikan, pemilik atau manajer sebagai agen pemilik harus menandatangani kontrak dan kembali salinan ke penyewa. Pada saat ini manajer harus mengumpulkan deposito muka dan menjelaskan istilah-istilah sewa dan peraturan bangunan.

HUBUNGAN PENYEWA
Kesuksesan seorang manajer properti tergantung dari kemampuannya untuk memelihara hubungan baik dengan penyewa. Ketidakpuasan penyewa yang membuat mereka mengosongkan properti dan seringnya pergantian penyewa menunjukan biaya yang besar bagi pemilik untuk iklan, mendekorasi dan uang sewa yang tidak terkumpul. Manajer properti yang efektif akan melakukan komunikasi yang baik dengan penyewa, manajer akan menggunakan manfaat tak berwujud sema seperti manfaat yang berwujud untuk mendorong kepuasan penyewa dengan menegakkan aturan sewa dan

peraturan bangunan serta memastikan pemeliharaan dan permintaan pelayanan dapat dilayani dengan cepat. Manajer properti harus dapat menangani penyewa yang tidak membayar sewa tepat waktu atau yang melanggar peraturan bangunan dan menimbulkan ketidakpuasan diantara penyewa lain. Menjaga catatan dengan hati hati akan menunjukkan apakah sewa telah dikirimkan dengan segera dan dengan jumlah yang sesuai. Catatan mengenai tanggal pembaharuan sewa harus dijaga sehingga manajer dapat mengantisipasi masa kadaluarsa dan mempertahankan penyewa yang baik yang ingin pergi saat masa sewanya berakhir. Jika manajer tidak efektif, pemilik properti akan kehilangan penyewa, peningkatan biaya dan banyak tagihan yang tidak terbayar. Manajer yang bijak akan menghasilkan manfaat bagi pemilik dan penyewa.

MENJAGA HUBUNGAN ANTARA PEMILIK DAN PENYEWA Kepentingan pemilik dan penyewa tidak menguntungkan satu sama lain dan keduanya tidak ingin tetap berada dalam konflik. Pada dasarnya hubungan baik antara pemilik dan penyewa diawali dari pemahaman yang jelas mengenai ketentuan dan peraturan serta dengan adanya pemeriksaan, pemberian pelayanan sewa yang efektif selama masa sewa akan berkontribusi terhadap hubungan baik antara pemilik dan penyewa. Pembaharuan adalah tujuan yang penting karena akan menghemat biaya pembaharuan bagi pemilik, yaitu kerugian akibat kekosongan, komisi sewa dan pembaharuan kesepakatan. Penyewa yang rajin, adil dan patut akan membaharui sewanya untuk waktu tambahan. Fakta ekonomi meyakinkan pemilik bahwa secara ekonomi lebih menguntungkan memberikan pelayanan yang baik kepada penyewa daripada hanya mengutamakan keuntungan materi jangka pendek.

Pemilik menginginkan pengembalian yang layak dari investasi propertinya, sesuai dengan kondisi pasar, di lain pihak penyewa menginginkan nilai yang terbaik dari uang sewanya dan pelayanan yang dijanjikan pada saat negosiasi. Walaupun manajer bertanggung jawab kepada pemilik namun manajer yang baik akan membuat kedua hal tersebut terlaksana secara bersamaan, karena penyewa yang baik adalah aset. Pada awal penyewaan, manajer harus melakukan pemeriksaan bersama dengan penyewa untuk memastikan perbaikan atau perubahan telah dilakukan atau sedang dalam proses. Pemeriksaan bersama dengan penyewa penting, terutama untuk properti residensial, pada saat yang sama manajer dan penyewa harus sama sama setuju terhadap kondisi yang ada dan menyatakan pada form checklist. Manajer dan penyewa harus menandatangai form ini dan masing masing memegang salinannya. Form yang sama dibutuhkan pada saat penyewa akan meninggalkan properti. Menyatakannya dalam bentuk tertulis akan membantu untuk menghindari kemungkinan kesalahpahaman pada akhir masa sewa. Kepada setiap penyewa manager harus membuat kesepakatan standar dengan penyewa mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan aturan sewa, semua kebijakan dan prosedur harus diberikan dan diperlihatkan kepada setiap penyewa baru, dan penyewa harus diberitahu mengenai denda terhadap pelanggaran aturan bangunan. Hal yang harus ada dalam aturan properti residensial yang standar yaitu : 1. Ketentun dan peraturan mengenai bangunan 2. Penanganan permintaan pemeliharaan 3. Prosedur pembayaran sewa 4. Denda untuk keterlambatan atau tidak membayar 5. Mengakhiri penyewaan 6. Simpanan/jaminan untuk keamanan Persyaratan untuk hubungan baik antara manajer dan penyewa adalah komunikasi dua arah. Tidak peduli dengan keahlian khusus manajemen, manajer harus menunjukkan nama baik dan harus bersedia berkomunikasi secara teratur dengan penyewa melalui telephone, email atau bertemu langsung. Jika ada kesepakatan baru manajer harus berusaha untuk bertemu dengan penyewa secara personal jika dimungkinkan.

Meminta Masukan Penyewa. Pada dasarnya manajer harus meminta komentar penyewa tentang kenyamanan, pelayanan, pemeliharaan dan manajemen umum bangunan. Beberapa manajer melakukannya dengan bertemu setiap tahun atau kuarter atau dengan menulis

kuesioner. Manajer lain memiliki perasan yang kuat dengan bertemu penyewa, terutama pada proyek perumahan, mereka lebih suka memperbaiki hubungan dengan penyewa secara individual. Seorang manajer menanggapi komplain yang kompleks,dengan menyediakan waktu untuk bertemu setiap sabtu pagi, sambil menikmati donat dan kopi untuk meminta komentar penyewa.

Koran. Koran bulanan atau pemberitahuan adalah cara yang tepat dalam mensosialisasikan kepada penghuni tentang kondisi pasar saat ini, peningkatan yang telah dilakukan pada properti, aktivitas bangunan dan acara lain seperti perjanjian atau promosi manajemen SDM. Koran dapat di cetak atau didisribusikan melalui email. Koran dapat sederhana atau detail/terinci, tetapi harus selalu tepat waktu, akurat dan profesional.

Menanamkan Rasa Bangga. Manajer properti yang cerdik, baik perumahan, industrial atau komersial akan menanamkan rasa bangga diantara komunitas penyewa. Tinggal dan melaksanakan bisnis di bangunan dapat menyenangkan dengan menawarkan manfaat yang berwujud dan tidak berwujud. Kenyamanan seperti ruang konferensi, ruang makan siang pegawai, fasilitas anak, ruang game, kolam renang dan lapangan tenis dapat digunakan untuk pemasaran dan untuk membuat penyewa yang stabil. Bagaimanapun juga, kemampuan individu manajer dapat menghasilkan persahabatan dan loyalitas diantara kelompok penyewa, bahkan melebihi kenyamanan mereka. Sedikit upaya tambahan dan kreativitas dari manajer menjadi jalan panjang untuk membangun kebanggaan penyewa dan kebahagiaan terhadap bangunan. Sebagai contoh, manajer dapat mempublikasikan kegiatan pada bangunan yang mendorong identifikasi/pengenalan penyewa terhadap bangunan secara keseluruhan. Dengan

mengingatkan pentingnya prestise dan kebutuhan terhadap aura, manajer dapat dengan mudah meningkatkan citra properti dengan cara yang bijak seperti menyediakan kopi gratis di kantin kantor atau mendekorasi lobi setiap tahun. Kepuasan dan kestabilan penyewa dapat memaksimalkan pendapatan properti dan meningkatkan stabilitas pendapatan, sehingga akan melaksanakan kewajiban manajer terhadap pemilik.

Menangani Permintaan Pemeliharaan Pemeliharaan menjadi satu faktor yang paling penting yang harus diawasi oleh manajer. Manajer harus membuat pemahaman kepada penyewa terhadap prosedur pemeliharaan bangunan dan sesuai dengan pembagian kewajiban antara penyewa dengan pemilik. Penyewa

harus diberitahu area mana yang termasuk dalam perjanjian sewa dan juga bagaimana membuat permintaan pelayanan.

Penulisan permintaan. Langkah paling penting untuk meminta pemeliharaan adalah dalam bentuk tertulis. Kemudian sistem harus membuat jalur permintaan yang cepat dan efektif sesuai dengan bagiannya. Salah satu cara adalah dengan menggunakan kertas karbon yang memiliki tiga warna, masing masing salinan untuk manajer, orang yang melakukan pelayanan dan penyewa.

Menggunakan software manajemen. Sebuah peningkatan, manajer menggunakan software untuk menjalankan permintaan pemeliharaan dan untuk membuat tagihan setiap pekerjaan. Permintaan pekerjaan menyediakan manajer sebuah jalur permintaan pemeliharaan dari penyewa kepada pemilik. Permintaan pekerjaan dapat dipisahkan antara bahan dan tenaga kerja dan dapat termasuk komentar dari pekerja. Sebagai tambahan, sebuah jaminan mungkin dapat disertakan dalam perangkat lunak. Software ini selain melaksanakan permintaan pekerjaan yang sedang dalam proses, sebagai tambahan juga riwayat permintaan pekerjaan, setiap permintaan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan akan secara otomatis dipindahkan ke berkas riwayat pemeliharaan. Permintaan pemeliharaan dapat diubah setiap waktu. Perbaikan dapat dilakukan sendiri atau oleh kontraktor/pihak luar, dan dengan biaya yang sesuai. Jika manajer ingin melakukan pembayaran kepada penjual, software akan secara otomatis memberi informasi ke dalam laporan yang akan di cetak.

Respon Cepat. Hubungan penyewa yang sukses juga tergantung dari respon pemilik yang melayani kebutuhan penyewa dengan sangat cepat. Kapan saja permintaan pelayanan dibuat, penyewa harus diberitahu bahwa permintaannya akan diperhatikan. Jika permintaan ditolak, manajer harus jujur kepada penyewa dan menjelaskan mengapa. Cara terbaik untuk mengasingkan/mengabaikan penyewa adalah dengan membiarkan mereka berharap sesuatu dan kemudian menunda nunda dan menghindari untuk mengeluarkannya/melaksanakannya, jika permintaan tidak mungkin diterima.

Permintaan Yang Berlebihan. Masalah manajemen yang umum adalah permintaan pelayanan yang berlebihan dari penyewa tertentu. Manajer harus mendengarkan permintaan dengan sopan dan kemudian menjelaskan kepada penyewa bahwa penyediaan pelayanan

tambahan mengharuskan peningkatan uang sewa untuk menutupi pengeluaran tambahan. Karena harga tenaga kerja meningkat lebih cepat dibandingkan dengan komoditas lain, pelayanan menjadi pengeluaran yang terus meningkat, karenanya permintaan pelayanan terhadap tambahan personil pada akhirnya tidak sebanding dengan sewa yang lebih tinggi.

Peran Personil Pemeliharaan.

Tidak peduli bagaimana respon manajemen terhadap

permintaan penyewa, hubungan baik dengan penyewa dapat rusak jika penyewa merasa permintaan mereka terganggu. Personil pemeliharaan, pengawas dan staf manajemen kantor serta personil pelayanan harus menangani permintaan penyewa dengan cara yang sopan dan menyenangkan. Dalam hal ini, manajer properti harus memberikan contoh yang baik.

Komersial dan Beragam Industri Walaupun sewa residensial sudah umum, sewa komersial dan industrial jarang memiliki ketentuan yang sama. Oleh karena itu manajer properti non residensial harus berkonsultasi terhadap sewa untuk memverifikasi apakah permintaan pekerjaan tanggung jawab dari penyewa atau pemilik.

KOLEKSI SEWA Seorang manajer harus memberikan aturan yang jelas pada saat sewa, kapan harus dibayar, dan hukuman karena terlambat atau tidak melakukan pembayaran. Manajer harus terlebih dahulu melayani kepentingan pemilik dengan mendirikan sebuah sistem yang layak untuk mengumpulkan uang sewa dan berurusan dengan penyewa yang tidak kooperatif. Meskipun ruang sewa berupa kantor, toko, gudang, atau apartemen, biaya sewa tetap harus dibayar di muka. Pembayaran Untuk kenyamanan, akurasi, dan kecepatan dalam pengumpulan sewa dan pencatatan, sewa bulanan dibayarkan pada bulan pertama. Ketepatan ini secara langsung berkaitan dengan efisiensi kebijakan manajer . Komunikasi yang tepat waktu dengan penyewa dan mengontrol ketepatan waktu pembayaran mereka merupakan hal yang sangat penting . Mendorong pembayaran secara cepat Ada banyak cara untuk memperoleh pembayaran yang cepat dari penyewa. Hal yang paling mendasar adalah membangun pemahaman yang jelas dari awal kepada penyewa. Persyaratan

untuk ketepatan pembayaran sewa dan ketentuan untuk standar harus ditinjau ketika penyewa menandatangani sewa. Manajer harus menjelaskan dengan tegas namun tetap ramah bahwa setelah jangka waktu tertentu, penyewa dapat dikenakan tindakan hukum yang tepat jika diperlukan. Banyak penyewa memilih untuk berlaku teratur dengan deposito langsung tepat waktu. Deposito langsung menguntungkan kedua belah pihak, baik penyewa maupun manajer. Sebuah program yang ideal akan memberi informasi kepada penyewa bahwa penarikan untuk sewa yang akan maupun telah dibuat dan kemudian memberi informasi kepada manajer ketika deposit dibuat. Beberapa perusahaan bahkan menawarkan insentif dalam bentuk diskon kepada para penyewa untuk mendorong deposito langsung. Penurunan yang terjadi dalam sewa diwujudkan sebagai imbalan atas pembayaran yang tepat waktu. Biaya Keterlambatan Beberapa manajer menolak tuduhan terlambat, mereka lebih memilih untuk menekankan pembayaran tepat waktu dan prosedur yang ketat. Di sisi lain, ada pula yang berpendapat bahwa diperlukan biaya akhir untuk menegaskan pengambilalihannya. Kebiasaan pembayaran penyewa merefleksikan secara langsung pengawasan dari manajer dan penegakan kebijakan perusahaan . Sebuah alternatif untuk biaya keterlambatan adalah diskon untuk pembayaran pada atau sebelum tanggal jatuh tempo. Variasi lain adalah memberikan pembayaran tunai untuk sejumlah pembayaran yang tepat waktu. Pemberitahuan Penagihan Apakah penyewa menerima tagihan untuk setiap periode pembayaran merupakan suatu masalah dalam kebijakan pembangunan. Secara terperinci, pernyataan sewa individu merupakan suatu keharusan untuk membangun layanan varian yang baik. Penyewa komersial juga dapat ditagih secara terpisah untuk listrik, lampu, jasa kebersihan khusus, pekerjaan pertukangan atau pipa khusus, dan denda keterlambatan. Sistem akuntansi dioperasikan menggunakan mesin atau komputer yang dapat mencetak tagihan sewa dan penerimaan secara bersamaan, tetapi sistem ini pada umumnya memerlukan biaya yang mahal sehingga dibatasi untuk properti yang lebih besar dan untuk kepentingan manajemen perusahaan. Penyewa perumahan jarang menerima tagihan bulanan dan pemberitahuan. Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen. Pertama, manajer harus memasukkan data mengenai dasar pembayaran sewa. Setiap properti memiliki kerangka waktu tersendiri. Program ini dapat melacak pembayaran termasuk rekening bank, tanggal setoran, dan nomor deposit. Jika pembayaran tidak diterima pada tanggal jatuh tempo, makan akan dihasilkan

pemberitahuan keterlambatan dengan denda keterlambatan yang tepat. Jika tidak ada pembayaran yang diterima, akan dihasilkan surat penggusuran.

PEMBAHARUAN SEWA Perjanjian sewa termasuk klausul perpanjangan otomatis sehingga akan berakhir pada tanggal yang ditentukan dalam kontrak. Seorang penyewa yang sewanya berakhir pada umumnya tidak memiliki keinginan untuk pindah ke tempat baru, baik penyewa tetap tergantung ketentuan lama maupun ketentuan sewa baru. Nilai Penyewa Tetap Dalam situasi perpanjangan sewa , manajer harus mempertimbangkan salah satu faktor tambahan yang tidak ada selama negosiasi awal. Seorang penyewa dengan riwayat pembayaran sewa tepat waktu merupakan suatu pembuktian atas kontinuitas pembayaran kepada pemilik. Faktor Tawar Secara umum, tawar-menawar akan berpusat pada : 1 . Perpanjangan masa rilis baru; 2 . Tingkat perbaikan, perubahan, atau renovasi yang harus dilakukan; dan 3 . Jumlah uang sewa yang harus dibayar.

Konsesi Negosiasi sebenarnya merupakan perpanjangan sewa dengan mengikuti pola dasar yang sama seperti yang diterapkan pada perjanjian sewa awal. Jika trend ekonomi menunjukkan adanya inflasi, seorang manajer harus mendorong peningkatan sewa dan jangka waktu sewa atau klausul eskalasi . Selama trend penurunan ini, manajer harus mendorong sewa jangka panjang untuk mengakomodir tarif sewa yang lebih tinggi pada saat ini untuk waktu yang lebih lama. Konstruksi. Tingkat perbaikan, perubahan, atau renovasi yang harus dilakukan akan dipengaruhi oleh kondisi pasar, khususnya oleh persaingan di pasar. Jika perubahan keinginan oleh penyewa akan berdampak pada perbaikan yang tetap untuk sebuah properti , kemungkinan manajer dapat menggunakan dana yang dialokasikan sebelumnya , yang dapat memungkinkan adanya fleksibilitas dalam tarif sewa. Tarif Sewa. Salah satu masalah yang penting dalam perpanjangan sewa adalah tarif sewa. Kenaikan tarif ini dipengaruhi oleh meningkatnya biaya operasi yang akhirnya menjadi

penyebab terjadinya perubahan dalam kontrak. Pada properti komersial khususnya, sewa yang dibayarkan selama masa sewa awal sudah termasuk biaya persiapan yang luas dan perubahan kontrak dengan penyewa. Karena hal ini telah dimasukkan dalam pembayaran awal, tarif sewa dapat kembali pada sewa pokok dengan ditambah kenaikan yang dianggap perlu oleh manajemen. Pemberitahuan yang tepat Manajer dapat menghindari terjadinya ketidaknyamanan dan komplikasi hukum dari sewa dengan melakukan komunikasi yang baik dengan penyewa sebelum sewa berakhir dan mendiskusikan perubahan yang diinginkan oleh pemilik. Penyewa properti residensial dapat diinformasikan 90 hari sebelum berakhirnya sewa, sedangkan penyewa properti komersial dan industri harus diinformasikan enam bulan sampai satu tahun sebelum berakhirnya sewa. Interval waktu umumnya tergantung pada penyewa, properti, dan sewa spesifik. Kompetisi Dalam penyewaan properti komersial dan pembaharuan, seorang makelar pada umumnya merupakan penyewa. terkadang, mereka mengharapkan komisi dari pemilik sewa dan penyewa. Di sisi lain, mereka akan melakukan survei pasar dan menyajikan sejumlah informasi properti kepada penyewa. Dalam situasi semacam ini, seorang manajer dituntut untuk waspada guna mencegah keterlibatan makelar/broker.

PENINGKATAN SEWA Fakta Tingkat hunian 100 % menunjukkan bahwa sewa untuk bangunan termasuk rendah bila dibandingkan dengan pasar, sehingga sudah waktunya terjadinya peningkatan sewa. Penyewa tentunya tidak ingin membayar lebih, sedangkan manajer mengkhawatirkan tingkat kekosongan yang tinggi akan mendiskreditkannya sebagai seorang manajer. Di sisi lain, penyewa yang bijak memahami bahwa realitas ekonomi dapat mempengaruhi terjadinya peningkatan yang periodik, sedangkan manajer lebih cenderung untuk mendukung

peningkatan sewa apabila hal tersebut berpengaruh pada peningkatan bonus tahunannya. Sebelum memutuskan kenaikan apapun, manajer harus melakukan survei pasar untuk menetapkan tingkat sewa pasar untuk properti. Meskipun akan lebih mudah apabila dikomunikasikan terlebih dahulu dengan penyewa, pada akhirnya penyewa akan dapat menerima peningkatan sewa jika sesuai dengan harga yang kompetitif di pasar .

Pemotongan harga dengan menghilangkan biaya atas layanan tertentu atau kegiatan pemeliharaan ( seperti pemeliharaan eksterior) berdampak pada kualitas layanan. Penyewa mungkin tidak akan melakukan protes tentang pemotongan harga, namun hal ini akan mengurangi penampilan umum properti . Dalam situasi ini, selama periode waktu tertentu, penyewa kelas bawah akan menggantikan penyewa kelas atas dan akan berdampak pada kualitas properti yang lebih buruk. Satu-satunya metode yang efektif dalam menjaga kualitas properti adalah dengan meningkatkan sewa dan efisiensi operasional yang lebih baik. Menghindari keluhan penyewa Ancaman keluhan penyewa atas peningkatan sewa tentu cukup beralasan. Meskipun manajer mungkin pada awalnya menerima sebagai sesuatu yang wajar, kondisi ini akan mengarah pada pergerakan penyewa yang semakin jauh menjangkau peningkatan sewa. Bahkan jika beberapa penyewa melakukan pemutusan sewa, dapat berdampak pada kerugian berupa kekosongan sewa hunian hingga properti tersebut dapat disewa dengan tarif baru. Namun yang pasti, peningkatan ini hanya berlaku jika peningkatan sewa dibenarkan dalam hal properti dan pasar daerah. Meningkatkan pelayanan Ketika harga sewa meningkat, manajer harus memastikan bahwa pemeliharaan gedung dan layanan meningkat dengan baik atau setidaknya tetap pada tingkat yang sama. Seringkali layanan perbaikan properti sederhana akan memberikan kepuasan tersendiri bagi penyewa. Dengan penerapan layanan yang baik dan cepat, akan memberi kesan yang baik bagi penyewa dan memungkinkan manajer untuk menunda sebuah proyek yang lebih rumit tanpa kehilangan nama baik di depan penyewa.

MENGAKHIRI MASA SEWA Pemberitahuan Yang Disyaratkan Pemberitahuan untuk mengosongkan suatu properti harus diberikan dalam jangka waktu tertentu. Pemberitahuan ini dapat mencegah terjadinya kesalahpahaman antara pemilik sewa dan penyewa. Pemberitahuan tersebut meliputi checklist untuk penyewa , pembersihan yang diharapkan, inspeksi hunian , pengembalian uang jaminan, dll. Jika penyewa memutuskan sewa secara sepihak, manajer harus memastikan hal tersebut tidak didasari oleh pelayanan yang tidak baik dari pihak manajemennya. Jika demikian, selanjutnya manajer harus memastikan apakah situasi tersebut dapat diperbaiki. Namun jika penyewa

tersebut tetap pada pendiriannya untuk memutuskan sewa, manajer harus menjadikan alasan penyewa tersebut sebagai referensi dan evaluasi di masa mendatang. Investigasi Sebelum Pemutusan Sewa Investigasi ini dilakukan secara personal antara manajer dan penyewa, dan akan lebih baik apabila menjadi sebuah prosedur rutin. Kepatuhan Pada Aturan Manajer dapat menolak untuk memperbaharui sewa dengan memberikan pemberitahuan yang tepat kepada penyewa sebelum berakhirnya sewa. Prosedur ini dapat digunakan sebagai pengganti penggunaan pengadilan untuk menyelesaikan masalah semacam ini. Selain lebih efisien dalam biaya dan waktu, tentunya masih diharapkan itikad baik dari penyewa selama tidak ada pengrusakan maupun masa sewa yang tersisa singkat . Untuk tetap berpijak pada hukum, manajer yang tidak memperbaharui sewa harus memiliki bukti atas penyebab penolakan tersebut. Pemutusan tersebut tidak boleh didasari alasan ras penyewa, warna kulit, agama, asal negara, jenis kelamin, status keluarga atau cacat pada penyewa. Selain itu, manajer dilarang melayani pemberitahuan dan melaporkan keluhan atas penyewa mengenai masalah bangunan, kesehatan maupun keselamatan. Pemeriksaan Tempat Setiap kali salah satu pihak mengakhiri sewa, manajer harus memeriksa ruang dengan penyewa setelah penyewa mengosongkan barang-barang pribadinya . Bila memungkinkan , manajer harus menggunakan prosedur yang sama yang telah ditandatangani oleh keduabelah pihak yakni penyewa dan manajer, untuk selanjutnya memeriksa kerusakan yang terjadi dan pengembalian properti dalam kondisi yang wajar. Saat unit properti telah kosong, manajer harus menentukan pembaharuan yang akan dilakukan pada properti tersebut. Pengembalian Uang Jaminan Retensi Untuk Kerusakan. Alasan untuk mempertahankan sebagian atau seluruh uang jaminan biasanya meliputi kerusakan tempat, biaya pembersihan berlebih dan perubahan yang tidak sah. Sewa Bulan Terakhir. Penyewa residensial terkadang menggunakan uang jaminan sebagai sewa bulan terakhir. Pada kenyataannya, Undang-undang di beberapa negara saat ini melarang praktek ini.

MENGAKHIRI PERSEWAAN DI PENGADILAN Dari waktu ke waktu, penyewa sering melanggar peraturan atau tidak membayar sewa mereka. Terkadang hal tersebut melibatkan aktivitas kriminal pada properti. Dalam kasus ini, manajer harus mengambil tindakan hukum atas nama pemilik. Alasan untuk Penggusuran Selain tidak dibayarkannya sewa, alasan dasar lainnya yang dibolehkan untuk melakukan penggusuran penyewa termasuk pelanggaran terhadap ketentuan lain dalam perjanjian sewa. Jika tidak ada perjanjian sewa tertulis yang berlaku, dasar lainnya untuk melakukan penggusuran biasanya termasuk ketidakpatuhan terhadap aturan bangunan, kekeliruan atau penipuan, tindakan melawan hukum, jumlah penghuni yang melebihi kapasitas, penggunaan fasilitas yang berlebihan, penyalahgunaan perlengkapan, aktivitas obat-obatan terlarang, hewan peliharaan yang tidak diijinkan, dan aktivitas lainnya yang mengganggu penyewa lain. Pemberitahuan Sebelum Penggusuran Jika dimungkinkan, sebelum jalur hukum diambil, penyewa harus selalu diberikan pemberitahuan terhadap pelanggaran atau perlakuan yang tidak semestinya dan kesempatan untuk memperbaiki situasi. Ada beberapa situasi dimana hal tersebut tidak dimungkinkan, seperti menyetujui atau menyewakan tanpa persetujuan atau jika pelanggaran melawan hukum, seperti penggunaan obat-obatan terlarang. Kemudian, jika penyewa gagal untuk membuat itikad baik atau memperbaiki situasi, manajer mungkin memulai proses penggusuran dan memperoleh keputusan penilaian kerusakan. Meskipun penyewa telah diberi tahu bahwa tindakan segera akan diambil dalam kasus pelanggaran, alangkah baiknya bagi manajer untuk memberi tenggang waktu antara waktu jatuh tempo dan pemberitahuan pengambilan tindakan hukum untuk pelanggaran. Selama masa tenggang, penyewa harus mendapat kiriman pesan peringatan bahwa pinalti dan teguran bahwa tindakan lebih lanjut akan diambil jika pembayaran tidak segera diterima. Selain dengan surat peringatan, manajer secara pribadi dapat menyarankan penyewa untuk memenuhi kewajibannya dengan bertemu atau melalui telepon. Jika peringatan tersebut tidak mendapat respon dari penyewa, manajer dapat mengusulkan penggusuran untuk mendapatkan kembali kepemilikan (membiarkan properti kosong masih lebih baik daripada disewa namun tidak mendapat pendapatan sewa). Undang-undang negara menentukan jumlah hari minimum sebelum usulan dapat diajukan, pemberitahuan apa yang harus diberikan, dan berkas yang harus diajukan.

Penggusuran Proses penggusuran dan mengambil kembali kepemilikan properti, khususnya jika penyewa menolak tindakan pemilik, adalah tindakan yang sangat teknis dan membutuhkan pengarahan dari pengacara yang berpengalaman. Sebagai gambaran, untuk melakukan penggusuran, manajer harus mengisi formulir penggusuran. Dalam kasus ini, satu lembar diberikan kepada penyewa, yang lainnya diberikan kepada pengacara menjadi berkas di pengadilan pada waktu selanjutnya, dan yang ketiga dibawa oleh manajer. Tindakan yang hati-hati harus diambil saat melengkapi fornulir ini, karena seringkali pemberitahuan yang tidak sesuai ditolak oleh pengadilan. Sebaiknya rancangan formulir ini dibuat oleh pengacara yang telah terbiasa dengan hukum setempat. Prosedur penggusuran yang seksama diatur oleh undang-undang negara. Di beberapa negara, manajer hanya harus menunggu tiga hari setelah memberikan formulir penggusuran kepada penyewa sebelum mengijinkan pengacara untuk menyerahkan pemberitahuan ke pengadilan; di negara lainnya, periode ini mungkin mencapai sepuluh hari. Dalam beberapa kasus, penyewa yang tidak patuh akan menerima pemberitahuan pemilik untuk pindah dari tempat pemilik, tapi jika penyewa tidak pergi secara sukarela, dibutuhkan tindakan hukum untuk hal tersebut. Dalam banyak undang-undang, tindakan ini diajukan dalam pengadilan yurisdiksi terendah, seperti klaim kecil atau hakim pengadilan. Bergantung pada hukum negara yang berlaku, mungkin sebaiknya tindakan ini dilakukan oleh pengacara. Sebagai contoh, di beberapa negara, jika perusahaan memiliki properti maka diwajibkan merekrut pengacara, sedangkan pemilik properti pribadi dapat bertindak sendiri. Proses Pengajuan tindakan penggusuran harus ditujukan kepada penyewa, dan harus dibuat sesuai dengan hukum negara yang berlaku. Di negara tertentu, terdakwa harus ditujukan atas nama satu orang; di negara lainnya, dapat ditujukan kepada anggota keluarga atau orang yang menempati bangunan. Masih dalam negara lainnya, memposting salinan surat panggilan adalah tindakan yang sah terhadap terdakwa. Walaupun sebagian penyewa akan menolak pemberitahuan pemilik untuk meninggalkan properti, pengalaman manajer properti mengatakan bahwa setelah surat panggilan pengadilan diberikan, penyewa yang melanggar akan pergi secara sukarela. Jika penyewa tidak hadir di pengadilan, pemilik properti akan memenangkan gugatan. Jika penyewa hadir memenuhi panggilan, maka akan dilaksanakan siding untuk mengetahui apa yang terjadi.

Pemindahan Aktual Ketika pengadilan memutuskan pengembalian bangunan kepada pemilik, atau pemilik memenangkan gugatan, manajer properti harus memastikan apakah penyewa telah benarbenar pergi. Jika penyewa telah pergi dan tidak ada yang tersisa, pemilik akan mengambil bangunan dan menyewakannya kembali. Namun jika penyewa meninggalkan barang pribadinya, pemilik harus mematuhi undang-undang setempat sehubungan dengan fitrahnya. Jika penyewa menolak untuk pergi bahkan setelah pengadilan memenangkan pemilik, pemilik harus menegakkan putusan pengadilan dan pihak pengadilan atau polisi akan memindahkan (menggusur) penyewa dari properti.

Manajer properti yang efektif dapat membentuk hubungan personal namun tidak terlalu dekat dengan para penyewa, melaksanakan semua ketentuan sewa dan aturan bangunan, dan mampu untuk menangani penghuni yang tidak membayar sewa mereka tepat pada waktunya. Jika manajer tidak efektif, pendapatan bersih operasi dari properti akan menurun. Manajer bertanggung jawab untuk memelihara komunikasi dan pemahaman mutual antara pemilik dan penyewa. Manajer harus mendiskusikan kebijakan pengumpulan dan pembayaran sewa dan peraturan bangunan dengan para penyewa baru. Terlihat bahwa hubungan penyewa didasarkan pada reputasi yang baik bagi pengelolaan properti. Penyewa cenderung memperbaharui sewa jika mereka mendapatkan pelayanan dan manfaat yang sesuai. Pembaharuan sewa menghilangkan cost tingginya perputaran penyewa, dan kepuasan, dan penyewa jangka panjang memiliki keinginan untuk menjaga properti, yang kemudian memotong cost pemeliharaan pemilik. Manajer harus membuat keyakinan bahwa penyewa telah mengetahui prosedur yang benar untuk pemintaan layanan dan layanan apa yang dapat diharapkan oleh penyewa. Jika permintaan layanan dilakukan, penyewa harus diberitahu sesegera mungkin apakah pekerjaan akan selesai atau mengapa pekerjaan tersebut tidak dapat diselesaikan. Segala fasilitas dan personel kantor manajemen harus ramah dan mengakomodasi para penyewa. Manajer dapat menggunakan kesempatan berdasarkan fakta bahwa penyewa yang masa sewanya habis tidak memiliki alasan khusus untuk pindah. Keputusan penyewa untuk memperbaharui sewa mereka biasanya bergantung pada hubungan penyewa dengan manajer dan ketentuan sewa yang baru. Tawar-menawar akan berpusat pada biaya sewa, tingkat perubahan atau dekorasi, dan jangka waktu dari ketentuan sewa yang baru. Peningkatan cost operasi biasanya akan menyebababkan peningkatan biaya sewa. Manajer harus melihat

kondisi pasar saat itu dan nilai dari penyewa tetap ketika memutuskan apakah akan memaksakan ketentuan sewa yang baru. Selain memberikan kecepatan, layanan efisien yang akan membentuk hubungan antara penyewa dengan manajer yang baik bagi pembaharuan sewa, manajer juga harus melindungi kepentingan pemilik dengan menyiapkan sistem yang efektif untuk

mengumpulkan sewa dan mengatasi penyewa yang tidak bekerja sama. Ketika penyewa menandatangi kontrak sewa, ketentuan sewa harus diulas kembali dan penyewa diberitahu mengenai penalti jika tidak memenuhi pembayaran tepat waktu dan ketidakpatuhan terhadap ketentuan sewa lainnya. Pemilik memiliki hak untuk melibatkan jalur hukum untuk melakukan penggusuran dan tuntutan atas kerugian akibat penyewa yang tidak patuh dan mengganggu. Sebelum mengambil tindakan hukum, bagaimanapun, mereka harus memberikan penyewa pemberitahuan hukum yang cukup dan waktu untuk memperbaiki situasi. Di bawah kebanyakan kesepakatan sewa, penyewa harus memeritahukan niatnya untuk mengakhiri sewa mereka dalam jangka waktu tertentu. Manajer harus menanyakan penyewa untuk memastikan apakah keputusan untuk pindah didasarkan pada kekeliruan manajemen yang masih dapat diperbaiki. Bahkan jika keputusan penyewa telah final, manajer harus mencatat alasan mereka pindah. Keseluruhan tanggapan dari para penyewa yang telah pindah seharusnya akan memberikan manajer beberapa wawasan kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam pengelolaan properti. Jaminan kemanan harus diberikan sesuai dengan hukum setempat.